تهیه متون ارتباطی

یكی از عللی كه برخی مسئولین و مدیران سازمان ها رغبت و تمایلی برای گفتگو با خبرنگاران و رسانه های جمعی در قالب های مصاحبه، میزگرد… از خودشان نشان نمی دهند عدم بهره مندی آنان از اطلاعات و آمار کافی و هراس از طرح سوالات پیچیده احتمالی خبرنگاران در ارتباط با فعالیت ها و برنامه های سازمان است و در همین راستا مسئولین سازمان ها در هنگام شركت در برنامه های رسانه ای از روابط عمومی ها درخواست ارائه اطلاعات و محورهایی جهت طرح در مصاحبه و گفتگوهای خود دارند و این وظیفه و دقت نظر یك روابط عمومی كارآمد است كه تسلطی كه بر كاركرد و درخواست رسانه ها در ارتباط با اطلاعات سازمانی دارد بتواند مناسبی را جهت مصاحبه مدیر سازمان تهیه و ارائه كند كه از طرفی سیاست های اطلاع رسانی سازمان در آن لحاظ شده باشد و از سوی مباحثی جالب و جذاب خبر ساز و قابل استفاده برای رسانه ها و خبرنگاران باشد.
به طور معمول تدوین و تهیه متون مصاحبه های مطبوعاتی و رادیو و تلویزیون، پیام، همایش و مراسم و یا پیام به گروه و مخاطبانی خاص كه از سوی مدیران سازمان مطلع می گردد در بخش ارتباط با رسانه ها برنامه ریزی و پیگیری می شود. در این ارتباط روابط عمومی ها برای آنكه بتوانند متون ارتباط رسانه ای مناسب و جامع و كامل تهیه كنند باید نسبت به توسعه و تكمیل بانك اطلاعات سازمان خود اقدام و برای تهیه هر متنی به نكاتی چون شناخت مصاحبه كننده و سخنران، موضوع پیام، مخاطب پیام و نوع ابزار رسانه ای انتقال دهنده پیام توجه داشته باشند.
برای مثال جهت تهیه متن مصاحبه مطبوعاتی رئیس سازمان باید حدالامكان نگارش متن مختصر، مفید و همراه با اطلاعات و آمار شاخص و برجسته سازمان و بدور از اصطلاحات فنی و تخصصی صرف باشد و نگارش و استفاده از واژه های رایج مطبوعاتی در آن لحاظ گردد. استفاده از تكنیك های مقایسه ای و ارائه شاخص هایی در متن و طرح موضوعاتی نو و جدید می تواند توجه بیشتر استفاده كنندگان متن را برانگیزد. از همه مهمتر آنكه در تهیه متون ارتباط رسانه ای به جهت آنكه مخاطب مستقیم آن رسانه ها هستند باید به وجود ارزش های خبری، انتخاب عنوان و تیتر مناسب در متون تهیه شده توجه ویژه ای داشت و در آن به برنامه ها و سیاست های جدید سازمان و ابتكارات و خلاقیت های اشاره داشت.
بهتر آن است كه متن مكتوب تهیه شده مصاحبه مدیران در پایان مصاحبه در اختیار خبرنگاران حاضر قرار گیرد همچنین ارائه متن مكتوب مصاحبه سخنرانی و میزگرد مسئولین به خبرنگاران كمك می كند كه خبرنگاران با تطبیق یاداشت های خود متن ارائه شده احتمال اشتباه در آمار و اطلاعات انعكاسی سازمان را به حداقل ممكن برسانند. از سوی دیگر با این اقدام روابط عمومی، مدیر سازمان با تسلط و آگاهی بیشتر در مصاحبه و برنامه رسانه ای شركت كرده و فرصت كافی برای پاسخگویی به سوالات احتمالی خبرنگاران خواهد داشت.
در عین حال این بدان معنی نیست هر مدیر و مسئول سازمان برای هر سخنرانی و مصاحبه خود آن را منوط به ارائه متنی از سوی روابط عمومی ببینند بلكه وظیفه روابط عمومی تنها آن جاست كه محورهای پیشنهادی را جهت طرح در مصاحبه و سخنرانی به مدیر سازمان ارائه كند و در صورت وجود فرصت كافی و كارشناس مجرب انتظار متن آماده و مناسب را از روابط عمومی وجود داشته باشد.

منبع : کارگزار روابط عمومی