روابط عمومی های نا کارآمد

یکی از چالش هایی که پیش روی سازمان های دولتی و وزارتخانه ها خودنمایی می کند، عدم ارتباط تعریف شده و مناسب با مخاطبان است که این وظیفه، اصولا بر عهده روابط عمومی هاست.
انتقال برنامه های کلی سازمان و همچنین راهنمایی ارباب رجوع و آشنا کردن وی با گردش کار موجود در سازمان ازجمله این وظایف است. اخلاق و برخورد مناسب با مخاطبان در روابط عمومی ها کیمیایی است که کمتر سازمانی از آن بهره مند است تا آنجا که حتی مقام رهبری نسبت به روند ناصوابی که در روابط عمومی ها حاکم است تذکر جدی داده اند. متاسفانه با وجود اجرای چند طرح شتابزده چون طرح تکریم ارباب رجوع، آنچه به جا مانده است یک صندوق فلزی مقابل درب هرسازمان است که نمایانگر برخورد هیجانی و بی برنامه سازمان هاست. حداکثر کاری که انجام شده نصب چند بروشور بعضا نامفهوم برروی دیوار است که بیشتر، این رویه ناقص منتهی به سردرگمی مراجعه کنندگان می شود.
از دیگر موضوعات مورد غفلت در روابط عمومی ها برخورد ناشایست و خارج از اصول حرفه ای با ارباب رجوع است و این به نوبه خود بخش قابل توجهی ازنارضایتی مردم از سازمان ها را شامل می شود. بنابراین یکی از اولویت های هر سازمان دولتی آموزش کارکنان روابط عمومی است که بیشترین تماس را با مردم دارند.
امروزه با گسترش استفاده از تکنولوژی همچنین بهره مندی سازمان ها از این تکنولوژی، شاهد ایجاد روابط عمومی های الکترونیک هستیم. سامانه های اطلاع رسانی هوشمند مانند پایگاه های اینترنتی و تلفن های پیامگیر و پاسخگو، ابزار اصلی این روابط عمومی هاست. در اینجا ذکر دو نکته ضروری به نظر می رسد که اولی مربوط به میزان وابستگی روابط عمومی ها به این تکنولوژی است و دومی لزوم آموزش مردم برای استفاده بهینه از این سامانه هاست.
در توضیح نکته اول باید گفت که استفاده کورکورانه و تقلیدی از
تکنولوژی های جدید ممکن است مانع از دیدن نیازهای اصلی و اساسی مخاطبان سازمان شود، در ضمن گاهی اوقات ارباب رجوع تمایل دارد که یک انسان و نه یک ماشین وی را راهنمایی کند.
بنابراین نباید روابط عمومی را به صرف تجهیز به سایت و تلفن پیامگیر، از وجود افراد متخصص بی نیاز دانست. از سوی دیگر مردم با سامانه های جدید آشنایی چندانی ندارند و لازم است که آگاهی های اولیه به آنها داده شود. برای این کار می توان از روش های ساده ای چون توزیع اعلامیه و همچنین اطلاعیه هایی که از طریق رسانه های جمعی منتشر می شود کمک گرفت. حال اگر نگاهی به پیرامون خود بیندازیم متوجه می شویم که اطلا ع رسانی یکی از حلقه های مفقود شده در نظام مدیریتی ماست به عنوان مثال اطلاع رسانی درباره سهمیه بندی بنزین از آن دسته بود که دیگر از حواشی آن باید گذشت چه آنکه پرداخت بیش از حد صرفا تکرار مکررات است و نخ نما شدن سوژه.
با این وجود هنوز مشاهده می کنیم که روابط عمومی ها از انجام وظایف محوله طفره می روند، متاسفانه برخی از روابط عمومی ها به جای انجام وظایفی که در این نوشتار به آن اشاره شد خود را درگیر مسائل حاشیه ای و کم اهمیت می کنند و یا با انتشار کوچکترین انتقاد از سوی رسانه ها، به جای اصلاح اشکالات یا از پاسخگویی طفره می روند یا به پاسخگویی در حد رفع تکلیف بسنده می کنند.
در پایان سوالی که به ذهن متبادر می شود آنکه با وجود وضوح معایب پیش گفته آیا می توان به اصلاح روند موجود در روابط عمومی سازمانها -در باقی مانده عمر دولت نهم- دلخوش بود؟

محسن رنجبر

منبع : روزنامه مردم سالاری