دشواری جایگزینی شرکت های سنتی با سازمان های مجازی

مایکروسافت یکی از موفق ترین شرکت های کامپیوتری در سراسر دنیا محسوب می شود و سال هاست که عنوان بزرگ ترین تولیدکننده نرم افزار جهان را به خود اختصاص داده است. این شرکت هم اکنون ۷۱ هزار و ۱۷۲ کارمند در سراسر دنیا دارد که بیشتر آنها در دفتر مرکزی این شرکت جمع شده اند. از آنجایی که مایکروسافت به واسطه نظم در فعالیت های کارکنان خود توانسته تا این اندازه موفق شود، رفت وآمد کارمندان این شرکت هنگام صبح و بعدازظهر در شهر ردموند ایالت واشنگتن آمریکا ترافیک های سنگینی را به وجود آورده، به نحوی که حتی کریس گریگویر، فرماندار این ایالت نیز نمی تواند به موقع در محل کار خود حاضر شود.
خیابان های منتهی به دفتر مرکزی مایکروسافت برای مدت های طولانی تغییر خاصی نکرده اند و هم اکنون توانایی ۳۵ هزار سفری که روزانه از این شرکت انجام می شود را ندارند. این مساله نگرانی مقامات بلندپایه واشنگتن را افزایش داده و آنها را مجبور کرده تا هرچه سریع تر چاره ای برای این مشکل بیندیشند. گریگویر که چندی پیش برای یک سخنرانی به دفتر مرکزی مایکروسافت دعوت شده بود و به علت سنگین بودن بار ترافیک نتوانست به موقع در این گردهمایی حاضر شود اعلام کرد مایکروسافت باید با تمرکز بیشتر بر دفاتر مجازی و فعالیت های غیرحضوری تعداد این رفت وآمدها را کاهش دهد.
این سخنرانی باعث شد تا مایکروسافت فعالیت های جدیدی را آغاز کند و با فراهم کردن بستر لازم، بخش عظیمی از کارمندان خود را مجبور کند تا از داخل منزل کارهای روزانه خود را انجام دهند و بیش از گذشته به دنیای تمام الکترونیکی و بدون کاغذ بپیوندند.
این طور که «چارلی گرنسام» مدیر بخش مشاوره ای شرکت
Work Design Collaborative اعلام کرده است، در حال حاضر حدود ۱۴ درصد کارمندان آمریکایی بیش از دو روز از هفته کاری خود را در منزل به سر می برند و فعالیت های خود را از داخل خانه انجام می دهند. این رقم در سال ۲۰۰۴ تنها ۱۱ درصد بود و پیش بینی می شود که تا سال ۲۰۰۹ به ۱۷ درصد برسد.
● مزایا و معایب
از مزایای مهمی که انجام کارهای اداری در منزل به دنبال دارد می توان به کاهش حجم تردد در خیابان ها، افزایش کیفیت فعالیت انجام شده، کاهش هزینه های جانبی سازمان، کاهش تنش های روزانه کارمندان، افزایش بهره وری و ... اشاره کرد. در حال حاضر بیش از ۳۳۰ هزار نفر در شرکت IBM مشغول به کار هستند و ۴۲ درصد آنها تمامی فعالیت های روزانه خود را از داخل منزل انجام می دهند و این مساله باعث شده است تا این شرکت بزرگ کامپیوتری سالانه بیش از ۱۰۰ میلیون دلار در هزینه های خود صرفه جویی کند. VIPdesk سیستم مدیریتی جدیدی است که مانند یک کارفرما تمامی فعالیت های کارمندان در منزل را زیرنظر می گیرد و در طول یک سال باعث می شود بیش از
۸۵ درصد فعالیت هایی که افراد در منزل خود انجام می دهند بدون مشکل و نقص باشد. پیش از این کارفرمایان مجبور می شدند با تماس های تلفنی کارمندان خود در خارج از سازمان را کنترل کنند و این مساله تنها ۱۰ تا ۲۰ درصد بازدهی داشت.
مرکز تحقیقاتی IDC در مطالعات اخیر خود دریافته است افرادی که به صورت مجازی با یک سازمان همکاری می کنند نسبت به کارمندان ثابت آن سازمان ۱۶ درصد کارآمدتر هستند.
در کنار تمامی این مزایا، باید اعتراف کرد که کار کردن کارمندان در خارج از سازمان مشکلاتی را هم می تواند به دنبال داشته باشد. اول از همه باید دانست، تمامی کارمندان تمایل به انجام فعالیت های خود خارج از سازمان ندارند. برخی از کارمندان تصور می کنند که در خارج از سازمان نمی توانند وظایف کاری خود را به درستی انجام دهند و این در حالی است که بخشی دیگر از کارمندان تنها درمحیط های شلوغ و پرمشغله توانایی انجام وظایف خود را دارند.
برخی از مدیران ترجیح می دهند گزارش های درست و صحیحی را از وضعیت کنونی شرکت در اختیار همکاران غیرحضوری خود نگذارند، زیرا به عقیده آنها هدایت و کنترل کسانی که به صورت مجازی در سازمان حضور دارند مشکل تر است اما کارشناسان معتقدند که آموزش های صحیح، استفاده از ابزارهای مناسب و اطمینان به کارمندان روش هایی است که می تواند افزایش کارایی کارمندان غیرحضوری را هم به دنبال داشته باشد.
امروزه مشکلاتی از این دست گریبان گیر شرکت های بزرگی چون IBM، Sun Microsystems و دیگر شرکت های کامپیوتری شده و آنها را وادار کرده تا به دنبال روش های نوین برای راه اندازی دفاتر مجازی و استفاده از کارکنان غیرحضوری باشند. بعضی از این شرکت ها برای حل مشکل خود به تلفن همراه، پست الکترونیکی، سرویس های پیام کوتاه اینترنتی و نرم افزارهای مخصوص رو آورده اند تا به این وسیله بتوانند همواره با کارمندان غیرحضوری خود در تماس باشند.
● بی اشتیاقی به سازمان های مجازی
در کنار تمام این توضیحات کارشناسان مساله را به گونه ای دیگر می بینند، این افراد معتقدند، تنها شرکت هایی در جریان مجازی سازی موفق خواهند شد که قوانین و مقررات خود برای کارمندان غیرحضوری را با روحیات و شخصیت آنها هماهنگ سازند. «آن بامسبرگر» مدیر بخش Open Work در شرکت Sun می گوید: «مدیریت هدف حیاتی ترین مساله ای است که همه شرکت ها باید آن را در نظر بگیرند. اگر شما بخواهید با مشاهده مستقیم، کارمند خود را کنترل کنید مطمئن باشید که نتیجه مطلوب را کسب نخواهید کرد.»
بسیاری از شرکت ها نظیر Deloitte & Touche، Ernst & Young، IBM و Sun وضعیت ظاهری و فیزیکی خود را تغییر داده اند تا کارمندان غیرحضوری نیز از بودن در این مکان لذت ببرند. در این شرکت ها برای تمام کسانی که به صورت مجازی فعالیت می کنند امکانات مختلفی از قبیل سالن های کنفرانس، تجهیزات الکترونیکی ویدئویی، اتاق های مخصوص بحث و گفت وگو و... آماده شده است.در حالی که بیشتر شرکت ها می کوشند با استفاده از این فرصت درآمد بیشتری کسب کنند، بخش زیادی از کارمندان نمی توانند از ابزارهای موجود برای فعالیت های غیرحضوری خود استفاده کنند. طبق آخرین آمارهای موجود، تنها نیمی از
۲۵ درصد کارمندانی که می توانند با ابزارهای دیجیتالی و مجازی کار کنند هفته ای دو روز سراغ این ابزارها می روند. این در حالی است که ۱۴ درصد این افراد اصلاً به سراغ این ابزارهای مجازی و دیجیتالی نمی روند و ترجیح می دهند مشکلات خود را به صورت حضوری حل کنند.
این بی اشتیاقی از جانب کارکنان، بیشتر به واسطه تفکرات غلط آنها شکل می گیرد. تعداد زیادی از کارمندان معتقدند، اگر در خارج از محل کار خود فعالیت های روزانه را انجام دهند، تمرکز کافی نخواهند داشت و به همین خاطر نتیجه خوبی کسب نخواهند کرد. مطالعاتی که توسط مرکز Futurestep انجام شده نشان می دهد، کارمندانی که به صورت غیرحضوری در یک سازمان فعالیت می کنند، نسبت به دیگر کارمندان تمایلی برای ارتقای پست و درجه خود ندارند. این مساله در برخی مواقع باعث می شود انگیزه آنها برای ارائه نظریات جدید و انجام فعالیت های خلاقانه کمتر شود.
● برتری های ارتباطی
باید اظهار داشت، حتی آن دسته از کارمندانی که تمایل به استفاده از ابزارهای مجازی دارند نیز نمی توانند به خوبی این کار را انجام دهند. نبود سیستم های مناسب و عدم توانایی برای استفاده از این سیستم ها باعث شده تا کارمندان در بیشتر مواقع نتوانند به اهداف خود برسند. بسیاری از مدیران به درستی نمی دانند که چگونه باید یک دفتر مجازی را اداره کنند. «کالین گارتون» سردبیر نشریه «مدیریت بدون دیوار» می گوید: «بی کفایتی مدیران برای اداره سازمان های مجازی در بیشتر مواقع موجب می شود تا این قبیل طرح ها با شکست مواجه شود و کارفرمایان به این نتیجه برسند که کارمندان آنها نمی توانند به خوبی کار کنند. این مساله به مرور زمان باعث می شود تا کارمندان احساس تنهایی کنند و ارتباطات خود را با دنیای بیرون از دست بدهند.»
برای آن دسته از کاربرانی که به صورت مجازی با یک سازمان همکاری می کنند راه های فراوانی وجود دارد تا بتوانند مانند کارمندان معمولی ارتباطات خود را حفظ کنند وهمواره در دسترس باشند. ابزارهایی مثل تلفن همراه، پست الکترونیکی، سرویس های IM و حتی تلفن های ثابت می تواند یک کارمند مجازی را به دنیای واقعی متصل کند. این ابزارها به مدیران کمک خواهد کرد تا در هر لحظه از وضعیت کارمند خود باخبر باشند و ارتباط خود را به صورت مستمر با او حفظ کنند.
زمانی که «کاتلین تیمینی» در سال ۲۰۰۵ به عنوان مهندس نرم افزار در شرکت مایکروسافت فعالیت می کرد، از تمام همکاران خود شرایط ایده آل برای فعالیت های روزانه را سوال کرد. در پایان مشخص شد بخش زیادی ازکارمندان ترجیح می دهند کارهای خود را با حقوق کمتر در خانه انجام دهند.
شرکت IBM بر پایه یک مطالعه جدید دریافته است، کارمندانی که دست کم
سه روز با مدیر یا همکاران خود صحبت نمی کنند به این نتیجه می رسند که ارتباطات خود را به طور کامل از دست داده اند. «دان پلینو» مدیرعامل سرویس های مربوط به خدمات بهداشتی شرکت IBM می گوید: «این مساله برای مدیران اهمیت زیادی دارد که با کارمندان خود در ارتباط باشند و فضایی دوستانه را برای آنها فراهم کنند و به صورت مستمر دریابند که آنها چه اقداماتی را انجام می دهند.»

میثم لطفی
منبع:cnn.com

منبع : روزنامه سرمایه