نگاهی به پورتال و جنبه‌های کارکردی آن

پورتال در دهه اخیر به صورت فزاینده در بین عموم در حال گسترش است و در مورد آن در بخش فناوری اطلاعات و سازمان‌ها بحث‌های جدی شكل می‌گیرد.
به طور خلاصه، پورتال یك سیستم مبتنی بر وب است كه عملكردها و امكانات متنوعی را به منظور اعتبار دادن و تایید كاربران مختلف در اختیار آن ها قرار می‌دهد و برای آنها یك واسط كاربر راحت ، قابل فهم ، شخصی و قابل تغییر به منظور دسترسی آسان به اطلاعات و خدمات فراهم می‌كند كه اولین و مشخص‌ترین موارد مرتبط با كاربر هستند.
در سازمان‌هایی كه از پورتال بهره می‌برند ، این سیستم برای سازمان تابع‌های متنوعی را به منظور فهرست كردن و سازماندهی مجموعه‌های مختلف سازمان ، كلیه منابع اطلاعاتی سازمان ،‌ منابع خدماتی برای توزیع بین كاربرانی كه به امتیازها خواسته‌ها و علایق ویژه‌ای دارند ، فراهم می‌كند.
بنابراین هدف اصلی از برپایی یك پورتال فراهم آوردن یك گستره بزرگ اطلاعاتی و خدماتی موجود از منابع متعدد برای كاربران مختلف در یك رویه تاثیرگذار است.
در واقع از متعدد به متعدد در یك رویه تاثیرگذار باید به عنوان جوهره یك سیستم پورتال در نظر گرفته شود.
اگر می‌خواهید خوب بدانید حقیقت امر این است كه راه‌حل پورتال سال‌ها پیش توسط اهالی فناوری اطلاعات در تلاش برای جمع‌آوری پتانسیل‌ها و مزایایی كه می‌توان با استفاده از سیستم‌های وب به دست آورد ، به دست آمد.
● جنبه كاركردی پورتال
ساختن پورتال راهی است برای جمع كردن كاربردهای مختلف مبتنی بر وب برای پشتیبانی دریافت اطلاعات و خدمات به منظور سازماندهی یك سیستم آسان و در دسترس، موثر و یكپارچه شده كه كاربران مختلف می‌توانند از طریق آن مستقیما و به راحتی به نیازهای اطلاعاتی و خدماتی خود دسترسی پیدا كنند.
از آنجایی كه این كاربردهای وب برای پشتیبانی دریافت اطلاعات و خدمات می‌تواند توسط دپارتمان‌های مختلف سازمان مانند تولید، بازاریابی، روابط عمومی، تحقیق و توسعه، امور مالی، منابع انسانی و غیره برپا شود پایگاه (Platform) سیستم برای تولید پورتال به پلت فرم‌هایی بستگی پیدا می‌كند كه برای میزبانی اطلاعات و خدمات سازمان به كار برده شده‌اند.
بسیاری از فروشندگان نرم‌افزارهای كاربردی تجاری محصولات پورتالی را پیشنهاد می‌كنند كه بتواند به آسانی مجموعه محصولات نرم‌افزارهای كاربردی مرتبط با هم را در یك جا جمع كند. مانند ERP(Enterprise Resource Planning)
● چه زمانی به پورتال نیاز داریم؟
این روزها بسیاری از سازمان‌ها از وب به منظور انتشار اطلاعات خود در مورد ارائه خدمات به مشتریان خود، اعضای پرسنل، مشتریان و غیره استفاده گسترده‌ای می‌كنند. سازمان برای این كه بتواند از عهده نیازهای گوناگون كاربران خود برآید، باید انواع اطلاعات و خدمات موجود خود را كه می‌تواند برای كاربران مختلف خود فراهم كند، یكجا جمع كند و مطابق نوع تابع‌های عملكردی خود روی وب ارائه كند.
به طور كلی، این بدین معنی است كه اطلاعات و خدمات براساس نوع تقسیم‌بندی دپارتمان‌های ارائه كننده خدمت گروه بندی می‌شوند و كاربر باید از قبل ذهنیاتی در مورد این كه چه نوع اطلاعات یا سرویسی توسط كدام دپارتمان ارائه می‌شود تا بتواند بدون دردسر زیادی به اطلاعات و سرویس‌ مورد نظر خود دسترسی پیدا كند.
بیشتر اوقات این امر امكان‌پذیر نیست. به خاطر این كه كاربر ممكن است اطلاعات زیادی در مورد دپارتمان‌ها و یا جایی كه دپارتمان‌های زیادی دارد نداشته باشد.
همچنین ممكن است انواع زیادی از سرویس‌ها را ارائه كند كه سرویس مورد نظر كاربر یك زیر مجموعه كوچك از آن خدمات باشد.
بنابراین كاربر با مشكل سرباز اطلاعاتی (information overload) مواجه می‌شود و پیدا كردن اطلاعات و سرویس مورد نظر خود را از بین آن همه اطلاعات و خدمات مشكل و دست نیافتنی می‌بیند.
از آنجایی كه این رویه یعنی «بسیاری از سازمان‌ها از وب به منظور انتشار اطلاعات خود در مورد ارائه خدمات به مشتریان خود ، اعضای پرسنل، مشتریان و غیره استفاده گسترده‌ای می‌كنند مورد توجه همه سازمان‌ها قرار گرفته است، لذا مشكل مذكور كه كاربران هنگام دسترسی به اطلاعات و خدمت دست به گریبان آن می‌شوند، مستلزم یافتن یك راه حل اساسی است.
برای كاستن از مشكلاتی كه توضیح داده شد، باید كاربرپسند بودن بهبود یابد و همچنین امكان دسترسی آسان به انواع مختلف اطلاعات و سرویس‌هایی كه در وب قرار گرفته است برای كاربر فراهم شود.
بدین منظور برپایی یك پورتال برای ایجاد كانال بین منابع گسترده اطلاعاتی و بسیاری از خدمات برای كاربران گوناگون در یك تعامل اثربخش و بهره‌ور، راه‌حل مناسبی به نظر می‌رسد.
چنانكه وقتی كاربر به عنوان یك عضو وارد پورتال می‌شود ، اطلاعات او شخصی شده باشد و خدماتی كه مرتبط با علایق و خواسته‌های كاربر باشد طبق پروفایل به او ارائه گردد.
● مزایای پورتال:
در واقع یك پورتال عملكردها و خصوصیات مطلوب زیر را پشتیبانی می‌كند:
۱) اجازه به دپارتمان‌های مختلف اطلاعاتی و ارائه كننده سرویس به منظور برپایی و بروزرسانی اطلاعات و خدمات خود مطابق پروفایل عمومی آن‌ها – كه مشخصا مربوط به گروه‌های مختلف كاربران است – و همچنین نیازهای خاص این گروه‌ها در زمان‌های معین.
۲) ارائه خودكار اطلاعات و خدمات به كاربر طبق پروفایل او در زمان‌های مشخص.
۳) اجازه به كاربر برای انتخاب اطلاعات و خدماتی كه مورد نظر او هستند و همچنین شخصی‌سازی (customize) ارائه آنها.
۴) برپایی اطلاعات و خدمات، بیشتر از منظر كاربر تا راحتی ارائه دهنده خدمت.
۵) پشتیبانی از امكان «ورود ساده» (single sign-on) به طوری كه مرحله ورود ساده این اجازه را به كاربر می‌دهد تا بتواند به منابع اطلاعاتی و خدماتی گوناگون كه توسط سیستم‌های كاربردی مختلفی كه به وسیله دپارتمان‌های مختلف سازمان فراهم شده دسترسی پیدا كند.
از نظر فنی این امر می‌تواند با ابزار پیاده‌سازی سرویس Light – weight Directory Access Central Authentication Service , Protocol تسهیل شود.

نوشته: محمدحسین افتخاری

منبع : آژانس خبری فناوری اطلاعات و ارتباطات ایستنا