زیمنس: ‌اشتراک دانش از راه مذاکره‌ی ویدیویی

هدف پروژه‌ی «پی‌سی‌- ویدیو»[۲] كه توسط «زیمنس اوزاكی‌تیو»[۳] در فنلاند انجام شد، اجرای یك بررسی امكان‌سنجی درباره‌ی نحوه‌ی استفاده از تجهیزات مذاكره‌ی ویدیویی و «پی‌سی‌- ویدیویی» در تحقق دوركاری و یادگیری الكترونیكی بود. در دنباله، یافته‌های این پروژه را ارائه می‌دهم.بالغ بر ۵۰% كاركنان «زیمنس اوزاكی تیو» یك قرارداد دوركاری درباره‌ی استخدام كنونی خود دارند. مجموع پیشه به واحدهای پیشه‌گانی مختلف تقسیم می‌گردد و در مكان‌های پیشه‌گانی مختلف و وابسته در فنلاند و در كشورهای حوزه‌ی بالتیك انجام می‌شود. ساختار سازمانی چندملیتی، چالشی را در امر جریان اطلاعات، چه در داخل خود سازمان وچه در رابطه با مشتریان آن، نشان می‌دهد.با وجود پس‌زمینه‌ی فنی موجود، تأكید بر سنجش ساختارهای كاری و همكاری افراد، و نیز پیمایش احتمالات آتی است.
● از دوركاری تا كار التكرونیكی
در این بافتار، دوركاری در گسترده‌ترین مفهوم خود مورد نظر است. بنابراین، اصطلاح مناسب‌تر برای آنچه كه به طور متعارف، دوركاری نامیده می‌شد، كار الكترونیكی است. تغییراتی كه از حیث كار و ساختارهای كاری به‌وقوع‌پیوسته، بر شركت‌ها و كاركنان آن‌ها، هم از نظر بازار جهانی و جهانی‌سازی و هم از نظر تحرك‌پذیری در سطح شخصی اثر گذاشته و موجب شده كه كار، بستگی كم‌تری با زمان و مكان مشخص داشته باشد.
هنگامی كه درباره‌ی كار الكترونیكی صحبت می‌كنیم، درباره‌ی نحوه‌ی به‌كارگیری فناوری جدید سخن می‌گوییم. اما این فقط یك وجه از موضوع است. فناوری متحول، كار عملیاتی و نیز فرایندها و شكل اقدامات را هم تغییر می‌دهد. هنگامی كه درباره‌ی كار الكترونیكی می‌اندیشیم، كلماتی همچون شبكه‌بندی، مدیریت دانش، انعطاف‌پذیری و تحرك‌پذیری از كلمات كلیدی مورداستفاده هستند. یكی از مهم‌ترین موضوعات، چگونگی تأمین دسترسی به اطلاعات، صرف نظر از زمان و مكان می‌باشد.
● مورد «زیمنس»
زیمنس فنلاند دوركاری را در سال ۱۹۹۴ به عنوان بخشی از پروژه‌ی «دوركاری برای تحول»‌ آغاز كرد. در آن زمان ما می‌خواستیم اهداف ملموس ناشی از توجه متمركز به مسائلی همچون نحوه‌‌ی بهسازی خدمات مشتریان و رضایت مشتریان را ارزیابی كنیم.اما در چند سال اخیر، تعریف ما از دوركاری تغییر كرده است. در ابتدا، دوركاری به معنای كاركردن در خانه بود؛ اكنون این واژه به نوعی از كار اشاره دارد كه جزئاً یا كلاً در جایی غیر از یك ساختمان اداری انجام شود. بنابراین مسئله‌ی اصلی، نحوه‌ی برقراری ارتباط یك فرد با اطلاعات مستندشده‌ی موجود، و با همكاران خویش است. بدین منظور، مذاكره‌ی ویدیویی و «پی‌سی‌- ویدیویی» یكی از امكانات موجود برای توسعه‌ی كار الكترونیكی است.آنچه كه ما در پروژه‌ی «پی‌سی‌- ویدیو» توجه خود را به آن معطوف كردیم، بررسی بر روی تركیب داده‌ها، صدا، و تصویر همزمان، با اشتراك در اطلاعات و با كار الكترونیكی بود.در طی پروژه دریافتیم كه مسئله‌ی اساسی، نحوه‌ی انگیزش و الحاق افراد است. پروژه‌ی «پی‌سی‌- ویدیو» صرف نظر از پیشرفت فنی و امكانات متعددی كه فراهم آورد، برخی از مزایای انكارناپذیر كار الكترونیكی را بارزتر كرد. بارزترین این مزایا عبارت‌اند از:
▪ كاهش هزینه‌های سفر؛
▪ یادگیری الكترونیكی، كاهش هزینه‌های مهارت‌آموزی و امكان تمركز بر یادگیری مهارت‌های جدید و كسب دانش در بهترین زمان مناسب برای فرد؛
▪ صرفه‌جویی در زمان؛
▪ انعطاف‌پذیری، كاركردن در هر جا و هر زمان (كه مزایای روشنی نیز بر پیوند كار با اوقات خانوادگی مترتب است)؛
▪ ارتباطات اثربخش‌تر با مشتریان؛
▪ اشتراك همزمان در اطلاعات، تیم‌های مجازی، و تحرك‌پذیری بهتر.
این پروژه برخی از چالش‌هایی را كه ما با آن‌ها رودرروییم نیز مشخص كرد:‌
▪ پیشرفت سریع فنی و نیاز به مهارت‌های فنی روزآمد (برای آن كه هر تغییر اثربخش باشد، مهارت‌آموزی ضمن خدمت ضرورت دارد) ؛
▪ بی‌ثباتی خطوط یا تجهیزات مورد استفاده (پیشرفت سریع فنی همچنین موجب میزان مشخصی از عدم‌قطعیت در استفاده از آخرین فناوری می‌شود)؛
چالش‌های فرهنگی كه می‌توان آن‌ها را به این ترتیب تقسیم كرد:
۱) تفاوت‌های فرهنگی، زبان، شیوه‌ی كنش، واكنش، و … در ما مهم‌تر این كه باید در هنگام سخن‌گفتن از تماس‌های مجازی بین افرادی با فرهنگ‌های مختلف، متوجه این تفاوت‌ها باشیم؛
۲) تغییرات فرهنگ سازمانی، كه خود بیانگر چالش‌ دیگری است ـ هنگامی كه از كار الكترونیكی صحبت می‌كنیم، فقط درباره‌ی افراد سخن نمی‌گوییم، بلكه مطلب به كل سازمان، فرایندهای جاری در آن، و نحوه‌ی مدیریت كاركنان آن مربوط می‌شود. ما متوجه شدیم كه حتی اگر شواهد روشنی مبنی بر مزایای استفاده از این سیستم‌ها موجود باشد، تغییرات فرهنگی درون‌سازمانی نسبتاً كند، یا حداقل كندتر از آنچه كه ما می‌پنداشته‌ایم، بوده‌اند.
● نتیجه‌گیری
استفاده از سیستم‌های نوین فنی و شركت‌ در توسعه‌ی كار الكترونیكی در بخش خصوصی، نه تنها یك مزیت، كه یك ضرورت است. مدیریت اطلاعات، راه امروزین انجام امور پیشه‌گانی، و كار الكترونیكی همان عنصر ملموس و عینی در مدیریت اطلاعات است.

[۱]. Pasi Rajander, “Siemens case: Knowledge sharing by videonegotiation”, in Telework ۲۰۰۱-Report of the ۸th European Assembly on New Ways to Work. Helsinki: ۱۲-۱۴.۹.۲۰۰۱, pp. ۱۰۶-۱۰۷.
[۲]. PC-Video project
[۳]. Siemens Osakeyhti
پاسی راجاندر[۱]
مترجم : علی‌حسین قاسمی
دانشجوی دوره‌ی دكتری اطلاع‌رسانی و كتابداری دانشگاه فردوسی مشهد

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران