گروههای مشارکتی موفق در سازمانها

گروه مشاركتی عبارتست از تعدادی از افراد كه برای رسیدن به هدف مشترك به طور فعالانه و مسئولانه با یكدیگر كار می كنند و هر فردی علاوه بر اینكه مسئول رفتار خود است در برابر رفتار دیگران نیز احساس مسئولیت می كند. مراحل رشد یك گروه مشاركتی عبارتست از شناخت خود، كسب قدرت و نفوذ، توسعه وحدت و انجام وظیفه، انواع گروههای كاری عبارتند از: گروههای علاقه مند به كار انفرادی، گروههای سنتی، گروههای مشاركتی و گروههای مشاركتی با عملكرد بسیار بالا.
احترام متقابل و عشق اعضا نسبت به یكدیگر و داوطلب شدن برای انجام كار، مهمترین مشخصه های یك گروه مشاركتـی با عملكرد بسیار بالا محســوب مــی شوند. بنابراین، گروه مشاركتی با گروههای نوعی و متـداول كه در برخی از سازمانها شكل می گیرند، متفاوت است. البته گروههای نوعی و متـداول را می توان به گروههای مشاركتی و تیــم های مشاركتی تبدیل كرد و این امر در صورتی امكان پـذیر است كه با آگاهی از مشخصه های اساسی گروه مشاركتی بتوانیم یك گروه مشاركتی را از غیر مشاركتی تشخیص دهیم.
وابستگی درونی مثبت، احساس مسئولیت فردی و گروهی، ارتباط متقابل و نزدیكی اعضا با یكدیگر، یادگیری مهارتهای اجتماعی از یكدیگر، ارزشیابی مستمر عملكرد فردی و گروهی، رضایت اعضا از كار با یكدیگروجود اعتماد و احترام متقابل بین اعضای گروه، مشاركت فعال اعضا در تصمیم گیریها، فرصتهای برابر برای موفقیت، ناهمگــون بودن اعضای گروه، مشخصه های اساسی یك گروه مشاركتی به شمار می روند.
مهمترین وجه تمایز انسان با سایر حیوانات قدرت فكری اوست و با بهره گیری از چنین قدرتی است كه از همكاری و مشاركت همنوعان خود استفاده می كند. امروزه صاحب نظران علم مدیریت به این نتیجه رسیده اند كه استفاده ازكار گروهی كلید حل بسیاری از معضلات سازمان بوده و بهره وری واحدهای كاری را به نحو قابل ملاحظه ای افزایــــش می دهد.
این ایده توجه بسیاری از مدیران اجرایی سازمانها را نیز به خود جلب كرده است. آنان علاقه مندند در زمینه گروههای مشاركتی موفق در سازمانها اطلاعات بیشتری كسب كنند. بر همین اساس این مقاله درصدد است تا محورهای اساسی حركت به سوی شكل گیری كار گروهی موفق در سازمانها را تبیین كرده و بستر مناسب را جهت اجرای موفقیت آمیز آن فراهم سازد.
● مفهوم گروه مشاركتی
گروه مشاركتی در سازمان عبارت است از مجموعه ای از كاركنان سازمان كه برای رسیدن به هدف مشترك فعالانه با یكدیگر كار می كنند و علاوه بر اینكه مسئول رفتار خود هستند در برابر رفتار سایر اعضای گروه نیز احساس مسئولیت می كنند.
به عبارت دیگر، گروه مشاركتی مستلزم مشاركت فعال و مستقیم كاركنان است. همانند كوهنوردان، كاركنان زمانی به قله می رسند كه جزئی از تیم مشاركتی باشند. گروه مشاركتی متكی بر سه دسته از گروههای یادگیری است: «گروههای رسمی» كه با یكدیگر كار می كنند تا موضوعهای كاری تعیین شده از سوی مدیر را با موفقیت انجام دهند.
موضوعـها در قالــب مسئله مشخص می گردند. «گروههای غیررسمی» زمانی كه مدیر از طریق سخنرانی، نمایش فیلم و غیره مستقیماً به آموزش می پردازد، شكل می گیرند. این گروهها ۵-۳ دقیقه قبل، بعد، و یا ضمن سخنرانی و نمایش فیلم... به صورت سازمان یافته با یكدیگر تعامل پیدا می كنند. دسته سوم «گروههای مشاركتی پایه» هستند كه درازمدت هستند و همكاری و تعامل آنها با یكدیگر ریشه در گذشته دارد. این گروهها با دوام ترین گروههای مشاركتی هستند و قصدشان حمایت، كمك و رفع مشكلات یكدیگر است (جانسون و جانسون، ۱۹۹۴).
به اعتقاد گلازر«گروه مشاركتی چیزی بیش از قراردادن كاركنان در گروههاست. آن در واقع نوعی مدیریت سازمان محسوب می شود» (گلازر، ۲۰۰۱).
الیزابت كوهن در زمینه بهره وری گروه مشاركتی به چهار مفهوم اساسی اشاره می كند. اولین مفهوم پیشرفت كار كاركنان است كه از طریق ارزشیـابی عملكرد مورد سنجش قرار می گیرد. به نظر او، ارزشیابیهای عملكرد باید روی نكات اساسی و كاربرد تاكید كنند. دومین مفهوم به رشد مهارتهای سطح بالای تفكر مربوط می شود.
مفهوم سوم به برابری فرصتهای اعضای گروه مشاركتی در زمینه تعامل با یكدیگر مربوط می شود و چهارمین مفهوم رفتارهای اجتماعی مطلوب كاركنان را در گروههای مشاركتی مورد تاكید قرار می دهد كه می توان آن را ارتباطات درون گروهی مثبت نامید (الیزابت كوهن، ۱۹۹۴). به نظر پین و ویتاكر، گروهها (بویژه گروههای كاری در سازمانها) در حین رشد و توسعه مـراحل زیر را پشت سر مـی گذارند: شناخت خود، كسب قدرت و نفوذ، توسعه وحدت و انجام وظیفه.
در مرحله اول اعضا، سعی می كنند تا رفتارهای پسندیده و ناپسند را در گروه كشف كنند. در این مرحله افراد منتظرند سایرین شروع كننده باشند تااینكه در نهایت فردی جرئت پیدا كرده با معرفی خود، گروه را برای توجه دادن به وظایفش آگاه می كند.
سوالهایی كه اعضا به طور انفرادی در مورد آن فكر مــــی كنند عبارتند از: هدف ما چیست؟ چگونه این فعالیتها را انجام خواهیم داد؟ قوانین چه هستند؟ نقش من چیست؟ تصور اعضای گروه نسبت به من چیست؟ برای تحت تاثیر قراردادن گروه چه می توانم بكنم؟ ممكن است برخی پاسخها مشابه و برخی متفاوت باشد. در هرحال، اعضا باید مراقب باشند كه از موضوع اصلی بحث خارج نشوند و سعی كنند از بحث كردن پیرامون موضوعهای پیچیده یا خصوصی زندگی خود اجتناب كنند. در مرحله دوم، افراد سعی می كنند برای خود در گروه جایگاهی پیدا كنند.
در این مرحله، وقت و انرژی گروه صرف تحقق اهداف نمی شود بلكه بحثها به سوی انتقادكردن از رهبر گروه، زیر سوال بردن ساختار، اهداف و قوانین گروه می شود، نوعی رقابت میان اعضا به چشم می خورد و كار گروهی كمتر دیده می شود. برخی از اعضا به خاطر خصومتهای موجود در گروه احساس ناراحتی می كنند، تنش به حداكثر می رسد و ممكن است برخی از اعضا به امید دستیابی به جو و روابط گروهی بهتر به فكر تغییر گروه بیفتند. بنابراین، ایفای نقش حفاظتی در این مرحله اهمیت ویژه ای دارد.
از آنجایی كه در سازمانها تمام گروهها در حال طی كردن این مرحله هستند، گروه موفق گروهی است كه اجازه ندهد این دوره بسیار طولانی شود. زیرا در این صورت بازده گروه پایین می آید.
در مرحله سوم به تدریج احساس تعلق به گروه در میان اعضا تقویت می شود و هویت گروهی شكل می گیرد. اعضا احساس می كنند هدف مشتركی دارند كه برای رسیدن به آن همه باید به طور موثر با یكدیگر كار كنند.
بنابراین گروه به این نتیجه می رسد كه باید نقش هریك از اعضا را تعیین سازد. در مرحله چهارم روحیه گروهی، صداقت، احساس مسئولیت و وفاداری گروه به میزان قابل توجهی افزایش یافته و كارها براساس مهارت و توانایی بین اعضا تقسیم می شود. هرعضو حتی اگر با دیدگاه سایرین موافق نباشد فردیت آنها را به رسمیت می شناسد و به آنها احترام می گذارد. همچنان كه گروه به اهداف خود می رسد كامل تر و رشدیافته تر گردیده و مشخصه های دیگرش نظیر كاهش اختلافات، تصمیم گیری مشاركتی و مشخص شدن نقشها آشكار می شود. در این مرحله، گروه تحولات ایجاد شده را نیز مورد ارزیابی قرار می دهد.
به نظر پین و ویتاكر تمامی گروهها مراحل تحولی را پشت سر می گذارند و تعجیل در حركت از یك مرحله به مرحله دیگر وضع را بدتر كرده و مانع شكل گیری طبیعی گروه مـــی گردد. گاهی اوقات تعجیل ها بااین تصور انجام می شود كه تا گروه شوك روانی را تجربه نكند به مرحله بعدی راه نمی یابد. عموماً گذر از مرحله یك به مرحله دو كمی زمان بر است و برای انتقال از مرحله دو به سه قدرت گوش دادن و اشتیاق نشان دادن اعضای گروه به اختلافات موجود در گروه اهمیت خاصی دارد (پین و ویتاكر، ۲۰۰۰).
جانسون و همكاران در پاسخ به این سوال كه كدام گروه، مشاركتی و كدام گروه، غیرمشاركتـــی است به انواع گروهها اشاره می كننـــد و نوع گروه مشاركتی را در این تقسیم بندی مشخص می سازند. به اعتقاد آنها انواع گروهها عبارتند از:
۱ ) گروههای علاقه مند به كار انفرادی: به كاركنان گفته می شود با یكدیگر كار كنند اما آنها عملاً علاقه ای به كارگروهی نشان نمــــی دهند و تصور می كنند كه عملكردشان به صورت انفرادی ارزشیابی می شود. بنابراین، آثار رقــابت بین فردی تا حدود زیادی دیده می شود. در چنین شرایطی كل كمتر از مجموعه اعضاست.
۲ ) گروههای سنتی: به كاركنان گفته می شود كه به صورت گروهی با یكدیگر كار كنند و آنها هم می پذیرند اما موضوعهای كاری به گونه ای سازمان دهی شده كه ارتباط بین آنها تضعیف می شـود و عملاً به سوی كار انفرادی كشیده می شوند. كاركنان تصور می كنند كه به عنوان افراد تشویق می شوند نه به عنوان عضوی از گروه. بنابراین، هیچ علاقه ای برای كمك به اعضای گروه خود ندارند. در چنین وضعیتی نیز كل كمتر از مجموعه اعضاست.
۳ ) گروههای مشــــاركتی: به كاركنان گفته می شود كه به صورت گروهی كار كنند و آنها از این جهت خشنود هستند. آنها می دانند كه موفقیت آنها به تلاش همه اعضای گروه وابسته است. این گروهها پنج مشخصه اساسی دارند: هدف مشترك گروهی آنها را وادار می كند تا از توانائیهای فردی خود حداكثر استفاده را به عمل آورند.
اعضا بر این باورند كه یا همه با هم غرق می شوند و یا همه با هم شنا می كنند و شكست یك فرد را شكست كل گروه می دانند. دوم اینكه احساس مسئولیت فردی و گروهی وجود دارد. سوم اینكه ارتباط رودررو بازده كار گروه را افزایش می دهد. زیرا ازطریق كمك كردن، تشویق كردن و توضیح دادن در موفقیت یكدیگر سهیم می شوند. چهارم اینكه مهارتهای اجتماعی موردنیاز گروه آموزش داده می شوند و درنهایت اعضای گروه كیفیت كار خود را مورد ارزیابی قرار می دهند. در چنین شرایطی كل بیشتر از مجموعه اجزا است و نتیجه ای كه هر عضوی در اثر كارگروهی می گیرد به مراتب بیشتر از كاركردن به صورت انفرادی است.
۴ ) گروههای مشاركتی با عملكرد بسیار بالا: در این گروه كلیه معیارهای گروه مشاركتی رعایت می شود و عملكرد بیش از حد انتظار منطقی است. آنچه كه این گروه را از نوع قبلی متمایز می كند سطح تعهد اعضا در زمینه موفقیت گروهی است. اعتماد، احترام و عشق بسیار زیاد اعضا نسبت به یكدیگر، تسریع در حل تكالیف، داوطلب شدن برای كمك به یكدیگر، نمونــــه هایی از عملكرد بسیار بالا محسوب می شوند. متاسفانه گروههایی كه به این درجه از رشد رسیده باشند به ندرت یافت می شوند (جانسون و همكاران، ۲۰۰۰).
هیرست و اسلاویك معتقدند كه یك گروه مشاركتی بین ۲-۵ نفر عضو دارد كه برای رسیدن به یك هدف مشتـرك با یكدیگر كار می كنند. به اعتقاد آنها گروههای مشاركتی با گروههای نوعی متداول تفاوت دارند:
در گروههای نوعی متداول، مدیر رهبر گروه را انتخاب می كند اما در گروههای مشاركتی همه كاركنان به نوعی رهبر و مسئول هستند.
گروههای نوعی متداول ازنظر ماهیت همگون هستند. اما در گروههای مشاركتی اعضا به طور تصادفی انتخاب می شوند و یا اینكه براساس جنسیت، توانایی، سلیقه، رفتار و غیره به وسیله مدیر انتخاب می شوند. لذا گروههای مشاركتی، گروههای ناهمگونی هستند.
درگروههای نوعی متداول، اعضا براساس عملكرد فردی پاداش می گیرند. در گروههای مشاركتی اگر پاداشی هم در كار باشد به گروه تعلق می گیرد.
در گروههای نوعی متداول، مهارتهای اجتماعی جهت كاركردن كاركنان با یكدیگر آموزش داده می شود. اما در گروههای مشاركتی مهارتهای اجتماعی تعریف گردیده و پس از بحث و مشاهده به مرحله اجرا گذاشته می شوند.
در گروههای نوعی متداول، مدیر برای حل مشكلات، هشدار به كاركنان و یادآوری به آنها، كارگروهی را متوقف می كند. اما در گروههای مشاركتی مدیر گروه را به حل مشكل ترغیب می كند و دخالت خود را به حداقل می رساند.
در گروههای نوعی متداول، اولویت اصلی انجام واتمام كار است. اما در گروههای مشاركتی علاوه بر انجام كار، مشاركت همه اعضا و رشد مهارتهای آنان موردتوجه است (هیرست و اسلاویك، ۲۰۰۱، صص ۱۴۲-۱۳۳).بنابراین، گروههای مشاركتی با گروههای كوچكی كه امروزه در بسیاری از سازمانها مرسوم است فرق دارد و هرگونه تشكل گروهی در سازمان را نمی توان گروه مشاركتی نامید. در گروههای مشاركتی همبستگی مثبت وجود دارد وگفتگوی اعضا به صورت متقابل و رو درروست درحالی كه در گروههای كوچك هیچ گونه همبستگی به چشم نمی خورد و كاركنان عموماً برای خود كار می كنند. در گروههای مشاركتی پاسخگویی فردی وجود دارد.
درحالی كه درگروههای كوچك ممكن است كاركنان بار خود را روی دوش دیگری بگذارند. در گروههای مشاركتی مدیر مهارتهای اجتماعی لازم برای كارگروهی را آموزش می دهد، رفتار كاركنان را زیرنظر دارد و درواقع لازم به آنها بازخورد می دهد اما درگروههای كوچك كاركنان مهارتهای اجتماعی را به طور نظام مند نمی آموزند، رفتــــاركاركنان مستقیماً موردمشاهده قرار نمی گیرد و هیچ نوع گفتگویی درمورد اینكه كاركنــان چگونه با یكدیگر كار كنند انجام نمی شود.
پین و ویتاكر بین گروه و تیم نیز تفاوتهایی را به شرح زیر قائل شده اند:
«۱ ) در گروه اعضا مستقل از یكدیگر كار مـــی كنند. اما در تیم اعضا به شكل هدفمندی وابسته به هم فعالیت دارند.
۲ ) در گروه، اعضا بیشتر به اهداف خود تكیه می كنند اما در تیم، عملكردها برای رسیدن به اهداف مشترك است.
۳ ) در گروه، تعلیمات توسط سرگروه به گروه داده می شود. اما در تیم، شركت در وظایف تیمی طبق استعداد افراد صورت می گیرد.
۴ ) در گروه، درگیریها باعث جدایی و عدم اطمینــان بین اعضای گروه شده و گروه را بـــه سوی وضعیت برد و باخت می كشاند. اما در تیم، درگیریها سالم است.
۵ ) در گروه، درگیری باعث مداخله سرگروه می شود. در تیم، خود تیم مشكل را حل مـــــی كند.
۶ ) در گروه، ارتباطات نیاز به مراقبت دارند. در تیم، ارتباطات باز و صادقانه به وقوع می پیوندد.
۷ ) در گروه، هم شكلی از به دست آوردن نتیجه مثبت مهم تر است. در تیم، نتایج مثبت از هم شكلی مهم تر است.
۸ ) در گروه، تصمیم گیری را رهبر گروه به عهده دارد. در تیم، همه اعضا مسئول هستند.
۹ ) در گروه، رهبر با عملكردهای نامناسب مواجه است. در تیم، كل اعضا با عملكرد نامناسب مقابله می كنند كه رهبر تیم هم جزو آن است.
۱۰ ) در گروه، دستور كار را رهبر معین مـــــی كند. اما در تیم، كل تیم دستور كار را تعیین می سازد.
۱۱ ) در گروه، دستور كار بر موضوعهای بی غرضانه متمركز است. در تیم، دستور كار بر كل موضوع متمركز است.
۱۲ ) در گروه، تعامل برای دادن اطلاعات و نصیحت است. در تیم، تعامل برای حل مشكل برنامه ریزی است» (پین و ویتاكر، ۲۰۰۰، صص ۷۵-۷۴).
باتوجه به تفاوتهای ذكرشده بین گروه و تیم، گروه مشاركتی همخوانی نزدیكی با ویژگیهای تیم دارد و در قالب رعایت ویژگیهای تیم است كه می تواند به طور موثری به مورد اجرا درآید.
● انواع كار گروهی مشاركتی
در خصوص نوع كار مطلوب برای گروه مشاركتی مطالب كمتری نوشته شده است. اما این موضوع كه كار گروهی باید از حالت ساده به حالتهای حل مسئله و تعاملی تبدیل شود مورد تاكید قرار گرفته است. مدیران می توانند متناسب با وضعیت سازمان خود، نوع كار گروهی مشاركتی را انتخاب كنند.
دادن و بنت سه نوع كار گروهی مشاركتی را مورد بحث قرار می دهند:
۱ ) كاركردن به صورت فردی روی تكالیف مشابه جهت حصول نتایج فردی
۲ ) كاركردن به صورت فردی روی عناصر معما برای رسیدن به نتیجه مشترك
۳ ) كاركردن مشترك برروی یك تكلیف برای رسیدن به نتیجه مشترك» (دان و بنت، ۱۹۹۵، صص ۱۵-۱۳).
۱ ) كاركردن به صورت فردی روی تكالیف مشابه جهت حصول نتایج فردی: این نوع كار گروهی ظاهراً شباهتی به ساختار گروه مشاركتی ندارد زیرا از افراد خواسته می شود به نتایج فردی برسند. هنگامی كه كاركنان در یك گروه مشغول كاركردن روی یك كار مشابه هستند برای آنها این امكان فراهم می شود كه در تجربیات، علایق، انگیزه و فهم و درك یكدیگر سهیم شوند و روی كیفیت عملكرد یكدیگر تاثیر گذارند. اما باوجود این، كار به خودی خود نیازمند همیاری نیست. این نوع كار گروهی را می توان به صورت شكل یك نشان داد:
۲ ) كاركردن به صورت فردی روی عناصر معما برای رسیدن به نتیجه مشترك: در این نوع كار، هر كارمندی روی جنبه خاصی از معما كار می كند و شكل كار طوری است كه تا تمام جنبـه ها كنار هم قرار نگیرند معما حل نمی شود. لذا كم كاری یك كارمند مانع رسیدن به هدف مشترك گروهی (حل مسئله یا معما) می شود.
۳ ) كاركردن مشترك روی یك تكلیف برای رسیدن به نتیجه مشترك: در این نوع كار، كاركنان باید به صورت مشاركتی كار كنند تا به نتیجه مورد نظر برسند. بنابراین، هماهنگی و سازماندهی ضرورت اساسی است. كار هر فرد بر نتیجه عملكرد گروه تاثیر می گذارد.
به نظر می رسد كه انتخاب نوع تكلیف جهت كاركردن، یكی از مهمترین جنبه های كار گروهی مشاركتی است. شاید نتوان نوع خاصی از ساختار تكلیف را به تمام مدیران توصیه كرد. زیرا انتخاب نوع تكلیف به نوع درس، زمان در دسترس، سطح آگاهی و رشد كاركنان وغیره بستگی دارد. آگاهی از انواع تكلیف و انواع كار گروهی مشاركتی به مدیر امكان می دهد تا در شرایط آموزشی معین، تصمیم مناسب را اتخاذ كند.
● مشخصه های گروه مشاركتی
تمایز بین گروه مشاركتی با سایر فعالیتهایی كه جنبه كار گروهی دارند تنها از طریق تعریف مشخصه های گروه مشاركتی امكان پذیر است. در این زمینه نظریه پردازان مختلف، هریك مشخصه هایی را برای گروه مشاركتی ذكر كـرده اند. دیوید جانسون و راجر جانسون، میلیس، فرند و كوك، كوهن، الیس و والن، ریان و كوپر، اسلاوین و سیف از آن جمله اند.
دیوید جانسون و راجر جانسون مشخصــه های اساسی گروه مشاركتی را در قالب پنج عنصر كلیدی بیان می كنند:
الف ) وابستگی درونی مثبت:پس از مشخص كردن تكالیف گروهی باید كاركنان توجیه شوند كه موفقیت گروهشان مستلزم آن است كه افراد با هم به طور موثر كار كنند. آنها باید بدانند یا همه با هم شنا می كنند و یا همه با هم غرق می شوند. لذا باید با همدیگر همكاری كنند زیرا زمان آن قدر محدود و نوع كارها آن قدر پیچیده است كه نمی توانند به تنهایی به موفقیت كامل برسند. وابستگی درونی مثبت به چندین شكل می تواند ایجاد شود.
اولین شكل آن هدفمندبودن وابستگی است. در این صورت كاركنان در می یابند فقط در صورتی می توانند به هدفهایشان برسند كه تمام اعضای گروه به هدفها برسند. دوم، وابستگی مبتنی بر پاداش است. در این صورت هر عضو گروه زمانی پاداش دریافت می كند كه تمام اعضا به هدفها رسیده باشند. گاهی اوقات برای تقویت وابستگی درونی هدفمند مثبت از پاداش استفاده می شود مثلاً اگر همه اعضای گروه امتیاز بالای ۹۰ درصد كسب كنند به هر عضوی ۵ امتیاز داده می شود. سوم، وابستگی مبتنی بر منابع است. در این صورت هر عضو گروه بخشی از منابع، اطلاعات یا مواد لازم را برای انجام كار دریافت می كند. منابع اعضا در صورتی كه در كنار هم قرار گیرند تحقق هدف میسر می گردد. چهارم، وابستگی مبتنی بر نقش است. در این صورت به هر عضو نقش خاصی داده می شود و تحقق اهداف گروه در صورتی امــــكان پذیر است كه این نقشها در كنار هم به خوبی انجام شوند.
ب پاسخگویی فردی: نه تنها گروه باید در برابر تحقق اهدافش پاسخگو باشد بلكه هر فردی نیز باید در برابر عملكردش احساس مسئولیت كند. هدفها باید آن قدر روشن و قابل سنجش باشند كه گروه بتواند میزان پیشرفتش را ارزیابی و میزان تلاش هریك از اعضا را مورد سنجش قرار دهد.
ج ) تعامل (پیشرونده) رودررو: كاركنان باید یكدیگر را تشویق كنند، به یكدیگر كمك كنند، از یكدیگر حمایت كنند. این حمایتها باید صادقانه باشد و سازمان بهترین موقعیت برای این فعالیتهاست.
د ) مهارتهای بین فردی: اشخاص باید یاد بگیرند كه چگونه در گروه كار كنند. گروه مشاركتی ذاتاً از گروه رقابتی و انفرادی پیچیــده تر است. زیرا مستلزم این است كه كاركنان برای تسلط بر موضوع از مهارتهای گروهی و ارتباطی موثری برخوردار باشند.
اعضای گروه باید بدانند كه چگونه به طور موثر تلاشهای گروهی را رهبری كنند، چگونه اطمینان ایجاد كنند، چگونه ارتباط برقرار كنند، چگونه اختلافات را اداره و چگونه انگیزه ایجاد كنند. لذا مدیر باید مهارتهای كار گروهی را به طور هدفمند، دقیق و علمی آموزش دهد. مهارتهای كاركردن به شیوه مشاركتی عبارتند از:
مهارتهای شكل دهی، مهارتهای كاركردی ۶ و مهارتهای تنظیم۷ . مهارتهـای شكل دهی(FORMING SKILLS)كه مهارتهای مقدماتی و پیش نیاز كار گروهی موثر هستند عبارتند از: حركت در داخل گروههای مشاركتی بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران، ایستادگی همراه با گروه، صحبت كردن با صدای آرام، ترغیب افراد برای شركت در فعالیتهای گروهی. مهارتهای كاركردی (FUNCTIONING SKILLS) كه برای مشاركت دادن كاركنان در كار گروهی مورد استفاده قرار می گیرند عبارتند از: ارائه رهنمودها، حمایت و پذیرش عقاید دیگرانتقاضای كمك و پیشنهاد كمك در مواقع لازم تفسیر پاسخهای دیگران انرژی دادن به گروه بیان عقاید شخصی زمانی كه نیاز است مسئله ای حل شود.
مهارتهای تنظیم مهارتهایی هستند كه برای اجرای نقشهای مختلف اعضای گروه مورد نیاز هستند.
این نقشها عبارتند از: خلاصه كننده كه نتیجـه كار گروه را خلاصه می كند& تصحیــــح كننده كه صحت و كامل بودن خلاصه ها را بررسی می كند جستجوگر كه سعی می كند اطلاعات بیشتری را از اعضا بگیرد.
كمك كننده به حافظه كه در مواقع لازم به كمك اعضا می شتابد و بررسی كننده كه پیشنهادات اعضا را همراه با استدلالهای آنها مورد بررسی قرار می دهد.
ه ) پردازش گروهی: كاركنان باید به طور مستمر كیفیت كار گروهی خود را مورد ارزیابی قرار دهند تا در صورت نامناسب بودن روند كار، آن را اصلاح كنند. خوشبختانه گروههایی كه در دوره های زیادی با هم كار كرده اند، مایل به حل مسائل و مشكلات خود هستند (هرید، ۲۰۰۰).
هر نوع گروه كاری لزوماً اثربخش نیست. برای استفاده موثر از گروه كاری باید بین گروههای مشاركتی و غیرمشاركتی تمایز قائل شویم. گروههای مشاركتی فقط یكی از انواع مختلف گروههای هستند كه عملاً در سازمان شكل می گیرند. هنگام شكل دادن به گروههای كاری در سازمان، باید از خود سوال كنیم كه آیا ویژگیهای گروه مشاركتی مورد توجه قرار گرفته است یا خیر؟
به نظر جانسون و همكاران موارد زیر به مدیر كمك می كند تا هنگام تشكیل گروههای مشاركتی در سازمان آگاهانه تر و دقیق تر عمل كند:
تركیب گروهی را برای كاركردن كاركنان با یكدیگر مشخص كنید. اما توجه داشته باشید كه آنها باید به طور نسبی علاقه مند باشند كه با هم كار كنند. آنها فكر می كنند كه عملكردشان به طور انفرادی مورد ارزیابی قرار می گیرد. لذا حتی در داخل گروه ممكن است تمایل به رقابت داشته باشند. برای آنها توضیح دهید، عملكرد فردی بخشــی از ارزیابی را تشكیل می دهد و آنچه برای مدیر مهم است نحوه همكاری اعضا با یكدیگر است.
كاركنان حتی در داخل گروهها انتظار دارند در برابر عملكرد خوب به صورت انفرادی پاداش دریافت كنند. برای آنها توضیح دهید كه همكاری موثر آنها با یكدیگر در افزایش علاقه آنها به كار موثر است و این پایدارترین پاداشی است كه آنها می توانند برای خود فراهم كنند.▪ كاركنان باید از كاركردن با یكدیگر خشنود باشند. آنها باید بدانند كه موفقیت آنها بستگی به تلاش تمام اعضای گروه دارد. در این صورت:
الف ) از توانائیهای خود برای تحقق كامل اهداف گروهی بهره می گیرند. زیرا موفقیت گروه را موفقیت خود و شكست گروه را شكست خود می دانند.
ب ) به صورت رودررو و نزدیك با یكدیگر كار می كنند.
ج ) مهارتهای اجتماعی مورد نیاز برای كاركردن موثر با یكدیگر را می آموزند.
د ) نحوه تحقق یافتن اهدافشان را تجزیه و تحلیل می كنند.
بهترین گروه مشاركتی گروهی است كه در آن افراد ضمن اینكه به طور موثر با یكدیگر همكاری می كنند و به یكدیگر اعتماد دارند به یكدیگر احترام نیز می گذارند (جانسون و همكاران، ۱۹۹۴).
ارلیچ نیز در تعریف گروه مشاركتی روی احترام متقابل بین اعضای گروه تاكید می كند.
▪ پیتر دراكر هم در مقدمه كتاب رهبری به سوی رهبری به پنج اصل اساسی در رهبری سازمانها اشاره می كند:
۱ ) براساس نقاط قوت و ضعف افراد در آنها انگیزه ایجاد كنید؛
۲ ) استانداردها را در سطح بالا تعیین كنید اما به افراد در زمینه كارشان آزادی و مسئولیت بدهید؛
۳ ) در بررسی عملكرد افراد دقت و عدالت را سرلوحه كارتان قرار دهید؛
۴ ) برای افراد سازمان فرصتهای دگرآموزی را فراهم سازید؛
۵ ) مجبور نیستید حتماً دیگران را دوست داشته باشید. اما لازم است به آنها احترام بگذارید (هسلبین و كوهن، ترجمه قربانی و كرامتی، ۱۳۸۱).
اصول مطرح شده توسط دراكر در زمینه رهبری در سازمانها نیز هریك به نحوی با مشخصه های گروه مشاركتی موفق همخوانی پیدا می كنند. طبق اصل اول شناخت نقاط قوت و ضعف از طریق گروه مشاركتـی بهتر میسر می شود. زیرا سازمان به زندگی واقعی (طبیعی) نزدیكتر می شود و مدیر در موقعیت طبیعی بهتر می تواند به شناخت برسد.
اصل دوم روی احساس مسئولیت تكیه دارد كه در گروه مشاركتی این موضوع به صورت فردی و گروهی مطرح می شود. دقت و عدالت در ارزشیابی از آموخته های كاركنان اهمیت خاصی دارد و موجب افزایش اعتماد به مدیر می شود. از طریق گروه مشاركتی است كه افراد می توانند آموخته های خود را به نحو موثری به یكدیگر منتقل كنند. و در نهایت بهترین گروه مشاركتی گروهی است كه بین اعضای آن احترام
متقابل وجود داشته باشد.
▪ میلیس معتقد است كه گروه مشاركتی پنج مشخصه اساسی دارد:
« كاركنان از طریق كار گروهی برای انجام دادن تكالیف مشترك با یكدیگر كار می كنند؛
كاركنان در گروههای كوچك ۵-۲ نفره با یكدیگر به فعالیت مشغولند؛
كاركنان تكالیف مشترك خود را از طریق رفتار مشاركتی انجام می دهند؛
وابستگی مثبتی در بین كاركنان مشاهده مـــی شود و فعالیتها به گونه ای سازماندهی شده اند كه كاركنان برای انجام آنها به یكدیگر نیاز دارند؛ هر كارمندی مسئولیت رفتار خود را به عهده دارد (میلیس، ۱۹۹۶، ص ۱).
فولی به نقل از فرند و كوك به شش مشخصه مهم در خصوص گروه مشاركتی اشاره می كند:
«۱ ) مشاركت داوطلبانه و فعال افراد در فعالیتهای مشاركتی؛
۲ ) مشاركت فعال همه اعضای گروه در تصمیم گیریها؛
۳ ) وجود حداقل یك هدف مشترك؛
۴ ) پذیرش مسئولیت تصمیمات اتخاذ شده توسط همه اعضای گروه؛
۵ ) صرف منابع برای تحقق اهداف مشترك گروهی كه مهمترین منبع در این زمینه وقت است؛
۶ ) متناسب و سازگاركردن تصمیم اتخاذشده با هدفهای مشترك گروهی در صورت لزوم» (فولی، ۲۰۰۱، ص ۲).
▪ الیزابت كوهن در زمینه گروه مشاركتی به دو مشخصه اساسی اشاره می كند:
«۱ ) مدیران به كاركنان كار گروهی داده و به آنها اجازه اشتباه كردن می دهند. این تفویض اختیار به معنای غیرقابل كنترل بودن فرآیند كار نیست؛
۲ ) كاركنان هر گروه برای انجام كارها به كمك یكدیگر نیاز دارند. این نیاز زمینه برقراری ارتباط را فراهم می سازد» (الیزابت كوهن، ۱۹۹۴، ص ۳-۲).
به اعتقاد ریان و كوپر موفقیت گروههای مختلف مشاركتی به سه عامل مهم بستگی دارد: «هدفهای گروهی، پاسخگویی فردی و فرصت برابر برای موفقیت. هدفهای گروهی براساس موضوع كاری مشخص می شوند و به منظور توفیق گروه برای رسیدن به آنها هریك از اعضا، باید وظیفه خود را به عنوان عضوی از گروه انجام دهد. پاسخگوی فردی شامل ارزیابی از تك تك اعضا در خصوص تسلط بر محتوای درسی است كه این كار توسط گروه و خود فرد صورت می گیرد یعنی هر عضوی از گروه هم در برابر خود و هم در برابر اعضای گروهش باید پاسخگو باشد. موفقیت تیم توسط هریك از اعضا مورد ارزیابی قرار می گیرد. فرصت برابر برای موفقیت به این معناست كه هر فردی براساس پیشرفت خود و نسبت به عملكرد گذشته اش مورد ارزیابی قرار می گیرد» (ریان و كوپر، ۱۹۹۸، ص ۲۷۵).
دیدگاه اسلاوین در زمینه مشخصه های گروه مشاركتی شباهت زیادی به دیدگاه ریان و كوپر دارد. او معتقد است كه گروه مشاركتی سه ویژگی مهم دارد: «پاداشهای گروهی، مسئولیت فردی و فرصتهای برابر برای موفقیت. به اعتقاد او پاداش دهی به سه صورت می تواند انجام شود: پاداشهای گروهی در برابر موفقیت فردی، پاداشهای گروهی در قبال موفقیت گروهی و پاداشهای انفرادی در قبال موفقیت انفرادی» (اسلاوین، ۱۹۹۱، صص ۷۳-۷۱).
كوهن برخلاف اسلاوین اعتقادی به پاداش ندارد و بر گروه مشاركتی بدون پاداش تاكید كرده و می گوید «خطر پاداش در سازمانها همانند خطر یك بمب اتمی در یك شهر تازه ساز است» (الفی كوهن، ۱۹۹۱، صص ۹۴-۹۳).
به اعتقاد او اگر وظایف تعیین شده در گروههای كاری كاركنان جالب و جذاب باشد كار گروهی خود نوعی پاداش محسوب مــــی شود و ما به عنوان مدیر باید روی روش كار خود كار كنیم و آن را بهبود بخشیم. شاید در این صورت نیازی به پاداش بیرونی نباشد (الفی كوهن، ۱۹۹۱).
او می گوید: «در سازمانی كه نفس موفقیت ارزشمند است نیازی به تشویق یا تنبیه نیست. كاربرد پاداش موجب می شود كه موفقیت ارزش واقعی خود را از دست بدهد. از سوی دیگر، پاداشها دشمن اختراع و اكتشاف هستند، جستجو برای موفقیت، پیداكردن جواب سوالها، تحریك حس كنجكاوی، عشق ذاتی كاركنان به موفقیت خود نوعی پاداش درونی (INTRINSIC REWARD) محسوب می شود . وظیفه مدیر این است كه این خصوصیات ذاتی و طبیعی را در كاركنان تقویت كند. اگر تعصب را كنار بگذاریم باید اذعان كنیم پاداشهای درونی پایدارترین عامل موفقیت هستند» (الفی كوهن، ۱۹۹۵، ص ۱۳).
هانت نیز در مقاله ای تحت عنوان «دردسرهای پاداش» می نویسد:
«گرچه والدین از جوایز به عنوان وسیله ای جهت كمك به كودكان خود بهره می گیرند اما چه بخواهیم و چه نخواهیم استفاده كنیم ناكامیهایی را در پی خواهد داشت. ناكامی در بدست آوردن جایزه و ناكامی در جلب رضایت والدین و در نتیجه خودبه خود امكان ترس از ناكامی فراهم می شود حتی می توان گفت ترس از عدم دریافت جایزه یك تنبیه است» (هانت، ۲۰۰۰، صص ۳-۲) و به قول جان هالت «وقتی بچه را می ترسانیم یادگیری را عملاً متوقف می كنیم. پاداشها موجب مــــــی شوند كه بچه ها فرصتهای طلائی حل مسائل را از دست بدهند. به علاوه پاداشها رفتارهـای درونی را كم رنگ می كنند. مثلاً بچـه ای كه كتابی را به منظور دریافت یك آلت موسیقی از والدین می خواند هیچ گاه نمی تواند لذت مطالعه را احساس كند و كمتر به درك عمیق مطالب كتاب نائل می شود.
بنابراین، چنانچه در یادگیری به پاداشهای درونی توجه شود امكان رشد ذهنی كاركنان بهتر فراهم گردیده و كودكان احساس آرامش و آزادی بیشتـری می كنند. اگر یك خانه پاكیزه می خواهیم ظاهراً ممكن است پاداش و تنبیه ما را به این هدف برساند. اما اگر چیزی بیش از خانه پاكیزه می خواهیم (مثلاً می خواهیم این خانه توسط خود كودك ساخته شود)، در آن صورت لازم است كودكان طعم پاداشهای درونی را بچشند، به توانائیهای خود ایمان داشته باشند و این كار امروز و فردا نیست بلكه سالها طول می كشد اما ارزش هزینه كردن و انتظاركشیدن را دارد. والدینی كه حوصله چنین انتظاری را دارند زمانی كه می بینند كودكانشان مستقل، خودباور، واقـع نگر و خود كنترل شـده اند در عمل پاداش درونی خود را دریافت كرده اند (هانت، به نقل از هالت، ۲۰۰۰، صص ۳-۲).
در زمینه استفاده از پاداش در سازمانها اسلاوین نظرگاه كاملاً متفاوتی دارد. به نظر او اگر پاداشی در كار نباشد انگیزه كاركنان كاهش می یابد و موفقیت نیز اهمیت خود را از دست می دهد (اسلاوین، ۱۹۹۱).
به نظر می رسد چنانچه در فرایند تشكیل گروههای مشاركتی از رقابتهای میان فردی و میان گروهی همچنین پاداش (بویژه پاداش مادی) استفاده شود میزان اختلاف، تضاد و دشمنی در بین كاركنان و در بین گروهها به حداكثر می رسد، گروهها نسبت به یكدیگر نگرش منفی پیدا می كنند، نوعی اضطراب و نگرانی بر گروهها حاكم می شود و در نتیجه فرصت تفكر آزادانه از تك تك اعضای گروه گرفته می شود.
▪ باتوجه به دیدگاههای مطرح شده مهمترین مشخصه های گروه مشاركتی را می توان به صورت زیر فهرست كرد:
۱) وابستگی درونی مثبت كه ناشی از هدف مشترك گروهی و احساس نیاز اعضا به یكدیگر است؛
۲) احساس مسئولیت فردی و گروهی؛
۳) ارتباط متقابل و نزدیك اعضا با یكدیگر؛
۴) یادگیری مهارتهای اجتماعی از یكدیگر؛
۵) ارزشیابی مستمر عملكرد فردی و گروهی كه می تواند در قالب دگرارزیابی یا خودارزیابی صورت گیرد؛
۶) احساس رضایت و خشنودی اعضای گروه از كاركردن با یكدیگر؛
۷) وجود اعتماد و احترام متقابل بین اعضای گروه؛
۸) مشاركت فعال و آزاد اعضا در فعالیتها و تصمیم گیریهای گروه؛
۹) صرف زمان كافی توسط همه اعضای گروه برای رسیدن به هدف مشترك گروهی؛
۱۰) فرصتهای برابر برای موفقیت (هر عضوی متناسب با قابلیت و عملكرد قبلی اش مورد ارزشیابی قرار می گیرد و هیچ گاه مقایسه ای بین افراد صورت نمی گیرد)؛
۱۱) ناهمگون بودن اعضای گروه از نظر قابلیتها و مهارتهای اجتماعی؛
۱۲) نقش مدیر به عنوان راهنما.
● نتیجه گیری
گروه مشاركتی در سازمانها عبارت است از مجموعه ای از كاركنان سازمان كه برای رسیدن به هدف مشترك با یكدیگر كار می كنند و علاوه بر این كه مسئول رفتار خود هستند در برابر رفتار دیگران نیز احساس مسئولیت مــــی كنند.
یك گروه مشاركتی موفق از طریق شناخت خود و كسب قدرت و نفوذ، وحدت و انسجام را توسعه می دهد و در نتیجه بهتر می تواند وظایف تعیین شده را انجام دهد. هرگروه كاری را نمی توان گروه مشاركتی نامید، ممكن است در یك سازمان معین گروه كاری تشكیل شود اما لزوماً مشاركتی نباشد. وابستگی درونی مثبت، احساس مسئولیت فردی و گروهی، ارتباط متقابل اعضا با یكدیگر، ارزشیابی مستمر عملكرد فردی و گروهی، احساس رضایت اعضا از كاركردن با یكدیگر، وجود اعتماد و احترام متقابل بین اعضا، فرصتهای برابر برای موفقیت برخی از مشخصه های اساسی یك گروه مشاركتی موفق محسوب می شوند و چنانچه مدیران از این ویژگیها آگاهی داشته باشند، می توانند گروههای كاری غیرمشاركتی را به گروههای مشاركتی موفق تبدیل كنند.

منابع
۱ - كرامتی محمدرضا، (۱۳۸۰)، رقابت یا رفاقت در كلاس درس، مجله روانشناسی و علوم تربیتی دانشگاه تهران، سال سی ویكم، شماره ۲، پاییز و زمستان.
۲ - هسلبین و كوهن، رهبری به سوی رهبری، ترجمه محمود قربانی و محمدرضا كرامتی، انتشارات پژوهش توس، ۱۳۸۱.
۳ - EHLY, S., AND S. LARSON. (۱۹۸۰). PEER TUTORING FOR INDIVIDUALIZED INSTRUCTION, BOSTON: ALYN
AND BACON. ۴ - FOLEY, R.M. (۲۰۰۱). HIGH SCHOOL PRINCIPAL, HIGH SCHOOL JOURNAL. VOL. ۸۵, ISSUE ۱.
۵ - GLOSSER, G.(۲۰۰۱). COOPERATIVE LEARNING TECHNIQUES, GLOSSER’S MATH COODIES.
۶ - HERRIED, C. F. (۲۰۰۰). WHY ISN’T COOPERATIVE LEARNING USED TO TEACH SCIENCE? AMERICAN
INSTITUTE OF SCIENCES. HTM://WWW. FINDARTICLES. COM. ۷ - HIRST, L. A., AND CHRISTY SLAVIK, (۲۰۰۰). EFFECTIVE LANGUAGE EDUCATION PRACTICES AND NATIVE
LANGUAGE SURVIVAL, CENTER FOR EXCELLENCE IN EDUCATION NORTHERN ARIZONA UNIVERSITY. ۸ - HUNT, JAN. (۲۰۰۰). THE TROUBLE WITH REWARDS, NATURAL LIFE MAGAZINE, THE NATURAL CHILD
PROJECT. HTM. ۹ - JOHNSON, D. ROGER JOHNSON. AND MARY BETH STANNE. (۲۰۰۰). COOPERATIVE LEARNING METHODS; A
META-ANALYSIS, UNIVERSITY OF MINNESOTA. ۱۰ - JOHNSON. D, AND OTHERS. (۱۹۹۴). COOPERATIVE LEARNING IN THE CLASSROOM, EDUCATIONAL LEADERSHIP, ASSOCIATION FOR SUPERVISION AND CURRICULUMN DEVELOPMENT, U.S.A.
۱۱ - KOHN, A. (۱۹۹۱). CO-OPERATIVE LEARNING, EDUCATIONAL LEADERSHIP, ۴۸.
۱۲ - KOHN, A. (۱۹۹۵). PUNISHED BY REWARDS? EDUCATIONAL LEADERSHIP, VOL. ۵۳. Number ۱.
۱۳ - MILLIS. B. J. (۱۹۹۶). COOPERATIVE LEARNING, INSTRUCTIONAL EXELLENCE. RETREAT, UNITED STATE
AIR FORCE ACADEMY, HTTP://WWW.UTC.EDU/TEACHING - RESOURCE - CENTER/COOPLEAR. HTML. ۱۴ - PAYNE AND LESLEY WHITTAKER. (۲۰۰۰). DEVELOPING ESSENTAIL STUDY SKILLS, PRENTICE - HALL,
ENGLAND. ۱۵ - RYAN, K., COOPER, J. (۱۹۹۸). THOSE WHO CAN TEACH. BOSTON, NEW YORK.
۱۶ - SLAVIN, R.(۱۹۹۱). GROUP REWARDS MAKE GROUP WORK, EDUCATIONAL LEADERSHIP, ۴۸.
۱۷ - SLAVIN, R. (۱۹۹۱). SYNTHESIS OF RESEARCH ON COOPERATIVE LEARNING, EDUCATIONAL LEADERSHIP. ۴۸.
دكتر محمدرضا كرامتی: عضو هیئت علمی دانشگاه تربیت معلم سبزوار
دكتر محمود قربانی: عضو هیئت علمی دانشگاه

منبع : ماهنامه تدبیر