کاهش هزینه‌ها در صنعت

هزینه تمام شده استاندارد تولید یک واحد محصول عموماً با هزینه تمام شده واقعی آن اختلاف دارد آنچه می‌خواهیم نزدیک کردن این دو به یکدیگر است. مشکلات به‌خودی خود ایجاد نمی‌شوند بلکه همیشه عللی برای بروز آنها می‌توان یافت. گاهی خطاهای انسانی و نیروی کار است که این مشکلات را ایجاد می‌کند.
در هر حال به‌عنوان نخستین گام جهت شناسائی هزینه‌ها و کنترل مؤثر آنها انجام موارد ذیل الزامی به‌نظر می‌رسد:
۱) ایجاد مرکز کنترل هزینه‌ها با کارآئی لازم و کافی.
۲) اطلاع‌رسانی منظم به بخش‌های مختلف کارخانه در ارتباط با هزینه واقعی تمام شده و تأثیر هزینه‌های آن بخش بر هزینه کل. اگر کارکنان از هزینه‌ها آگاهی داشته باشند در حفظ و نگهداری از تجهیزات احتیاط بیشتری خواهند کرد.
هزینه‌ها عمدتاً به دو بخش هزینه‌های ثابت و متغیر تقسیم‌بندی می‌شوند هزینه‌های ثابت، هزینه‌هائی هستند که مستقل از میزان تولید، صرف می‌شوند اما هزینه‌های متغیر به میزان تولید محصول وابسته‌اند.
از نظر تئوری هر یک از موارد ذیل می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری خالص و کاهش هزینه‌ها شوند:
▪ افزایش تولید.
▪ کاهش ضایعات.
▪ کاهش هزینه اقلام.
▪ کاهش هزینه غیرمستقیم.
قبل از هر اقدام جهت کاهش هزینه‌ها تدوین یک استراتژی در این مورد از اهمیت خاصی برخوردار است.
● نقش واحدهای فنی:
هنگامی‌که هدف فقط اتمام یک کار باشد کاستن از کیفیت و کمیت یا نصب و تعمیر شتابزده برای اتمام کار در موعد تعیین شده خیلی راحت است. اما مشکلات و نارسائی‌ها همچنان باقی خواهند ماند، امروزه نادیده گرفتن حتی یک هماهنگی می‌تواند در آینده منجر به بی‌ثباتی گردد.
بنابراین نقش کارکنان فنی مهندسی و همکاری کل کارخانه با آنها برای کشف مشکلات و از میان برداشتن سریع آنها از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است.
● تأثیر مهندسی ارزش (۲)(VE) در کاهش کلی هزینه‌ها:
برای تثبیت موقعیت یک شرکت لازم است یک برنامه جامع برای کاهش هزینه‌ها تهیه شود و از طریق مرکز کنترل هزینه‌ها (واحد مهندسی ارزش) این برنامه‌ها جاری و کنترل شوند.
هدف از مهندسی ارزش (VE) کاهش کلی هزینه‌ها و هدف آن تولیدی باارزش به‌کارگیری روشی ارزان است. برای نیل به این مقصود هر مرحله از فرآیند تولید باید به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند. با نگاهی اجمالی به چگونگی تولیدات از خود بپرسید آیا هزینه کردن این مبلغ برای فرآیند لازم است. به این ترتیب می‌توان موارد غیر ضروری را حذف نمود.
اما نکته مهم این است که همه این حذف‌ها باید با تجزیه و تحلیل دقیق و گزارش واحد مهندسی ارزش صورت پذیرفته باشد.
مهندسی ارزش ما را قادر می‌سازد تا بیابیم چه فعالیت‌هائی باعث ارزش واقعی تولید می‌شوند.
مهندسی ارزش با ایجاد طوفان فکری به تحلیل مسائل و مشکلات تنگاتنگ تولید می‌پردازد و با شناسائی مشکلات تأثیرگذار و اولویت‌بندی آنها اقدام می‌نماید.
مشکلات عمدتاً ناشی از عوامل زیر است.
۱) نیروی انسانی
۲) مواد
۳) روش کار
۴) ماشین‌آلات و تجهیزات
۵) اندازه‌گیری‌ها
۶) شرایط محیطی
لازم است با ایجاد طوفان فکری ابتدا مشکلات اساسی شناسائی شده و جهت رفع آنها عوامل فوق مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار گیرند. در این زمینه می‌توان از الگوی فوق استفاده کرد:
و سپس برای هر کدام از عوامل اصلی ریشه‌یابی صورت پذیرد. به‌عنوان مثال:
در نهایت عوامل مهم در بروز مشکل شناسائی و اولویت‌بندی شوند و نسبت به رفع آنها برنامه‌ریزی گردد.
با این‌کار در واقع برای مواردی هزینه می‌کنیم که منجر به رفع مشکل می‌شوند و هزینه‌های غیرضروری و یا دوباره‌کاری‌ها حذف خواهند شد.
● چه چیزی باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود:
پاسخ یک جمله ساده است ”انجام کارهای غیرضروری و یا دوباره‌کاری‌ها“. با حذف کارهای غیرضروری هزینه‌های تولید به‌طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. اگر چه پروسه تولید محصول توسط متخصصین طراحی می‌گردد لیکن در عمل عوامل زیادی وجود دارد که مدنظر قرار نگرفته‌اند. پس باید همواره در پی یافتن مشکلات موجد در پروسه تولید محصول باشیم. برقراری ارتباط مناسب بین مهندسین بخش‌های فنی مهندسی با رده‌های پائین‌تر نخستین گام در راه برطرف کردن مشکلات طراحی است. عقیده کلی در ورای نظریه مهندسی ارزش (VE) این است که هزینه‌های تولید محصول را با حذف کارهای غیرضروری کاهش دهیم و فقط آن قسمت از کار را که به‌طور کامل در تولید محصول ضروری است انجام دهیم.
اما چگونه می‌توان به این آگاهی دست یافت؟ و چگونه می‌توان کارهای ضروری و غیرضروری را از هم بازشناخت؟
قبل از هر چیز باید ارزشی ذاتی را بشناسیم. با آموزش صحیح و دانستن آن چه که در پی آن هستیم قادر خواهیم بود به ارزش هر چیزی پی ببریم و سپس با بررسی فرآیند کار، محل اشکالات را شناسائی کنیم. راه دیگر بهره‌گیری از کنترل کیفیت است.
کنترل کیفیت یعنی کنترل ذاتی کیفیت. کیفیت چیزی است که ارزش یک موضوع را تعیین می‌کند. زمانی‌که درباره کیفیت می‌اندیشیم به‌طور خودکار درباره ارزش واقعی آن می‌اندیشیم. در هر مرحله از فرآیند تولید ارزش یا همان کیفیت را می‌توان یافت و وقتی دریافتید که کدام بخش از فرآیند دارای ارزش است فرآیندهای بدون ارزش هم آشکار می‌شوند.
این موضوع ما را به مفهوم دیگری می‌رساند و آن انجام کار بهره‌ور است. بهره‌وری یعنی انجام کاری که هم اثربخش باشد و هم کارا.
اثربخشی به مفهوم انجام درست کار در موعد تعیین شده و دستیابی به اهداف مورد نظر است.
کارآئی به مفهوم انجام کار درست یعنی کاری که کاملاً ضروری و اثرگذار است.
یک مثال ساده:
فرض کنیم می‌خواهیم از طریق یک نردبان به پشت خانه برویم. اثربخشی در اینجا یعنی اینکه بالا رفتن از نردبان را به شکل صحیح انجام دهیم و نهایتاً در زمان تعیین شده به مکان مورد نظر برسیم. کارآئی در اینجا یعنی نردبان دقیقاً همان جائی گذاشته شده باشد که می‌خواهیم به آنجا برویم.
به‌طور خلاصه: کارآئی + اثربخشی = بهره‌وری
این به‌معنای درست انجام دادن کار درست است.
پس می‌توان گفت درست انجام دادن کارهای غیرضروری یا نادرست انجام دادن کارهای ضروری منجر به‌کار غیر بهره‌ور خواهد شد که نتیجه آن افزایش هزینه‌ها خواهد بود.
نکته دیگر که باید به آن توجه نمود، روش‌های غیرضروری و پیچیده تولید است که به‌کارگرانی با مهارت‌های ویژه نیاز داد. این‌چنین کارگرانی ممکن است فکر کنند که توانائی انجام کارهای پیچیده از آنها انسان‌هائی برتر می‌سازد. اگر فریب نقش خود را بخوریم و مهارت‌های خاص خود را به رخ دیگران بکشیم، به سادگی به‌سوی زیاده‌روی و تباهی کشیده شده و به‌جای جستجوی راه‌حل‌های ساده کارها را به شکل پیچیده و غیرضروری انجام خواهیم داد.
در این چک‌لیست جریان فرآیند تولید و پاسخ‌های آن قابل حصول است.
در کارخانجات باید محصول را تحت شرایط داده شده بسازیم. تعداد مشخص (حجم مشخص) در زمان معین. اگر تلاش کنیم که مقدار تولید را بدون صرف زمان تعیین شده افزایش دهیم و یا سرعت تولید را بالا ببریم ممکن است چنین به‌نظر آید که ما توانسته‌ایم بهره‌وری را افزایش دهیم ولی در درازمدت، این تناقض تولیدی، به اتلاف در شرکت منتهی خواهد شد.
● را‌ەحل مشکلات متداول و پرهزینه:
در برخی فرآیندها میزان نقایص و کاستی تقریباً زیاد است. همه ما به اهمیت شناخت علل ضایعات به‌خوبی آگاهیم هنگامی‌که یک فرآیند تولید به‌طور دائمی ضعیف است اولین بررسی، بررسی روش فرآیند است معمولاً وقتی فرصت برای رفع نقایص کم است اولین واکنش بالا بردن سطح کیفیت بازرسی‌ها و یا استفاده از دستگاه‌های پیشرفته‌تر است. لیکن اگر دقیق‌تر بررسی کنید ممکن است به این نتیجه برسید که فعالیتی در درون فرآیند وجود دارد که استاندارد نشده است.
● پاره‌ای از نکات در جهت اصلاح کار:
▪ تصحیح استقرار نادرست نیروی انسانی و همچنین تجهیزات.
▪ تصحیح روش‌های اشتباه در فرآیند انجام کار.
▪ کاهش اتلاف مواد و ملزومات و قطعات.
▪ جلوگیری از اتلاف نیروی کار.
همچنین ممکن است روش استاندارد موجود باشد ولی با شرایط واقعی کار مطابقت نکند بنابراین برای رفع نقایص نمی‌توان همواره یک روش منحصر به‌فرد را به‌کار برد. کارگران مشغول به‌کار به‌خوبی و از روی تجربه می‌دانند که کدام‌یک از فرآیندها مشکل‌سازند. بنابراین به‌جاست که با آنها مشورت کنیم و آنها را از طریق یک مکانیزم مناسب ترغیب کنیم تا نظرات‌شان را بیان کنند. اکثر اوقات به کارگران به‌چشم ماشین نگریسته می‌شود و به آنها می‌گویند ”تو مزد نمی‌گیری که فکر کنی“. بعضی اوقات یک ناظر خط تولید ترجیح می‌دهد روی مشکلات خط تولیدش سرپوش بگذارد و یا آنها را سطحی و سریع برطرف کند. اکثر مشکلات وقتی آشکار می‌شوند که برای رفع آنها بسیار دیر شده است. فقط با حکمت و شعور جمعی در محیط کار می‌توان آگاهی‌های افراد را مبادله و روش‌های غیرمفید را آشکار، تصحیح و موجب کاهش هزینه‌ها گردید.
”مشکلات مهمی را که امروز با آن مواجهه‌ایم، نمی‌توانیم در همان سطح فکری که آنها به‌وجود آورده‌ایم، حل کنیم (۳).“

تألیف: مهندس رضا پوررحمتی (۱)
پاورقی:
۱) مدیر تحقیقات، پژوهش و سیستم‌ها ـ کارخانه سیمان دشتستان
۲) Value Engineering
۳) آلبرت انیشتین
منبع:
بررسی مختصری در خصوص نمودار (استخوان ماهی)، از کتاب تقلیل هزینه بدون کاهش کیفیت طرح‌ها (تألیف: محمدحسین سلیمی)

منبع : ماهنامه صنعت سیمان