نوع‌شناسی سیستم‌های اطلاعات

۱) مقدمه
اگر موضوع مطالعه شما سیستم‌های اطلاعات است، سیستم‌های اطلاعات را تحلیل و طراحی می‌كنید یا قصد دارید سیستم اطلاعات مناسبی برای سازمان خود خریداری كنید یا سفارش تهیه آن را بدهید، داشتن یك دید سیستماتیك از انواع مختلف سیستم‌های اطلاعات، برای درك بهتر حوزه نیازمند سیستم اطلاعات و انتخاب سیستم اطلاعات مناسب خیلی مفید خواهد بود. متأسفانه، هیچ نوع‌شناسی جامع و در عین حال ساده و قابل فهم از سیستم‌های اطلاعات وجود ندارد. هدف این مقاله ارائه یك نوع‌شناسی از سیستم‌های اطلاعات است.
۲) تعریف سیستم اطلاعات
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته‌هایی مانند مدیریت، علوم كامپیوتر، مهندسی نرم‌افزار، و علوم كتابداری و اطلاع رسانی ارائه شده است. تعریف آمده در واژه‌نامه انجمن كتابداری آمریكا (یانگ۱ ۱۹۸۳) تعریفی جامع از سیستم های اطلاعات است كه در این مقاله استفاده می شود:
«یك سیستم كامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه».
بر اساس این تعریف، سیستم‌های اطلاعات محدود به سازمان‌ها نمی‌شوند و می‌توانند در محدوده‌ای وسیع‌تر از سازمان، به عنوان مثال یك شهر نیز موضوعیت یابند.
۳) نوع‌شناسی بنا شده از سیستم‌های اطلاعات
در این نوع‌شناسی، سیستم‌های اطلاعات بر اساس وجوه زیر دسته‌بندی می‌شوند:
پشتیبانی ارائه شده توسط سیستم‌های اطلاعات؛
محتوای اطلاعات پردازش شده در سیستم‌های اطلاعات؛
حوزه سیستم‌های اطلاعات؛ و
روش پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعات.
۳-۱) دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات بر اساس پشتیبانی ارائه شده
عموماً سیستم‌های اطلاعات به عنوان ابزاری برای پشتیبانی‌های زیر توسعه می‌یابند:
پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی كردن اطلاعات.
پشتیبانی تصمیم‌گیری؛ استفاده از اطلاعات برای پشتیبانی هوشمند برای رسیدن به تصمیماتی در خصوص مسائل نیمه‌ساخت‌یافته یا ساخت‌نیافته.
پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراك گذاشتنن یا تبادل اطلاعات بین كاربران (منتزاس۲ ۱۹۹۵).
سیستم‌های اطلاعات معمولاً یكی از پشتیبانی‌های فوق را ارائه می‌كنند اما ممكن است كه یك سیستم اطلاعات خاص بیش از یكی از پشتیبانی‌های فوق را ارائه نماید.
۳-۲) دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات بر اساس محتوای اطلاعات
سیستم‌های اطلاعات با توجه به محتوای اطلاعات پردازش شده می‌توانند در قالب دسته‌های زیر تفكیك شوند:
▪ سیستم‌های اطلاعات وظیفه‌محور: این سیستم‌ها برای پردازش اطلاعات تبادلات، عملیات و عملكرد سیستم بكار می‌روند. این سیستم‌ها برای كمك به كاربران در اجرای كارها و وظایفشان طراحی می‌شوند.
▪ سیستم‌های اطلاعات موضوع‌محور: این نوع سیستم‌های اطلاعات برای اطلاعات یك موضوع توسعه می‌یابند و انواع مشخصی از اطلاعات آن موضوع را به كاربران ارائه می‌كنند (الگندی۳ ۲۰۰۳).
۳-۳) دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات بر اساس حوزه
منشأ سیستم‌های اطلاعات سازمان‌ها بوده‌اند اما حوزه عمل آنها به سطوح بین‌سازمانی و جامعه نیز گسترش یافته است. به خاطر مشخصه‌های متفاوت این حوزه‌ها، اصول و روش‌های متفاوتی هنگام توسعه سیستم‌های اطلاعات در این حوزه‌ها باید در نظر گرفته شود. بنابراین در نوع‌شناسی ارائه شده در اینجا، سطوح زیر در نظر گرفته می‌شوند:
▪ سازمانی
▪ بین سازمانی
▪ اجتماعی
۳-۴) تقسیم‌بندی سیستم‌های اطلاعات بر اساس روش پیاده‌سازی
بر اساس رویكردهای توسعه و فناوری‌های سیستم‌های اطلاعات، پیاده‌سازی می‌تواند در وجوه زیر در نظر گرفته شود:
▪ رسمیت:
سیستم‌های اطلاعات رسمی در مقابل غیررسمی. سیستم‌های اطلاعات رسمی بر اساس رویه‌های طراحی شده برای آنها عمل می‌كنند. سیستم‌های اطلاعات غیررسمی هیچ گونه رویه طراحی شده ندارند و بر اساس ارتباط كاربران و الگوهای پیچیده رفتاری عمل می‌‌كنند.
▪ ماشینی بودن:
سیستم‌های اطلاعات دستی در مقابل رایانه‌ای. سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای، سیستم‌هایی هستند كه فناوری رایانه را برای انجام همه یا بخشی از كارهای در نظر گرفته شده بكار می‌گیرند.
▪ ذخیره داده‌ها:
سیستم‌های اطلاعات دارای پایگاه داده‌ها در مقابل بدون پایگاه داده‌ها. سیستم‌های دارای پایگاه داده‌ها یك سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها را برای ذخیره و مدیریت داده‌ها بكار می‌گیرند. این سیستم ها مبتنی بر یك مدل داده‌ها هستند. سیستم‌های اطلاعات بدون پایگاه داده‌ها شامل سیستمی از پرونده‌ها و مجموعه مستندات هستند. این سیستم‌ها معمولاً مبتنی بر یك مدل استاندارد نیستند و معمولاً زبان جستجو ندارند.
▪ معماری:
یك رایانه شخصی مستقل در مقابل یك سیستم اطلاعات توزیع شده یا شبكه‌ای.
▪ روش پردازش:
گسسته۴ در مقابل پیوسته۵ یا تعاملی؛ پردازش دسته‌ای۶ در مقابل پردازش در زمان حقیقی۷ .
این دسته‌بندی اگرچه دید سودمندی از پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعات ارائه می‌كند اما به میزان سه دسته‌بندی اول اهمیت ندارند زیرا امروزه بیشتر سیستم‌های اطلاعات، رسمی، رایانه‌ای، دارای پایگاه اطلاعات، شبكه‌ای، پیوسته و در زمان حقیقی هستند.
۳-۵) نوع‌شناسی سیستم‌های اطلاعات سازمانی
سیستم‌های اطلاعات سازمانی شامل چند نوع سیستم اطلاعات متفاوت در حوزه سازمان هستند كه تمام آنها وظیفه‌محورند. این سیستم‌های اطلاعات را می‌توان بر اساس موارد زیر دسته‌بندی كرد:
▪ سطح سازمانی
▪ حوزه وظیفه‌ای
▪ فعالیت پشتیبانی‌شده
۳-۵-۱) دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات سازمانی بر اساس سطح سازمانی
نیروی انسانی یك سازمان در حوزه و سطوح متفاوت از عملیات و مسئولیت كار می‌كنند، عهده‌دار وظایف متفاوتی هستند و سیستم‌های اطلاعات سازمانی متفاوتی را بكار می‌گیرند. سطوح سازمانی زیر می‌توانند در دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات سازمانی استفاده شوند:
▪ سطح اداری:
كارمندان اداری دسته بزرگی از كارمندان را تشكیل می‌دهند كه مدیران را در تمام سطوح پشتیبانی می‌كنند. بین این كارمندان، آنهایی كه اطلاعات را استفاده و پردازش می‌كنند یا اشاعه می‌دهند داده‌ورزان۸ خوانده می‌شوند. داده‌ورزان شامل دفتر داران و منشی‌ها می‌شوند كه با واژه‌پردازها و پرونده‌های الكترونیك كار می‌كنند.
▪ سطح عملیاتی:
مدیران عملیاتی یا خط مقدم با عملیات روزانه سازمان درگیرند، تصمیم‌های معمول و مشخصی را اتخاذ می‌كنند و با فعالیت‌هایی مانند برنامه ریزی كوتاه‌مدت، سازماندهی و كنترل درگیرند.
▪ سطح دانش‌‌ورزی۹ :
این دسته به عنوان مشاوران و معاونان مدیریت میانی و عالی ایفای نقش می‌كنند و اغلب متخصصان موضوعی هستند. خیلی از این متخصصان به عنوان دانش‌ورز۱۰ دسته‌بندی می‌شوند، افرادی كه به عنوان بخشی از كارشان، اطلاعات و دانش تولید می‌كنند و در سازمان بكار می‌گیرند.
▪ سطح تاكتیكی:
مدیران میانی كه با برنامه‌‌ریزی كوتاه‌مدت یا میان‌مدت، سازماندهی و كنترل سروكار دارند.
▪ سطح استراتژیك:
مدیران عالی یا استراتژیك كه تصمیماتی اتخاذ می‌كنند كه مربوط به شرایطی است كه می‌تواند جهت و سمت و سوی سازمان را تغییر دهد.
سیستم‌های اطلاعات استفاده شده در هر یك از این سطوح، ویژگی‌ها و كاربردهای خاص خود را دارد و قابل استفاده در سطح مربوطه می‌باشد.
۳-۵-۲) دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات سازمانی بر اساس حوزه وظیفه‌ای
سیستم‌های اطلاعات می‌توانند در وظایف مختلف یك سازمان بكار گرفته شوند. سیستم‌های اطلاعات استفاده شده در هر حوزه وظیفه‌ای دارای مشخصه‌های مشتركی هستند بطوری كه می‌توانند بر اساس حوزه وظیفه‌ای دسته‌بندی شوند. هر سازمان دارای دو حوزه وظیفه‌ای عمده است: صف و ستاد. وظایف صف آنهایی هستند كه اهداف اصلی سازمان را تأمین می‌كنند. وظایف ستاد از وظایف صف پشتیبانی می‌كنند. حوزه‌های وظیفه‌ای صف سازمانها متفاوت از یكدیگرند، اما تمام سازمانها دارای نوعی از وظیفه مربوط به حسابداری، مالی، فروش و بازاریابی، و منابع انسانی به عنوان حوزه‌های وظیفه‌ای ستاد هستند. سیستم‌های اطلاعات استفاده شده در هر حوزه ستادی از اصول و فنون مشتركی تبعیت می كنند كه از سیستم‌های اطلاعات در دیگر حوزه‌ها متفاوتند.
۳-۵-۳) دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات بر اساس فعالیت پشتیبانی شده
بیشتر منابع علمی در خصوص سیستم‌های اطلاعات، سیستم‌های اطلاعات سازمانی را بر اساس نوع فعالیت مورد پشتیبانی دسته‌بندی می‌كنند. موارد زیر انواع كلی سیستم‌های اطلاعات هستند كه پشتیبانی مشخصی در سازمان ارائه‌ می‌كنند:
▪ سیستم‌های پردازش مبادلات۱۱ :
سیستم‌های اطلاعات كه از طریق رویه‌ها و پردازش اطلاعات بر فعالیت‌های روزانه و تبادلات سازمان كنترل عملیاتی اعمال می‌كنند.
▪ سیستم‌های اطلاعات مدیریت۱۲ :
نوعی از سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای كه معمولاً داده‌های داخل سازمان را از سیستم‌های پردازش مبادلات گرفته و خلاصه‌سازی معناداری از آنها را در قالب گزارش‌های مدیریت برای پشتیبانی وظایف مدیریت در یك سازمان ارائه می‌كنند.
▪ سیستم‌های اطلاعات اجرایی۱۳ :
سیستم اطلاعات مدیریت طراحی شده برای جمع‌‌آوری، تحلیل و خلاصه‌سازی اطلاعات سازمانی داخلی و خارجی كلیدی به منظور كمك به مدیران ارشد و تصمیم‌گیران.
▪ سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری۱۴ :
نوعی از سیستم اطلاعات رایانه‌ای كه در تصمیم‌گیری در خصوص تصمیم‌هایی كه نیازمند مدلسازی، فرمولبندی، محاسبات، مقایسات، و انتخاب بهترین یا نمایش پیامدهای محتمل برخی از اقدامات هستند به مدیران كمك می‌كنند.
▪ سیستم‌های پشتیبان اجرایی۱۵ :
معمولاً به سیستمی گفته می‌شود كه مجموعه‌ای از قابلیت‌های وسیع‌تر از سیستم‌های اطلاعات اجرایی شامل پشتیبانی برای ارتباطات الكترونیك (به عنوان مثال پست الكترونیك، كنفرانس رایانه‌ای و واژه‌پرداز)، قابلیت‌های تحلیل داده‌ها (به عنوان مثال صفحه گسترده، زبان جستجو، . . .) و ابزار سازماندهی و برنامه ریزی (به عنوان تقویم الكترونیك و . . .) دارد. بنابراین سیستم‌های پشتیبان اجرایی دارای ویژگی‌هایی برای پشتیبانی‌های اطلاعاتی و ارتباطی علاوه بر پشتیبانی تصمیم‌گیری است.
▪ سیستم‌های خبره۱۶ :
نوعی از سیستم اطلاعات رایانه‌ای كه اطلاعاتی راجع به دانش یا مهارت یك فرد خبره جمع‌آوری می‌كند و مانند او نتایج مورد نظر را ارائه می‌نماید.
▪ سیستم‌های اتوماسیون اداری۱۷ :
سیستم‌های رایانه‌ای كه برای انجام خیلی از وظایف اداری معمول مانند حروفچینی، صورتحساب تهیه كردن و نقل و انتقالات مستندات استفاده می‌شوند.
▪ سیستم‌های دانش‌ورزی۱۸ :
در تولید و بكارگیری دانش جدید در سازمان به دانش‌ورزان ماهر كمك می‌كنند. سیستم‌های طراحی با استفاده از رایانه كه توسط طراحان محصول استفاده می‌شود نه تنها به آنها اجازه می‌دهد كه به سادگی تغییرات مورد نظر را بدون دوباره رسم كردن شكل‌ها اعمال كنند بلكه آنها را قادر می‌سازد كه محصول را بدون ساخت نمونه‌های فیزیكی تست كنند.

نویسنده : امیدوار، مجید
مراجع
- Elgendy, H. ۲۰۰۳.Development and implementation of planning information systems in collaborative spatial planning processes. http://www.ubka.uni-karlsruhe.de/cgi-bin/psview?document=/۲۰۰۳/bau-geo/۸&search=/۲۰۰۳/bau-geo/۸
- Mentzas, G. ۱۹۹۵. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management ۱۴(۶) ۳۹۷-۴۱۰.
- Young, H. ed. ۱۹۸۳. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association.
پی‌نوشت‌ها
۱. Young
۲. Mentzas
۳. Elgendy
۴. offline
۵. online
۶. batch processing
۷. real-time processing
۸. data work
۹. knowledge work
۱۰. knowledge worker
۱۱. Transaction Processing Systems (TPS)
۱۲. Management Information Systems (MIS)
۱۳. Executive Information Systems (EIS)
۱۴. Decision Support Systems (DSS)
۱۵. Executive Support Systems (ESS)
۱۶. Expert Systems (ES)
۱۷. Office Automation Systems (OAS)
۱۸. Knowledge Work Systems (KWS)

منبع : راهکار مدیریت