چارچوب مناسب برون‏سپاری IT

با توسعه چشمگیر فناوری اطلاعات و کاربردهای وسیع آن، بسیاری از سازمان‏ها و دولت‏ها ناگزیر به سرمایه‌گذاری گسترده‏ای روی IT شده‏اند. به این ترتیب اعمال مدیریت موثر، به مدیریت سرمایه‏گذاری درIT وابسته شده است.
این وابستگی را می‏توان از سه جنبه مورد بررسی قرار داد.
ـ اول اینکه بسیاری از سازمان‏ها به دلیل رقابتی، خود را ناگزیر به سرمایه‌گذاری روی IT می‏بینند ولو اینکه از نظر اقتصادی تحلیل دقیقی از بازگشت سرمایه‌گذاری بر فناوری اطلاعات نداشته باشند.
ـ دوم اینکه فرایندهای عملیاتی بسیار زیادی به شدت با IT عجین شده است؛ به‌طوری‏که IT به جز لاینفک فرایند و حتی ساختار سازمان‏ها تبدیل شده و جداسازی تاثیر IT از سایر منابع و فعالیت‏های سازمان غیر ممکن شده است
ـ سوم اینکه سازمان‏ها روی IT سرمایه‏گذاری سنگینی می‌کنند که این هزینه‏ها دایما درحال افزایش است(willcocks,۱۹۹۹). گزارش‏های منتشر شده توسط بانک جهانی نشان می‏دهد که در کشور ما نیز به دلایل مذکور مانند سایر کشورها میزان سرمایه‌گذاری‏ها در فناوری‏های اطلاعات رو به افزایش است.
یکی از بهترین راه‌ها برای به کارگیری IT، استفاده از خدمات شرکت‏هایی است که در این زمینه دارای تجربه و مهارت کافی هستند. گرایش سازمان‏‏ها به استفاده از برون‏سپاری IT برای پاسخ موثر به محیط به طور چشم‏گیری افزایش یافته است. علت آن را می‏توان، رقابت جهانی، کوچک سازی، حرکت به سمت سازمان‏های هموار، افزایش انعطاف پذیری، سازگاری با تغییرات سریع فناوری و تمرکز بر قابلیت‏های محوری دانست که در سایه برون‏سپاری IT می‏توان به آنها دست یافت.
از سوی دیگر مساله‏ای که مدیران ارشد با آن مواجه هستند استفاده از برون‌سپاری نیست، بلکه آن دسته از فعالیت‌هایی است که باید برون‌سپاری شوند. در حقیقت مهم‌ترین مساله در برون‏سپاری، تعیین صحیح فعالیت‏های قابل واگذاری است. جهت انتخاب صحیح فعالیت‏ها، نیاز به یکسری عوامل تعیین‏کننده است، این بدان معنی است که عواملی را تعیین کنیم که برای سازمان منفعت ایجاد کند.
● برون‌سپاری چیست؟
برون‌سپاری (Out Sourving) عبارت است از عمل انتقال بعضی از فعالیت‌های داخلی یک سازمان و واگذاری حق تصمیم‌گیری به عرضه کننده بیرون از سازمان براساس قرارداد. در حقیقت و در عمل، در برون‌سپاری نه تنها فعالیت‌ها منتقل می‌شوند، بلکه عوامل تولید و حق تصمیم‌گیری نیز در اغلب موارد واگذار می‌شود.
عوامل تولید عبارتند از:
▪ کارکنان تسهیلات تجهیزات فناوری سایر دارایی‌ها
حق تصمیم‌گیری نیز عبارت است از: «مسوولیت برای تصمیم‌گیری بر روی اجزای اصلی فعالیت‌های منتقل شده.»
پیتر دراکر در ارتباط با برون‌سپاری و آثار آن می‌گوید: «چنین امری در واقع در حکم تحولی بنیادین در ساختار سازمان‌های جهان فردا است. این بدان معناست که دیگر الـــــزامی نیست که شرکت‌های بزرگ تجاری، ادارات دولتی، بیمارستان‌ها و دانشگاه‌های بزرگ به تشکیلاتی بدل شوند که تعداد زیادی افراد را در استخدام خود داشته باشند. این قبیل موسسات به تشکیلاتی تبدیل می‌شوند که درآمدهای عالی و نتایج قابل اعتنایی را به‌دست می‌آورند، زیرا تنها بر فعالیت‌هایی تمـــــــرکز می‌کنند که به خاطر آنها ماموریت یافته‌اند، کارهایی را انجام می‌دهند که دقیقا به اهداف سازمانی آنها مربوط است؛ کارهایی را که به خوبی می‌شناسند و به ریزه کاری‌های آن آشنایند و به نسبت ارزش و اعتباری که دارند به انجام دهندگان آنها دستمزد و کارانه پرداخت می‌کنند، بقیه کارهای خدماتی این‌گونه سازمان‌ها به نهادهای بیرونی واگذار می‌شود.»
هدف از برون‌سپاری کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت و یا آزادسازی برخی منابع شرکت برای تخصیص آن به اموری است که اولویت بیش‌تری دارد.
مفاهیم برون‌سپاری اگر چه بیش‌تر در حوزه‌های فناوری اطلاعات مطرح شده و گسترش یافته است، اما برخی براین اعتقادند که فرآیند برون‌سپاری از زمانی که تولید انبوه به تولید مشتری گرا تغییر جهت داد، در عرضه تولید انواع کالا شکل گرفت. از روزگار تولید انبوه یک قرن می‌گذرد، اما امروز برای هیچ سرمایه‌گذاری مقرون به صرفه نبوده و یا حتی می‌توان گفت غیرممکن است که همه قطعات و مجموعه‌های مورد نیاز یک کالا را در یک شرکت تولید کند.
در واقع می‌توان گفت که افزایش اثربخشی از طریق تمرکز روی آنچه سازمان در انجام دادن آن بهترین است، به‌دست آوردن تخصص‌ها، مهارت‌ها و تکنولوژی‌هایی که قبلا قابل دستیابی نبوده، به‌دست آوردن ایده‌های جدید و نوآور، کاهش سرمایه‌گذاری روی دارایی‌ها و استفاده بهتر برای سایر اهداف، به‌دست آوردن سهم بازار و فرصت‌های کسب و کار از طریق شبکه ارایه دهندگان و تغییر هزینه‌های ثابت به هزینه‌های متغیر از دلایل عمده برون‌سپاری محسوب می‌شود.
▪ برون‏سپاری فناوری اطلاعات (ITO)
یانگ و هانگ، برون‏سپاری فناوری اطلاعات (ITO) را بدین صورت تعریف می‏کنند: «مشارکت قابل توجه یک عامل خارجی در تامین منابع فیزیکی و یا انسانی مرتبط با IT در سازمان مشتری و یا انتقال دارایی به صور مختلف انسانی، شبکه‏ای و یا سخت افزاری از سازمان مشتری به عامل بیرونی که مسوول فعالیت‏های واگذار شده است.»
برون‌سپاری IT یک پدیده جدید و مدرن نیست. اولین نمونه از برون‏سپاری IT به طور کامل در ایالات متحده درسال ۱۹۸۹ اتفاق افتاد. در آن زمان شرکت ایستمن کداک کل فعالیت‏هایIT خود را به یک سازمان خارجی واگذار کرد. میزان برون‏سپاری IT از سال ۱۹۹۷ تا ۲۰۰۲ رشد ۱/۱۶ درصد رشد داشته و در مجموع ۱۲۰ میلیارد دلار تا سال ۲۰۰۲ در زمینه برون‏سپاری IT سرمایه‌گذاری شده است. وجود تامین‏کنندگانی با قابلیت‏های بالا در بازار صنعتIT دلیل دیگری برای رشد برون‏سپاری در این بخش بوده است.
هنگامی که سازمان‏ها بتوانند به صورت موثر هزینه و منافع IT را تعریف و محاسبه کنند، در آن صورت در موقعیت بهتری برای اداره کردن فعالیت‏های IT خویش قرار خواهند گرفت. به عبارت دیگر، سازمان‏های متخصص در امر IT بهتر از سایر سازمان‏ها می‏توانند فعالیت‏های IT را مدیریت کنند. ( Turban, ۲۰۰۳)
▪ مزایا و ریسک‌های برون‏سپاری IT
در تحقیقی که توسط موسسه تحقیقاتی فروست و سولیوان (۲۰۰۴) انجام شد.
اما برون‏سپاری معایبی نیز دارد که باید در نظر گرفته شود. جدول ۲ ریسک‏های برون‏سپاری IT را نشان می‏دهد.
● انواع فعالیت‏های IT برون‏سپاری شده
گرور (Gover)، انواع برون‏سپاری IT را به ۴ شکل طبقه‌بندی کرده که عبارت است از:
ـ برون‏سپاری کل فعالیت‏های IT،
ـ برون‏سپاری توسعه برنامه‏‏های کاربردی،
ـ برون‏سپاری شبکه‏ها و برون‏سپاری مراکز داده.
لیم و لی (۲۰۰۳) نیز فعالیت‏های IT برون‏سپاری شده را به چهارگروه شبکه‏ها، مراکز داده، مدیریت IT و طراحی، توسعه و پشتیبانی سخت افزار و نرم‌افزار تقسیم‏بندی کرده‏اند. یانگ و هانگ سیستم‏های بالقوه جهت برون‏سپاری را به صورت مدیریت تسهیلات، نگهداری سیستم اطلاعات مدیریت و توسعه سیستم‏های جدید شناسایی کردند. از سوی دیگر وی‏وک پاندی و وینا بانسال در ساختار تصمیم برون‌سپاری IT خود فعالیت‏ها را به چهار گروه برنامه‏ریزی نیازمندی‏های مواد (MRP)، امور مالی، مدیریت منابع انسانی (HRM) شامل پرداخت حقوق و دستمزد و مزایا و توسعه و نگهداری وب‏سایت تقسیم‌بندی کرده‌اند.
در تقسیم‏بندی برون‏سپاری IT که توسط مرکز تحقیقاتی فروست و سولیوان (۲۰۰۴) صورت گرفت، انواع خدمات IT برون‌سپاری شده به شرح جدول ۳ شناسایی شدند.

دکتر کردی، صنم مومنی

منبع : روزنامه فناوران