برنامه ریزی استراتژیک و فناوری اطلاعات

برنامه ریزی استراتژیک سیتم ها و فناوری اطلاعاتی (IT/IS) عبارت است از فرایند تشخیص سیستم‌های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که سازمان را در اجرای طرح‌های کاری وتحقق اهدافش یاری می‌کند . برنامه‌ریزی استراتژیک مدت زیادی است که به عنوان یک ضرورت برای بهره‌برداری از منابع بالقوه سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی شناخته شده است و بررسی یافته‌های پژوهشی در این خصوص نشان می‌دهد که موانع عمده‌ای بر سر راه چنین برنامه‌ریزی‌های استراتژیک وجود دارد. این مقاله سعی دارد ضرورت برنامه‌ریزی توسعه‌ای سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی برای نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی ایران را مورد تاکید قرار دهد.
امروزه فناوری ارتباطات و اطلاعات یکی از ویژگی‌های مهم عصر اطلاعات به شمار می‌رود که امکان طراحی اشکال جدید سازمانی، سیستم های کنترلی جدید ،باز مهندسی فرایندهای سازمانی و مانند اینها را فراهم ساخته است . (IT/IS) به ما کمک می‌کند دیوارهایی را فروبریزیم که وظایف، محل‌های جغرافیایی و سطوح مدیریتی را از هم جدا می‌کنند و به ما اجازه می‌دهد شبکه جدیدی از روابط بین اعضای سازمان به وجود آوریم. در حال حاضر کشورهای جهان از لحاظ به کارگیری سطح فناوری در مراحل مختلف قرار دارند و متناسب با آن از ساخت اجتماعی متفاوتی نیز برخوردار هستند بنابراین ضروری است با برنامه‌ریزی توسعه‌ای مناسب از قابلیت‌های سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی در نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی کشور خود بکوشیم.
● واکاوی برنامه‌های توسعه در ایران از منظر برنامه ریزی IS/IT
امروزه در اغلب کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه IS/IT یکی از ابزارهای مهم توسعه و پیشرفت محسوب می‌شود و در برنامه‌های توسعه اقتصادی ،اجتماعی و فرهنگی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. از یک طرف، برخی از کشورها مانند سنگاپور با اتخاذ استراتژی پیشگامی به موفقیت‌های قابل توجهی دست یافته‌اند. همانطور که دروگ (۱۹۹۷) اشاره می‌کند، هر چند عمر به کارگیری سیستم‌ها و فناوری اطلاعات در سنگاپور زیاد نیست ،اما با اتکا به یک برنامه جامع به سرعت در حال تبدیل شدن به یک برنامه جامع به سرعت در حال تبدیل شدن به یک جزیره هوشمند است و از این رهگذر سطوح بالایی از کارایی، اثر بخشی و کسب مزیت رقابتی را تجربه کرده است. از طرف دیگر در کشورهایی مانند ایران به دلیل شرایط خاص، کمتر به نقش کلیدی این ابزارها در حیات توسعه کشور توجه شده است. نگاهی به برنامه اول و دوم توسعه کشور نشان می‌دهد که برنامه ریزی IS/IT چندان مورد توجه واقع نشده است و سیاست‌های مناسبی نیز در جهت هدایت سازمان‌ها برای طراحی و استقرار سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی اتخاذ نشده است. در برنامه سوم توسعه در حوزه‌های فرابخشی سند برنامه، سر فصلی از موضوعات به فناوری اطلاعات به عنوان یکی از محورهای توسعه ملی تصریح و خطوط اصلی توسعه در این حوزه در بخش‌های مختلف نرم افزار، سخت افزار، نیروی انسانی، مخابرات، اطلاعات و مدیریت مورد لحاظ قرار گرفته است.
به رغم چنین تأکیداتی، مجموعه اقدامات عملی دستگاه‌های اجرایی کشور در مقایسه با دیگر کشورها، چندان رضایت بخش نیست اما نمی‌توان انتظار داشت سازمان‌ها در کاربرد سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی به طور جهشی عمل کنند. اکنون تجربه انباشته سازمان‌ها این امکان را فراهم ساخته است تا با پرداختن به برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری اطلاعاتی، قدم اساسی در فرایند یادگیری سازمانی برداشته شود.
● نگرشهای برنامه‌ریزی استراتژیک IT/IS
برنامه‌ریزی استراتژیک مدت‌های زیادی است که به عنوان یکی از فعالیتهای بنیادین مدیریت ارشد تشخیص داده شده است. برنامه‌ریزی استراتژیک IT/IS عبارت است از فرایند تشخیص بدره (Prtfolio) سیستم‌های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که به یک سازمان در اجرای برنامه‌های کاری و تحقق اهدافش یاری می‌رساند. بنابراین نیاز به اجرای ماهرانه برنامه‌های استراتژیک IS/IT هم در مطالعات تجربی و هم تجویزی مورد تأکید قرار گرفته است. اساساً این مطالعات نشان می‌دهد که کم توجهی به برنامه‌های استراتژیک میتواند به از دست رفتن فرصت‌های زیاد، تلاش‌های اضافی، شکل‌گیری سیستم‌های ناسازگار و ضایع شدن منابع منجر شود.
● یکپارچه ‌سازی استراتژی‌ها در سطوح مختلف
تجربه به‌کارگیری سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی در ایران نشان می‌دهد که این سازمان‌ها از نظر بکارگیری IS/IT مراحل اولیه را پشت سر گذاشته و در آستانه ورود به مراحل ثانویه قرار دارند. یعنی برای بهره گیری از مزایای ISIT در بخش‌ دولتی و خصوصی نیازمند برنامه ریزی استراتژیک برای طراحی واستقرار سیستم ها و فناوری‌های اطلاعاتی هستند. به همین دلیل لازم است با ابعاد مختلف چنین برنامه ریزی بیشتر آشنا باشند. یکی از ویژگی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT جامعیت است. این مفهوم برای توصیف حدود یا قلمرو راهکارها در فرایند برنامه ریزی استراتژیک بکار گرفته می‌شود. جامعیت یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک است که به وجود ساختار، متون، رویه‌های مکتوب و خط‌مشی‌هایی اشاره دارد که راهنمای فرایند برنامه‌ریزی است. تمرکز، به توازن بین خلاقیت و جهت‌گیری نظارتی در درون فرایند برنامه ریزی استراتژیک اشاره دارد. جریان نیز به نقش مدیران سازمانی و بخشی در شروع فرایند برنامه ریزی اشاره دارد و به عنوان یکی از ویژگی‌های مهم برنامه‌ریزی استراتژیک محسوب می‌شود.
از دیگر ویژگی‌های برنامه‌ریزی اسراتژیک مشارکت است یعنی درحالی که جریان برنامه‌ریزی با جهت‌گیری عمودی سیستم برنامه ریزی مرتبط است، مشارکت بر حدود درگیری افراد در برنامه ریزی استراتژیک تأکید دارد. همچنین یکی از مهم‌ترین ابعاد برنامه‌ریزی در مدیریت استراتژیک که به آزمون سرعت تصمیم‌گیری انطباق‌پذیری استراتژیک می‌پردازد، سازگاری است.
● فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک ITIS
برنامه ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعات ،زمانی اثر بخش خواهد بود که استراتژی‌های تدوین شده در سطوح سازمانی از سازگاری لازم با خط مشی‌های دولتی برخوردار باشند. به عبارت دیگر با توجه به ارتباط و تاثیر متقابل سطوح خط مشی گذاری و تدوین استراتژی، سازمان‌ها باید در چارچوب خط‌مشی‌های دولتی ناظر بر ITIS برنامه ریزی استراتژیک خود را تهیه و تنظیم کنند .
بر اساس نظریات محققان فرایند برنامه ریزی استراتژیک ITIS شامل مراحل زیر می‌شود:
- شروع و آمادگی: در این مرحله مدیریت یک سیستم برنامه‌ریزی را ساماندهی می‌کند و وظایف پروژه و نقش‌ها را تعریف می‌کند. یک مسئول پروژه انتظارات پروژه را برای تیم برنامه‌ریزی تشریح می‌کند به طوری که همه اعضاء از قلمرو و اهداف پروژه آگاهی پیدا ‌کنند.
- تحلیل استراتژی: سازمانی در این مرحله تیم برنامه ریزی با مدیران مصاحبه می‌کند تا سازمان کار، استراتژی‌های سازمانی، فرایندهای عمده و نیازهای اطلاعاتی سازمان را مستند کنند. این اطلاعات سپس در قالب مجموعه‌ای از استراتژی‌ها ترکیب می‌شوند که جهت استراتژیک سازمان را تعریف و پایه مدل سازمانی را شکل می‌دهد. - ارزیابی ISIT فعلی: طی مرحله سوم، تیم برنامه ریزی وضعیت سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی را مورد ارزیابی قرار می‌دهد تا اصلاحات کوتاه مدت برای سیستم‌های موجود را پیشنهاد کند.
- تحلیل عملیات سازمان: در این مرحله مستند‌سازی و اقدامات کاری در سطوح عملیاتی صورت می‌گیرد. تیم برنامه ریزی با مدیران عملیاتی مصاحبه می‌کند تا نیازهای اطلاعاتی، فرایندها، استراتژی‌های سازمان را تشخیص ‌دهد. این داده‌ها مدل حجمی سازمان را نشان می‌دهد. تیم آن را با نیازهای استراتژیک مدیران ارشد مقایسه می‌کند تا شکاف موجود بین نیازهای ادراکی مدریت ارشد و عملیات نشان دهد. تیم کاری برنامه‌های کلیدی را برای مستندسازی ساز وکارها و فرایندها به کار می‌گیرد.
- تکمیل مدل سازمانی: در این مرحله مدل سازمانی را نهایی می‌کنند و از طریق مدیریت ارشد، اصلاحات و موارد تکمیلی را مورد بررسی قرار می‌دهند. سپس تیم مدل را مورد تحلیل قرار داده و زمینه‌های کاری را مشخص می‌کنند. با استفاده از برنامه‌های کلیدی، مدل سازی به مدل های کاری در زمینهای مختلف تقسیم می‌شود. استراتژی‌های فرعی، واحد سازمانی داده ها و فرایندهای کاری شکل می‌گیرد.
- تعریف معماری اطلاعات: در مرحله ششم، تیم کاری معماری اطلاعات سازمانی را تعریف می‌کند که شامل سیستم‌های کاربردی، فناوری‌ها، داده‌ها و مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان است. در این مرحله گامهای اجرایی نیز فهرست می‌شوند.
- طراحی برنامه استراتژیک: ISIT در این مرحله ، تیم برنامه ریزی پروژه کوتاه مدت و بلند مدت را تعریف می‌کند . این مرحله شامل تعیین اولویت پروژه‌ها و برآورد هزینه های هر یک از پروژه‌هاست و بعد از تائید بالاترین مقام سازمانی طراحی پروژه‌های اولویت‌دار شروع می‌شود .
- بازبینی و ارزیابی :‌در مرحله هشتم، تیم برنامه ریزی کار خودش را طی برنامه‌ریزی مورد بازبینی و ارزیابی قرار می‌دهد .این ارزیابی فعالیت‌های برنامه ریزی اینده را تکمیل و یادگیری برنامه ریزی موثر را ارتقاء می‌دهد.
● در ایران ISIT - چالش‌های برنامه ریزی استراتژیک
روندهایی چون پویایی رقابتی ،جهانی شدن و تغییرات سریع وفناوری اطلاعاتی چالش هایی را در عصر اطلاعات پیش رو دولتها و سازمانها قرار داده است که کشور ما نیز از آن مستثنی نیست . مهمترین این چالش‌ها عبارتند از :ازتقای آگاهی های سیستم های اطلاعاتی در تمام سطوح سازمانی و ملی، اقدام برای استقاده از فرصتهای ISIT و استفاده استراتژیک از آنها ،و برنامه ریزی استراتژیک ISIT و چگونگی تاثیر فناوری اطلاعاتی بر ساختار صنعت یا توازن سیاسی بین ملت‌هاست. از جمله عوامل بازدارنده استفاده از ISIT میتوان به ابزار رقابتی سازمانها و کشورها ،ارزیابی ارزش استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی و نقش سیستم‌ها و فناوری‌ اطلاعات در کسب مزیت رقابتی اشاره کرد. بدون شک فقدان برنامه‌ریزی استراتژیک ISITدر ایران به طور جدی توانایی سازمانهای بخش دولتی و خصوصی برای بهره برداری از مزایای فناوری‌ها و سیستم های اطلاعاتی را کاهش می‌دهد . امروزه نقش استراتژیک ISIT بر کسی پوشیده نیست همین سبب شده است تا سازمانها مسائل و مشکلات ناشی از طراحی و استقرار و نگهداری آنها را پذیرا باشند، هر چند برای استفاده از فناوری‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی در ایران تلاشهایی صورت گرقته است اما در مقایسه با دیگر کشورها از کمیت و کیفیت کافی برخوردار نیست. همگام بودن با روند توسعه جهانی یکی از عوامل بازدارنده توسعه سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی در ایران محسوب می‌شود. کم توجهی و بعضاً عدم آگاهی از تحولات اقتصادی مبتنی بر فناوری‌های اطلاعاتی سبب شده که نه تنها سیاست‌های اصولی لازم در این زمینه وضع نشود ، بلکه موضع گیری‌های منفی (با استناد به مسائل اخلاقی ) در مقابل فن‌آوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی نیز لزوم پرداختن به این مهم را به تاخیر انداخته است . بر این اساس مهم‌ترین چالش‌های پیش‌رو سازمان‌های بخش دولتی در برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی شامل: یکپارچه سازی استراتژی‌ها در سطوح مختلف، تغییر نگرش مدیران ارشد، دفع یا تقلیل موانع اجرایی، تغییر نقش بازدارندگی دولت و چگونگی مدیریت در محیط‌های پیچیده است.
● بحث و نتیجه‌گیری
این نگرش که برای اجتناب از پیامدهای منفی سیستمها و تکنولوژی‌های اطلاعاتی باید با آن مقابله کرد و یا با طراحی و استقرار محدود و گزینشی آن اقدام کرد ،خود از عواملی است که برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT را در ایران به تاخیر انداخته است . فقدان برنامه ریزی استراتژیک نیز به نوبه خود مسائلی را در اداره امور عمومی و مدیریت اثر بخشی و کارآمد سازمان‌ها ایجاد کرده است که مهم‌ترین آنها عقب ماندگی سازمان‌ها و کشور برای حضور موثر و رقابت در عرصه‌های نوین جهانی است . در گذشته برندگان اقتصادی کسانی بودند که محصولات و خدمات جدیدی را تولید می‌کردند ، اما در قرن حاضر مزیت رقابتی پایدار بیشتر حاصل فناوری‌های فرایندی جدید و کمتر حاصل فناوری های تولیدی جدید است و آنچه قبلاً در اولویت قرار داشت اختراع محصولات جدید بود اما در حال حاضر اختراع و تکمیل فرایندهای جدید اهمیت اول را به خود اختصاص داده است .سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعاتی را می‌توان برای خلاقیت در تغییر ساختارهای سازمان و روش‌های عملکرد یک سازمان در رابطه با مشتریان و ارباب رجوع به کار گرفت و از این طریق به مزایای زیادی دست یافت.
به رغم مشکلات در طراحی و اجرای برنامه‌‌های ISIT خیلی از سازمانها وقت وکوشش را در این راه صرف کرده‌اند. پژوهشگران این حوزه از طریق بحث وگقتگو با مدیران سازمانهای بخش دولتی و خصوصی تعدادی از مسائلی که سازمانها به واسطه فقدان برنامه ریزی استراتژیک سیستمهای اطلاعاتی با آن مواجه هستند رابه این شرح فهرست کرده‌اند: سرمایه‌گذاری‌های سیستمهای اطلاعاتی از اهداف کاری حمایت نمی‌کنند، سیستم‌هایی که به صورت یکپارچه طراحی نشده‌اند باعث دوباره‌کاری، تاخیر و اتلاف منابع می‌شوند، فقدان ابزاری برای شناخت اولویت‌ها در رابطه با پروژه‌ها و منابع وجود دارد، روشی برای تصمیم گیری در خصوص سطوح منابع مطلوب یا چگونگی زمان به کارگیری منابع خارجی وجود ندارد، اطلاعات مدیریتی ضعیف (ناسازگاری، عدم دقت، کند بودن و در دسترس نبودن و حمایت نکردن فرایندهای تصمیم‌گیری کلیدی) از دیگر موارد است. سوءتفاهم بین کارکنان متخصص فناوری اطلاعات (تضاد و عدم رضایت ) عدم سازگاری استراتژی‌های فناوری با اولویت کاری وعدم تخصیص سرمایه گذاری‌های زیر ساختی نیز از جمله مواردی است که میتوان به آن اشاره کرد. همانطورکه اشاره شد فقدان برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT باعث می‌شود. سازمان‌ها نتوانند به طور موثر و کارآمد از منابع اطلاعاتی و تکنولوژی خود بهره گیرند . بنابراین برنامه ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی مطابق با نظر محققان کشورهای دیگر یک ضرورت بنیادین در برنامه چهارم توسعه کشور محسوب می‌شود تا از این طریق بتوان به اهداف سه گانه، کارایی، اثر بخشی و کسب مزیت رقابتی نائل شد. هر چند برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT چالش های زیادی را پیش روی مدیران سازمانها قرار می‌دهد، اما نقش هدایتی و تسهیل کنندگی دولت با اتخاذ خط مشی های مناسب در برنامه چهارم توسعه ،بسیار تعیین کننده است

http://ictworld.blogsky.com/