مطالبی در مورد ERP

ERP چیست؟ نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.
این ادعای بزرگی است! یک برنامه نرم‌افزاری که بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریک از واحدها سیستم کامپیوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملکردهایش دارد. اما ERP آنها را در یک برنامه نرم‌افزاری یکپارچه ترکیب می‌کند. این برنامه از طریق یک پایگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراک بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه ییکپارچه در صورتیکه شرکت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب کنند، مزایای متعددی دارد.
برای مثال، دریافت سفارش مشتری. در واقع هنگامی که مشتری سفارش می‌دهد، سفارش به صورت کاغذی یا کامپیوتری در واحدهای مختلف شرکت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن پیچیک از افراد شرکت به درستی نمی‌داند که وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.
ERP سیستم‌های کامپیوتری مستقل رادر واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده‌ها در هم می‌شکند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری یکپارچه که به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جایگزین می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با این تفاوت که حالا نرم‌افزارها به یکدیگر لینک شده‌اند،به گونه‌ای که واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اکثر نرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند، به گونه‌ای که شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب کنید بدون اینکه نیاز باشد تا کل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شرکت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصب می‌کنند.
● چگونه ERP می‌تواند کارآیی کسب و کارشرکت را بهبود بخشد؟
نکته مهم این است که به مدت زمانی که به طول می‌انجامد، توجه نکنیم، به طور متوسط پس از یک یا سه سال این نرم افزار کارآیی را افزایش می‌دهد.
● ERP چه چیزی را در کسب کار اصلاح می‌کند؟
پنج دلیل عمده استفاده از ERP در شرکت‌ها عبارتند از:
۱) اطلاعات یکپارچه مالی
از آنجاییکه که مدیر اجرایی ارشد شرکت سعی دارد از کارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال براگیز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یک سیستم مشابه استفاده می‌کند.
۲) یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتری
سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند که سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریک سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شرکت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی کند.
۳) استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت
شرکت های سازنده به ویژه آنهایی که از ادغام چند شرکت به وجودآمده‌اند، چندین واحد کسب و کار دارند که ممکن است از روش‌ها و سیستم‌های کامپیوتری متفاوتی استفاده کنند. سیستم‌های ERP با بهره گیری از روش‌های استاندارد، برای اتومات سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به کار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
۴) کاهش موجودی
ERP به جریان روان‌ترفرایند ساخت کمک می‌کند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شرکت بهبود می‌بخشد.
۵) استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی
منابع انسانی، به ویژه درشرکت‌هایی که چندین واحد کسب و کار دارند، ممکن است یک روش ساده و یکپارچه برای ردیابی زمان کارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد کمک کند.
● هزینه واقعی ERP چقدر است؟
اخیرا متا گروپ درباره هزینه کل مالکیت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و کارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین ۶۳ شرکتی که مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شرکت‌های کوچک -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط ۱۵ میلیون دلار بوده است. و متا گروپ به این نتیجه رسید که پیاده سازی ERP گران است و چندان به نوع شرکتی که از آن استفاده می‌کند، بستگی ندارد.
● هزینه‌های پنهان ERP کدامند؟
۱) آموزش:
هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا کارکنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگیرند. بدتر اینکه، شرکت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد به شما کمک کنند. آنها به افراد نحوه بکارگیری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در کسب و کار شرکت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف کسب و کار را که از سیستم ERP تاثیر می‌پذیریرند، شناسایی کنید.
به خاطر داشته باشید که مسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌کنند که مسوولین واحد فروش استفاده کرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌کنند که بر هر دو سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصیین تکنولوژی اطلاعات بخواهید که چنین دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.
۲) آزمایش و یکپارچه سازی:
آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه دیگری را به دنبال خواهد داشت. یک شرکت سازنده شاید برنامه‌های کاربردی از تجارت الکترونیک و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و بارکدینگ را دارا باشد. همه یکپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یک فروشنده ERP بخرید. آزمایش یکپارچگی ERP به همراه آموزش باید صورت گیرد.
۳) سفارشی سازی:
برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های یکپارچه سازی ERP محسوب می‌شوند. هزینه دیگری که بهتر است تا حد امکان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که نرم‌افزار ERP نتواند یکی از فرایندهای کسب و کار را مدیریت کند و شما تصمیم می‌گیرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشکل را حل کنید. سفارشی سازی می‌تواد بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها کاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید. و از سوی دیگر، فروشنده از شما پشتیبانی نخواهد کرد و باید کارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتیبانی استخدام نمایید.
۴) تبدیل داده‌ها:
تبدیل اطلاعات نظیر سوایق مشتری، عرضه کننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.
۵) تجزیه و تحلیل داده‌ها:
اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. کاربرانی که تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگیرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یک برنامه سفارشی نوشته شود.
۶) مشاوره:
هنگامی که کاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی کنند باید از مشاور کمک بگیرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.
۷) جایگزینی بهترین‌ها:
موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پیچیده است و نمی‌توان آن را به هر کسی سپرد. بدتر اینکه، شرکت باید برای جایگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.
۸) هیچگاه کار تیم‌های پیاده سازی اتمام نمی‌پذیرد:
اکثر شرکت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌کنند. به محض اینکه نرم‌افزار نصب شد، تیم به کار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید که تیم پیاده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به کار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP کارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یکسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد.
● چرا اغلب پروژه‌های ERP شکست می‌خورند؟
ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شرکت نظیر مالی، ساخت و .... است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شرکت داشته باشید تا روشهای کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای کاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی که آنها به کار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست می‌کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روش‌های کاری آنان باشد. و در اینجاست که پروژه ERP شکست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپایدارتر و نگهداریش را دشوار می‌کند.
● مزایای ERP
▪ کاهش هزینه‌های حمل موجودی
▪ کاهش هزینه‌های سفارش
▪ کاهش هزینه‌های تولید
▪ کاهش هزینه‌های نگهداری سوابق
▪ کاهش هزینه‌های حمل و نقل
▪ کاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
▪ فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر
▪ بهبود کارآیی که به سوددهی بیشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود
▪ افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
▪ افزایش رضایت مشتری
● معایب ERP
▪ نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.
▪ استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.
▪ برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس که برای یک فرایند ضروری است، با مقاومت فراد مواجه می‌شوید.

منبع : شهر الکترونیک یزد