خلاصه‌ای از برنامه ریزی استراتژیک و مدل برایسون

● چكیده
این مقاله به شرح مختصر برنامه ریزی استراتژیك (راهبردی) می‌پردازد. برنامه ریزی تعریف می‌شود و تأثیر تغییر در شرایط بر برنامه ریزی روشن می‌گردد. سپس نقش استراتژی (راهبرد) در برنامه ریزی مشخص می‌شود و برنامه ریزی استراتژیك تعریف می‌شود. در پایان مدل برنامه ریزی استراتژیك در سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی (مدل برایسون) شرح داده می‌شود.
● تعریف برنامه ریزی
برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یك خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فكر كردن راجع به آینده یا كنترل آن نیست بلكه فرایندی است كه می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شكل معمول آن نیست بلكه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.
بر طبق این تعریف، تصمیم‌گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متكی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه‌گیری هستند. دیدگاهها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی می‌شوند كه فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده می‌شود. همانطور كه اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یك فرایند تصمیم‌گیری نیست بلكه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه‌ای فرایند ارزیابی است كه در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم‌گیری می‌شود.
برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یك فرایند پیوسته است كه بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می‌یابد. برنامه‌ها تهیه شده و اجرا می‌گردند.
● ویژگی‌های برنامه ریزی
برنامه ریزی یك فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:
۱) تشخیص یك نیاز یا انعكاس یك انگیزه
۲) جمع‌ آوری اطلاعات
۳) مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید
۴) تعریف اهداف
۵) تأمین مقدمات
۶) پیش‌بینی شرایط آینده
۷) ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی
۸) رتبه‌بندی و انتخاب گزینه‌ها
۹) تعریف سیاستها
۱۰) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه
● انواع برنامه ریزی
برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیكی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه‌ای و برنامه ریزی عمومی دسته‌بندی می‌شوند كه در اینجا منظور از برنامه ریزی، برنامه ریزی از نوع عمومی است. برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد. برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می‌توان در قالب برنامه ریزی كوتاه‌مدت (برنامه ریزی عملیاتی و تاكتیكی)، برنامه ریزی میان‌مدت و برنامه ریزی بلندمدت دسته‌بندی نمود.
● برنامه ریزی استراتژیك
بیشتر برنامه ریزیها براساس دیدگاه عقلایی، دارای شكل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نیاز» می‌باشند. در این مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبیین شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع مورد نیاز برای انجام برآورد می‌گردند. تغییر در شرایط محیط، سیاستها، نگرشها، دیدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملی هستند كه بر آرمانها و اهداف برنامه ریزی تأثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می‌گردند.
برنامه ریزی در شكل عقلایی فوق، ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شكست می‌گردد. این شرایط موجب رشد این تفكر شد كه در برنامه ریزی باید بتوان مطابق با تغییرات، جهت حركت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه‌ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ریزی سنتی كه در آن آرمانها و اهداف تعیین می‌شوند هدف برنامه ریزی استراتژیك، تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می‌توان تركیبی از برنامه ریزی سنتی و برنامه ریزی استراتژیک را بكار برد.
تعاریف مختلف و متفاوتی از استراتژی ارائه شده است. در اینجا تعریفی ارائه می‌شود كه بتواند مفهوم آن را در برنامه ریزی استراتژیك مشخص نماید. استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپكتیو، سیاست یا تصمیمی است كه سمت و سوی دیدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان می‌دهد. استراتژی می‌تواند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.
برنامه ریزی استراتژیك گونه‌ای از برنامه ریزی است كه در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژیهاست. از آنجایی كه استراتژی می‌تواند دارای عمر كوتاه یا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک می‌تواند برنامه ریزی بلندمدت یا كوتاه‌مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.
واژه «استراتژیك» معنی هر آنچه را به استراتژی مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژی» از كلمه یونانی «استراتگوس» گرفته شده است كه به معنای رهبری است. برنامه ریزی استراتژیك كوششی است ساخت‌یافته برای اتخاذ تصمیم‌های اساسی و انجام اعمالی كه ماهیت سازمان، نوع فعالیت‌ها و دلیل انجام آن فعالیتها توسط سازمان را شكل داده و مسیر می‌بخشد. همانطور كه استراتژی نظامی پیروزی در جنگ است، برنامه ریزی استراتژیک نیز طرق انجام مأموریتهای سازمان را دنبال می‌كند.
● مزایای برنامه ریزی استراتژیك
برنامه ریزی استراتژیك دارای مزایای زیادی است كه از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
قبل از پیش آمدن مشكلات احتمالی از وقوع آنها خبر می‌دهد.
به علاقمند شدن مدیران به سازمان كمك می‌كند.
تغییرات را مشخص كرده و شرایط عكس‌العمل در برابر تغییرات را فراهم می‌كند.
هر نیازی را كه برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می‌كند.
برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می‌كند.
به مدیران كمك می‌كند كه درك روشن‌تری از سازمان داشته باشند.
شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان‌تر می‌سازد.
دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می‌دهد.
قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و كنترل فعالیتها ارائه می‌دهد.
به مدیران كمك می‌كند كه تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ كنند.
به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصت‌های تعیین شده تخصیص می‌دهد.
هماهنگی در اجرای تاكتیكهایی كه برنامه را به سرانجام می‌رسانند بوجود می‌آورد.
زمان و منابعی را كه باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می‌رساند.
قالبی برای ارتباط داخلی بین كاركنان به وجود می‌آورد.
ترتیب‌دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می‌آورد.
مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می‌دهد.
مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می‌شود.
تفكر آینده‌نگر را تشویق می‌كند.
برای داشتن یك روش هماهنگ، یكپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگیزش ایجاد می‌كند.
● ویژگی‌های برنامه ریزی استراتژیک
فرایند برنامه ریزی استراتژیك اساساً فرایندی هماهنگ‌كننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن می‌باشد. هدف این فرایند نگریستن از درون «پنجره استراتژیك» و تعیین فرصتهایی است كه سازمان از آنها سود می‌برد یا به آنها پاسخ می‌دهد. بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک، یك فرایند مدیریتی است شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود. این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایه‌گذاری یا عدم سرمایه‌گذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار می‌گیرند.
حوزه‌ای كه در آن تصمیمات استراتژیك اتخاذ می‌گردند شامل:
(۱) محیط عملیاتی سازمان،
(۲) مأموریت سازمان،
(۳) اهداف جامع سازمان می‌باشد.
برنامه ریزی استراتژیك فرایندی است كه این عناصر را با یكدیگر در نظر گرفته و گزینش گزینه‌های استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان می‌سازد و سپس این گزینه‌ها را بكار گرفته و ارزیابی می‌كند.
باید توجه داشت كه هر فرایند برنامه ریزی استراتژیك زمانی باارزش است كه به تصمیم‌گیرندگان اصلی كمك كند كه به صورت استراتژیك فكر كرده و عمل كنند. برنامه ریزی استراتژیک به خودی خود هدف نیست بلكه تنها مجموعه‌ای از مفاهیم است كه برای كمك به مدیران در تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. می‌توان گفت كه اگر استراتژیك فكر كردن و عمل كردن در فرایند برنامه ریزی استراتژیك به صورت عادت درآید، آنگاه فرایند می‌تواند كنار گذاشته شود.
● برنامه ریزی استراتژیک در بخش دولتی
برنامه ریزی استراتژیك در بخش خصوصی توسعه یافته است. تجارب اخیر مبین آن است كه رویكردهای برنامه ریزی استراتژیك كه در بخش خصوصی تدوین شده‌اند می‌توانند به سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی و هم چنین جوامع و دیگر نهادها كمك نمایند تا با محیط‌های دستخوش تغییر، برخوردی مناسب داشته و به شیوه‌ای كارسازتر عمل كنند. البته این به آن معنا نیست كه همه رویكردهای برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصی در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی به یك اندازه كاربرد داشته باشند.
برایسون مدلهای برنامه ریزی استراتژیك را بررسی كرده و شرایط بكارگیری آنها را در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی مورد تحلیل قرار می‌دهد و در نهایت خود رویكردی ارائه می‌دهد كه در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی قابل كاربرد باشد.
● مدل برایسون
نمودار آمده در آخر این بخش مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیك در قالب مدل برایسون را نمایش می‌دهد. همانطور كه اشاره شد این مدل نتیجه بررسی خصوصیات مدلهای قبلی و رفع نقاط ضعف آنها برای كاربرد در سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی می‌باشد. همانطور كه ملاحظه می‌شود این مدل شامل یك فرایند پیوسته (مطابق با تعریف برنامه ریزی) و تكرارپذیر می‌باشد كه پیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می‌یابد. در این جا این فرایند در قالب ده مرحله شرح داده می‌شود. از خصوصیات این فرایند این است كه نتایج حاصل از هر مرحله می‌تواند در بازنگری یا تكمیل مراحل پیش از آن مورد استفاده قرار گیرند.
مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برایسون به شرح زیر می‌باشد:
▪ توافق اولیه:
در این مرحله ضرورت برنامه ریزی استراتژیك برای سازمان مورد برنامه ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه ریزی حاصل می‌شود. سازمانها، واحدها، گروهها یا افرادی كه باید در برنامه ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می‌شوند. مراحلی كه در برنامه ریزی باید انجام شوند شرح داده می‌شوند. روش انجام برنامه ریزی، زمانبندی انجام، آیین‌نامه‌های مورد نیاز برای جلسات و نحوهٔ گزارش‌دهی مشخص می‌گردند. منابع و امكانات لازم تعیین می‌گردند.
▪ تعیین وظایف:
وظایف رسمی و غیررسمی سازمان «باید هایی» است كه سازمان با آنها روبروست. در این مرحله هدف اینست كه سازمان و افراد آن وظایفی را كه از طرف مراجع ذیصلاح (دولت، مجلس و.‌.‌.) به آنها محول شده است شناسایی نمایند. شاید این هدف به ظاهر خیلی روشن باشد ولی این واقعیت در بیشتر سازمانها وجود دارد كه بیشتر افراد اختیارات و وظایف سازمانی را كه در آن مشغول بكارند نمی‌دانند و اساسنامه آن را حتی برای یكبار مطالعه نكرده‌اند.
از طرف دیگر وظایف محول شده به سازمان عموماً كلی بوده و تمام فضایی را كه سازمان می‌تواند در آن فعالیت كند تعریف نمی‌كند. بنابراین ضروری است كه با مطالعه وظایف مكتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظایف آشنا شد (كه از این طریق بعضی از اختیارات و ذینفعان سازمان نیز شناسایی می‌گردند)، ثانیاً مواردی را كه در حیطه اختیارات سازمان قرار می‌گیرند اما تا بحال كشف نشده‌اند، شناخت.▪ تحلیل ذینفعان:
ذینفع فرد، گروه یا سازمانی است كه می‌تواند بر نگرش، منابع یا خروجی‌های سازمان تأثیر گذارد و یا از خروجی‌های سازمان تأثیر پذیرد. تحلیل ذینفعان پیش‌درآمد ارزشمندی برای تنظیم بیانیه مأموریت سازمان است. تحلیل ذینفعان بسیار ضروری است، چرا كه رمز موفقیت در بخش دولتی و غیرانتفاعی ارضای ذینفعان كلیدی سازمان است. اگر سازمان نداند كه ذینفعانش چه كسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت درباره سازمان به كار می‌برند، و وضعیت عملكردی سازمان در قبال این معیارها چیست، به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت‌هایی را كه باید برای ارضای ذینفعان كلیدی خود انجام دهد، شناسایی كند.
▪ تنظیم بیانیه مأموریت سازمان:
مأموریت سازمان جملات و عباراتی است كه اهداف نهایی سازمان، فلسفه وجودی، ارزشهای حاكم بر سازمان و نحوهٔ پاسخگویی به نیاز ذینفعان را مشخص می‌كند. علاوه بر این موارد، اختلافات درون سازمانی را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعالیتهای سازنده و مؤثر را هموار می‌كند. توافق بر مأموریت سازمان، تمام فعالیتهای آن را همسو می‌سازد و انگیزش و توجه ذینفعان سازمان خصوصاً كاركنان آن را افزایش می‌دهد.
▪ شناخت محیط سازمان:
اساس استراتژیك عمل كردن شناخت شرایط است. یك بازیكن موفق فوتبال علاوه بر اینكه از توانایی‌ها و وظایف هر یك از اعضای تیم خود آگاهی دارد، سعی می‌كند شرایط تیم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر یك از افراد آن را دریابد و با داشتن این مأموریت در ذهن یعنی پیروز شدن در بازی، در هر لحظه بهترین حركت را انجام دهد. برای اینكه یك سازمان نیز در رسیدن به مأموریت خود موفق گردد باید شرایط حاكم بر خود را به خوبی شناسایی نماید. در این مرحله، محیط خارجی سازمان در قالب شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تكنولوژیكی مورد بررسی قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها برای سازمان تعیین می‌گردند. در راستای شناخت محیط سازمان، در این مرحله محیط داخلی نیز در قالب ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرایند و عملكرد سازمان مورد مطالعه قرار می‌گیرند.
▪ تعیین موضوعات استراتژیك پیش روی سازمان:
این مرحله قلب فرایند برنامه ریزی استراتژیک است. موضوعات استراتژیك تصمیمات سیاسی و اساسی هستند كه بر اختیارات، مأموریت، ارزشها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده‌كنندگان، هزینه‌ها، تأمین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تأثیر می‌گذارد. هدف این مرحله تعیین انتخاب‌هایی است كه سازمان با آنها مواجه است.
▪ تعیین استراتژیها:
به منظور پرداختن به هر یك از موضوعات استراتژیك پیش روی سازمان باید اقداماتی صورت گیرد كه در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بیان می‌شوند. این اقدامات استراتژی نامیده می‌شوند. در واقع استراتژی عبارتست از قالبی از اهداف، سیاستها، برنامه‌ها، فعالیتها، تصمیمات یا تخصیص‌های منابع كه مشخص می‌كنند سازمان چیست، چه كاری انجام می‌دهد و چرا آن را انجام می‌دهد. استراتژی‌ها می‌توانند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدودهٔ زمانی متفاوتی تعریف شوند.
▪ شرح طرحها و اقدامات:
این مرحله می‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعیین استراتژیها، انجام شود اما از آنجایی كه كار برنامه ریزی استراتژیك با تعیین استراتژیها به پایان می‌رسد و اجرای آن در قالب تعریف طرحها و اقدامات و مدیریت استراتژیک برنامه تهیه شده انجام می‌شود این تفكیك صورت گرفته است. به عبارت دیگر از این مرحله به بعد از مدل برایسون مربوط به اجرای برنامه و مدیریت استراتژیك می‌گردد. در این مرحله به منظور اجرای هر یك از استراتژیهای انتخاب شده تعدادی طرح و اقدام تعریف می‌گردد.
تنظیم دورنمای سازمانی برای آینده: در این مرحله، توصیفی از شرایط آینده سازمان در صورت بكارگیری استراتژی‌های تدوین شده و استفاده از تمام نیرو و منابع سازمان، ارائه می‌شود. این توصیف دورنمای موفقیت سازمان نامیده می‌شود كه در آن شرحی از مأموریت، استراتژی‌های اساسی، معیارهای عملكرد، بعضی از قواعد تصمیم‌گیری مهم و استانداردهای اخلاقی مد نظر همهٔ كارمندان ارائه می‌شود. در صورت تنظیم چنین دورنمایی، افراد سازمان خواهند دانست كه چه انتظاری از آنها می‌رود، پویایی و همسویی انگیزه و نیروی افراد در رسیدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نیاز به نظارت مستقیم كاهش می‌یابد.
▪ برنامه عملیاتی یكساله:
در این مرحله با استفاده از اطلاعات تدوین شده در مرحله هشتم و بر اساس اولویت‌های تعیین شده توسط تصمیم‌گیران، یك برنامه عملیاتی تهیه شده و بر اساس آن مدیریت و كنترل طرحها و اقدامات انجام می‌شود.

نویسنده : امیدوار، مجید
منبع : سایت شركت توسعه خدمات مدیریت بهار

منبع : راهکار مدیریت