۷نکته ارتباطی برای مدیران

بسیاری از مدیران گمان می کنند کارکنانشان به علت عدم رضایت از حقوق دریافتی کار را ترک می کنند. یک تحقیق در سال ۲۰۰۱ بر روی ۲۰۰۰۰ کارمند که استعفاداده اند، نشان می دهد که مهم ترین دلیل برای ترک شغل، رفتار نامناسب سرپرستی و یا به عبارت دیگر مدیران ناشی است. یکی از مهم ترین فاکتورهای رفتار نامناسب سرپرستی، همانا ارتباطی نامناسب است. در این مقاله هفت شاخص و عامل ارتباطی مدیریت مورد بررسی قرار می گیرد.
مسئله خنده دار این جاست که بسیاری از مدیران گمان می کنند کارکنانشان به علت عدم رضایت از حقوق دریافتی کار را ترک می کنند. یک تحقیق در سال ۲۰۰۱ بر روی ۲۰۰۰۰ کارمند که استعفاداده اند، نشان می دهد که مهم ترین دلیل برای ترک شغل، رفتار نامناسب سرپرستی و یا به عبارت دیگر مدیران ناشی است. یکی از مهم ترین فاکتورهای رفتار نامناسب سرپرستی، همانا ارتباطی نامناسب است. به قول گرچن هلر مشاور منابع انسانی واتسون وایت ورلدواید، افراد اغلب در تکمیل امکانات محل کار نهایت دقت را دارند ولی متأسفانه دقت لازم درباره مهارت های ارتباطی صورت نمی گیرد. اگر بخواهیم خیلی راحت مطلب را بیان کنیم بایدبگویم که اگر شما در ارتباطات قوی نیستید، شما نباید مدیر شوید و اگر هستید، احتمالا این شغل برای شما ماندگار نخواهدبود. دیوید راونز استادیار مدیریت، خوشبختانه یک نکته مثبت در این مسئله وجوددارد که مهارت در ارتباطات کاملا اکتسابی بوده و نه غریزی. من اخیرا با چندین متخصص منابع انسانی و مدیریت، راجع به وضعیت ارتباطات مدیران حتا از لحاظ نحوه استفاده از e-mail صحبت کرده ام و وقتی من از آن ها سؤال کردم که مدیران در چه مواردی در بهبود و تقویت مهارت ارتباطات باید فکر و تمرکز نمایند
● ۷ اصل اولیه ارتباطی:
۱) شنونده بهتری باشید.
به کارکنان توجه نمایید. این مسئله آسان می نماید ولی به قول ماورین دولان روزن از یک مرکز مشاوره منابع انسانی در چیپل هیل N.C. مهارت در شنیدن یک گیر اصلی برای همه مدیران است. در میان مسائلی که خانم روزن در کارگاه های آموزشی اش معمولا به آن اشاره می کند مربوط به یکی از مدیران سابقش می باشد که با مهارت های فوق العاده در جلسات دست بر زیرچانه می گذاشت و با چشم های بسته وانمود به شنیدن با دقت به صحبت های حضار می نمود ولی در اصل من متوجه شدم که ایشان به رفع خستگی و احیانا یک خواب کوتاه فرو می رفت.
۲) به کارکنان خود زمان اختصاص دهید.
مسئله مهم در این مورد تشکیل جلسات دونفره منظم با اعضاء گروهتان می باشد و حتا اگر کارمندان در خارج از مرکز خدمت می کنند این جلسات را از طریق تلفن تشکیل دهید. اگر این امر به صورت هفتگی امکان پذیرفت، این کار را دو بار در ماه انجام دهید. در طول جلسه تلفن های غیرضرروی به شما وصل نشود و بدین طریق به کارکنانتان نشان دهید که شما توجه کامل به جلسه دارید. درطول جلسه راجع به روش ها و اهداف کاری صحبت کنید و به خصوص به آن ها اطلاع دهید که چه تصویری از رشدکاری ایشان دارید و درعین حال فشار کاری خود را به ایشان نشان دهید.
۳) اخبار جدید را به صورت مؤثر در سرتاسر سازمان منتشرنمایید.
شاید سخت باشد که یک مدیر ارشد نخواهد از چگونگی اطلاعات سرایت شده به کارکنان سطوح زیرین مطلع شود و از طرف دیگر روند چک کردن میزان آگاهی کارکنان زیرین به صورت مداوم ناممکن است، ولی با تأثیرگذاری روی کارکنان سطح زیری خود و انتخاب افرادی که بیشترین حد از مطلب را گرفته اند به عنوان عاملین انتشار اخبار در تمام سطح و حذف واسطه سازی از سوءتفاهمات و تغییرات احتمالی در اخبار جلوگیری خواهیدنمود.
۴) همه کارکنان را از ارزش های موردنظر خود کاملا آگاه نمایید.
بگذارید همه کارکنانتان بدانند شما که هستید و به چه هدفی کارمی کنید تنها در این صورت است که آن ها می توانند خود به راحتی تصمیمات درست بگیرند و شما دیگر به عنوان مدیر، آن ها را برای رشد بیشتر خودشان و سازمان، آزادبگذارید و تنها به تذکر موارد احتمالی خود اکتفانمایید.
۵) به کارکنان بازخورد منظم دهید و از سوپریز کردنشان جلوگیری کنید.
مدیریت منطقی کارکنان، یعنی تلاش برای بهبود قدم به قدم کارکنان با بازخورد منظم و مدیریت احساسی، یعنی از دست دادن کنترل و دادن بازخوردهای آنی، شکننده و تنش زا به کارکنان و عدم کمک به پیشرفت ایشان.
۶) در سخنرانی خود در جمع کارکنان تا حد ممکن تأثیرگذار باشید.
تنها در صحبت های گروهی به خصوص در مواقع حساس برای مؤسسه است که مدیران، اعتبار و لیاقت خود را در دید کارکنان ایجادنمایند.
۷) خود را در پس ارتباطات کتبی پنهان ننمایید اگرچه ابزاری بسیار مهم در ارتباطات است.
با این وجود مواردی که دارای حساسیت خاص می باشند بهتراست به صورت حضوری و حداقل تلفنی انجام پذیرد.
● چگونه خود را ارزیابی کنیم؟
آیا به نظرتان باید از کارکنانتان بازخورد عملکرد خود را خواهان شوید؟ دقیقا! این باعث ایجاد صمیمیت می شود و باعث ساختن چهره بهتری از شما به عنوان مدیر می شود. چگونه می توان چنین بازخوردی را خواستارشد؟ تجارت های بزرگ مثل مایکروسافت فرم های سالیانه بازخورد مدیریت را طراحی نموده اند که توسط کارکنان و در صورت تمایل به صورت ناشناس تکمیل می گردد. در صورتی که گروه شما از کارکنان دائم تشکیل شده اند، من به شما پیشنهادمی کنم تلاش کنید تا به صورت شخصی مداوما از آن ها بازخورد بگیرید. هنگام صحبت با کارکنانتان سعی د رشوخ طبع بودن داشته باشید و خود را به شنیدن مطالب همیشه علاقه مند کنید. حالا اگر مشکل به حرف آوردن کارکنان باشد چه بایدکرد؟ من همیشه در پاسخ به این سؤال را مطرح می نمایم که سال ها برایم مشکل گشا بوده است و آن، گرفتن بازخورد در اوقات غیرکاری می باشد زیرا در این زمان کارکنان بیشتر و بهتر می توانند به یکدیگر اعتمادکنند و بهتراست موضوع را به صورت غیررسمی و مشتاقانه مطرح نمایید. مثلا بگویید: آیا در مورد کار من ایده ای در ذهن داری؟ و با فراغ خیال به وی گوش فرادهید چون در اوقات فراغت شنیدن نیز راحت تر است. بعد ار شنیدن بازخوردها چه بایدکرد؟
● درباره وب سایت bcentral.com:
بیل گیتز مدیر افسانه ای شرکت مایکروسافت و ثروتمندترین مرد جهان، بر خلاف سنت دیرینة ثروتمندان بزرگ تاریخ که بخشی از ثروت خود را پس از مرگ وقف امور خیریه نموده اند، ثروت خود را چه در زمان حیات و چه پس از آن صرف امور آموزشی نموده است و از آنجمله میتوان به تشکیل سایت رایگان BCentral برای دادن مشاورة رایگان به تجار نوپا اشره نمود. (به آنکس که دوست می داری بجای بخشیدن ماهی، ماهیگیری بیاموز ) مونت انبیسک نویسنده و مشاور تجاری که تاکنون برندة جوایز بیشماری طی ۲۰ سال گذشته در مدیریت شده است ، یکی از اعضای گروه برگزیدة بیل گیتز برای نیل به این مهم می باشد .

http://bashari.blogfa.com/