IT و راهبردهای موثر مدیریت کسب و کار

اكنون مشاوران ارشد مدیریت عقیده دارند كه فن‌آوری اطلاعات و انقلابی كه در عرصه اطلاع‌رسانی روی داده همه زندگی ما صاحبان كسب و كار و مدیران را تحت‌الشعاع قرار داده است اكثر این افراد بیشتر بر گردآوری، ذخیره، انتقال، تحلیل و ارائه اطلاعات تمركز می‌كنند و فن‌آوری اطلاعات را برای این منظورها به كار می‌گیرند. به عبارتی آن‌چه كه مورد توجه قرار دارد جمع‌آوری و ذخیره هرچه بیشتر اطلاعات است. ولی با كمال تعجب باید گفت كه این سیاست و نگرش نتوانسته فن‌آوری اطلاعات را آن طور كه باید به عرصه مدیریت‌های ارشد وارد كند. یكی از همین مشاوران ارشد مدیریت عقیده دارد كه فن‌آوری اطلاعات و تكنولوژی كامپیوترها در گذشته به طور موثر عرصه تصمییم‌گیری حاضر نشده و كاری انجام نداده است. علاوه بر این «پیتر دراكر» این طور می‌گوید كه در حال حاضر نیز روش بكارگیری همین تكنولوژی و استفاده از آن بر مدیریت تصمیم‌گیری‌ا اثری نداشته است. سیاست‌ كنونی اتخاذ شده برای IT، به یك تولیدكننده ابزار و تجهیزاتی كه می‌خواهد كالاهایش را در بازار تبلیغ كرده بفروشد، كمكی نمی‌كند و راهكاری در اختیارش نمی‌گذارد. بانك‌هایی هم كه با حل مسائل پیچیده مالی درگیرند نیز از این فن‌‌آوری بی‌بهره‌اند. پیتر دراكر باور دارد كه صنعت و تكنولوژی فن‌آوری اطلاعات در حال حاضر بیشتر از آن كه تولیدكننده اطلاعات باشد، تولیدكننده داده‌هاست در موفقیت یك سكب و كار هستند. فاكتوری كه میزان تاثیرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر یك كسب و كار را معین می‌كند اینست كه صاحبان آن شغل چقدر در جهت نیل به اهداف سازمانشان حركت می‌كنند و این سوگیری درست وابسته به تصمیم‌گیریهای مدیران است. اینمشاور این‌طور تحلیل می‌كند كه در حال حاضر تاثیر IT بر تصمیم‌گیری‌ها تقریبا صفر است. فن‌آوری اطلاعات به اسبان كمك می‌كند تا تنظیم حساب‌هایشان و برآورد هزینه‌ها را آسانتر و با دقت و امنیت بالایی انجام دهند. این كار بسیار مهم و ارزشمند است چراكه اگر صاحب شغلی حساب مخارج و هزینه‌هایش را نداشته باشد با مشكلات جدی روبه‌رو خواهد شد. اما این تاثیر به تنهایی كافی نیست. همه مدیران و صاحبان مشاغل می‌دانند كه اتخاذ یك استراتژی مناسب و به كارگیری آن راه موفقیت را نشان می‌دهد ولی دامنه تاثیرگذاری فن‌آوری اطلاعات در این حوزه شدیداً محدود است وجود یك استراتژی مدیریت قوی و كارآمد برای ایجاد ارزش، اعتبار، ثروت و سرمایه و حتی معنی بخشیدن به زندگی كارمندان لازم و حتمی است.
واقعیت اینست كه مدیران معمولاً به داده‌ها یا فن‌آوری‌های جدید نیازی ندارند. آنچه كه لازمست یك فن‌آوری قوی و كاربردیست كه این جریان بی‌انتهای داده‌ها را در روندی منطقی جای دهد و به آنها معنی بخشیده به یك دانش یا كار مفید تبدیل نماید. آن‌چه مهم است تعریف دوباره داده‌هاست تا با درك دقیق آنها، بتوان تلاش‌ها را در جهتی درست متمركز كرد و به راهكارهایی دست یافت تا مدیران را در تصمیم‌گیری‌ها راهنمایی و هدایت كنند .
پژوهش‌ها نشان داده‌اند كه وقتی شخص در برابر انبوهی از داده ها قرار می‌گیرد و مجبور است كه سریع تصمیم ‌بگیرد، استرس و فاش عصبی زیادی را متحمل می‌شود. پچوهشی به شكل نظرسنجی‌های تلفنی از مدیران ارجایی در چندین كشور انجام شد كه همین موضوع – انبوهی از داده‌ها و تصمیم‌گیری – مسئله موردتوجه بررسی بود. مدیران حاضر در این پژوهش وسیع در كشورهای بریتانیا، آمریكا، استرالیا، هنگ‌كنگ و سنگاپور مشغول كار بودند. یافته‌ها حاكی از آن بودند كه نزدیك به ۴۹ درصد از پاسخ‌دهنگان احساس می‌كردند كه معمولاً نمی‌توانند مقادیر زیادی از داده‌ها كه هرروز دریافت می‌دارند سر و سامان داده آنها را مدیریت كننند. بسیاری از آنان از تحریك‌پذیری، عصابنیت و خستگی مفرط شكایت می‌نمودند. درصد بالایی گفته بودند كه روند ارتباطات كاری آنها اشكال دارد و عده‌ای دیگر نیز كه درصدشان هم كم نبوده عقیده داشتند كه با این سیل بی‌پایان داده‌ها اخذ تصمیمات مهم به تاخیر می‌افتد و آنها نیز به خاطر همین سردرگمی و استرس نمی‌توانند درست تصمیم بگیرند. نكته بعدی، نكته‌ایست كه مدیران بخش IT به آن بی‌توجه‌اند ولی عوامل اجرایی به آن اهمیت می‌دهند:‌لازم نیست كه سیلی از اطلاعات در كار باشد یا بتوان آسان آنها را در اختیار دیگران گذاشت. كارمندان بخش IT باید بدانند كه شریك شدن این اطلاعات با دیگران همیشه هم مفید نیست و گاهی دردسرساز می‌شود. وقتی كه همه می‌توانند راحت و آسان به داده‌ها دست پیدا كنند، این نكته بسیار مهمتر است به علاوه همه این اطلاعات كه یك جا عرضه شده‌اند در معرض خطر هستند و یك مدیر خوب و دانا بخش هایی از اطلاعات كه بیشتر به كسب و كارش مربوط می‌شوند را انتخاب می‌كند و به كار می‌گیرد و بقیه داده‌ها را نیز بررسی می‌كند و آنهایی كه اصلا با كارش مرتبط نیستند را حذف می‌كند و بقیه آنهایی هم كه می‌توانند تا درجاتی به او كمك كنند را درجه‌بندی می‌كند و برحسب اولویت ذخیهر می‌نماید.
این چیزی است كه انتخاب داده‌ها و اطلاعات است و باید بگوییم كه منظور ما در این پاراگراف این بود كه به جای این كه به سادگی دیگران را در اطلاعات خود شریك سازید آنها را بادقت بررسی كنید و داده‌های مفید و موردنیازتان را برگزینید. مدیران ناكارآمد وقتی با حجم انبوهی از اطلاعات روبه رو می‌شوند، جا می‌زنند و درمانده برجای می‌مانند. انفجار اطلاعات و ارتباطات وسیع و گسترده از ضعف انسانی بسیاری از مدیران سوء استفاده می‌كنند و كسب و كارشان را هدف می‌گیرند.در اینجاست كه درایت و تیزهوشی یك مدیر قدرتمند لازمست تا كنترل اوضاع را در دست گیرد. به علاوه یك فن‌آوری كاربردی و مفید هم باید به كمك او بیاید تا داده‌های سرگیجه‌آور معنا پیدا كنند و در روندی روشن و منطقی جای گرفته به درستی تعریف شوند و همان‌طور كه گفتیم به شكل ابزاری در خدمت تصمیم‌گیری مدیران درآیند. در واقع می‌توان گفت كه اگر مدیران به كارشان آگاهی تمام و كمال نداشته باشند و نتوانند تمامی اجزایش را تحت كنترل بگیرند،‌ سیل و جریان ترسناك و بی‌پایان اطلاعات می‌تواند ضعف‌های مدیریتی و كسب و كارشان را قربانی كند. این نشان می‌دهد كه تكنولوژی در باغ سعادت را به كسی نشان نمی‌دهد.
اگر یك فن‌آوری هدف و عنایی در خود داشته باشد، مفید خواهد بود. در این میان فن‌آوریهایی هم هستند كه به كمك مدیران می‌آیند و داده‌هایشان را طبقه‌بندی و اولویت‌بندی می‌كنند و به طور قابل توجهی حجم داده‌ها و اطلاعات آنها را كاهش می‌دهند.
فیلترهای ایمیل برای تست‌كردن پیام‌های ورودی به صندوق پستی به كار می‌برند تا پیام‌های غیراضطراری و بیهوده را حذف كنند. ولی فن‌آوریهایی از این دست هم خودشان می توانند معضل ترافیك فوق سنگین ایمیل‌ها را تشدید كنند. این ابزارها حجم اطلاعات دریافتی را محدود نمی‌كند بلكه نوع آنها را مشخص می‌كنند و دوباره همان معضل و این بار با دریافت حجم انبوهی از اطلاعاتی ویژه پدید خواهد آمد. فن‌آوری اینترانت امكانی دیگر است كه می‌تواند فعالیت‌ها و كارهای سازمان یا شركت را كنترل و جهت‌دهی كند و در كنار آن حجم اطلاعات را نیز در نترل و بررسی دارد.
بخش زیادی از اطلاعاتی كه دریافت می‌كنیم، بیهوده و بی‌ارتباط به آنچه ما خواسته‌ایم یا حوزه كاریمان هستند. فن‌آوری اینترانت در این باره به مدیران اجرایی كمك می‌كند تا آن دسته اطلاعات مهم و كلیدی را كه برای اتخاذ تصمیمات استراتژیك ضروری هستند را برگزیند و سپس آن‌ها را به كار بندد. فیلترهای ایمیل تنها حجم اطلاعات را محدود می‌كنند ولی اینترانت در عین این كه حجم اطلاعات دریافتی را تحت كنترل دارد در گزینش اطلاعات مفید و كاربردی و ضروری نیز به مدیر اجرایی یاری می‌رساند.
تكنولوژی وب و نرم‌افزارهای مرتبط می‌توانند به طور مداوم از اطلاعات ضروری و كاربردی موجود در سیستم‌های مدیریتی، پس خوراندهایی دقیق و به روز ارائه كنند. علاوه بر این باوجود این امكانات همین اطلاعات را می‌توان سنجید و مشاهده كرد. به این ترتیب مدیران قادر خواهند بود كه تلاش و دقتشان را بر مسائل كلیدی و بنیادی متمركز كنند. تمامی حرف در این سخن ساده خلاصه می‌شد كه اگر از امكاناتی كه در هر شركتی وجود دارد، بهتر استفاده كنیم، كارهایمان قدر ساده خواهند شد.همه مدیران اجرایی می‌خواهند كه بر تمامی عناصر شركتشان نفوذ داشته مسلط داشته باشند. آنها می‌خواهند طوری سیستم‌های كاریشان را تنظیم و كنترل كنند كه ساده‌ترین اشكال و گروه در كار از نظرشان دور نماند. فراهم می‌كنند. آنها قادر خواهند بود قبل از این كه آمار نهایی، زیان‌ها و سرویس‌دهی بد و كارشكنی های كارمندان را آشكار نماید، دست به كار شوند و به اصطلاح قبل از وقوع حادثه به فكر علاج بیفتند. تكنولوژی اینترانت این رویای خوشایند را محقق می كند. می توان از این فن‌آوری برای نشان دادن و ردیابی پروسه‌های حیاتی و كلیدی سازمان استفاده كرد كه حاصل آن روی صفحه دسك تاپ مدیران دیده خواهد شد. مدیری كه از این فن‌آوری بهره می‌گیرد، دیدی بسیار واقع‌گرایانه‌تر از جریانات كاری موجود در سازمانش به دست خواهد آورد.
امروز شبكه‌هایی از این دست هم قادرند داده‌ها و اطلاعات را رد داخل سازمان ردیابی كنند و هم این كه می‌توانند اطلاعاتی كه از خارج ارسال شده را دریافت كرده به سمت تجزیه و تحلیل هدایت نمایند. همه این اطلاعات می‌توانند باهم ادغام شده تحلیل شوند و حاصل این تجزیه و تحلیل با تصاویری به نمایش درآید. هركس با مشاهده این آمار و ارقام و نتایجی كه از تحلیل آنها حاصل شده‌ند، به راحتی متوجه می‌شود كه چه اتفاقاتی در جریان است، جایگاه كنونی كسب و كارشان كجاست و احتمالاً در آینده چه پیش‌رو خواهند داشت.
شبكه داخلی یا اینترانت پس خوراندهای واقعی و به روز عرضه می‌كند كه برای ارتقای عملكرد سازمان ضروری می‌باشند و یك نرم‌افزار پیشرفته هم این داده‌ها و یافته‌ها در دسترس مدیر قرار می‌دهد و به او این امكان را می‌دهد كه دیگران را هم از نتازج مطلاع كند. اینترانت و دیگر فن‌آوری‌های مرتبط این قابلیت را دارند كه به عنوان منبع خوبی برای ارزیابی جرایانات كار و آگاهی از مشكلات موجود، به كار روند ولی تداوم این روند وابسته به اینست كه مدیران دیگر مسئولیت این كارها را به دست كارشناسان IT نسپارند. اگر مدیران اجرایی بار مسئولیت این روند موثر و رو به پیشرفت را بر دوش متخصصان فن‌آوری اطلاعات نیندازند، كاربری‌های اینترانت و فن‌آوریهای همراهش بسیار بیشتر خواهند شد. این شبكه‌های قدرتمند می‌توانند درآینده توسعه یابند و به شبكه‌‌هایی با قابلیت مدیریت روندهای متعدد و متمركز تبدیل شوند. مدیران باید با دید یك مدیر به IT نگاه كنند. فن‌آوری مدرن برای گروههایی كه تنها یك هدف خاص را دنبال می:نند و درون یك سازمان فعالند نیز مفید است. هریك از آنان در یك شركت یا سازمان مسئولیت خاصی را عهده دارند و این سیستم‌های راهنما در یافتن استراتژی مفید و صحیح كار به آنها كمك می‌كنند. به عبارتی روند تصمیم گیری را بهتر و موثرتر به سرانجام می‌رسانند.
شاید مدیران رده بالا به سوددهی و ارتقای كیفیت خدمات اشاره كنند ولی حقیقت اینست كه این حرف‌ها به ندرت به عمل در می‌آیند. اینترانت و امكاناتی چون آن به سرعت هر مدیری را از چگونگی انجام روندهای گوناگون كاری مطلع می‌كنند و دستیابی به اهداف استارتژیك آسان‌تر خواهد شد. این اطلاعات با ارزش به مدیران و دست‌اندركاران اجرایی یك شركت كمك می‌كنند تا هنگام تصمیم‌گیری در مسیری صحیح قرار گیرند. وقتی كه هریك از اشخاص گروه با نگرشی صحیح باهم صحبت كنند،‌تصمیم‌گیری درباره آنچه كه قبلاً ساعت‌ها به طول می‌انجامید در اندك زمانی میسر خواهد شد. همان‌طور كه گفتیم پذیرش مسئولیت این فن‌آوری‌ها توسط مدیران اجرایی لازمه توسعه و پیشرفت تكنولوژی اینترانت و ملحقات آنست باید گفت مدیرانی كه این تغییر ر قبول كرده این مسئولیت را بر عهده می‌گیرند نیز نگرش خود را تغییر داده‌اند. آنها می‌دانند كه آنچه قویاًَ‌ موردنیازست فن‌آوری اطلاعات و نشر و تشریك اطلاعات نیست بلكه وجود یك فن‌آوری كارآمد و قدرتمند كه بتواند ین حجم انبوه داده‌ها را منظم كرده به كار گیرد، لازم و ضروریست. باید گفت كه فن‌آوری اطلاعات فقط برای برقراری ارتباط نیست. IT می‌تواند آنچه را كه نیاز به مدیریت دارد بیابد و با سرعتی معادل سرعت نور پس خوراند‌هایی سریع و مرتبط با موضوع ارائه كند.
و حالا قبل از این كه از این تكنولوژی یاهر ابزاری فن‌آوری اطلاعات دیگر استفاده كنید، مرحله‌ای كه در زیر آورده‌ایم را موردتوجه قرار دهید. آگهی از دانسته‌های زیر باعث می‌شود كه موفقیت كسب و كارتان و فن‌آوری اطلاعات را مدیریت كنید نه این كه فن‌آوری اطلاعات شما و كسب و كارتان، مراحل فوق عباتند از:
۱) به درستی كارتان را بشناسید و هرچه بیشتر درباره‌اش بیاموزید.
۲) چندتا از خواسته‌ها و اهداف مهمی كه در نظر دارید را مشخص كنید. ویژگی این انتخاب‌ها «این همان چیزیست كه می‌خواهیم به آن برسیم یا ما «اینجا خواهیم بود.»
۳) روندها و رامكارهایی كه به نظر خودتان برای نیل به این اهداف ضروری هستند را معلوم كنید.
۴) برای سنجش میزان پیشرفت روند هر مرحله كار معیارها و روش‌هایی تدوین نمایید.
۵) در ابتدا سنجش‌های ساده‌ای انجام دهید.
كارها را از آسان به دشوار انجام دهید.
۷) برای این كه مدیریت كل پروسه راحتتر انجام شود، نرم‌افزاری تهیه كنید.
۸) هرچند وقت یك بار و به طور منظم نتایج كارتان را با همكاران خود مطرح كنید، باهم آنها را تفسیر كنید و برای رفع اشكالات و بهبود نتایج اقدام نمایید.

BY: Keith Denton Ph.D
مترجم‌: آذین صحابی

منبع : روزنامه تفاهم