کارمند دردسرساز

همه مدیران خواه‌ناخواه ناگزیر از رعایت برخی نكات در مواجه با كارمند مشكل‌آفرین هستند.
اول اینكه همیشه كارمند ناسازگار وجود دارد. دوم اینكه شما بعنوان مدیر موظفید نوع برخورد و رفتار با آنها را رعایت نمایید. در صورتی كه نكات ضروری رعایت نشود وضعیت بدتری به وجود خواهد آمد.
● چرا كارمندان ناسازگار،اینگونه هستند؟
كارمندان ناسازگار، رفتارهای آزاردهنده از خود نشان می‌دهند. این رفتارها به این خاطر هنوز هم از آنها سر می‌زند كه در گذشته برایشان كارساز بوده و به مقاصدی كه می‌خواستند رسیده‌اند.
ممكن است رفتار دیگری را نیاموخته باشند و یا اینكه این رفتارها را موثرتر دیده‌اند و ادامه داده‌اند.
موفقیت شما در كنترل این افراد زمانی اتفاق می‌افتد كه بتوانید عكس‌العمل مناسبی در مقابل این رفتارهای نامناسب نشان دهید و اثر رفتارهای آنها را خنثی نمایید.
به عبارتی رفتار شما با آنها مثل رفتار با كودكان است. اگر هر زمان كه یك كودك فریاد می‌زند، والدینش به او یك شیرینی بدهند، از آن به بعد هر زمان كهك كودك شیرینی بخواهد چگونه خواسته خود را بیان خواهد كرد؟ به یقین با فریاد منظور خود را خواهد گفت؟
● یك مدیر چگونه باید با كارمندان ناسازگار رفتار كند
▪ ارزیابی كنید
در رفتار با كارمندان دردسرساز، سرعت عمل شما بسیار مهم است. گاهی لازم است آنقدر سرعت عمل داشته باشید كه وضعیت خطرناك را خنثی و بی‌اثر نمایید. البته، توجه داشته باشید كه همیشه بهتر است قبل از هر اقدامی كاملا نحوه عمل خود را بررسی كنید.
مسلما زمانی كه یك كازمند مخرب وارد سیستم می‌شود، نسبت به كارمندی كه برای هر اقدام خود از شما اجازه می‌گیرد، سرعت عمل بیشتری نیاز دارید.
در هر شرایط، لازم است زمان مناسب آن را صرف كنید و نسبت به اقدامی كه قرار است انجام دهید فكر كنید. شما كه نمی‌خواهید وضعیت را بدتر كنید!
اگر دقت كنید متوجه می‌شوید كه اكثر كارمندان گاهی اوقات مشكل‌ساز و گاهی سازگار هستند. استرس‌های محیط و نوع كار افراد گاهی باعث بروز این حالت می‌شود.
برخی از كارمندان بیشتر از بقیه ناسازگار می‌شوند. همیشه این طور نیست كه فقط كارمندان كم كار و بی‌خاصیت این حالت را داشته باشند. بنابراین تامل كنید. بیاندیشید در هر كدام از این شرایط خاص چه نوع رفتاری مناسب است.
▪ وظیفه‌تان را انجام دهید
همیشه بر مبنای واقعیت‌ها عمل كنید. هرگز به شایعات و سخن‌چینی‌ها توجه نكنید. فردی كه سخن‌چینی می‌كند یك كارمند مشكل‌ساز و دردسرآفرین محسوب می‌شود. تا وقتی حركتی را به چشم خود ندیده‌اید، بر آن صحه نگذارید و سعی كنید واقعیت را كشف كنید. از همه سوال كنید و قبل از هر اقدامی شواهد را جمع‌آوری نمایید.
از اینكه حركتی یا رفتاری را به چشم خود ندیده‌اید به عنوان بهانه‌ای برای تاخیر و اغماض استفاده نكنید. سرعت عمل شما در اقدام مناسب در هر شرایطی مهم است.
بررسی كنید شما خودتان بخشی از دردسر به وجود آمده نباشید. زمانی كه بخشی از ماجرا هستید، بسیار سخت است كه بی‌تفاوت و خونسرد باقی بمانید.
▪ برنامه‌ریزی كنید
شما مدیر هستید. ارزش برنامه‌ریزی را می‌دانید. در وضعیت‌های درگیری با كارمند ناسازگار احتیاج به برنامه‌ریزی دارید. یك مكان آرام و بی‌سروصدا كه كسی مزاحم شما نشود. در مورد اینكه در این برخورد احتیاج به حضر سایرین هم هست یا خیر، تصمیم بگیرید. اول طرح برخورد را ترسیم كرده سپس نسبت به اجرای آن اقدام كنید.
وقتی آماده شدید زمان عمل فرا رسیده است. لازم نیست بی‌مقدمه وارد عمل شوید. اما سریع عمل كنید. یك عكس‌العمل هر چقدر طولانی‌تر شود، سخت‌تر می‌توانید آن را تغییر دهید یا متوقف كنید.
▪ با مشكل روبه‌رو شوید
هرگز مشكل را به كناری نگذارید. ممكن است خوشایند نباشد اما بخشی از وظایف شما است. مشكل به خودی خود حل نمی‌شود و ممكن است بدتر و بدتر شود. شما برای این برخورد برنامه‌ریزی كرده‌اید، حالا زمان اجرا است.
▪ با نوع رفتار مقابله كنید نه با شخص
هدفتان حل مشكل باشد نه برنده شدن. تاكیدتان بر رفع رفتار نامناسب شخص باشد، به خود شخص حمله نكنید.
تاكیدتان بر كلمه «ما» باشد، به طور مثال : «ما به افرادی در گروه نیاز داریم كه به موقع سركار باشند تا همگی به اهدافمان برسیم». هرگز نگویید «تو»، به طور مثال: «تو همیشه دیر سركار حاضر می‌شوی».
رفتار نامناسب را ناشی از قصد و نیت سوء ندانید. ممكن است این عمل براثر ترس، سردرگمی، نداشتن انگیزه و یا مشكلات شخصی از وی سرزده باشد.
به سایرین فرصت بدهید مشكل را حل كنند. گاهی ممكن است همان افرادی كه به نحوی با مشكل ایجاد شده در ارتباط هستند، راه‌حل‌های بهتری برای حل مساله
ارائه دهند.
▪ راه‌حل مساله را از میان رفتارها كشف كنید
زمانی كه با كارمند مشكل‌ساز صحبت می‌كنید، با دقت به حرف‌هایش گوش كنید. خونسرد و مثبت اندیش باشید اما بی‌طرف. سوالهایی از وی بپرسید كه پاسخ‌های طولانی و توضیحی داشته باشد و با «بله» یا «خیر» تمام نشود. به میان حرف‌هایش نروید.
هنگام پاسخ‌دادن به صحبت‌های او خونسرد باشید. از توضیحاتش نتیجه‌گیری كنید، به عنوان مثال: «آنچه من از حرف‌هایت فهمیدم این است كه ...»، در نتیجه خواهید فهمید كه شما با دقت به حرف‌هایش گوش داده‌اید.در صورتی كه علت و منشا رفتار نامناسب كارمند مشكل‌ساز را كشف كنید، راه‌حل بهتری برای آن خواهید یافت.
▪ یك بار كافی است؟
گاهی این برخوردها و درگیری‌ها به نرمی و به سرعت حل می‌شوند و به نتیجه می‌رسند. گاهی هم مستلزم طی مراحل و تكرار است.
▪ در صورت لزوم تكرار كنید
مشكلات كوچكی از قبیل دیرآمدن به محل كار ممكن است با یك صحبت كوتاه و خصوصی با كارمند مورد نظر در دفتر خودتان حل شود.
اما كارمند ناسازگاری كه این رفتار را از كودكی در مدرسه اجرا كرده و موفق بوده است، احتمالا بیش از یك بار نیاز به تذكر دارد. صبور باشید. همیشه انتظار نتیجه سریع نداشته باشید. برای این افراد برنامه‌ریزی درازمدت لازم است.
▪ وقتی حل مشكل بیش از حد توان شما است
گاهی ممكن است حل مشكل كارمندتان بیش از حد توانایی‌های شما باشد. به عنوان مثال ممكن است مشكل جسمی و فیزیكی داشته و نیاز به كمك‌های تخصصی داشته باشد.
دقت كنید زمان مناسب برای ارجا دادن كارمند مورد نظر به بخش متخصص، چه زمانی است. مجموعه شما ممكن است بخش كمك‌رسانی داشته باشد. در غیر این صورت از مراكز موجود در جامعه كمك بگیرید.
▪ ببینید پایان كار كجاست
در صورتی كه هدف شركت شما حل مشكل كارمند و برگرداندن آرامش به كل مجموعه باشد ولی رسیدن به هدف میسر نباشد، یعنی زمانی كه به بن‌بست رسیده‌اید و كارمندتان قصد ندارد تغییری در رفتار خود ایجاد كند، وقت آن است كه مراحل فسخ قرارداد كار با آن كارمند طی شود و طبق قوانین و سیاست‌های شركت عمل نمایید.
▪ به نتیجه رسیدن
نتیجه مطلوب در برخورد با رفتار نامناسب یك كارمند، رسیدن به راه‌حل و توافق طرفین در مورد راه‌حل است. می‌دانید كه رفتار نامناسب تا زمانی ادامه می‌یابد كه شما و كارمند مورد نظر در حل مشكل به نتیجه برسید.
لازم است كارمند بداند رفتارش نامناسب بوده و رفتار مناسب كدام است. شما به عنوان مدیر، باید بتوانید به درستی ارتباط برقرار كنید. كاملا مطمئن شوید كه كارمندان ضروریات را فهمیده و عواقب و نتایج را درك نموده است.

مترجم : مریم صدیق زنده

منبع : روزنامه دنیای اقتصاد