برنامه ریزی در یک روابط عمومی کارآمد

برنامه های روابط عمومی زمانی با موفقیت روبرو می شود كه ۷ گام اساسی را طی كند. برخی از گامها اساسی هستند و باید حتما مورد توجه قرار گیرند برخی نیز زیاد مهم نیستند. این گامها به شرح ذیل معرفی می شوند:
● تثبیت نقش ویژه روابط عمومی در سازمان
این مرحله اساسی ترین و بدیهی ترین مرحله در فرایند اطلاع رسانی موفق است. هدایت و مدیریت افكار عمومی بایستی به عنوان یكی از كاركردهای اساسی به روابط عمومی سپرده شود. روابط عمومی بایستی از موقعیت مناسب حرفه ای برخوردار شود و همان جایگاهی را كه نشریات و روزنامه ها و روابط عمومی سازمانی در توسعه ایفا می كنند داشته باشد. لذا در برنامه های توسعه مورد توجه ویژه قرار گیرد. اعضای روابط عمومی بایستی از مهارتهای ارتباطات و انگیزه لازم برخوردار باشند.
● تعیین اهداف روابط عمومی
به چه نتیجه ای می خواهید برسید؟ اهداف سازمانی شما چیست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟
انتخاب با شماست. شما می توانید اهدافتان را هرچقدر كه می خواهید آرمانی در نظر بگیرید. كلید ارائه كار شما در یك مسئولیت حفظ شور و نشاط و انگیزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنید زیرا بزرگ نمایی در اهداف باعث می شود ریشه های تعهد و انگیزه خشك شود و انرژی مثبتی كه جهت دستیابی به اهداف آرمانی در حین كار ایجاد می شود به راحتی از بین برود.
بهترین روش برای مشخص كردن اهداف روابط عمومی برگزاری جلسات طوفان فكری است. نظرات اعضا جلسه بر روی تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكری به روابط عمومی این امكان را می دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق داده و در جهت توسعه اهداف متناسب با سلیقه های گوناگون گام بردارد.
● مشخص كردن نیازها و علایق مخاطبان
سازمان شما علاقمند است پیامهای آن به دست چه كسانی برسد؟ جواب این سوال در سازمانهای مختلف تفاوت می كند. اما آنچه مهم است علایق و نیازهای كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نیازمند به اطلاعات علمی كتابخانه ای ، دانشگاهیان، انجمن های صنفی و تشكلهای حرفه ای مرتبط با سازمان و رسانه های گروهی از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نیازها و علایق آنها در ارتباط با سازمان بایستی مشخص شود.
● تعیین پیامهای روابط عمومی
پیام شما چیست؟ شما می خواهید چه چیزی را به مخاطبان خود بفهمانید؟ در هر حال پیامها در موقعیتها و سازمانهای مختلف با هم تفاوت دارند.
● تدوین استراتژی اطلاع رسانی
استراتژیها و راهبردها عنصر كلیدی برنامه شما هستند. استراتژی ها شما را در یافتن علایق مخاطبان شما و انتقال پیام به آنها كمك می كند. به نحوی كه اساس برنامه روابط عمومی به شمار می رود. به طور خلاصه می توان فهرستی از استراتژیهای یك برنامه روابط عمومی را به شرح ذیل برشمرد:
الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومی
ب) استفاده از طیف گسترده رسانه های گروهی برای انتقال پیام
ج) تبلیغ و ترفیع موقعیت سازمان به عنوان یك منبع سازمان مفید اجتماعی و مسئولیت پذیر در جامعه
د) برقراری و توسعه ارتباط با رسانه ها
ه) معرفی جایگاه و موقعیت سازمان به عنوان یكی از ...(متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)
و) هماهنگی بیشتر با سایر اعضای کلیدی سازمان
● مطابقت برنامه ها با جدول زمانبندی شده یا شرایط مردم
برای ایفای نقش موثر به عنوان یك روابط عمومی متعهد، شما باید بدانید كه در واحدتان چه چیزی مایه رضایتمندی است.؟ هنگام صحبت كردن از جایگاه روابط عمومی، اغلب از این موضوع گله مندند كه من نمی دانستم این رویداد برنامه ریزی شده بود!
دو اشتباه بزرگ كه در برنامه ریزی های روابط عمومی ها به چشم می خورد این است كه نمی دانند چگونه مسئولیتهای محوله برنامه ریزی شده است ودیگر اینكه وقت زیادی جهت اجرای برنامه های در اختیار ندارند.
مدیر روابط عمومی جهت دستیابی به موفقیت در برنامه های اطلاع رسانی بایستی در برقراری ارتباط موفق باشد. بررسی ,پرس و جو و تحقیق كند. شما نیز باید بدانید چه چیزی برنامه‎ریزی شده و چه رویدادهایی در انتظار است. بعد از اینكه اطلاعات لازم را كسب كردید، بایستی اعتبار و قابلیت لازم را برای دسترسی به اطلاعاتی كه مورد نیاز عملیات شماست ایجاد كنید. در جهت كسب اعتبار و احترام برای روابط عمومی همراه با تمامی موقعیتها و امتیازاتی كه می تواند به آن دست پیدا كند، كوشا باشید.
شما باید در پی گسترش حرفه‎ای جایگاه روابط عمومی باشید، تا جایی كه همه بگویند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعیت و اعتبار فلان طرح یا پروژه نیازمندیم. چنین موقعیتی زمانی محقق می‎شود كه هیئت مدیره و مقامات ارشد سازمان خود را در قبال روابط عمومی متعهد بدانند.
● تدوین برنامه مكتوب و زمانبندی شده
یك برنامه مكتوب با یك جدول زمانبندی شده تكمیل می‎شود. بهترین برنامه‎ها، برنامه‎های سالانه هستند كه به شما به طور موثری محدودیتها را نشان می‎دهند.

منبع : برنامه ریزی روابط عمومی