بایدها و نبایدها در رفتار با رسانه‌ها

● بایدها
ـ حقیقت را بگویید – همیشه.
ـ صادق و دقیق باشید. قابل اعتماد بودن و شهرت شما بستگی به این کار دارد.
ـ اگر پاسخ پرسشی را نمی‌دانید اعتراف کنید. بگویید جواب را پیدا خواهید کرد و هر چه سریعتر این‌ کار را انجام دهید.
ـ اشتباهات را هرچه سریع تر اصلاح کنید. بگویید که جواب شما کافی بوده ولی رضایت‌بخش نبوده و مایلید ابهام را برطرف کنید.
ـ از به کار بردن زبان نامفهموم یا اصطلاحات خاص خودداری کنید. به زبان ساده سخن بگویید.
ـ چنین تصور کنید که هرچه می‌گویید برای همه است.
ـ تا حد امکان با رسانه‌ها بی‌پرده باشید.
ـ اگر مقاله‌ای چاپ می‌شود که ناصحیح است خبرنگاران را فرا بخوانید. مؤدبانه به آنچه که خطا بوده اشاره کنید و دلیل ومدرک بیاورید.
ـ فهرستی از کارهای انجام شده نگه‌ دارید. مرتبا آنرا به ‌روز کنید. مسائل آنچنان سریع اتفاق می‌افتند که ممکن است دست‌آوردهای خود، مقام دولتی و یا وزارتخانهٔ شما یا خودِ دولت را فراموش کنید.
ـ همیشه جواب تلفن‌ها را بدهید، یا از دستیاری بخواهید تا به موقع جواب تلفن‌ها را بدهد تا خبرنگاران بتوانند در موعد مقرر کارشان را انجام دهند.
ـ سعی کنید اطلاعاتی را به دست آورید که خبرنگاران می‌خواهند بدانند، حتی اگر به این دلیل مجبور به کار بیشترشوید؛ مثلا تا دیر وقت در محل کار بمانید و یا اینکه شخصا مطلب درخواستی را تحویل دهید.
ـ جنبه شوخی داشته باشید.
سخنگوی سابق رئیس جمهور، دیوید بک‌ویت(۳) می‌گوید :"اختلال و مضیقه تقریبا در تاروپود این‌ کار بافته شده است. مگر اینکه جنبه شوخی داشته باشید. کاری است واقعا جدی."
● نبایدها
ـ دروغ نگویید – هرگز.
ـ نگویید "نظری ندارم" – هرگز
ـ بداهه‌گویی نکنید، گمانه‌پردازی نکنید، حدس نزنید. خبرنگاران خوب حقایق را بازبینی می‌کنند. اگر اشتباه کرده باشید، باورپذیر بودن‌تان نابود خواهد شد.
ـ بعد از اینکه اظهارنظری کردید سعی نکنید آن را محرمانه بنامید.
ـ در پاسخگویی بی‌اشتیاق نباشید.
ـ تا زمانیکه اطلاعات لازم برای همراهی خبر را در اختیار داشته باشید، اخبار را بیان نکنید. اول مطلبی را اعلام نکنید و بعد بیانیهٔ خبری یا اوراق اطلاعاتی مربوطه را آماده کنید. اگر قبل از یک کنفرانس مطبوعاتی مطلب را آماده کنید، بعد از اعلام آن می‌توانید از وقت خود برای توضیح دادن به مطبوعات استفاده کنید.
□□□
● آنگاه که خطایی رفته یا خبر بد پخش شده
▪ روبه‌رو شدن با اشتباهات
اگر نقل‌قولی اشتباها از شما در مقاله‌ای چاپ شده و یا اطلاعات اشتباه داده شده سریعا وارد عمل شوید. با خبرنگار مربوطه صحبت کنید. تهدید نکنید. حقایق را مطرح کنید و بخواهید که هر چه دربارهٔ اصلاح اشتباه مذکور می‌گویید برای همگان اعلام شود. اگر از طریق خبرنگار به نتیجه نرسیدید به سردبیر او مراجعه کنید.
شما می‌توانید تقاضای تکذیب یا اصلاح یک اشتباه را داشته باشید، بسیاری از مقامات چنین می‌کنند. اما بعضی احساس می‌کنند که با دوباره مطرح کردن آن فقط باعث می‌شوند اطلاعات نا درست در اخبار باقی بماند. گرچه خبر اشتباه با اینترنت تا ابد در دسترس است. به همین دلیل اغلب تقاضای اصلاح، راهی درست است. آنچه که شما انجام می‌دهید بستگی به اشتباه و شدت آن دارد. اما در اشتباهات جزیی نیز باید با خبرنگار تماس گرفته و خبر یا نقل‌قول اشتباه را اصلاح کنید.
▪ روبه‌رو شدن با خبر بد
ـ دروغ نگویید.
ـ پرده‌پوشی نکنید. اگر دروغ بگویید یا پنهان‌کاری کنید، اعتماد به شما از بین می‌رود.
ـ از تلفن‌های خبرنگاران اجتناب نکنید.
ـ مشکل را شناسایی کنید.
ـ چگونگی اصلاح آن را توضیح دهید.
□□□
● تدارکات سازمانی
وزارتخانه‌های مختلف دولت ایالات متحده، عملکردهای گوناگون دفتر مطبوعاتی را چگونه اداره می‌کنند؟ باید توجه داشت که هر مقامِ کابینه می‌تواند دفتر را طبق ویژگی‌های خاص خود اداره کند؛ مطلبی که در ادامه می‌آید به چهار نوع تدارکات می‌پردازد.
▪ وزارت امور خارجه(۴): در وزارت امورخارجهٔ آمریکا، معاون وزیر در دیپلماسی عمومی و روابط عمومی، ریاست امور اجتماعی، رسانه‌ها و فعالیت‌های ارتباطی را به عهده دارد. معاون وزیر در امور اجتماعی زیر نظر این دفتر قرار دارد که از سوی وزیر خارجه سخن می‌گوید و بر پنج دفتر نظارت دارد. این دفاتر عبارتند از:
ـ دفتر مطبوعاتی که روزانه مطالب زمینه‌ساز، راهنمای مطبوعات، و پرسش و پاسخ‌های مورد استفادهٔ معاون وزیر در خبررسانی روزانه به مطبوعات را آماده می‌کند.
ـ دفتر رسانه‌ها با برد بیشتر که مصاحبه‌های منطقه‌ای با تلویزیون، رادیو و کتابچه‌های چاپی برای مقامات وزارت خارجه در داخل ایالات متحده را برنامه‌ریزی می‌کند.
ـ دفتر ارتباط اجتماعی و ارتباط درون دولت، برای مقامات وزارت خارجه برنامه‌های سخنرانی و دیدار در سرتاسر آمریکا را ترتیب می‌دهد، ارتباط با مقامات دولتی محلی و ایالتی را اداره می‌کند و برای گروه‌های بازدیدکننده، جلسات خبررسانی را در وزارت‌خانه برگزار می‌کند.
ـ دفتر اطلاعات الکترونیکی و سرویس‌های خبر رسانی، تارنما و نمایش‌های ویدئویی را اداره می‌کند. این دفتر همچنین از طریق ماهواره برنامه‌هایی تلویزیونی که تماشاگران به طرق مختلف در آن شرکت دارند را تولید می‌کند.
• دفتر برنامه‌ریزی ارتباط استراتژیک، سایر دفاتر را چه در داخل و چه در خارج از وزارتخانه حول پیامی استراتژیک هماهنگ می‌کند.
همچنین دستیار وزیر در امور آموزش ‌و پرورش و فرهنگ به معاون وزیر گزارش می‌دهد. دفتر این دستیار بر مبادلات فرهنگی و تبادل شهروندان با کشورهای دیگر نظارت دارد. همچنین فعالیت‌های دفتر برنامه‌های اطلاعات بین‌المللی را سرپرستی می‌کند که وظیفه‌اش فرستادن سخنران به خارج است، بیانیه‌های مقامات ایالات متحده را صادر می‌کند و نشریات و تارنما برای استفادهٔ خارج از کشور تولید می‌کند.
▪ وزارت دفاع(۵): در وزارت دفاع ایالات متحده معاون وزیر در امور اجتماعی مقام ارشد این امور در وزارتخانه است و به عنوان سخنگوی وزیر دفاع عمل می‌کند. سخنگو همچنین چندین بخش را اداره می‌کند:
ـ روابط رسانه‌ها، که به پرسش‌های رسانه‌ها پاسخ می‌دهد. مسئولین میزها در این بخش متخصصینِ ِ موضوعاتی خاص هستند که وزارتخانه به طور ثابت با آن‌ها روبه ‌رو است.
ـ بخش برنامه‌ریزی که مسئول فعالیت‌های ارتباطی ِ فراگیر براساس موضوع و مناطق جهان است.
ـ روابط اجتماعی، که تقاضاها برای وزارت دفاع در رویدادهای اجتماعی و فعالیت‌های جامعه را ارزیابی، هماهنگ و تأیید می‌کند.
ـ واحد اطلاعات، که سرویس اطلاعات داخلی نیروهای مسلح برای پرسنل نظامی است.
هر بخش از وزارت دفاع و سرویس‌های مسلح، ساختاری شبیه این دارند: یک سخنگو در رأس و بخش‌های فرعی تحت نظرش. مثلا رئیس ستاد مشترک و مشاور نظامی اصلی رئیس جمهور، یک رئیس امور اجتماعی دارد که بر بخش‌های روابط رسانه‌ها، برنامه‌ریزی، روابط اجتماعی و واحد اطلاعات نظارت دارد. سخنگویان بخش‌ها برای رئیس امور اجتماعی کار می‌کنند و انتظار دارند از سوی دفتر امور اجتماعی وزیر دفاع راهنمایی شوند.
▪ وزارت دارایی(۶):
در وزارت دارایی آمریکا دستیار وزیر در امور اجتماعی بالاترین مقام ارتباطات است. او به عنوان مشاور مطبوعاتی وزیر دارایی عمل می کند، دفتر را اداره می?کند و استراتژی درازمدت ارتباطی برای وزارتخانه تهیه می‌کند. دستیار وزیر همچنین سرپرست دفتر آموزش عمومی است که فعالیت‌های سازمان ‌یافته‌ای برای اطلاع‌رسانی به مردم در هر رویداد جدیدی را اداره می‌کند. جانشین ِ معاون وزیر در امور اجتماعی به معاون وزیر گزارش می‌دهد، سخنگو جانشین وزیر است و از معاون وزیر پشتیبانی می‌کند. سومین مقام در دفتر، مدیر دفتر امور اجتماعی است، کسی که متخصصان مسائل مطبوعات، عکاسان وزارتخانه و کارمندانی که بریدهٔ خبر تهیه می‌کنند را اداره می‌کند. این مدیر هم چنین پشتیبان جانشین معاون وزیر است. این مدیر سرپرستی چهار دفتر را به عهده دارد که همگی مخصوص حوزه‌های سیاسی ِ متفاوتی تحت اختیار وزارتخانه هستند: دفاتر بین‌المللی، دفاتر اجرایی، دفاتر مالیات و سیاست‌های اقتصادی و دفاتر مالی داخلی.
▪ وزارت آموزش ‌و‌ پرورش(۷):
در وزارت آموزش و پرورش ایالات متحده یک مدیر ارتباطات بر روابط رسانه‌های خبری، انتشارات، ارتباطات داخلی و خارجی و پرسش‌های مردم نظارت دارد. این مدیر کسی است که استراتژی ارتباطات را در درازمدت طراحی می‌کند و در موارد بسیار نادر با مطبوعات سخن می‌گوید. یک مشاور مطبوعاتی تحت نظر او کار می‌کند که سخنگوی وزیر آموزش و پرورش است و دفتر مطبوعاتی را اداره می‌کند. دفتر مطبوعاتی براساس نظمی خاص کار می‌کند، به این شکل که یک متخصص رسانه در مورد آموزش ابتدایی و متوسطه با مطبوعات کار می‌کند، دیگری روی آموزش حرفه‌ای و بزرگسالان، متخصص دیگر دربارهٔ آموزش و پرورش استثنایی و الی آخر. هم چنین واحد تهیهٔ سخنرانی و یک دفتر ِ امور اجتماعی وجود دارد که توسط جانشین مدیر ارتباطات اداره می‌شود.
● رسانه‌ها
گرچه بسیاری از روزنامه‌نگاران مجبورند روزانه و یا حتی ساعت به ساعت گزارش دهند، اما به هر حال برای تحقیق، مصاحبه و نوشتن مقاله به وقت احتیاج دارند. آنها هم چنین دوست دارند که راجع به یک رویداد خبری از هفتهٔ قبل با خبر شوند – حداقل یک یا دو هفته زودتر – تا بتوانند ایدهٔ مقاله را به تأیید سردبیرشان برسانند، با عکاس برنامه ‌ریزی کنند و تحقیقات اضافی را انجام دهند.
یک خبرنگار هنگامی که خبر غیرمنتظره‌ای به‌وقوع می‌پیوندد، مثل یک مناقشهٔ سیاسی ناگهانی یا یک بحران، باید موضوع را با زمینهٔ قبلی اندکی پوشش دهد که این مسئله کار نوشتن یک مقاله براساس اطلاعات درست را سختتر می‌کند. در نتیجه هر چه اطلاعات و تحقیق بیشتری بتوان در اختیار خبرنگاران قرار داد، بهتر خواهد بود. همچنین مهم است که موعدها و نیازهای اصلی ِ همهٔ رسانه‌ها را شناخت.
▪ روزنامه‌ها:
روزنامه‌ها پوشش عمیق و دقیقی از رویدادها ارائه می‌دهند و می‌توانند در رساندن مطالب به مردم و آنهایی که در مقام ِ تصمیم‌گیری هستند، مفید واقع شوند. خبرنگاران روزنامه‌ها به خصوص در زمینه‌هایی تخصصی وارد می‌شوند که دربارهٔ آن می‌توانند بنویسند. این ویژگی آنها را تبدیل به متخصصین موضوعات خاص مثل اقتصاد یا سیاست می‌کند.
همهٔ خبرنگاران اسناد و مدارک مکتوب با جزئیاتی کامل را دوست دارند تا به مطلب‌شان استحکام ببخشند – جزئیاتی مثل واقعیت‌ها، اعداد، حکایات، نمودارها و نمونه‌هایی مثل ِ بیانیه‌های مطبوعاتی یا زمینه‌سازهای رسانه‌ای. این مطالب باید مستدل و با ذکر منبع باشند. مطالب مکتوبی مثل نقل‌قول‌ها و اوراق اطلاعاتی احتمال بازگویی صحیح یک نقل قول یا نکته را افزایش می‌دهد.
خبرنگاران روزنامه‌ها، به سردبیری که مطالب را تعیین کرده و آنها را ویرایش می‌کند، گزارش کار می‌دهند. آنها براساس موعدهایی بسیار فشرده کار می‌کنند. موعدِ روزنامه‌های صبح، اواخر عصر است؛ روزنامه‌های عصر موعدشان پیش‌از ظهر یا بعدازظهر زود است. اگر مثلا یک کنفرانس مطبوعاتی ساعت ۱۱ صبح برگزار می‌شود و موعد خبر ساعت ۵ بعد از ظهراست، زمانی که در این میان وجود دارد به خبرنگاران روزنامه‌های صبح امکان نوشتن مقاله‌شان، به فیلم‌برداران و عکاسان فرصتی برای تهیهٔ کارشان و به سردبیران، وقتی برای ویرایش محصول نهایی را می‌دهد. به همین ترتیب هفته‌نامه‌ها موعدشان در روزی خاص است.
روزنامه‌ها همه نوع مطلبی را چاپ می‌کنند: گزارش خبری، مقالات ویژه، شرح‌حال، تجزیه و تحلیل، سرمقاله‌ها، اظهارنظرها (به خصوص در صفحه‌های سرمقاله) و نامه به سردبیر. سایر رسانه‌ها هم این نوع مطالب را دارند اما روزنامه‌ها اغلب گسترده‌ترین دامنهٔ صفحه‌آرایی را دارند.
به همین ترتیب انواع روزنامه وجود دارد:
ـ روزنامه‌های ملی با علایق وسیع و تمرکز ملی ِ ِمعین.
ـ روزنامه‌های منطقه‌ای که بر مسائل محلی تمرکز دارند.
ـ روزنامه‌های محلی با تمرکز ِ محلی ِ مداوم.
ـ انتشارات صنفی با مخاطبان متخصص مثل روزنامه‌ای مربوط به انرژی برای مجریان صنعت نفت یا مجله‌ای برای مادران و کودکان. انتشاراتی که "غیرتخصصی"(۸) نامیده می‌شوند شامل روزنامه‌ها، مجلات و سایت‌های اینترنتی برای همه نوع سلیقه و حرفه، تخصص کاری و فعالیت در اوقات فراغت می‌شوند.
▪ خبرنامه‌ها:
خبرنامه‌ها انتشاراتی صنفی هستند که می‌توانند به شکل مجله یا روزنامه باشند. آنها معمولا با مخاطبان خیلی خاص سروکار دارند.
ـ سرویس‌های خبرگزاری:
سرویس‌های خبرگزاری، مقالاتی را ارائه می‌دهند که توسط همهٔ رسانه‌ها یا برای چاپ دوباره و یا برای گرفتن ایدهٔ مطلبی، مورد استفاده قرار می‌گیرند. مثلا سردبیر روزنامه‌ای پس از دیدن مقالهٔ خبری یک خبرگزاری، سفارش گزارش ویژه‌ای با گرایش محلی می‌دهد. آسوشیتدپرس(۹)، رویتر(۱۰)، و آژانس فرانس‌پرس(۱۱) از معروف‌ترین سرویس‌های خبری هستند.
ـ مجلات:
مجلات هم مانند روزنامه‌ها انواع متفاوتی دارند: از آنهایی که بر اخبار کلی تمرکز می‌کنند تا آنها که پوشش انتشارات خیلی تخصصی‌ مثلا اقتصاد یا امورخارجه را بر عهده دارند. نویسندگان مجله برای نوشتن مقاله‌ای عمیق و دقیق به دلیل شکل ویژهٔ کارشان، بیشتر ازگزارشگران روزنامه وقت در اختیار دارند. مجلات اغلب تقویم سردبیر دارند که تمام موضوعاتی را که در طول سال پوشش خواهند داد در آن مشخص شده است. اینها برای دفاتر روابط عمومی دولت و سایرین از این جهت اهمیت دارد که می‌توانند ایدهٔ مطالب را حول موضوعات خاص مجله شکل دهند.
▪ رادیو و تلویزیون:
رادیو و تلویزیون برنامه‌های متنوعی دارند – نمایش‌های ملی، نمایش‌های محلی یا منطقه‌ای، اخبار مستقیم، برنامه‌های مربوط به مسایل انسانی، میزگرد، برنامه‌های مستند و مصاحبه‌ها. گزارشگران ِ رادیو و تلویزیون و سردبیرانی که مطلب سفارش می‌دهند اغلب ایدهٔ مطالب خود را از روزنامه‌ها و سرویس‌های خبرگزاری می‌گیرند. برخلاف خبرنگاران ِ روزنامه‌ها، بعضی خبرنگاران رادیو و تلویزیون، به‌ ویژه در ایستگاه‌های کوچکتر، به دلیل گستردگی وظایف محوله، متخصص موضوع خاصی نیستند و بیشتر روی موضوعات کلی کار می‌کنند. گزارشگران تلویزیون معمولا نمی‌توانند موضوعی را به اندازهٔ گزارش خبرنگارانی که مطلب‌شان چاپ می‌شود، به طور کامل ارائه کنند و مطالب پیچیده اغلب به بخش‌هایی خبری تنزل می‌یابند. روزنامه یک رسانهٔ بصری است و خبرنگاران و سردبیران ِ سفارش‌دهنده، مطالبی را ترجیح می‌دهند که می‌توان با تصویر بیان کرد. مهلت اخبار تلویزیونی بسیار فشرده است.
▪ اخبار در اینترنت:
ارائهٔ اخبار دراینترنت جدیدترین رسانه ‌است. اخباری که در سایت‌های اینترنتی ظاهر می‌شوند، مانند رادیو و تلویزیون، نشر و پخشی آنی دارند، علاوه بر این‌ اینترنت – مثلا از طریق میزگردهای رادیویی – امکان گفتگوی دوطرفه را فراهم می‌کند. همه نوع خبر در اینترنت وجود دارد، از روزنامه‌ها و مجلات تا چت‌روم‌ها و ای‌میل برای مخاطبان مشخص.
با درنظر داشتن موعدهای متفاوت ِ رسانه‌های مختلف، یک مشاور مطبوعاتی باید منصف باشد. به این معنا که او باید موعدهای مختلف را در نظر بگیرد و همیشه هنگام برنامه‌ریزی رویدادها، مثلا یک کنفرانس مطبوعاتی، به نفع یکی از رسانه‌ها عمل نکند.
هم‌چنین برنامه ‌ریزی باید طوری انجام شود که بنگاه‌های خبر رسانی بتوانند رویدادها را پوشش داده و برای تولید بخش خبری‌شان فرصت داشته باشند.
□□□
● فهرست بازبینی ِعکس‌های گرفته شده
تصاویر مانند کلمات مطلبی را بیان می‌کنند. در استفاده از تصاویر:
ـ تصمیم بگیرید که می‌خواهید عکس چه کاری انجام دهد.
ـ آنچه را که در پی آن هستید به عنوان راهنما رسم کنید.
ـ از هر تصویر عکسی فوری بگیرید یا از درون نمایاب ِ دوربین قبل از گرفتن هر عکس نگاه کنید.
□□□
● محرمانه یا غیرمحرمانه صحبت کردن
روش ِ ارجح برای صحبت با رسانه‌ها صحبت غیرمحرمانه است. وقتی انتظار دارید اطلاعات دربارهٔ برنامه و ایدهٔ شما با پیام ‌تان به مردم برسد، چرا نباید نام ‌تان روی آن ذکر شود؟
دی‌دی می‌یرز(۱۲) سخنگوی سابق کاخ سفید می‌گوید: "مطمئن‌ترین شیوهٔ عمل این است که تصور کنید همهٔ آنچه که به یک خبرنگار می‌گویید سر از روزنامه درخواهد آورد، به ‌ویژه در ابتدای کار که خبرنگاری را که با او کار می‌کنید نمی‌شناسید و هنوز مطمئن نیستید که شرایط توافق‌تان را می‌پذیرد یا نه.
با پیشرفت ارتباط شما با خبرنگاران آنها را خواهید شناخت و یاد می‌گیرید که با چه کسی می‌توانید آزادانه صحبت کنید. می‌یرز می‌گوید: "بعد می‌توانید از ٰ زمینه ٰ به عنوان راهی برای توضیح موضوعات پیچیده‌تر استفاده کنید، بدون احساس نگرانی از استفادهٔ نامناسب از حرف‌هایتان." و "اما در دموکراسی‌های تازه تحقق ‌یافته که هنوز قوانین مشخص نیستند، ممکن است سرتان کلاه برود."
ضوابطِ چگونگی صحبت شما باید از قبل مشخص شود. نه بعداً. معنای این کلمات، در زیر ذکر شده است:
ـ به طور غیرخصوصی. هنگامی که غیرخصوصی صحبت می‌کنید همهٔ آنچه که به خبرنگار می‌گویید ممکن است با ذکر نام شما مورد استفاده قرار بگیرد.
ـ در زمینه. وقتی به روزنامه‌نگاری می‌گویید که به عنوان زمینه‌سازی سخن می‌گویید، او می‌تواند سخنان شما را منتشر کند اما نه با ذکر نام و مقام شما. بلکه خبرنگار اظهارات شما را به هویتی که قبلا بر سر آن به توافق رسیده‌اید نسبت می‌دهد، مثل "منبعی مطلع" یا " یک متخصص" یا "یک مقام دولتی".
ـ سابقهٔ دور. هنگامی که قبل از یک مصاحبه مشخص می‌کنید که فقط به عنوان سابقهٔ دور مطالبی را مطرح می‌کنید، خبرنگار می‌تواند از آن اطلاعات بدون انتساب به کسی استفاده کند. هر آنچه که در چنین مصاحبه‌ای مطرح می‌شود قابل استفاده است ولی نه به شکل نقل قول مستقیم و یا نسبت دادن آنها به کسی.
ـ محرمانه. هنگامی که به طور محرمانه اطلاعاتی را به خبرنگاری می‌دهید، آن مطلب فقط جهت آگاهی شخصی اوست و نمی‌تواند آن را چاپ کند یا مورد استفادهٔ عمومی قرار دهد. خبرنگار نباید چنین اطلاعاتی را برای گرفتن تأیید به نزد منبع دیگری ببرد.
سخنگویان گاهی به خاطر قوانین حریم خصوصی که اجازهٔ بیان آشکار اطلاعات را نمی‌دهد، برای مطلع ساختن خبرنگاری که به نظر می‌رسد از قضیه بی‌خبر است از خبررسانی محرمانه استفاده می‌کنند.
دانستن زمینه و سابقه می‌تواند تصویر کامل تری از مطلب بدهد.
یک سخنگوی دولت می‌گوید: "رد کردن یک مقاله گاهی می‌تواند یک دستاورد محسوب شود. چنین کاری می‌تواند باعث شود که خبرنگاران یا سردبیران از خیر ِ مطلبی ناصحیح که آمادهٔ انتشارش بودند بگذرند. گاهی نمی‌توان نشان داد که با چه تلاشی چه کار سختی را انجام داده‌اید. شما جلوی مطلبی را گرفته‌اید که چاپ آن اشتباه بوده است."
□□□
● نام‌ها و برنامه‌های زمان‌بندی مطبوعات
به منظور پاسخ سریع به اخبار اضطراری و متوجه کردن رسانهٔ خود، هنگامی که مطلبی برای گفتن دارید، فهرست به ‌روز شده‌ای را از تماس با رسانه‌ها نگه ‌دارید. ‌
ـ نام خبرنگاران، وابستگی‌شان، تخصص یا علایق خاص‌شان، آدرس محل کار و منزل‌شان، شمارهٔ تلفن همراه‌‌شان، پی‌جو (۱۳)، شمارهٔ نمابر‌شان و آدرس ای‌میل آنها را در فهرستی گرد آورید. همچنین فهرست‌های جداگانه‌ای از خبرنگاران براساس تخصص یا علاقه و براساس منطقهٔ جغرافیایی‌شان داشته باشید.
ـ اطمینان حاصل کنید که فهرست‌ها به ‌روز می‌شوند.
ـ بدانید که هر تماس رسانه‌ها، مایل به دریافت خبر از چه راهی است – از طریق نمابر، تلفن و ای‌میل.
ـ موعدِ خبری ِ هر خبرنگار را بدانید و در زمان موعد ِ کاری‌اش با او تماس نگیرید.
ـ کشف کنید که در رسانه‌های متنوع چه کسی در مورد پوشش خبرها تصمیم می‌گیرد و در چه هنگام از روز، هفته یا ماه دربارهٔ مطالب تصمیم‌گیری می‌شود. آگاه شوید که یک رسانهٔ خبری چقدر زودتر از یک رویداد باید مطلع شود.
□□□
● گزارش گروهی مشترک
گزارش گروهی هنگامی استفاده می‌شود که محل یک رویداد یا کنفرانس مطبوعاتی به اندازهٔ کافی بزرگ نیست تا تمام خبرنگاران علاقه‌مند به پوشش خبری را در خود جای دهد. مثلا در ایالات متحده اغلب در کاخ سفید جایی که فضا در دفتر رئیس جمهور یا سایر قسمت‌ها محدود است، از این شیوه استفاده می‌شود.
گزارش گروهی شامل نماینده‌هایی از هر نوع رسانه می‌شود که برای پوشش رویدادی "با هم جمع شده‌اند"؛ آنها راجع به رویدادی گزارش می‌نویسند یا آن رویداد را ضبط می‌کنند و مطالب خود را در اختیار همکاران‌شان در مطبوعات یا رسانه‌های خبری می‌گذارند. مطلب در اختیار همه به طور همزمان گذاشته می‌شود و تا زمانی که همه آن را در اختیار داشته باشند هیچکس حق استفاده از آن را ندارد.
یک گزارش خبری مشترک به طور خاص باید دربردارندهٔ خبرنگار یک خبرگزاری، خبرنگار نشریه، خبرنگار مجله، خبرنگار رادیو و تلویزیون، فیلمبردار، صدا‌بردار و عکاس باشد. گاهی ممکن است فقط از یک دوربین استفاده شود که از رویداد فیلمبرداری کرده و به اتاق خبرنگاران، در همان نزدیکی، می‌فرستد.
یک "گزارش مشترک" حتی می‌تواند کوچکتر هم باشد. هنگامی که پرزیدنت بیل کلینتون در مراسم تدفینی در آکادمی نیروی دریایی آمریکا (۱۴) حضور یافت، اندازهٔ تالار ختم و تشریفات ِ مراسم، گزارشی مشترک را ایجاب می‌کرد. تنها یک دوربین، اجازهٔ حضور در تالار را داشت. خبرنگاران و سایر دوربین‌ها مراسم زنده را در طبقهٔ زیرین، دریافت می‌کردند و گزارش و مطالب خود را براساس تصاویراین دوربین آماده می‌کردند.
□□□
● محل رویداد
آنگاه که دربارهٔ "پیام ِ" رویدادی تصمیم گرفتید باید بهترین مکان برای برگزاری آن رویداد و در نتیجه انتقال پیام به مردم را تعیین کنید. مثلا اگر رویداد مربوط به خبری دربارهٔ آموزش و پرورش می‌شود، بهترین نقطه یک محل آموزشی مثل یک مدرسه است. وقتی مدرسه‌ای را انتخاب کردید مسائل زیر را در نظر بگیرید:
ـ بهترین کلاس برای مراسم کدام است؟
ـ باید بچه‌های کوچکتر در برنامه شرکت داده شوند یا بچه‌های بزرگتر؟
ـ چه تصویری می‌خواهم نشان دهم؛ در پشت سر، چه پرده یا تابلویی تصویر مورد نظر مرا بهتر ارائه می‌دهد و با پیام هماهنگی بیشتری دارد؟
ـ چه کس دیگری برای پیشبرد پیام باید آنجا باشد؟ مثلا آیا باید به عنوان سخنران و یا مهمان، آموزگاران، مسئولین اداری مدرسه، یا احتمالا وزیر آموزش و پرورش حضور داشته باشند؟ تعیین کنید که آنها چه موقع باید دعوت شوند، چه کسی باید آنها را دعوت کند و احتمالا چه نقشی باید ایفا کنند.
□□□
● کتابچهٔ اطلاع‌رسانی
در ایالات متحده هنگامی که مقامات عالی‌رتبه مثل فرماندار ایالت، عضو کابینه و مطمئنا رئیس جمهور و معاون او در رویدادی شرکت می‌کنند، پیش از برنامه کتابچه‌های اطلاع‌رسانی در اختیار ایشان قرار می‌گیرد. این کتابچه توسط کارمندان کسی که برگزارکنندهٔ آن رویداد است تهیه می‌شود. کتابچه به منظور بالا بردن مشارکت هر فرد و جلوگیری از وقایعی خارج از انتظار تهیه می‌شود.
یک کتابچهٔ اطلاع‌رسانی به طور خاص شامل موارد زیر است:
ـ هدف از برگزاری رویداد.
ـ نوع لباس شرکت‌کنندگان – غیررسمی، کاری، رسمی.
ـ پیش‌بینی وضع هوا برای آن روز.
ـ تعداد حضار.
ـ آیا مطبوعات حضور خواهند داشت. آیا انتظار حضور دوربین‌ها هم هست.
ـ محل برنامه.
ـ نام کارمندان ِ هماهنگ ‌کنندهٔ مراسم به‌علاوهٔ شماره‌های تلفن ثابت و همراه وپی‌جو.
ـ موضوعات سیاسی مهم و مورد توجه منطقه‌ای که برنامه در آنجا برگزار می‌شود. کتابچهٔ اطلاع‌رسانی می‌تواند حاوی مقالات موافق روزنامه‌ها باشد.
ـ اسامی شرکت‌کنندگان، مقام آنها و وابستگی‌شان و خلاصه‌ای از آنچه که آنها در مراسم انجام خواهند داد یا خواهند گفت.
در صورت لزوم، زندگی نامه افراد به همراه تلفظ صحیح اسامی ِ غیررایج را آماده کنید.
ـ برنامهٔ لحظه به لحظه زمان‌بندی شدهٔ مراسم.
ـ احتمالا چه پرسش‌هایی از سوی مطبوعات یا حضار مطرح خواهد شد، به همراه پاسخ‌های احتمالی.
ـ فهرستی از موضوعاتی که باید مطرح شود و موضوعاتی که باید از آنها اجتناب شود.
ـ اسامی هر یک از مدعوین که آن مقام باید از پشت تریبون بشناسد.
ـ طرحی از محل تریبون از جمله جایی که مقام دولتی می‌نشیند و می‌ایستد و در کنار کیست.

محمد سمیعیانی