ERP چیست؟

سالیان متمادی برنامه های كاربردی مورد استفاده در سیستمهای اطلاعاتی بصورت مجزا ((functional ارائه میشد و هیچ ارتباطی با یكدیگر نداشتند. چنین نرم افزارهایی مورد توجه و علاقه شركتهای كوچك بود و براحتی نیازهای خود را توسط این برنامه های كاربردی (application) برآورده میكردند...
● مقدمه :
اما پس از مدتی با گذشت زمان و با شروع فرایند مهندسی مجدد فرایندهای تجاری در سازمانها ، نیاز به انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی احساس شد و تولید سیستمهای اطلاعاتی یكپارچه كه بتواند نرم افزارهای حوزه های مختلف از جمله حسابداری ، تولید ، فروش ، انبار و ... را بصورت منسجم و همراه هم بكار گیرد آغاز گردید .
برای تولید چنین نرم افزاریهایی ، ارائه رویكرد های جدیدی از جمله معماری مبتنی بر client /server و همینطور نرم افزارهای یكپارچه ضروری بنظر میرسید. در سال ۱۹۹۲ساختار یك سیستم اطلاعاتی یكپارچه توسط YakhouوRahali توسعه یافت . در این ساختار ، به اشتراك گذاری داده ها بین كاربران این امكان را ایجاد میكرد تا به سادگی و بسرعت داده های مورد نیاز واحدهای دیگر را در اختیارشان قرار دهند و همچنین مدیران بخشهای دیگر نیز قادر بودند بصورت یك سیستم جامع و یكپارچه با یكدیگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نیاز خود را از یك سیستم واحد استخراج نمایند.
● ERP چیست ؟
ERP(Enterprise Resource Planning ) سیستمی جامعی است كه سعی در یكپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود دریك سازمان با استفاده ازیك سیستم كامپیوتری واحد را دارد كه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد . این كار با استفاده از یك نرم افزار كامپیوتری انجام میشود كه بوسیله یك دیتابیس واحد ، امكان به اشتراك گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یكدیگر برقرار میسازد . این نرم افزار از تعدادی ماژول نرم افزاری تشكیل شده است كه هر یك بخشی از وظایف موجود در شركت را بر عهده دارند . اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند كه شركتهای خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیازو یا همه آنها را نصب و بكارگیرند . بعنوان مثال شركت خریدار قادر است فقط ماژولهای منابع انسانی (HR) و مالی را از این بسته نرم افزاری ، خریداری ، نصب و مورد استفاده قرار دهد .
● ERP چگونه قادر است عملكرد تجاری یك شركت را بهبود بخشد ؟
بطور كلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است كه فرآیند دریافت سفارش از مشتری و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتی یك سفارش رسیده از سوی مشتری وارد سیستمERP میگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تكمیل و ارائه این سفارش ، در آن موجود میباشد . اطلاعات مربوط به اینكه آیا مشتری سفارش دهنده ، اعتبار كافی نزد شركت را دارد یا خیر ، از ماژول مالی بدست میآید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار كالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش ، از ماژول انبار استخراج میگردد .
با بكارگیری این سیستم ، كاربران تنها وارد كننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلكه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سئوالاتی از قبیل اینكه "آیا مشتری حاضر بموقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟" ، "آیا ما قادر خواهیم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم ؟" و سئولاتی از این قبیل ، كاربران سیستم باید بتوانند سریعا تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات بر روی كل فرایند ERP تاثیر گذار خواهد بود . بعلاوه سایر كاربران در بخشهای دیگر نیز لازم است اطلاعات را بروز وارد سیستم نمایند . بعنوان مثال اگر مسئول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتكب شود ، شركت ممكن است بسیاری از مشتریان خود را بدلیل اطلاعات نادرست درمورد كافی نبودن میزان موجودی ، از دست بدهد.
● یك پروژه ERP چه مدت بطول میانجامد ؟
در شركتهای كوچك و آنهایی كه فقط بخشی از ماژولهای ERPرا خریداری و راه اندازی میكنند ، این پروژه ممكن است حدود شش ماه یا كمتر بطول انجامد ولی برای شركتهای بزرگتر و آنهایی كه تمایل دارند این پروژه را بطور كاملتر به اجرا گذارند ، به این دلیل كه نیاز به تغییر در بخشهای مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاریERP وجود دارد ، اجرای این پروژه بطور میانگین بین یك تا سه سال بطول میانجامد .
● بكارگیریERP برای یك كسب و كار چه مزیتهایی رامیتواند به همراه داشته باشد ؟
▪ بطور كلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در شركتها را میتوان بصورت زیر بر شمرد :
الف ) یكپارچه سازی اطلاعات : بر خلاف سیستهای دیگر كه ممكن است هر یك از بخشهای مالی، فروش ، تولید و ... گزارشهای ضدونقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شركت ارائه دهند ،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از یك سیستم بدست آورد .
ب) یكپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان : ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش از مشتریان ، دریافت مواد اولیه از تامین كنندگان كالا برای تولید آن سفارش تا تحویل كالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یكپارچه در یك سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شركتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی كنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شركت را ایجاد نمایند .
ج) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید : سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای تولید و استفاده از یك سیستم كامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.
د) كاهش موجودی انبار : ERP با بهینه سازی فرآیند سفارشات و تولید محصول ، باعث كاهش موجودی مواد اولیه و موجودی در جریان ساخت میگردد وهمین امرموجب كاهش موجودی كالای ساخته شده در انبارها میشود . به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نیز فراهم میسازد .
ه) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شركت ، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره كاری
● آیا ERP با فرایندهای موجود در شركت تطابق دارد یا خیر؟
نكته مهمی كه در اجرا و پیاده سازی یك سیستمERP باید مد نظر قرار گیرد آن است كه آیا این مجموعه نرم افزاری با وضع موجود شركت خریدار نرم افزار ، تطابق دارد با نه ؟ این یكی از دلایل مهمی است كه در روند اجرای فرآیند ERP در شركتهای خریدار ، اختلال ایجاد میكند و باعث میشود گاها در اجرای پروژه چند میلیون دلاری ERP وقفه ایجاد شود . در چنین شرایطی دو راه وجود دارد:
یا اینكه شركت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر داده و مطابق با سیستم ERP سازد و یا بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شركت تغییر داده شود .
در حالت اول تغییرات عمده ای در مسئولیتها ، نحوه كار ، وظایف پرسنل و روشهای انجام كار و ... ایجاد میگردد و به عبارتی لازم است فرآیند مهندسی مجدد(Reengineering) در سطح شركت اجرا شود. در حالت دوم نیز احتمال بروز مشكلات (BUGS) در نرم افزار افزایش می یابد و بعلاوه اشكالات خاصی را در بروزرسانی نرم افزار (UPGRADING ) در نسخه های بعدی ایجاد خواهد كرد زیرا نسخه های بعدی نیز باید بصورت خاص و سفارشی تولید شوند.
● ERP چه نوع هزینه هایی میتواند به همراه داشته باشد؟
۱) هزینه های آموزش : از آنجا كه كاركنان در بخشهای مختلف شركت با یك سیستم یكپارچه كار میكنند ، لازم است درك بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا كنند . زیرا هر داده ای كه آنها وارد سیستم میكنند بر روی كل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شركت از طریق این سیستم برای كاربران كاملا تشریح گردد . علاوه بر این ، برنامه ای برای آموزش شكل ظاهری (INTERFACE) سیستم نیز باید تدارك دیده شود.
۲) هزینه یكپارچگی و تست نرم افزارها :برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیتها ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یكدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گیرد كه این كار مستلزم هزینه هایی خواهد بود . به عنوان مثال یك شركت تولیدی ممكن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الكترونیكی ، سیستم باركد و سایر سیستمهای مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابر این لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERP برقرار شده باشد .
۳) سفارشی كردن نرم افزارها (Customization) : این كار در مواقعی انجام میشود كه یكی یا چند مورد از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط كاری و فرایندهای موجود شركت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری بنظر میرسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شركت باز سازی شود.
۴) تبدیل داده ها (Data Conversion): بطور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتریان ، كالاها ، عرضه كنندگان ، طرفهای تجاری و... از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERP ، مستلزم هزینه هایی خواهد بود.
۵) مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI) : اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم كسب كنند ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.● چه عواملی اغلب باعث ناكامی در اجرای پروژه ERP میگردد؟
تجربه نشان داده است كه مهمترین عامل ناكامی در پیاده سازی و اجرای این پروژه ، كاركنان و پرسنل استفاده كننده از نرم افزارها در بخشهای مختلف شركت میباشند . اگر آنها نپذیرند كه ERP روند اجرای كارها و فعالیتهای آنها را نسبت به سیستمهای قبلی بهبود میبخشد ، در برابر اجرای آن مقاومت نشان میدهند و آن را با شكست مواجه میكنند . بنابراین اجرای مدیریت تغییر كه از مباحث عمده در مدیریت بشمار میرود قادر است روند این ناكامی و شكست را متوقف سازد.
● ERP چگونه با تجارت الكترونیكی تطابق پیدا میكند؟
همانگونه كه كاربران سیستمهای مختلف در بخشهای متنوع شركت از سیستم یكپارچه ERP استفاده میكنند و نیازهای خود را از طریق آن برآورده میسازند ، دو گروه عمده دیگر یعنی مشتریان(Customers) و عرضه كنندگان(Suppliers) كه در خارج از محدوده شركت فعالیت میكنند ، نیز نیازمند دسترسی به یكسری از اطلاعات موجود در سیستمERP از قبیل میزان سفارشات ، سطح موجودیها و... میباشند . پس لازم است دو كانال جدید برای این دو گروه ایجاد شده و امكان دسترسی آنان را به بخشی از اطلاعات مورد نیاز فراهم سازیم . این كار امروزه از طریق تجارت الكترونیكی(Electronic Commerce) امكان پذیر خواهد بود كه در مورد مشتریان بحث B۲C و در مورد عرضه كنندگان ، بحث B۲B مطرح میشود . با توجه با آنچه گفته شد ، لازم است بسته نرم افزاری ERP بتواند ارتباط مناسبی با Web برقرار ساخته و از این طریق امكان استفاده و بكارگیری تجارت الكترونیكی را نیز در شركت فراهم سازد .
ازآنجا كه اینترنت هیچگاه با توقف مواجه نمیشود و دائما در حال تغییر است ، در مواقعی كه لازم است اصلاحات ، نگهداری و بروز رسانی درسیستمERP انجام شود ، فعالیت وب سایت شركت نیز متوقف خواهد شد . پس لازم است با انعطاف پذیری مناسبی كه بین ERP و وب سایت شركت صورت میپذیرد ، ترتیبی اتخاذ شود كه برنامه های كاربردی تجارت الكترونیكی در مواقعی كه ERP متوقف شده است ، همچنان به فعالیت خود ادامه دهند . برای حل این مشكل از نرم افزاری استفاده میشود كه قادر است اطلاعات مورد نیاز را از ERP بدست آورده و به عنوان یك مترجم این اطلاعات را به یك فرمت قابل درك در تجارت الكترونیكی و سایر برنامه های كاربردی تبدیل كند .
● نرم افزار SAP R/۳ :
همانگونه كه گفته شد سیستمهای غیر یكپارچه قادر نبود بخشهای مختلف شركت را به گونه ای با یكدیگر پیوند دهد كه كاربران این بخشها بتوانند از داده های بخشهای دیگر استفاده كنند . با پیشرفت سیستمای كامپیوتری مبتنی بر client / server ، نیاز به وجود نرم افزاری واحد كه بتواند همه فرایندهای تجاری را بصورت online كنترل كند احساس شد و اینچنین بود كه بحث ERP بعنوان یك راه حل مطرح گردید .
از بین شركتهایی كه اقدام به تولید این نرم افزار كردند میتوان یك شركت آلمانی بنام SAP AG را نام برد كه محصول این شركت در زمینه ERP با نام SAP R/۳ سرآمد سایرنرم افزارهای موجود میباشد . این نرم افزار قادر است بخشهای وظیفه ای مختلف شركت را با یكدیگر پیوند داده و همچنین زنجیره عرضه محصول (supply chain ) را از عرضه كنندگان تا مشتریان تحت كنترل داشته باشد . برای مثال میتوان به شركت Mobil Oil كه در زمینه پتروشیمی فعالیت دارد اشاره كرد كه توانست با بكارگیری این نرم افزار ، حدود ۳۰۰ سیستم مختلف خود را بصورت یكپارچه تبدیل كند .
بدلیل پیچیدگی زیادی كه در اجرا و بكارگیری این نرم افزار موجود است و اینكه شركتهای مختلف باید برای هماهنگ كردن خود با چارچوب بكار رفته در طراحی این نرم افزار ، تغییرات زیادی را در فرایندهای تجاری موجود خود اعمال كنند ، این نرم افزار نتوانسته است برای همه موسسات و شركتها جذابیت ایجاد كند .
SAP R/۳ بطور كلی ازچهار بخش كاربردی حسابداری ، تولید ، فروش و منابع انسانی تشكیل شده است .این چهار بخش بیش از هفتاد ماژول را در این نرم افزار به خود اختصاص داده اند. كاربرد این نرم افزار به شركتها این امكان را داده است كه كاملا بطور اتوماتیك و یكپارچه عمل كنند و بسیاری از فرایندها و رویه های دستی و هزینه بر كه منجر به بروز اشتباهاتی در روند كار میشد را نیز حذف كنند . قابلیت دیگری كه R/۳ دارد آن است كه در شركتهای چند ملیتی نیز میتواند براحتی مورد استفاده قرار گیرد زیرا این قابلیت را دارد كه واحد های مختلف پولی ، زبانهای مختلف دنیا ، قوانین ومقررات مالیاتی گوناگون و نیازمندیهای مختلف چندین كشور را برآورده سازد . بنابر این SAP علاوه بر افزایش سرعت در تصمیم گیری مدیران قادر است بصورت كارا و اثر بخش در سطح بین المللی مورد استفاده قرار گیرد.
اجرا و بكارگیری این نرم افزار در سطح شركتهای بزرگ با مشكلات و هزینه های زیادی همراه است و بعلاوه زمان زیادی نیز بطول خواهد انجامید . ولی تجربه نشان داده است اجرای این سیستم در شركتهایی با اندازه متوسط كه حدود ۵۰۰ میلیون دلار فروش سالانه داشته باشند ، مناسب و ایده آل خواهد بود .

منبع : سایت تحلیلی MLM