مدیریت مجلات الکترونیکی در کتابخانه‌ها

امتیازات و ویژگی‌هایی که نشر الکترونیکی در مقایسه با نشر چاپی دارد، بسیاری از ناشران مجله‌ها در موضوعات و سطوح مختلف را بر آن داشته است که به سوی انتشار الکترونیکی منابع اطلاعاتی خود حرکت کنند. در این مقاله فرآیند و معیارهای مربوط به انتخاب مجلات الکترونیکی، مراحل فراهم‌آوری، کسب مجوز، بررسی و پیگیری، و نظریه‌های مربوط به تنظیم بودجه و شیوه‌های اختصاص بودجه به فرمت‌های مختلف بررسی می‌شود. با توجه به اهمیت حفاظت و نگهداری از مجلات الکترونیکی، روش‌های حفاظت و آرشیو این منابع و مشکلاتی که ممکن است با توجه به ماهیت ذاتاً گذرای این رسانة الکترونیکی به وجود آید مورد بحث قرار می‌گیرد.
● مقدمه
در طول دهه ۱۹۹۰ پدیده‌های گوناگونی که به شکل‌های متفاوت، با عنوان مجلات الکترونیکی یا نشریات الکترونیکی نامیده می‌شوند، به سرعت متحول شده‌اند و به نظر می‌رسد که مدیریت پیایندها را در کتابخانه‌ها دگرگون کنند. در آینده تأمین امکان دسترسی به این نوع از منابع اطلاعاتی، بخش ضروری در فرآیند مجموعه‌سازی و مجموعه‌گستری هر کتابخانه خواهد بود. اگر جز این باشد، کتابخانه‌ جامعة استفاده‌کنندة خود را از دسترسی به بخش عمده‌ای از اطلاعات تولیدشده محروم کرده است. بنابراین لازم است کتابداران با شرایط و نکات مربوط به فراهم‌آوری، تنظیم بودجه، سازماندهی و حفاظت و نگهداری این منابع آشنا باشند.
● انتخاب مجلات الکترونیکی
در حالی که انتخاب یک مجلة چاپی اغلب به معنای اقدام برای اشتراک آن مجله است، انتخاب مجلات الکترونیکی به فعالیت‌های متفاوت در موقعیت‌های مختلف مربوط می‌شود و ممکن است به مفهوم تسهیل دسترسی مراجعان به یک مجلة الکترونیکی خاص باشد. «مایکل باکلند» معتقد است که انتخاب هر منبع اینترنتی از طریق تسهیل در دستیابی افراد به آن منبع برگزیده نسبت به دیگر منابع اینترنتی (مثلاً از طریق وارد کردن آن در یک صفحة وب)، به معنای امتیاز دادن به آن منبع است (Buckland, ۱۹۹۷). پنج نکتة اساسی به شرح زیر در انتخاب مجلات الکترونیکی وجود دارند:
۱) چرا یک نشریة الکترونیکی انتخاب می‌‍‌شود؟
۲) وظیفة انتخاب با چه کسی است؟
۳) برای انتخاب چه مراحلی طی می‌شود؟
۴) چگونه عناوینی که برای انتخاب درنظر گرفته شده‌اند مشخص می‌شوند؟
۵) چه معیارهایی باید برای انتخاب درنظر گرفته شوند؟
از نظر عملی انتخاب مجله‌ ‌الکترونیکی منوط است به:
۱) تعیین حق‌ اشتراک؛
۲)امضای موافقتنامة مربوطه؛
۳) دسترسی به یک عنوان بر اساس پرداخت در برابر استفاده؛
۴) واردکردن یک عنوان درگوفر کتابخانه؛
۵) امکان دسترسی از طریق یک وب سایت (Kidd, ۲۰۰۰).
فرآیند و معیارهای انتخاب نشریات الکترونیکی
برای انتخاب نشریات الکترونیکی توجه به سه مرحله، اساسی و ضروری است:
الف) شناسایی نشریات الکترونیکی،
ب) ارزیابی نشریات الکترونیکی،
ج) انتخاب نشریات الکترونیکی.
شناسایی نشریات الکترونیکی، خصوصاً در اینترنت که هنوز توان کنترل‌های کتابشناختی منابع فاصلة زیادی با واقعیت دارد، همواره با چالش روبرو است.
برخی از ابزارهای معتبر قابل دسترسی برای شناسایی مجلات الکترونیکی عبارت‌‍‌اند از:
۱) اولریخ:۱ مشخصات کامل شکل الکترونیکی نشریه‌های چاپی موجود در این راهنما را می‌توان در مدخل مربوط به همان نشریه یافت. علاوه بر این، مشخصات و فهرست نشریه‌هایی که کاملاً الکترونیکی هستند نیز به صورت جداگانه در اولریخ درج شده‌اند.
۲) نیوجور:۲ یکی از جامع‌ترین راهنماها برای ادواری‌های الکترونیکی است. برای هر نشریه ابتدا توصیفی کوتاه همراه با مشخصات کتابشناختی ارائه می‌شود و امکان جستجوی موضوعی و الفبایی در آن وجود دارد.
این منبع به نشانی زیر در وب قابل دستیابی است:
http://gort.ucsed.edu/newjour/online
برخی دیگر از سایت‌های راهنما برای ادواری‌های الکترونیکی عبارت‌اند از:
Online Guide to Serials (www.faxon.com/guide/default.htm)
E Journal site Guide (www.library.ubc.ca/ejour/)
Electronic Serials (info.lib.uh.edu/sepb/reser.htm)
کتابخانه‌ها برای اشتراک معمولاً سه گزینه در اختیار دارند:
۱) فقط منابع چاپی،
۲) منابع الکترونیکی،
۳) منابع چاپی و الکترونیکی، که معمولاً گزینة سوم در کتابخانه‌ها ترجیح داده می‌شود.
پژوهشگران ترجیح می‌دهند نشریات را در دو شکل چاپی و الکترونیکی در اختیار داشته باشند. مجلات الکترونیکی قابلیت جستجوی پیشرفته‌تر، سرعت بیشتر در بازیابی اطلاعات، و ارتباط با دیگر منابع اطلاعاتی را در اختیار کاربر قرار می‌دهند (Parang, ۱۹۹۶).
● معیارهای انتخاب نشریات الکترونیکی
برای انتخاب نشریه‌های الکترونیکی علاوه بر معیارهایی از قبیل اعتبار هیئت تحریریه، اعتبار ناشر، هماهنگ بودن مقاله‌ها، چگونگی تحویل مدرک، هزینة بهره‌وری و مقرون‌به صرفه بودن و ملزومات پشتیبانی کننده که برای انتخاب نشریه‌های چاپی درنظر گرفته می‌شوند معیارهای دیگری نیز باید لحاظ شوند، که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
۱) نوع فایل‌هایی که محتوای نشریه را دربردارند:
متن مقاله‌های نشریه‌های الکترونیکی ممکن است به صورت تمام متن یا تمام تصویر باشد. اندازه فایل‌های تصویری بزرگتر از فایل‌های متنی است و بارگذاری آنها نیز به زمان زیادی نیاز دارد. از نظر سرعت عمل و کاربرپسندی، نشریه‌هایی که دارای متن قابل نمایش در محیط وب هستند، رضایت بیشتری را برای کاربران فراهم می‌کنند. به علاوه نشریه‌های تمام تصویر به «اف‌تی‌پی» نیاز دارند که استفاده از آن‌ها نیاز به مهارت دارد و ممکن است بعضی از کاربران را با دشواری‌هایی مواجه سازد. فقط در صورتی که محتوای نشریه ارزشمند باشد و نسخة مشابهی نیز از آن وجود نداشته باشد، چاره‌ای جز انتخاب انواع تمام تصویر وجود ندارد.
۲) قابلیت‌ها و امکانات جستجو:
با عنایت به این که به کمک رایانه می‌توان انواع نقاط دسترسی و جستجوهای ترکیبی را در یک نشریة الکترونیکی فراهم آورد، این انتظار وجود دارد که نشریه‌های الکترونیکی منتخب، از این قابلیت برخوردار باشند.
۳) دسترسی به آرشیو و شماره‌های پیشین نشریه:
در محیط الکترونیکی به وجود آوردن امکان دسترسی کاربران به شماره‌های قبلی نشریه به راحتی امکان‌پذیر است. حتی نشریه‌هایی وجود دارند که از نخستین شمارة خود تا آخرین آن‌ها را به طور کامل در سایت اینترنتی خود دسترس‌پذیر کرده‌اند، یا به صورت لوح فشرده قابل تهیه‌اند. برخی از کتابخانه‌ها ترجیح می‌دهند که آرشیو ادواری‌های الکترونیکی را به صورت لوح فشرده خریداری کنند تا همواره دوره‌های گذشتة ادواری‌ها در دسترس باشد (فتاحی، ۱۳۸۱).
● مراحل فراهم‌آوری
مراحل فراهم‌آوری در بخش نشریه‌های الکترونیکی عبارت‌اند از: الف) انتخاب کارمند، ب) کسب مجوز، ج) بررسی و پیگیری مجلات.
الف) انتخاب کارمند به منظور انتخاب نشریات الکترونیکی
دو نظریة سازمانی برای انتخاب نشریات الکترونیکی وجود دارد: ۱) انتخاب به وسیلة کتابشناسانی که نشریات ادواری چاپی را انتخاب می‌کنند و محول کردن مسئولیت انتخاب بر اساس موضوع به آن‌ها؛ ۲) انتخاب به وسیلة متخصصان منابع الکترونیکی و واگذاری مسئولیت‌ها بر اساس فرمت مورد نیاز. البته این نظریه‌ها، واقعیت‌ها را بیش از اندازه ساده می‌کنند و باید تأکید کردکه کتابخانه‌ها باید به طور همزمان از بیشتر از یک الگو برای انتخاب کارمند استفاده کنند.
نسل اول نشریات الکترونیکی را می‌توان از طریق اشتراک دریافت کرد و اغلب نیز به طور واقعی برای کتابخانه‌ها ارسال می‌شوند. ممکن است این نکته مطرح شود که الگوهای سنتی فراهم‌آوری، عملی‌تر از نسل دوم (یعنی دسترسی از راه دور به مجلات الکترونیکی) هستند، خصوصاً این‌که واژة فراهم‌آوری منطقاً برای منابعی که به طور فیزیکی در کتابخانه‌ جمع‌آوری می‌شوند کاربرد دارد. برخلاف نشریات چاپی که برای مالکیت دائم خریداری می‌شوند، پرداخت برای خرید نشریة الکترونیکی صرفاً به منظور دریافت مجوز استفاده است.
پنج فعالیت خاص برای فراهم‌آوری نشریة الکترونیکی در دانشگاه‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد:
۱) تصمیم‌گیری دربارة قیمت،
۲) مذاکره با کارگزار،
۳) تکمیل موافقتنامة مجاز،
۴) تأمین منبع مالی،
۵) ثبت سفارش.
به پنج مرحلة فوق سه مرحلة دیگر نیز ممکن است اضافه شود:
۱) مشخص‌کردن عنوانی که قابل دسترسی باشد،
۲) ارتباط با کارگزار در صورتی که نشریه قابل دسترسی نباشد،
۳) تهیة صورت‌حساب برای پرداخت.
بنابر تحقیقی که «انجمن کتابخانه‌های آمریکا» دربارة نحوة فراهم‌آوری نشریات الکترونیکی در سال ۱۹۹۸ انجام داد، ۱۸ درصد از کتابخانه‌های مورد بررسی مجلات الکترونیکی را با شیوة مجلات چاپی تهیه می‌کردند، ۵۸ درصد از شیوة اصلاح‌شدة ترکیبی استفاده می‌کردند و ۲۴ درصد بقیه، روشی مجزا برای تهیة نشریات الکترونیکی داشتند (Woodword, ۱۹۹۹).
ب) کسب مجوز
بنابر گزارش «لیب لایسنس» (وب سایتی که اخیراً به وسیلة کتابخانة دانشگاه یِیل ایجاد شده) مجوز اطلاعات الکترونیکی عبارت است از قرارداد یا موافقتنامة مکتوبی میان کتابخانه و صاحب حق برای اشاعة اطلاعات دیجیتالی. موافقتنامه‌های مجاز اغلب مدارکی پیچیده و طولانی با جملاتی مهجور و ناآشنا هستند. نمونة معمولی موافقتنامه‌ها مشتمل بر محاسبة شیوه پرداخت، محدودیت‌های استفاده، و رخدادهای بعد از خاتمة قرارداد است. موافقتنامة مجاز معمولاً بیشتر به نفع فروشنده نوشته می‌شود تا کتابخانه، ولی اغلب امکان مذاکره برای گرفتن امتیازات بیشتر برای کتابخانه وجود دارد.
ج) بررسی و پیگیری
مفهوم بررسی و پیگیری بیشتر برای نسل اول مجلات الکترونیکی که از طریق پست برای کتابخانه‌ها ارسال شدند مناسب بود. «مؤسسة پلی‌تکنیک» و «دانشگاه ایالتی ویرجینیا» توصیه می‌کنند که مجلات الکترونیکی نیز مانند مجلات چاپی ثبت و کنترل شوند (Mcmillan, ۱۹۹۱). این مفهوم در ارتباط با نسل اخیر مجلات الکترونیکی نقض شده است. در سال ۱۹۹۹ «گروه مجلات دانشگاه ام‌تی‌تی» یادآور شد که برای مجلات قابل دستیابی در وب، با توجه به این که مجموعه به شکل فیزیکی در دسترس نیست، مفهوم بررسی و پیگیری بی‌معنا است و حفاظت از ارتباط، به عنوان کنترل کیفیت جایگزین بررسی و پیگیری می‌شود.
در ارتباط با بررسی و پیگیری مجلات الکترونیکی سؤال این است که چگونه می‌توان مجلات دریافت‌نشده را پیگیری کرد. هنوز سه مسئلة مهم در ارتباط با پیگیری مجلات الکترونیکی وجود دارد:
۱) برنامة نشر غیرقابل پیش‌بینی (برای بعضی از مجلات)؛
۲) انتشار مقالات به صورت پراکنده به جای جمع‌آوری آن‌ها در یک مجموعه؛
۳) توجه به این واقعیت که مجلات وب‌محور به طور واقعی (فیزیکی) به کتابخانه فرستاده نمی‌شوند (Duranceau, ۱۹۹۹).
هنگامی که کتابخانه‌ها باید برای استفاده از تعداد زیادی از مجلات الکترونیکی هزینه‌ای متحمل شوند، ساختکاری نظام‌مند لازم است تا اطمینان حاصل شود که کتابخانه به آنچه که برایش پول پرداخت می‌کند، حقیقتاً دسترسی دارد.
● تنظیم بودجه
در نیمة اول ۱۹۹۰ اغلب مجلات الکترونیکی به صورت رایگان قابل استفاده بودند، بنابراین بودجه‌بندی آن‌ها موضوع اساسی نبود. در اکتبر ۱۹۹۵ «استیو هارتر» دریافت که ۱۲ مجله (۹ درصد) از ۱۳۴ مجلة الکترونیکی پیشنهادی، فقط با پرداخت هزینة اشتراک قابل استفاده هستند. نسبت مجلات الکترونیکی رایگان به طور اجتناب‌ناپذیری در حال کاهش است و ناشران دانشگاهی و تجاری تهیة نسخة الکترونیکی از مجلات چاپی خود را آغاز کرده‌اند. علاوه بر آن استفاده از نشریات الکترونیکی موجود در لوح‌های فشرده و دستیابی پیوسته به نشریات، مستقیماً با پرداخت هزینه همراه است.
برای تنظیم بودجة مربوط به اشتراک نشریات الکترونیکی دو نظریه وجود دارد:
۱) تنظیم بودجه بر اساس موضوع،
۲) تنظیم بودجه بر اساس فرمت.
در نوع اول، بودجة نشریات الکترونیکی و چاپی با یک روش و از یک منبع تأمین می‌شوند و در نوع دوم، بودجة جداگانه‌ای برای نشریات الکترونیکی درنظر می‌گیرند.
هر دو روش را می‌توان به طور همزمان به‌کارگرفت، به این صورت که بودجة نشریات الکترونیکی از منبع مربوط به منابع الکترونیکی تأمین شود و بودجة نشریات چاپی را بر اساس تخصیص اعتبار موضوعی مهیا کرد. در حقیقت تنظیم بودجة نشریات الکترونیکی بسیار پیچیده است، زیرا تأمین بودجة گروه‌های متفاوت نشریات الکترونیکی، از منابع متفاوت انجام می‌شود. برای مثال نشریات مستقر در لوح‌های فشرده از بودجة مربوط به لوح‌های فشرده خریداری می‌شوند، و بهای مجلات تمام متن قابل دستیابی از طریق «دیالوگ» از بودجة مربوط به منابع قابل جستجوی پیوسته پرداخت می‌شود. ممکن است در بعضی از دانشگاه‌ها هزینة نشریات الکترونیکی از بودجة تخصیص‌داده شده به منابع الکترونیکی تأمین گردد (Nisogner, ۱۹۹۸).
● فهرست‌نویسی
مشکلات فهرست‌نویسی مجلات الکترونیکی و چاپی در بسیاری از موارد مشابه است. آیا آن‌ها را باید فهرست‌نویسی کرد؟ اگر جواب مثبت است در چه سطحی باید فهرست‌نویسی شوند؟ آیا رده‌بندی آن‌ها لازم است؟ آیا باید سرعنوان‌ موضوعی به آن‌ها اختصاص یابد؟ آیا لازم است که کتابخانه عنوانی را فهرست کند که در مالکیت ندارد؟
علاوه بر سؤالات معمولی، مجموعه‌ای از سؤالات مختص نشریات الکترونیکی نیز مطرح است. برخلاف نشریات چاپی، نشریات الکترونیکی وجود مادی و فیزیکی ندارند و در قفسة کتابخانه‌ها جادهی نمی‌شوند. بسیاری از کتابخانه‌ها مجلات الکترونیکی را رده‌بندی نمی‌کنند به این علت که یکی از عملکردهای مهم شمارة رده، تعیین موقعیت فیزیکی منبع در قفسة کتابخانه است. ماهیت فهرست‌نویسی مجلات الکترونیکی ایجاب می‌‍‌کند که بعضی از موضوعات نسبتاً مهم در مورد فهرست‌نویسی آن‌ها مطرح نشود. آیا فهرست‌های چندگانه به طور همزمان و موازی برای منابع الکترونیکی و چاپی لازم است، یا استفاده از فیلد جدید ۸۵۶ مارک که مشخص می‌‌کند هر عنوان منبع الکترونیکی در کجا قابل دستیابی است، یا برنامة «کانسر» (برنامة اشتراک پیوستة نشریات) که جایگاه هر نشریه را به طور پیوسته مشخص می‌کند، کافی است (Duranceau, ۱۹۹۷)؟
در بحث مجلات الکترونیکی کتابخانه، نکتة کلیدی این است که آیا رکورد مربوطه به مجلات الکترونیکی که از راه دور قابل دستیابی هستند را باید در اُپک وارد کرد؟ در شماره ۲۳ مجله Serials Review دربارة این سؤال بحث شده و راه‌حلی به صورت زیر ارائه گردیده است:
۱) اگر نشریة الکترونیکی جایگزین نشریه‌ای چاپی شود، پیشینة فهرست‌نویسی برای کمک به ارتباط این دو مؤثر است.
۲) اُپک‌ها ابزارهای بازیابی هستند نه یک فهرست ساده.
۳) وجه تمایز کنونی میان منابع موجود و منابع قابل دسترسی ممکن است در آیندة نزدیک منتفی شود.
۴) دسترسی به مجلات منتخب قابل دسترسی از راه دور، خصوصاً برای برآوردن نیاز مراجعان محلی، آسانتر است.
بحث‌های مخالف در این‌باره شامل موارد زیر است:
۱) ممکن است دسترسی به منبع به علت ناپایداری منابع وب متوقف شود.
۲) هدف کلی از یک فهرست، که مشخص‌کردن موجودی کتابخانه است مخدوش می‌گردد.
۳) جایگزین‌کردن یک رکورد در اُپک ممکن است باعث اختلال در عملکرد فهرست شود (موجودی کتابخانه).
۴) این سؤال باقی می‌ماند که آیا کدهای فهرست‌نویسی موجود، قابل استفاده برای منابع اینترنتی هستند؟
با توجه به نامشخص‌بودن جواب نهایی، این بحث نشان می‌دهد که چگونه نشریات الکترونیکی، حرفه را برای بازنگری مجدد فرضیة کتابخانة سنتی به چالش می‌طلبند (Sleeman, ۱۹۹۷).
● نگهداری مجلات الکترونیکی
نگهداری، بویژه در مورد مجلات الکترونیکی که از طریق گوفر یا وب‌سایت در دسترس قرار می‌گیرند امری حیاتی است. اینترنت به بی‌ثباتی مشهور شده و منابعی که امروز در اینترنت وجود دارند، فردا ممکن است وجود نداشته باشند. ممکن است آدرس تغییر کرده یا منبع روزآمد شده باشد. بسیاری از کتابخانه‌ها یکی از کارکنان حرفه‌ای خود را مسئول کنترل مداوم اعتبار گوفر و وب می‌نمایند، گرچه چنین روشی بسیار وقتگیر و پرهزینه است. برخی از برنامه‌های نرم‌افزاری موجود برای این عملکرد، شامل کنترل پیوندهای گوفر و انکور صفحات وب است.
● حفاظت و آرشیو
این موضوع یکی از مهم‌ترین مشکلات مجلة الکترونیکی در ارتباط با ماهیت ذاتاً گذرای رسانة الکترونیکی محسوب می‌شود. در نظری وسیع‌تر، این نگرانی واقعی وجود دارد که مضمون انتشارات الکترونیکی در صورت نبود روش‌های آرشیو مناسب، ممکن است از سوابق پژوهشی حذف شوند. از نقطه‌نظر کتابخانه، دسترسی تضمین‌شده به نسخه‌های قبلی مجلات الکترونیکی موضوع مهمی است. سؤالات اساسی در این‌باره به شرح زیرند:
۱) کدام مجلات الکترونیکی را باید آرشیو کرد؟
۲) چه کسی کار آرشیو را انجام خواهد داد؟
۳) از چه محملی برای آرشیو باید استفاده کرد؟
کتابخانه‌ها عادتاً مجلات چاپی را با صحافی‌کردن آرشیو می‌کنند. اما باید درنظرداشت که تمام مجلات چاپی آنقدر مهم نیستند که صحافی شوند. به همین ترتیب ممکن است برخی انتشارات الکترونیکی فاقد ارزش پژوهشی ماندگار برای آرشیو شدن دائمی باشند. موازینی دقیق برای اطمینان از این مطلب که آیا یک مجلة الکترونیکی خاص ارزش آرشیو شدن را دارد یا خیر باید به‌کار گرفته شود. هنوز این مسئله که چه کسی مسئولیت نهایی آرشیو‌کردن را برعهده دارد حل نشده و راه‌حل‌های احتمالی عبارت‌اند از اقدامات جمعی در سطح منطقه‌ای یا ملی چه به صورت انتفاعی یا غیرانتفاعی، کتابخانه‌های محلی، یا ناشران مجلات. در این زمینه پیشنهادهای بی‌شمار و تلاش‌های اولیة قابل توجهی برای آرشیو مشترک مجلات الکترونیکی در سطوح منطقه‌ای یا ملی وجود داشته است. به عنوان مثال ایجاد «کتابچة راهنمای مرکزی» چکیده‌ها یا استقرار متن کامل آن‌ها بر روی «رایانه‌های خدمتگر منطقه‌ای» پیشنهاد شده است. کمیتة همکاری‌های سازمانی متشکل از یازده مؤسسه بزرگ بعلاوة دانشگاه شیکاگو، نقش اصلی را در آرشیو مشترک منطقه‌ای از طریق آرشیو کردن مجموعه‌های الکترونیکی «سیک نت»۱ داشته است. در نوامبر سال ۱۹۹۶ «او‌سی‌ال‌سی» انجام اولین جستجوی پیوسته در مجموعه الکترونیکی را اعلام کرد. هدف اولیة این پروژه، آرشیوکردن مجموعه‌ای ارزشمند از ۵۰۰ مجلة الکترونیکی در یک‌سال، با دادن اولویت اول به عناوین علمی و فنی و پزشکی است. «اوسی‌ال‌سی» در قبال دریافت دستمزد، دسترسی کتابخانه‌ای به سابقة آرشیو عناوین و مجلدات خاصی را که کتابخانة مشترک نامیده می‌شود فراهم می‌آورد. اتکا به ناشران برای آرشیو کردن مجلات الکترونیکی خودشان نیز یک راه‌حل احتمالی است. به عنوان مثال انتشارات دانشگاه «جان هاپکینز» از طریق «پروژة موس»۲ به بایگانی مجلات موجود می‌پردازد. با این حال تحقیق «استفن پی‌ هارتر»۳ و «هک جون‌ کیم»۴ مشخص‌ کرد که ۴/۲۱ درصد (۲۸ از ۱۳۱) آرشیوهای ناشران در اینترنت از نظر شیوه‌های آرشیو، کامل نیستند. همچنین بسیاری از کتابداران در این باره تردید دارند که آیا ناشران از لحاظ آرشیو‌کردن دائمی قابل اعتماد هستند یا خیر؛ چون آرشیو نسخه‌های قدیمی‌تر و کم‌استفاده از لحاظ مالی مقرون به صرفه نیست. در تحلیل نهایی، کتابخانه‌ای که مایل است به نسخه‌های قبلی یک مجلة الکترونیکی دسترسی داشته باشد می‌تواند خودش کار آرشیو را انجام دهد. «دونیس کوچنور» و «تام موتهارت» سؤالات زیر را برای تعیین قابلیت محلی یک مجلة الکترونیکی توسط کتابخانه مطرح می‌کنند:
- آیا برای آرشیو باید هزینه‌ای دریافت شود یا رایگان است؟
- آیا ناشر، آرشیو مجاز را ارائه می‌دهد؟
- کیفیت سایت‌های راه‌دور از نظر ساختار و مضمون چگونه است؟
- انتشار فایل سایت‌های دوردست چگونه است؟
- ایجاد محدودیت دسترسی توسط ناشر لازم است؟
- موجودی تجهیزات و منابع انسانی در کتابخانة محلی کافی است؟
ظاهراً شکل‌های موجود برای اهداف آرشیوی، شامل کاغذ، لوح فشرده، میکروفرم، رسانة نوری، و نیز رایانه‌ها هستند و اکثر این‌ها در طول سال‌ها تجزیه شده‌اند. به عنوان مثال در سال ۱۹۹۶ گزارش شد که ناشر «فرهنگ پست مدرن» آن مجلة الکترونیکی را بر روی میکروفیش آرشیو کرده.
تبدیل مجلات الکترونیکی به شکل کاغذی، زمانی برای برخی کتابداران یک شیوة ممکن برای حفظ و نگهداری و آرشیوکردن محسوب می‌شد- گرچه اینک آشکار شده که راه حل مناسبی نیست.
در ژانویه ۱۹۹۸ تنها سه کتابخانه از اعضای «انجمن کتابخانه‌های آمریکا» (۸ درصد کسانی که به این پرسش جواب داده‌اند) گزارش کردند که از مجلات الکترونیکی، برای استفادة کاربران خود نسخه‌های کاغذی تهیه کرده‌اند (Friedor, ۱۹۹۸).
شیوة آرشیوی تضمین‌شده برای یک کتابخانه در زمینة ذخیره‌سازی نسخه‌های الکترونیکی قبلی، ذخیره بر روی رایانة خدمتگر خودی است، که مستقیماً قابل کنترل می‌باشد- گرچه این روش ممکن است بسیار پرهزینه باشد. مثلاً در سال ۱۹۹۷ کتابخانه‌های «دانشگاه ماساچوست» هزینة آرشیو پنج سالة ۱۰۰ مجلة الکترونیکی نسل اول را بالغ بر ۴۳۵ دلار برای هر عنوان در هر سال محاسبه کردند، اما هزینة آرشیوکردن سالانة مجلات الکترونیکی نسل دوم به طور تقریبی به میزان ۱۰۰۰ دلار برای هر عنوان برآورد شده بود. مجلات الکترونیکی روی وب قابل انتقال هستند و می‌توان آن‌ها را به رایانة کتابخانه منتقل کرد. کتابخانه‌های مزبور چهار وضعیت را مطرح کردند که در آن‌ها می‌توان از انتقال به عنوان یک راهبرد مناسب استفاده کرد:
۱) ثبات سایت‌ اصلی نامشخص است؛
۲) مضامین سایت‌اصلی ناقص هستند؛
۳) مجله توسط دانشگاه ماساچوست منتشر شده؛
۴) یا توسط انتشارات دانشگاه و در ارتباط با مجموعة کتابخانه منتشر می‌شوند.
در ژانویه سال ۱۹۹۶ در بررسی «انجمن کتابخانه‌های آمریکا» ۲۸ درصد (۱۰ نفر) به دستیابی به نسخه‌های قدیمی از طریق ناشر متکی بودند، ۲۶ درصد (۹نفر) فایل الکترونیکی خود را در کتابخانه یا مرکز رایانه نگه می‌داشتند، ۲۶ درصد (۹ نفر) به کنسرسیومی متکی بودند که دارای یک آرشیو بود، ۶ درصد (۲ نفر) کپی‌های اصلی را بر روی دیسکت‌ها تهیه می‌کردند، ۳ درصد (۱ نفر) از کپی کاغذی برای اهداف آرشیوی استفاده می‌کردند، ۳۴ درصد (۱۲ نفر) گزارش‌هایی از روش‌های دیگر ارائه دادند و ۱۸ درصد (۶ نفر) از هیچ روش آرشیوی استفاده نمی‌کردند (Nisonger, ۱۹۹۸).
● نتیجه‌گیری
مجلات الکترونیکی یکی از بزرگترین و هیجان‌انگیزترین چالش‌ها را برای کتابداران به‌وجود آورده‌اند. این شکل نشریات تهدیدات بالقوه (از قبیل انتقال مستقیم مجلات الکترونیکی به کاربر نهایی که باعث حذف کتابخانه از چرخة اطلاعات خواهد شد) و امکانات و فرصت‌های بالقوه‌ای مانند کاهش هزینه‌ها و تأمین نیاز اطلاعاتی کاربر به طور کارآمدتر را فراهم می‌آورند. باید اذعان کرد که با تغییرات ساختاری عظیمی روبرو هستیم، ولی با مراجعه به تاریخ متوجه می‌شویم که رسانه‌ها جایگزین یکدیگر نشده‌اند. هنگامی که تلویزیون جنبة عمومی پیدا کرد مردم نگران این شدند که دیگر کسی زیاد مطالعه نخواهد کرد. حتی وقتی فروشگاه‌های فروش ویدئو و لوح فشرده در تمامی شهرها به وجود آمدند بعضی ادعا کردند که زمان مرگ نشر کاغذی فرا رسیده است و اینترنت قاتل اصلی آن است. ولی شاهد هستیم که این رسانه به حیات خود ادامه می‌دهد. در مجموع و در پایان باید گفت: اگرچه نقش سنتی نشریات چاپی تا حدودی کاهش یافته و بر این اساس مفاهیم دریافت، بررسی و کنترل و نگهداری مجلات مستقیماً قابل اجرا نیستند، با این وجود وظایفی از قبیل انتخاب، تنظیم بودجه، و فهرستنویسی هنوز باید انجام شوند. بهتر است با نگاهی خوشبینانه به آینده بنگریم.

دکتر تا‍‌ج‌الملوک ارجمند
منابع
فتاحی، رحمت الله؛ منصوریان، یزدان (۱۳۸۱). مدیریت نشریه‌های ادواری. تهران: دبیزش.
Buckland, Michael (۱۹۹۷). "What will Collection Developers Do?". Information Technology and Libraries. ۱۴, p. ۱۵۸.
Duranceau, Ellen Finnie and other (۱۹۹۶). Electronic Journals in the MIT Libraries. ۲۲(۱): ۴۷-۶۱.
Duranceaum Ellen Finnie (۱۹۹۶). Ed., "Cataloging Remote-Access Electronic Serials: Rethinking the role of OPAC". Serials Review. ۲۱(۴): ۶۷-۷۷.
Frieder, Richard (۱۹۹۸). "Archiving Electronic Journals", ARL-E Journal List.
Kidd, Tony and Rees-Jones, Lyndsay (۲۰۰۰). The Serials Management Handbook. London: Library Association Publication, pp. ۶۶-۷.
McMillan, Gail (۱۹۹۱). "Embracing the Electronic Journal: on Library&#۰۳۹;s Plan", Serials Librarian ۲۱, Nos. ۲/۳, p. ۱۰۵.
Nisonger, Thomas E. (۱۹۹۸). "Collection Management Issues for Electronic Journals", IFLA Journal ۲۲, No. ۳, p. ۲۳۳.
Nisonger, Tomas E. (۱۹۹۸). Management of Serials in Libraries. United State: EnglWood, pp. ۲۷۸-۹۰.
Parang, E; Saunders, L. (۱۹۹۴). Electronic Journals in ARL Libraries: Issues and Trends, SPEC kit ۲۰۲. Washington, D.C: Association of Research libraries.
Sleeman, Allison Mook (۱۹۹۵). "Cataloging Remote-Access Electronic Serials" Serials Review. ۲۱(۴): ۷۲-۷۴.
Woodward, Hazel M. (۱۹۹۹). "The Impact of Electronic Information on Serials Collection Management", IFLA Journal ۲۶, p. ۳۶.
Yale University Library (۱۹۹۸). LIBLICENCE: Licensing Digital Information Introduction. Available:
http://www.library.yale.edu/llicense/intro.shiml
مسعود بهمن آبادی