معماری سازمانی

مقدمه در دنیایی كه شتاب فزاینده تحولات عنان اختیاراز كف انسانها ربوده است در دورانی كه پیچیدگی در تمامی عرصه های زندگی و سیستم های اجتماعی رخنه كرده است در عصری كه فناوری ارتباطات و اطلاعات سبب ظهور الگوهای نوینی از كسب و كار و تعاملات اجتماعی گشته است سازمانها با چالشهای جدی مواجهند.
سازمانها به عنوان نهادهای اجتماعی متأثر از تحولات دچار پیچیدگیهای روزافزونی در سیستم هـــــا و تعاملات خویش گشته اند و به ناچار برای همراهی و یارهبری در عصر تحول نیازمند برنامه ریزی و بازنگری خویش هستنـــد. در این شرایط معماری به عنوان واژه ای آشنـــا در عرصه سازمانی از نقش ویژه ای برخوردار شده است. همان طور كه توانایی هر موجود زنده ای تاحد زیادی تحت تاثیر معماری اندام و سیستم های زیستی وی است همانگونه كه زیبایی و كارایی یك ساختمان از نوع معماری آن نشأت می گیرد به همان دلیل و دلایلی دیگر معماری سازمانی نقش عمده ای در بازنگری و برنامه ریزی سازمانها بر دوش دارد. (O’ROURKE ET AL ۲۰۰۳) از آنجا كه حجم وسیعی از تحولات عصر جدید ناشی از فناوری اطلاعات و ارتباطات شمرده می شود سازمانها نیازمند آنند كه چیستی خو یش را حول مفاهیم و واژگان عصر جدید باز تعریف كنند. به عبارتی طرحی نو دراندازند و معماری جدیدی برپایه فناوری اطلاعات و ارتباطات بنا نهند.
● تاریخچه
به دنبال ظهور و گستـــرش كاربری سیستم های رایانه ای در دهه ۱۹۵۰ و ۶۰ به تدریج با گسترش و پیچیده شدن سیستم های مبتنی بــر رایانه سازمانها دریافتند كه برای بهره گیری بهتر و دوختن قبایی مناسب از سیستم های اطلاعاتی به قواره اندامشان نیازمند برنامه ریزی و استفاده از روشهای مدون و استاندارد توسعه سیستم ها هستند لذا بحث متدولوژی های توسعه سیستم های اطلاعاتی مطرح شدند. به مــرور زمان با گسترش و پیچیده تر شدن سیستم های اطلاعاتی در سازمانها نیاز به رویكردی جامع نگر در طراحی سیستم ها احســــاس شد از این رو متدولوژی های سازمان نگر پابه عرصه وجود نهادند متدولوژی هــایی كه برای توسعه سیستم ها ورای نیازمندیهای بخشی اهداف و نیازمندیهای سطح بالای سازمان یعنی اهداف و استــراتژی های كلان سازمانی را نیز در نظر می گرفتند. (اخوان نیاكی ۱۳۸۰)
تقریباً در اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی با گسترش و رشد كاربری فنـــاوری اطلاعات به ویژه با فراگیر شدن اینترنت سازمانهای خصوصی و دولتی در كشورهــــای پیشرفته به ویژه در آمریكا به ناگاه خود را با طیف وسیعی از كاربردهای فناوری اطلاعات و پارادایم های جدیدی از فعالیتهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مواجه دیدند. ظهور و متداول شدن واژگانی جدید همچون دولت الكترونیك خدمات الكترونیك كسب و كار الكترونیك و... همگی فشارها و فرصتهای تكنولوژیك اقتصادی و اجتماعی شدیدی برگرده سازمانها و نهادها وارد می آورد تا به سوی به كارگیری این فناوریهای نوین بشتابند. از طرفی به كارگیری این فناوریها مستلزم سرمایه گذاری هنگفتی در این زمینه بود كه انجام آنها توجیهات اقتصادی و تكنولوژیك كافی و برنامه های راهبردی را می طلبید. ضمن اینكه مسائلی نیز از قبیل سیستم ها و تجهیزات موروثی عدم یكپارچگی میان منابع موجود فناوری اطلاعات سازمانها تفاوت و ناسازگاری میان بستـــرهای تكنولوژیك سیستم های متعدد سازمانها و دهها مشكل دیگر گریبانگیر سازمانهای مذكور بود. این امر به ویژه برای نهادهای دولتی كه جهت تامین مالی خویش به منابع دولتی متكی بودند از اهمیت خاصی برخوردار بود.
علاوه بر آن در سال ۱۹۹۶ قانونی در كنگره آمریكا به تصویب رسید كه به قانون كلینگر - كوهن معروف شد و به موجب آن سازمانها و نهادهای دولتی ملزم شدند معماری فناوری اطلاعات سازمان خود را تدوین كنند. (CLINGER - COHEN ACT ۱۹۹۶)
مجموع عوامل مذكور اقدام جهت تنظیم و تدوین شاكله سازمانی در زمینه فناوری اطلاعات را برای سازمانها به ویژه ارگانهای دولتی دركشور ایالت متحده ایجاب می كرد.
▪ معماری سازمانی:
واژه معماری معنایی عام را در اذهان ما تداعی می كند كه ناشی از سابقه آن در تمدن بشری است. برای این واژه در بستر سازمان و فناوری اطلاعات تعاریف كمابیش مشابهی ارائه شده است. شاید بتوان معماری را ساختاری بنیادین از سیستم ها اجزا و ارتباطات درونی و بیرونی و اصول حاكم بر طراحی و نمو آنها دانست. (ANSI/IEEE STD ۱۴۷۱-۲۰۰۰)
ازطــرفی واژه ENTERPRISE به هر مجموعه ای از سازمان اطلاق می شود كه دارای اهداف مشترك و عملیات مشترك باشد. این مجموعه می تواند شامل كل سازمان و یا بخشی متمایز دریك سازمان و یا دامنه های وظیفه ای از یك سیستم و گاهی حتی مجموعه ای میان سازمانی باشد. (CIO COUNCIL ۲۰۰۰)
مجموعاً می توان اصطلاح معماری سازمانی (ENTERPRISE ARCHITECTURE) را چنین تعریف كرد: یك نقشه سازمانی است كه ساختار مأموریت و اطلاعات موردنیاز سازمان و فناوریهای لازم برای پشتیبانی از آنها را تشریح كرده و فرایند گذار برای پیاده سازی این فناوریها را تعریف می كند (CIO COUNCIL ۱۹۹۹) . در تعریف موردنظر ما در این نوشتار& معماری سازمانی عبارتست از ساختار كلی نظام برنـــــــامه ریزی فناوری اطلاعات كه به كارگیری بهینه از فناوری اطلاعات را درجهت دستیابی به استراتژی های كسب و كار هدایت می كند. (PERKS & BEVERIDGE ۲۰۰۳)
● هرم معماری سازمانی
برای سهولت جامع نگری در شناخت حوزه عمل فناوری اطلاعات و بازآفرینی سازمان مبتنی بر فناوری اطلاعات رویكرد معماری سازمانی عمدتاً از مدل هرم معماری فناوری اطلاعات ارائه شده توسط موسسه ملی استانداردهای فناوری آمریكا تبعیت می كند.
همان طور كه مشاهده می شود برای معماری سازمانی مبتنی بر فناوری اطلاعات رویكردی لایه ای به كار گرفته شده است كه از پایین به بالای هرم هر لایه بستر و محمل لایه بالادستی خود است و ازطرفی برنامه ریزی برای پیاده ســازی آن از بالا به پایین صورت می گیرد. همچنین این هرم نشانگر آن است كه معماری سازمان برمبنای فناوری اطلاعات مستلزم مشاركت تمامی سطوح استراتژیك میانی و عملیاتی سازمان در فرایند معماری است كه این خط سیر در هرم مشهود است یعنی از سطوح بالا به پایین ماهیت استراتژیك به عملیاتی نزدیك می شود و این بدان جهت است كه این فناوری تمام سطوح سازمانی را متأثر ساخته و در تصمیم گیریهای تمامی این سطوح حضور دارد.
درواقع امروزه اطلاعات به عنوان منبعی استراتژیك به موازات سایر منابع سازمانی (منابع مالی نیروی انسانی تجهیزات و تكنولوژی) شناخته می شود. از این رو فناوریهای مربوط به تهیه و به كارگیری اطلاعات نیز اهمیتی استراتژیك برای سازمانها یافته است.
حال برای شناخت بهتر رویكرد معماری سازمانی بهتر است هرم معماری سازمانی را با دقت بیشتــــری بنگریم. لذا از بالا به پایین لایه هــــای مختلف آن را به اجمال بررسی می كنیم.
۱ ) لایه كسب و كار:
نوك هرم معماری فناوری اطلاعات جنبه های مربوط به كسب و كار و تجارت سازمان را تشریح می كند. در این سطح مباحثی چون استراتژی های كسب و كار و فناوری سازمان خط مشی ها دامنـــه و تصمیم گیری درمورد پارادایم های تجاری فناوری اطلاعات مانند كسب و كار الكترونیك و... از فعالیتهایی است كه در این سطح انجام می شود.همچنین در این لایه مواردی چون ساختار سازمانی فرایندهای كسب و كار سیستم های برنامه ریزی و كنترل و همچنین مكانیسم های اداری و مدیریتی برای حصول به استراتژی ها و اهداف سازمانی تشریح و ارتباط میان آنها مدل سازی می شود.
۲ ) لایه اطلاعات:
با ظهور سیستم های رایــــانه ای و گسترش استفاده از آنها در سازمانها به مرور زمان مشخص شد كه مكانیزاسیون فرایندها و عملیات الزاماً صحت و كارایی آنها را تضمین نمی كند. به عبارت دیگر اینكه فرایندهای ناقص و غیربهینه باشد مكانیزاسیون آن تنها سبب تسریع در انجام «یك كار اشتباه» می شود لذا برای كاربرد بهینه فناوری اطلاعات باید اطلاعات موردنیاز و در جریان فرایندهای سازمـــان بهینه سازی و مدل سازی شود. سپس برمبنای خوشه بندی اطلاعات و ارتباطات گروههــای اطلاعاتی با فرایندهای كاری سیستم های موردنیاز ســـــازمان مشخص می شوند. در این لایه مباحثی چون مهندسی مجدد فرایندها (BPR) برای اصلاح و بهینه سازی گردش كار و اطلاعات مطرح می گردد.
اطلاعات اصلی موردنیاز برای انجام وظایف سازمانی در لایه معماری اطلاعات شناسایی می شوند. در این لایه مدلهای منطقی اطلاعات دسته های داده مخازن داده و ارتباط آنها با وظایف سازمـــــان و سیستم های برنامه های كاربردی شنـــــاسایی و تعریف می گردند. ابتدا نواحی موضوعی سازمان شناسایی و دسته بندی شده و از طریق آن مدل اطلاعاتی تهیه می شود. در ادامه بانكهای اطلاعاتی منطقی و ارتباط بین نواحی موضوعی و وظایف سازمانی در غالب نمودارهای مختلف مدل سازی می شوند. مباحثی چون مكانیسم ها و رویه های مدیریت دانش نیز در این لایه مطرح می شود.
۳ ) لایه برنامه های كاربردی:
این لایه دربرگیرنده سیستم های كاربردی است كه برای دستیابی به كاركردهـــــای تعریف شده در لایه های بالایی لازم می آیند.
سیسم هایی چون برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) مدیریت ارتباطات با مشتری (CRM) سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) سیستم های مدیریت زنجیره عرضه (SCM) و... در این لایه لحاظ شده اند.
شناسایی و توصیف برنامه های كاربردی و ماژولها و ارتباط آنها با فرایندهای سازمان و سایر برنامه های كاربردی در لایه معماری برنامه های كاربردی انجام می شود. ارتباط بین برنامه های كاربردی با وظایف سازمان و همچنین با نواحی وظیفه ای سازمان از موارد دیگری است كه در ادامه طراحی این لایه از معماری تدوین می شوند.
۴ ) لایه فناوری یا زیرساختها:
این لایه در حقیقت پیكره ظاهری فناوری اطلاعات و آن چیزی است كه در اذهان عموم از فناوری اطلاعات (IT) متصور است. این سطح از فناوری اطلاعات دربـــرگیرنده فناوریهای سخت افزاری و نرم افزاری ازجمله ریزپردازنده ها رایانه های شخصی شبكه های رایانه ای زیرساختهای مخابراتی و الكترونیكی بسترهای نرم افزاری و... می شود. درحقیقت استقرار سیستم های اطلاعاتی سازمان بر محمل این لایه انجام می گردد. در لایه معماری زیرســـــاختها فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری و شبكه های مخابراتی موردنیاز برای استقرار سیستم های كاربردی سازمان شناسایی و تبیین می گردند. نیازمندیها و موجودیهای تكنولوژیكی سازمان براساس چهار ناحیه تكنولوژیكی اصلی (بستر نرم افزاری مدیریت داده ها و سیستم های عامل سخت افزارهای پردازش اطلاعات فناوریهای مخابراتی و میان افزارها) طبقه بندی می گردند.
به هرحال آنچه از فناوری اطلاعات در وهله اول به چشم می آید همین جنبه های تكنولوژیك آن است كه شیفتگی بیش از حد به این لایه سرابی است كه چشم اغلب سازمانهای ما را به خود معطوف كرده و آنها را از فهم فلسفه و مبانی (لایه های بالاتر) كاربردهای فناوری اطلاعات غافل داشته است. چه بسیارند سازمانهایی كه به آخرین مدل فناوریهای رایانه ای مجهزند اما كمترین درصد منافع مترتب بر آن را جذب می كنند.
● مزایا
به زعم «جان زكمن» نظریه پرداز عرصه معماری سازمانی:
«ضرورت تغییر به روز بودن كیفیت گرایی و شتاب تغییرات شرایطی را فراهم آورده كه ما را مجبور به روی آوردن به سوی معماری سازمانی می كند. در قرن ۲۱ معماری عامل تعیین كننده در موفقیت یا شكست بقا و یا فنای سازمانهاست. (ZACHMAN ۱۹۹۷)
اما به طور مشخص مزایا و منافع ناظر بر رویكرد معماری سازمانی را می توان در دو دسته كلی گروه بندی كرد. (۱) منافع عام مترتب بر كسب و كار سازمان (۲) منافع مترتب بر بخش فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی و منابع فناوری اطلاعات پشتیبان كسب و كار.
الف ) مزایای عام مترتب بر كسب و كار
▪ تبعیت از استراتژی:
طراحی سازمان مبتنی بر مقاصد استراتژیك& هدایت گر تغییرات سازمانی و توسعه سیستم های سازمان خواهدبود. به جای تاكید صرف بر انجام درست كارها& انجام كارهای درست نیز مدنظر خواهدبود.
▪ كاهش فعالیتهای زاید و بخشی نگری:
اگرچه كارهای زاید و تكراری یكی از دغدغه های اصلی بخش فناوری اطلاعات است اما با رویكرد معماری سازمانی می توان اضافات و كارهای زاید بخشهای مختلف سازمانی را نیز شناسایی و حذف كرد.
▪ ماهیت فرایند معماری سازمانی:
همان طور كه در تشریح هرم معماری سازمانی عنوان شد ماهیت این فرایند مشاركت تمامی سطوح سازمانی را طلب می كند كه این خود مزایای بسیاری را درپی خواهد داشت ازجمله: افزایش آگاهی كاركنان بخشهای مختلف از كلیت سازمان و فرایندهای آن به ویژه بخش فناوری اطلاعات تسهیم و اشاعه دانش و مهمتر از همه اینكه فرایند معماری سازمانی یك فرایند تغییر است كه مطمئناً مزایا و البته ریسك های مترتب بر فرایند تغییر را نیز به همراه دارد.
ب) مزایای مترتب بر بخش فناوری اطلاعات
▪ كاهش اضــافات:
كاهش تكرار و اضافات داده ها و فرایندها كه اولی سبب افزایش دقت و دومی سبب سهولت نگهداری سیستم ها خواهدشد و مجموعاً كاهش هزینه را در سیستم های اطلاعاتی به بار خواهد آورد.
▪ سیستم های اثربخش:
به واسطه تلفیق استراتژی های كسب و كار و فناوری اطلاعات سیستم های توسعه یافته هدفمندتر و همراستای محور كسب و كار سازمان خواهندبود؛
▪ افزایش كیفیت سیستم ها:
تحلیل فرابخشی در معماری سازمانی سبب می شود توسعه سیستم ها برمبنای رویكردی جامع نگر و هدف محور و درنتیجه كیفی تر صورت گیرد؛
▪ یكپارچگی سیستم ها:
رویكرد جامع نگر معماری سازمانی توجهی ویـــــژه به یكپارچــه سازی و حاكمیت استانداردها و تعامل پذیری سیستم ها دارد كه این سبب كاهش و رفع معضل سنتی سیستم هـــای جزیره ای و پراكنده در سازمان خواهدشد.
● چشم انداز آتی
نظرسنجی های به عمل آمده از تعداد ۲۰۰ مدیر ارشد اطلاعاتی شركتهای پیشرو اروپایی و آمریكایی ده اولویت زیر را به عنوان مهمترین دغدغه های سازمانها در حوزه فناوری اطلاعات طی سال ۲۰۰۲ و بعد از آن عنوان كرده است:
۱ ) كاهش / تثبیت هزینه ها؛
۲ ) همسوسازی هزینه ها و خریدهای مربوط به فناوری اطلاعات با راستای كسب و كار؛
۳ ) خدمت دهی عالی در بخش فناوری اطلاعات<؛
۴ ) پیمان سپاری (تامین از خارج شركت)؛
۵ ) مدیریت منابع؛
۶ ) امنیت؛
۷ ) تدوین و نگهداری معماری سازمانی؛
۸ ) امور مربوط به یكپارچه سازی سیستم ها؛
۹ ) افزایش ارزش و اعتبار خدمات بخش فناوری اطلاعات؛
۱۰ ) تدوین فرایند برنامه ریزی رسمی برای سرمایه گذاری در بخش فناوری اطلاعات.
آنچه باتوجه به این نظرات جالب به نظر می رسد این است كه اولاً: معماری سازمانی به عنوان یكی از ۱۰ اولویت برتر مدیران ارشد اطلاعاتی ذكر شده است. دیگر اینكه معماری سازمانی یكی از معدود عناوینی است كه در این فهرست به صراحت موردتاكید واقع شده است درحالی كه دیگر عناوین كلی و مبهم هستند و مهمتر از همه اینكه معماری سازمانی تقریباً دربرگیرنده و مكانیسم پشتیبان برای تمامی موارد ذكر شده در فهرست مزبور است.
علاوه بر موارد مذكور سایر آمارها نیز حكایت از روند روبه رشد و فراگیر رویكرد معماری سازمانی در موسسات و نهادهای خصوصی و دولتی دارد. طبق گزارش گروه «متا» مورخ اكتبر ۲۰۰۰: «تا پایــان سال ۲۰۰۵ تیم های معماری سازمانی بازیگران كلیدی در عرصه استــراتژی های كسب و كار برای برنامه ریزی تغییر و ادغامها خواهندبود». (TANNENBAUM ۲۰۰۱)
● نتیجه گیری
رویكرد معماری سازمانی نگره جدیدی است كه در آن كلیه فعالیتها و فناوریهای پشتیبان آن به صورت هرمی سلسله مراتبی و در لایه های كسب و كار اطلاعات سیستم های كاربردی و زیرساختها تدوین می شود. این رویكرد بسیار فراتر از متدولوژی های ایجاد سیستم های اطلاعاتی عمل كرده و دامنه آن كل منابع اطلاعاتی و فرایندهای كسب و كار سازمان را دربرمی گیرد. این رویكرد بیشتر در سازمانهای بزرگ و دارای سیستم های موروثی كاربردیافته كه در آن سعی بر ساماندهی كلیه منابع اطلاعاتی سازمان همراستا با استراتژی ها و اهداف كلان تجاری بنگاه است. اهمیت كاربریهای فناوری اطلاعات در عصر جدید و قابلیتها و مزایای معماری سازمانی چشم انداز گسترده تر و فراگیری بیشتر این رویكرد را نوید می دهد.

منابع و مأخذ
۱ - اخوان نیاكی انوشیروان مقایسه متدولوژیهای ایجاد وتوسعه سیستم های اطلاعاتی انستیتوی ایزایران تهران ۱۳۸۰
۲ - O’ROUKER, CAROL, AND ET AL, “ENTERPRISE ARCHITECTURE: USING THE ZACHMAN FRAMEWORK”, USA: THOMSON LEARNING INC, ۲۰۰۳.
۳ - PERKS, CORL. & BEVERIDGE, TONY, “GUIDE TO ENTERPRISE IT ARCHITECTURE”, NEW YORK: SPRINGER INC, ۲۰۰۳.
۴ - FEDERAL CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) COUNCIL, FEDERAL ENTERPRISE ARCHITECTURE, VERSIONAL, FEBRUARY ۲۰۰۱.
۵ - JOHN ZACHMAN, ENTERPRISE ARCHITECTURE: THE ISSUE OF CENTURY - ۱۹۹۷, www.zifa.com
۶ - TANNENBAUM, ADRIAN, “METADATA SOLUTIONS”, ۲۰۰۱, ADDISON WESLEY.
امیر محترمی: كارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات و عضو گروه مطالعات تكنولوژی شركت همراهان مدیریت و فناوری اطلاعات
رحمان پوردهزاد: كارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات و عضو گروه مطالعات تكنولوژی شركت همراهان مدیریت و فناوری اطلاعات

منبع : ماهنامه تدبیر