دورکاری, بایدها و نبایدها

به بهانه مبحث جدید این روزها, دورکاری

در طول تاریخ کار، زندگی و تفریح سه رکن اساسی زندگی بشر بوده است. روش کار، زندگی و تفریح سنتی بشر، با ورود فناوری اطلاعات و ارتباطات و کاربردهای آن، در حال تغییر اساسی است. امروزه بشر به دنبال انجام بسیاری از فعالیت های روزمره خود از جمله تجارت، ارتباطات، آموزش و حتی سرگرمی در فضای مجازی است. ساز و کارهای فضای مجازی هر روز بر اساس توسعه و گسترش کمی و کیفی فناوری های نوین سخت افزاری، نرم افزاری، ارتباطی و ارتباطات اجتماعی باعث افزایش دانایی انسان عصر حاضر شده و زمینه تغییرات زیادی را در امور زندگی مردم به وجود آورده است. تغییرات با توسعه فناوری های نوین، باعث شده است تا بشر بتواند هرچه بیشتر و بهینه تر از امکانات بالقوه فضای سایبر استفاده نموده و روش های جدید را جایگزین روش های سنتی نماید.

تغییر در روش کار سنتی به کار از راه دور، از منزل و یا از هر جای دیگر مانند مراکز دورکاری یک نمونه مشخص از تغییر در روش کار سنتی است که بر اساس توسعه اینترنت، شبکه های گسترده در سطح جهانی، ملی، محلی و ابزارهای دسترسی مانند رایانه و تلفن همراه به وجود آمده است. این روزها موضوع کار از راه دور در ایران مطرح شده است، لذا باید ابعاد مختلف آن را شناخت و پس از دقت و بررسی تمام جوانب آن را عملی کرد. فرهنگ سازی و بررسی امکان پیاده سازی کار از راه دور در ایران آغاز شده و پیاده سازی آن در چند وزارتخانه مورد توجه قرار گرفته شده و بخشنامه هایی نیز در این زمینه صادر شده است. مطالعات و تحقیقات محدودی هم در ایران صورت گرفته است.

پدیده کار از راه دور یک مسئله چند بعدی است و باید ضمن نگاه به منافع مادی و ظاهری، به احساسات کارکنان و روابط انسانی دورکار نیز توجه زیادی شود. منافع اقتصادی انجام کار از راه دور از نظر کیفیت و کمیت به همراه بهره وری امری اثبات شده است، اما هنوز جنبه های انسانی آن چندان شفاف نیست؛ لذا می توان نتیجه گرفت که روش کار از راه دور یک گل بی خار نیست که برای هر شرایطی مورد توجه و استفاده قرار گیرد. توصیه می شود تنها در صورتی ضرورت کار مشخص شود و روش دورکاری بتواند زمینه نوآوری و ارتقاء در انجام امور را به وجود آورد به سوی آن رفت!

● مقدمه و تاریخچه دورکاری

کار از راه دور واقعیتی است که از سال های دور وجود داشته و با ورود فناوری اطلاعات به عرصه زندگی بشر توسعه کمی و کیفی آن افزایش چشمگیری یافته است. از سال های دور که ابزار ارتباطات توسعه یافته است به همان میزان هم موضوع دورکاری به شکل های مختلف تغییر پیدا کرده است. تاریخ دورکاری جدید مبتنی بر ابزارهای رایانه ای از سـال ۱۹۷۰ شروع شده است. دولت ها و شرکت های بزرگ صنعتی جهان که به دنبال افزایش بهره َوری و افزایش ارتقاء کیفیت زندگی کارکنان خود هستند، از این پدیده استقبال زیادی کرده و منافع زیادی را نصیب خود و کارکنانشان نموده اند. با این وجود متوسط دورکاری در جهان کمتر از ۵ درصد و فقط در امریکا به علت وجود شرکت های رایانه ای که با فلسفه کاری آن ها دورکاری تطابق زیادی دارد بیشتر است. در دهه ۱۹۸۰ با مشکلاتی که در حوزه اشتغال اروپا به وجود آمده بود، بسیاری از افراد متخصص که کار خود را از دست داده بودند، به خویش کارفرما بدل شدند و برخی، دورکاری را در پیش گرفتند. محققان اروپایی پیش بینی می کنند که در چند سال آینده، دورکاری به عنوان بخشی از گسترش اقتصاد جهانی شبکه ای و رشد وسیع سازمان ها به سرتاسر بخش ها و مشاغل دیگر سرایت خواهد کرد. در سال ۱۹۹۶، «شورای بخش ساری» یک مرکز دورکاری در شهر «اپسوم» ایجاد کردند. در این مرکز که در دسترس همه کارکنان شورا بود، تسهیلاتی از جمله یک فضای باز ساکت، میز و صندلی راحت، رایانه های شخصی، اتاق های ملاقات، آشپزخانه و همین طور جایی برای توقف رایگان خودروها فراهم شده بود. طبق گفته: «برتین» و «دبنی»، تا اوت ۱۹۹۱ نوزده نهاد محلی در بریتانیا از کارمندان دورکار استفاده کرده اند. این روند رشد، در سال های ۲۰۰۰ تا ۲۰۱۰ میلادی با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات رشد بیشتری از نظر کمی و کیفی داشته است.

● کار از راه دور چیست؟

کار از راه دور، در منزل و یا در محلی نزدیک منزل، آرزوی بسیاری از مردم در سراسر جهان است که هر روز مجبورند ساعات زیادی از عمر خود را در مسیر رفت و آمد به محل کار صرف کرده و احتمالاً در معرض خطرات مختلف قرار بگیرند. علت جذب دولت ها و شرکت ها به سرمایه گذاری بر این شیوه کاری در وهله اول صرفه جویی و کاهش هزینه های جاری و در وهله دوم افزایش نرخ بهره وری است. استفاده از این شیوه شغلی در ابتدا چندان آسان نبود، و فقط شرکت های پیشرفته مانند IBM درصدد ارزیابی و بررسی چگونگی مشاغل کار از راه دور بر آمدند. در سال های اخیر دورکاری به شدت رواج یافته و می رود تا به یک پدیده جدی در اشتغال زایی در سطح بین المللی تبدیل شود. کار از راه دور انقلابی است که بسیاری از روش های کاری را متاثر خواهد کرد و فرصت های جدیدی در اشتغال به وجود می آورد. کار از راه دور با توسعه فناوری اطلاعات و کاربردهای آن وارد فاز جدیدی شده است و در محیط های کسب و کار به سرعت در حال گسترش می باشد. کار از راه دور یک روش کاری و یا یک برنامه کاری جایگزین است که حضور فیزیکی کارمندان در محیط کار اصلی را کاهش داده و یا به صفر می رساند. این روش کاری به کارمندان سازمان های دولتی و یا بخش خصوصی این امکان را می دهد تا تمام و یا بخشی از وظایف کاری خود را در محلی خارج از محل کار اصلی انجام دهند. به عبارت دیگر، کار از راه دور یک روش کاری است که کارکنان از سایت جایگزین دیگری مانند مراکز کار از راه دور، از منزل و یا هر محل دیگر کار و وظیفه خود را انجام می دهند. کار از راه دور به سازمان ها فرصت می دهد تا ضمن انجام ماموریت های سازمان، انعطاف بیشتری به کارکنان جهت انتخاب محل کار می دهد.

● دورکاری چرا؟

در کشورهای مختلف نگاه و انگیزه ورود و توسعه به دورکاری متفاوت است. مثلاً در کشورهای توسعه یافته آن را ضرورتی برای زمان اتفاق بلایای آسمانی، سیل، زلزله و تغییرات آب و هوا بر اثر کاهش آلودگی از سوخت می دانند. عده ای دیگر برای آمایش سرزمین و توسعه مشاغل در سطح کشور می دانند. عده ای توزیع فقر در مناطق مختلفی از جهان را به دلیل نبود روش کار از راه دور می دانند و بعضاً نگران اتمام نفت تا ۲۵ سال دیگر و ترافیک های وحشتناک در شهرهای بزرگ می باشند. بنابراین انگیزه هر کشوری هر چیز که باشد قطعاً موضوع آلودگی هوا و ترافیک شهرهای بزرگ جزء انگیزه ای مشترک برای توسعه دورکاری است.

● خلاصه منافع دورکاری از دید کارمند (دورکار) :

پیشرفت کار/ تعادل بین کار و زندگی، کاهش استرس و فشار کاری، صرفه جویی در هزینه رفت و آمد و افزایش تولید مورد توجه است.

● از دید کارفرما:

کاهش هزینه سربار کارکنان، توزیع هزینه به امور سود آور، کاهش ساعات غیبت کارکنان، افزایش بهر وری و خروجی کار و ادامه کسب و کار به روز مورد نظر است. از دید ملی: کاهش ترافیک، کاهش آلودگی محیط زیست و مصرف نفت کمتر شاید بهترین اهداف باشد.

● تعاریف متفاوت از دورکاری

- تعریف ۱: تعریف ساده، همان کار از راه دور یا کار از منزل است که به لاتین Tele-Home Working یا working Tele یا Telecommuting گفته می شود.

- تعریف ۲: نوعی سازمان دهی، و ترتیباتی از انجام کار است که سازمان ها برای فرصت کار کارکنان در منزل یا مراکز کار از راه دور به وجود می آورند.

- تعریف ۳: شکلی از کار که در محلی دورتر از اداره مرکزی با استفاده از تسهیلات ارتباطی انجام شود. (ILO در سال ۱۹۹۰)

- تعریف ۴: یک انتخاب است راجع به روش انجام کار، که به کارکنان اجازه می دهد تمام یا قسمتی از کارشان را خارج از محیط کاری انجام دهند، یعنی افراد می توانند از منزل، از یک مرکز ارتباط از راه دور در نزدیکی منزل یا از محل کار دیگری وظایف کاریشان را انجام دهند.

- تعریف ۵: استفاده از رایانه و ارتباطات راه دور به منظور تغییر موقعیت جغرافیایی محل کار و انجام وظایف شغلی.

● مزایای کار از راه دور برای سازمان ها

- افزایش بهره وری سازمان در اثر افزایش کارایی کارکنان (استرس کمتر)

- کاهش نیاز به فضای اداری بزرگ، پارکینگ و هزینه آب و برق

- انعطاف بیشتر در ساعات کاری و انتخاب زمان حضوری مناسب کاری برای کارکنان در شرایط برفی و بارانی و امثال آن

- افزایش توانمندی و مسئولیت فرد در کار گروهی شبکه ای

- قدرت سازمان ها در انتخاب بهینه نیروی کار متخصص و توانمند که به دنبال کار انعطاف پذیر می باشند افزایش می یابد.

- شلوغی بیش از حد محل های کار کاهش می یابد.

- غیبت کارکنان کاهش می یابد (در بعضی موارد حدود۶۰%).

- سازمان ها قدرت بیشتری برای پاسخگویی به نیازهای فوری و اضطراری خواهند داشت چون می توانند قسمتی از کارشان را به شاغلان از راه دور بسپارند.

- تسهیل انجام اموری که باید به صورت مخفیانه انجام گیرند و کاهش امکان لو رفتن کل پروژه کاری مورد نظر . معرفی مشاغل جدید و فراگیر با اجرای روش دورکاری و یافتن بازارهای جدید

- امکان توسعه آموزش در طول عمر در جهت ارتقاء دائمی منابع انسانی

- امکان بیشتر برای حفظ و نگهداری کارکنان

- ایجاد محیط کاری منعطف و قابل توسعه با شرایط زمان

- کاهش زمان رفت و آمد و هزینه سفر کاری

- کاهش ترافیک و انرژی مصرفی خودروها

- ارائه سرویس های بومی به نقاط مختلف بجای متمرکز

- قرار دادن کارکنان نزدیک مشتری

- بکارگیری کارکنان با محدودیت های فیزیکی

- فرصت های جدید اشتغال

- فرصت بهتر برای افراد کم توان و معلول

● مزایای فردی کار از راه دور

- کار از راه دور محدودیت های زمانی و مکانی را از سر راه بر می دارد. حالا دیگرمی توانید در بهترین و خوش آب و هواترین مناطق زندگی کنید از حاشیه شهرها تا مناطق ییلاقی کوهستان ها.

- کاهش رفت و آمد و هزینه های ناشی از آن که شامل هزینه حمل و نقل و ارزش پولی وقت تلف شده در راه. . زمانی که ناگزیر در رفت و آمد روزانه به محل کار تلف می شد، حالا می تواند برای نگهداری از فرزندان و والدین پیر سپری شود.

- گسترش حق انتخاب شغل و کار، کارمند هر شرکت یا سازمانی که دوست دارید باشید، دیگر جا و مکان ملیتش فرق نمی کند.

- ساعات کاری منعطف، کمک می کند تا کارکنان در وقت مناسبی که دارند کار کنند.

- ایجاد تعادل و افزایش کیفیت در زندگی کاری و خانوادگی

- مدیریت بهتر انجام کار اداری و مسئولیت خانوادگی

- زمان بیشتر برای تفریح و عبادت و شرکت در مجامع مختلف عمومی

- درآمد بیشتر در بسیاری موارد در حدود ۹۴۵ دلار در سال برای بنزین و تعمیر اتومبیل

- افزایش وقت آزاد که باعث می شود زمان بیشتری با خانواده بود، این خود باعث بالا رفتن کیفیت زندگی می شود.

- بهبود سطح عملکرد کاری، امکان کار در هر نقطه جهان، افزایش دستمزد، ...

- می تواند باعث اشتغال زایی بیشتر برای زنان شود و شانس داشتن زنان در مشاغل بالا را افزایش دهد. . باعث کاهش اضطراب رفت و آمد می شود. این خود باعث کم شدن تعداد سفرهای شهری و ترافیک می شود.

● مزایای ملی اقتصادی - اجتماعی کار از راه دور

- کاهش ترافیک های درون شهری و مشکلات ناشی از آن مثل آلودگی هوا و محیط زیست.

- کاهش نیاز به راه سازی و گسترش بزرگراه ها

- برای کسانی که ناتوانی یا بیماری خاصی دارند که حضورشان در ادارات مرسوم، غیر معقول و غیر ضروری است، موقعیت کاری فراهم می شود.

- بازار نیروی کار گسترش می یابد یعنی قدرت انتخاب سازمان ها برای انتخاب بهینه نیروی کار مورد نیازشان زیاد می شود زیرا تا دیروز سازمان ها ناگزیر بودند کار را به یکی از متخصصان همان شهر (یا منطقه جغرافیایی) بسپارند اما امروز می توانند کار را به طریق از راه دور به هر متخصصی که توانایی ها و قابلیت های بیشتری دارد بسپارند که این همان شایسته سالاری است. به این ترتیب موقعیت های کاری یکسانی نیز برای همه جدای از محل و موقعیتشان به وجود می آید که این راستا عدالت اجتماعی است.

- کاهش رشد جمعیت شهرهای بزرگ؛ از هجوم نیروی کار به شهرهای بزرگ برای دست یابی به موقعیت های کاری بهتر کاسته می شود.

● معیارهای ارزیابی کیفی دور کار

- دورکاری در بسیاری از مشاغل قابل انجام است با این وجود باید شرایط مشخصی برای انتخاب دور کار در نظر گرفته شود تا نتیجه کیفی کار بدست آید.

- دورکار باید ماموریت سازمان را بشناسد و آن را پشتیبانی کند.

- دورکار باید به گونه ای مدیریت پذیر باشد که بتواند تمام اهداف سازمان را دنبال کرده و هماهنگی لازم را با ماموریت های سازمان داشته باشد.

- دورکار باید توانمندی نوشتن، صحبت کردن از طریق تلفن، پژوهش و تحلیل داشته باشد.

● مشخصه های فردی که برای دورکار مناسب است

- به منظور شناخت فرد توانمند برای دورکاری، یک کارمند باید بتواند توانمندی خود را برای انجام کار موثر در خارج از محیط کاری رسمی نشان دهد.

- مستقل، مسئولیت پذیر و دلسوز

- قادر به کار فردی بدون نظارت دائمی

- با انگیزه فوق العاده برای دورکاری

- قادر به مدیریت زمان در کار و مدیریت

- به طور دائم توانمندی خود را افزایش داده و به نمایش بگذارد

مشخصه های فردی که برای دورکار مناسب نیست

- افرادی که در حال آموزش می باشند و کارکنان با تجربه کم

- کارمندان که در مشاغل شیفتی کار می کنند

- کارکنانی که نیازمند به حضور چهره به چهره در انجام وظایف دارند.

- کارکنانی که در اداره اصلی سابقه خوبی ندارند و نشان داده اند که باید آقا بالا سر داشته باشند.

● چه مشاغلی برای کار از راه دور مناسب اند

- در صورت نیاز یا وجود مشاغل ذیل در سازمان، مدیر منابع انسانی می تواند در صدد ارائه این مشاغل به صورت کار از راه دور باشد:

- مطالعات و تحقیقات نظری

- مشاغل کامپیوتری مثل برنامه نویسی، طرحی صفحات وب، طراحی گرافیکی، انیمیشن سازی

- مترجمی، نویسندگی، فروش و بازار یابی، مشاوره، حسابداری

- کارهای طراحی و محاسبات در علوم مهندسی مثل محاسبه و طراحی سازه در مهندسی عمران، طراحی ماشین آلات در مهندسی مکانیک

- تدریس (از طریق ویدئو کنفرانس)

- به طور کلی بسیاری از کارهای خدماتی به طریق از راه دور قابل انجام اند.

● چه مشاغلی برای کار از راه دور مناسب نیستند

- کارهای عملی و اجرایی مثل آتش نشانی، پلیس، کار آزمایشگاهی، جراحی، دندانپزشکی، اورژانس پزشکی و... (البته برخی از جراحی ها هم در حال حاضر از راه دور انجام می شود)

- جاهایی که تاثیرگذاری و نفوذ در افراد مسئله خیلی مهمی است.

- زمانی که نظارت مستمر و شدید بر کار ضروری است.

- زمانی که احتمال وقوع پیشامدهای اضطراری بالاست یا هزینه وقوع پیشامد اضطراری زیاد است مثل مسئولیت نیروگاه اتمی، مسئولیت ماشین آلات در خط تولید انبوه

- کارهایی که ارتباط مداوم و مستقیم با تعداد زیادی از کارکنان یک ضرورت است.

● معیارهای ارزیابی کیفی دور کار

- برخورداری از سلامت روانی و اوضاع به سامان خانوادگی

- امنیت و شبکه ارتباطی مناسب جهت برقراری ارتباط با مرکز

- صورتحساب واحد برای کلیه هزینه ها

- سفارش کار بر روی شبکه بدون اعتراض مکرر و...

- تحویل کار، نصب و تست آن در منزل

- کاهش سرمایه مورد نیاز برای شروع کار

- عدم وجود تعهد پس از اتمام مدت اجاره تجهیزات

- عدم نیاز به دخالت مستقیم مدیر

- امکان گزارش فعالیت ها طبق روال عادی

- امکان ارتباط با مشتری و مدیر به طور هم زمان در هر لحظه با استفاده از اینترنت

- مجهز بودن به کلیه سیستم های ارتباطی

- در اختیار داشتن به روز نرم افزارها

- تحقیقات نشان می دهد کارمندانی که در شرایط شغلی مستقل و کاملاً حمایت شده قرار دارند، نسبت به کارمندانی که در شرایط شغلی غیرمستقل سنتی و تحت کنترل قرار دارند حساسیت شغلی بیشتر و نهایتاً مدیریت بهتری از خود نشان می دهند.

● دورکاری برای بعضی از امور مناسب نیست

- در اموری که نیازمند روبرو شدن مستقیم با مدیر، مشتری یا مخاطب ضروری باشد.

- اموری که محرمانه بوده و مراجعه دائمی به آن ها لازم است.

- نیاز به امکاناتی برای دورکار باشد که به علت، حجم، گرانی و یا موارد دیگر امکان تهیه آن نباشد. . اموری که باید از فیزیک دورکار و نه از مغز او استفاده شود.

● نگرانی های معمول کارفرما

- کارمند کار را شخصاً انجام ندهد.

- کارمند همیشه در دسترس نباشد.

- کارمند با پیدا کردن کار جدید به آن مشغول شود.

- کاری را که انجام می دهد در اختیار دیگران قرار دهد یا بفروشد.

- به هدایت مدیر توجه نکند و خودسر شود.

- کنترل کارمند از دست برود.

- نگران مسائل حقوقی، مالیات و قوانین که اغلب وجود ندارد می باشد.

● نگرانی های معمول دورکار

- دورکار نگران شغل دائمی خود است.

- برایش سخت است بپذیرد دورکاری کار رسمی است.

- نگران آموزش دائمی خود است.

- نگران تامین اجتماعی.

- قوانین حمایتی دولت.

- ساعات اضافه کاری.

- قطعی ارتباط با دفتر مرکزی.

- نگران خرابی تجهیزات و قطع ارتباط

- نگران از اجتماع جدا شدن

- و سایر موارد

● موقعیت کاری دور کار

- موقعیت مناسب کاری دورکار در منزل و یا هرجای دیگر که باشد مهم است و این موقعیت باید شرایط خاصی داشته باشد. مثلاً اگر محل کار منزل باشد شرایط زیر لازم است:

- کارمند باید فرم موافقت نامه و چک لیست را کامل کند.

- کارمند باید یک فضای خانه خود را برای دورکاری اختصاص دهد.

- سازمان در مورد هزینه های برق، آب، گاز، و حتی اینترنت مسئول نیست.

- در حد محدودی نسبت به جراحات و مشکلات ناشی از کار در منزل سازمان مسئول است.

ٰ● عوامل تاثیرگذار در توسعه روش کار از راه دور. عوامل فنی:

رایانه مناسب، شبکه ارتباطی با سرعت مناسب، اتصال به اینترنت یا اینترانت و یا VPN سازمان مربوطه، نرم افزارهای مناسب برای سهولت انجام کار، سیستم های حفاظت اطلاعات

● عوامل روانی و اجتماعی:

عادت به استقلال و کار تنهایی، عادت به کار پر فشار، کاهش فشار رفت و آمد و خطر تصادف، ایجاد شرایط محیطی مناسب، عادت به کار نتیجه دار، عادت به تنظیم وقت دلخواه و دقت در کار، پذیرش مدیر راه دور، عادت به مشورت از راه دور، عادت به ساعات کار آزاد بجای ثابت، زمان بیشتر در کنار خانواده، ترس از دست رفتن حرفه تخصصی، ترس انزوائی و استرس شغلی

● عوامل اقتصادی:

کاهش هزینه رفت و آمد و غذا، افزایش بهره وری کار و سود بیشتر، کاهش غیبت، مرخصی استعلاجی و عادی، افزایش حقوق، افزایش سرعت رایانه و اینترنت و کاهش هزینه آن ها، افزایش امنیت در محل سکونت، صرفه جویی در هزینه محل کار، آموزش آسان تر و کم هزینه تر، خطر بیماری های پشت میز نشینی و هزینه آن

● عوامل دولتی:

- وضعیت حقوقی، سیستم مالیات، ارزیابی، شفافیت، تسلط بیشتر

- نیازمندی های کار از راه دور

- یک محیط کاری مناسب فیزیکی برای کارمند

- یک رایانه و مجموعه ابزارهای جنبی آن

- یک خط ارتباطی با کیفیت مناسب از نظر سرعت ارتباطی و امنیت اتصال دائم

- قانون مناسب که تمام ابعاد حقوقی ارتباط کاری دورکار با کارفرما را مشخص کند

- شرایط روانی مناسب محیط کار

- تسهیل در نگهداری و تعمیر تجهیزات

- رعایت استانداردها و تجهیزات نرم افزاری

- محافظت از ویروس ها

- دست یابی از راه دور و طرز تماس

- امنیت تجهیزات و اطلاعات

- ذخیره سازی اطلاعات و پشتیبانی

- سازگاری با اداره مرکزی فناوری سازمان ها

● آموزش مورد نیاز کارفرمایان و مدیران

- آموزش در افزایش توانایی کار با حداقل نظارت مستقیم

- آموزش شیوه های کاری سازمان یافته.

- مهارت های کاری سود بخش با ایجاد فرایندهای ارتباطی و نیازمندی های فنی

- مهارت برنامه ریزی خوب در تخمین زمان بندی کار از راه دور

- توانایی مطابق شدن با برنامه و فرجه

- آموزش تشخیص و ارزش گزاری به خروجی کار کارمندان بجای پر کردن ساعات کاری

- آموزش مدیریت فناوری اطلاعات و مدیریت الکترونیکی

- شناسایی امنیت بالقوه نتایج بحث

- آموزش مهارت در به کارگیری نرم افزارهای کار از راه دور

- مراحل اثربخشی کار از راه دور و توسعه توافق کار از راه دور

● چه کسانی کار از راه دور انجام می دهند؟ چرا؟

- با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات، از سطح اپراتورهای ساده تا مدیران ارشد می توانند تمام یا بخشی از کار خود را از منزل و یا هر محیط دیگر به صورت عادی انجام دهند.

- با توجه به رشد سریع ارتباطات بین المللی، ساختارهای اقتصادی، فرهنگی، اجتماعی و به تبع آن شکل و فرم مشاغل در حال تغییر است.

- حضور رایانه و شبکه های گسترده جهانی به همراه نرم افزارهای راحت برای کاربران باعث شده است تا نقش زمان، مکان جغرافیایی و دسترسی به اطلاعات که جزء پارامترهای مهم مشاغل می باشد دستخوش دگرگونی جدی شود و شرایط جدیدی را تحمیل کند که دورکاری یکی از روش های کاری جدید حاصل از این فضای جدید است.

- کار از راه دور به صورت فردی و گروهی قابل انجام است و هر کس در هر جا و هر زمان برای هرکس می تواند در هر جا و هر زمان می تواند کار کند.

● دور کاری در چه مشاغلی مناسب است؟

- دور کاری در بیشتر مشاغل که نیاز به حضور فیزیکی نباشد مناسب است.

- در اموری که بتوان سرجمع هزینه بالاسری های سازمان را کاهش داد.

- در اموری که بتوان سرویس های مورد نیاز مشتریان را در خارج از ساعات اداری تامین کرد.

- در اموری که بتوان ارتباط نزدیکتری با مشتری برقرار نمود و آن را ارتقاء بخشید.

- در اموری که بتوان جریان کار سازمان را در ساعات پیک تسهیل و عادی کرد.

- در اموری که بتوان مردم را جذب کرد و ترس آن ها را از اینکه حرفه ای نیستند کم نمود.

- در شهرهایی که جمعیت، ترافیک و آلودگی زیادی دارند.

- در محیط هایی که خانم ها جمع بیشتری از کارکنان را تشکیل می دهند.

● چطور کار از راه دور را پیاده سازی کنیم؟

- یک کمیته به نام کار از راه دور ایجاد کنید.

- افراد کمیته با تخصص های IT، منابع انسانی، آموزش، مدیریت ریسک، لجستیک، روابط عمومی، مالی، حراست و افراد موثر دیگر باشند.

- امکان سنجی کار از راه دور، و آنالیز سود و زیان کار را انجام دهید.

- یک نمونه کوچک پایلوت با زمان بندی مشخص و اهداف روشن کار را شروع کنید.

- در صورت موفقیت پایلوت آن را به سرعت در تمام ابعاد سازمان گسترش دهید.

- سیاست ها، مقررات و برنامه های کار از راه دور را به صورت روشن تهیه نمایید.

- در سیاست ها و مقررات، منافع سازمانی و کارکنان را با در نظر گرفتن شرایط خانوادگی دورکار، فناوری های مورد نیاز او، تعمیر و نگهداری تجهیزات و خطوط ارتباطی، برنامه زمان بندی کاری، ایمنی محیط کار دورکار، بیمه، آموزش به روز دورکار، بودجه مورد نیاز مالی و سایر موارد خوب دیده شوند.

● سوالات معمول کارفرمایان در دورکاری

▪ در حالی که بخش بزرگی از کارکنان علاقمند به دورکاری می باشند، کارفرما سوال می کند و می پرسد چطور بفهمم که کارکنان در منزل مشغول کار هستند؟

- جواب: مدیران باید از مغز خود برای نظارت به کار کارکنان استفاده کنند و نه به چشم خود! سیستم های نرم افزاری پیچیده و دوربین های مدار بسته این امکان را برای کار فرمایان به وجود آورده اند که به صورت لحظه ای و چشمی نیز بتوانند با کارکنان خود در تماس باشد.

▪ چه کارمندانی برای دورکاری مناسب هستند؟

- جواب: کارمندانی که می توانند از راه دور یک یا دو و یا چند روز در هفته کار کنند و احساس خود اتکایی داشته باشند. کارمندانی که توانایی خود را در طی سال ها کار اثبات کرده اند که با کم ترین نظارت، انتظارات کاری کارفرمای خود را برآورده می کنند، بهترین افراد برای کار از راه دور هستند.

▪ چرا بعضی سازمان ها کار از راه دور انجام نمی دهند؟

- جواب: به عوامل مختلفی بستگی دارد که بعضی از آن ها در زیر آمده است. . ترس مدیران و عدم شناخت آن ها

. تغییرات زیادی که در سازمان ها ممکن است به وجود آید

. نگرانی از نبودن قوانین و مقررات کافی در سطح ملی و سازمان

. نیاز به فناوری و به روز رسانی دائمی آن ها

▪ چرا دورکاری در ایران ضرورت است؟

- برای کشور ما که بیش از ۶۰% قبول شدگان کنکور خانم ها هستند و فرهنگ ما نیز برای نقش زن در منزل و تربیت فرزندان اهمیت زیادی قائل است کار در منزل می تواند مفید باشد.

. کار در منزل راندمان کاری را بالا می برد و فرصت کنترل و نظارت بیشتری را به مدیران می دهد.

. در کشور ما که راندمان کار حدود یک ساعت است، اگر کارمندی فقط دو ساعت مفید در منزل کار کند که قابل پیگیری باشد ۱۰۰% افزایش بهره وری در ساعات کار خواهیم داشت!

. مشکل آلودگی محیط زیست تهران بزرگ با دورکاری تا حدود زیادی مرتفع گردد.

. عدالت در توسعه مشاغل در سطح کشور فراهم می شود و شغل های مناسب فقط در یک یا چند شهر متمرکز نخواهند شد.

. شانس ارتباط بهتر با ارباب رجوع در ادارات به صورت برخط و از راه دور فراهم می شود.

● توصیه هایی برای دور کاری

- توجه داشته باشیم که دورکاری یعنی کار برخط با کمک ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات و نه کار به روش سنتی بر روی میز

- توجه داشته باشیم که یک دورکار نیازمند، خواندن، نوشتن گزارش، آنالیز و فکر کردن است، او باید در زمان مشخص تعریف شده کاری که تحویل او است را به درستی انجام دهد، طول زمان انجام کار الزاماً مهم نیست. . ممکن است یک مهندس محیط زیست پشت میز نباشد ولی دورکاری او در گزارش نهایی که ارسال می کند مشخص شود.

- دورکار نیازمند همراهی و حمایت صادقانه و شفاف مدیریت ارشد سازمان است.

- دورکار نیازمند دیدن مدل واضح و روشن در تغییر سیستم ارزیابی بر اساس ارزش کیفی کار و تاثیر ان در حقوق، پاداش و سایر مزایای خود است.

- دورکار نیازمند به داشتن اختیارات و قدرت در انجام کار و هم زمان پاسخگویی است.

- توانمندسازی کارکنان دورکار باید اولویت برنامه های کارفرما در روش کار از راه دور باشد.

● توصیه هایی برای توسعه دورکاری در ایران

- توسعه فرهنگی و آموزشی:

- موضوع دورکاری از دیدگاه نظری معرفی شود

- آموزش عمومی به شهروندان در رسانه ها آغاز گردد

- سخنرانی ها، سمینارها و همایش ها تخصصی در این زمینه توسعه پیدا کند

- رشته های تحصیلی مرتبط با دورکاری در دانشگاه ها ایجاد گردد

● از دیدگاه فنی:

- زیرساخت ارتباطی لازم برای توسعه دورکاری شناسایی و به تدریج ایجاد گردد

- نرم افزارهای لازم توسط شرکت های بخش خصوصی طراحی و تولید شود

- سایت های اطلاع رسانی نیازمندی های فنی و انتقال تجربیات طراحی و ایجاد شود

- نمونه های پایلوت از دفاتر کار دورکار و دفاتر نظارت کارفرما به کارکنان از راه دور ایجاد شود

- مراکز کار از راه دور توسط بخش خصوصی در اطراف شهر توسعه پیدا کند

● از دید ملی:

- اهداف ملی و سیاست های دولت از اجرای طرح دورکاری به صورت مشخص اعلام شود.

- حمایت ها و سیاست های دولت، از طریق یک مرکز ملی دورکاری کشوری به صورت یکپارچه اعمال شود

- تا ایجاد مرکز ملی دورکاری، سازمان فناوری اطلاعات کشور مسئولیت هماهنگی کار را به عهده بگیرد

- استان های سمنان و گلستان با توجه به زیرساخت های مناسب و آمادگی الکترونیکی، به عنوان استان های پایلوت، توسعه دورکاری را در خارج از تهران انتخاب و حمایت شوند.

● نتیجه گیری

توسعه پدیده جدید کار از راه دور در ایران باید با دقت و بررسی تمام جوانب امر صورت گیرد. این پدیده یک مسئله چند بعدی است و باید ضمن نگاه به منافع مادی و زودگذر آن به احساسات کارکنان و روابط انسانی توجه زیادی شود. منافع اقتصادی انجام کار از راه دور از نظر کیفیت و کمیت به همراه بهره وری امری اثبات شده است، اما هنوز جنبه های انسانی آن چندان شفاف نیست؛ لذا می توان نتیجه گرفت که روش کار از راه دور یک گل بی خار نیست که برای هر شرایطی مورد توجه و استفاده قرار گیرد؛ لذا توصیه می شود تنها در صورتیکه ضرورت کار مشخص شود و با اجرای این روش دورکاری زمینه نوآوری و ارتقاء در انجام کار مشخص گردد، اقدام به توسعه کار آفرینی صورت گیرد.

در واقع به واسطه به وجود آمدن کامپیوترها، شبکه های ارتباطی، نرم افزارهای ارتباطی و نرم افزارهای اداری و تخصصی علوم مختلف است که امروزه می توانیم از کار از راه دور صحبت کنیم. پس با پیشرفت این ابزارها می توانیم انتظار داشته باشیم که در آینده تعداد مشاغل از راه دور بیشتر و کارهای از راه دور با کیفیت تر شوند.

نویسنده: دکتر علی اکبر جلالی