فرآیند مهندسی ارزش

اولین واکنش اکثریت افراد بعد از ارائه تعریفی از مهندسی ارزش این است که ”ما همیشه آن را اجراء می کنیم, اما این عنوان را به کار نمی بریم“, هر چند بعید است

شرکت‌های دولتی، ایالتی و محلی متولی ساخت بزرگراه برای مالیات‌دهندگان هستند. استفاده از فرآیند مهندسی ارزش در پروژه‌های مربوطه، آنها را در دستیابی به این هدف کمک می‌کند. مهندسی ارزش استفاده سازمان‌یافته از عقل، درایت و دانش فنی در جهت شناسائی و حذف هزینه‌های غیرضروری در یک پروژه است.

اولین واکنش اکثریت افراد بعد از ارائه تعریفی از مهندسی ارزش این است که ”ما همیشه آن را اجراء می‌کنیم، اما این عنوان را به‌کار نمی‌بریم“، هر چند بعید است. مهندسی ارزش از عوامل متعدی نظیر گروه کاری، تحلیل کارکردی، خلاقیت، مقیاس هزینه - ارزش و کاربرد نظام‌مند یک شیوه مورد تأیید، تشکیل یافته است. حی اگر تمام این عوامل مورد استفاده قرار گیرند، باز هم مهندسی ارزش به اجراء نمی‌آید و نتایج حاصل از این رویکرد را دربر نخواهد داشت.

مطالعات مهندسی ارزش توسط یک برنامه کاری هدایت می‌شوند که شامل یک طرح اولیه است. برنامه کاری مهندسی ارزش که فعلاً در مدیریت دولتی بزرگراه‌ها به‌کار برده می‌شود، از هشت مرحله زیر تشکیل شده است:

۱) انتخاب: انتخاب پروژه خارج از کنترل تیم مطالعه ارزش است. در مجموع، معیار انتخاب پروژه یکی از موارد زیر است:

▪ پروژه‌هائی با هزینه‌های سنگین

▪ پروژه‌هائی که تنها عیب آنها هزینه‌های سنگین آنها است.

▪ پروژه‌هائی که علیرغم اهمیت به‌دلیل مواجه با محدودیت بودجه در اولویت قرار نگرفته‌اند.

▪ پروژه‌های مشکل‌دار

۲) تحقیق

گروه برای اولین‌بار در مرحله تحقیق گرد هم می‌آیند. در این مقطع گروه تعیین می‌کند براساس اطلاعات موجود از پروژه چه می‌داند و برای شناسائی و یا حل مشکل چه چیزهائی باید بدانند و می‌توان عوامل دارای بالاترین قابلیت توسعه ارزش را شناسائی کرد.

در مرحله تحقیق فوراً مشکل را با سه مفهوم اساسی مهندسی ارزش (عملکرد، هزینه، و ارزش) می‌سنجند. همین سه مفهوم، فرآیند مهندسی ارزش را از انواع شیوه‌های مدیریتی و شیوه‌های کنترل هزینه متمایز می‌کند. در این راستا نیاز به تشکیل یک گروه برای طرح و تهیه پاسخ برای سؤالات اساسی زیر در این مرحله احساس می‌شود:

▪ پروژه چیست؟

▪ چه کاری انجام می‌دهد؟ (کارکردش چیست؟)

▪ چه کاری باید انجام بدهد؟ (نقش حیاتی دارد؟)

▪ چقدر اررش دارد؟

▪ چقدر هزینه دربردارد؟

بیشتر اطلاعات مورد نیاز این مرحله بدون زحمت به‌دست می‌آیند. طول پروژه، تخمین هزینه آن، برآورد معامله‌ها، سرعت طراحی و اجراء، بزرگترین عوامل برنامه‌ریزی شده درون پروژه با مرور نقشه‌ها و سایر مستندات به آسانی قابل جمع‌آوری هستند، گاهی تیم مهندسی ارزش، به‌منظور انجام رضایت‌بخش مرحله تحقیق، باید جستجوی بیشتری برای جمع‌آوری سایر اطلاعات انجام دهد.

استفاده از قانون توزیع پارتو به شما ایده‌های خوبی در مورد اینکه، جستجو را برای صرفه‌جوئی‌های بالقوه از کجا شروع کنید، می‌دهد. این شیوه تعیین می‌کند که ۸۰ درصد هزینه پروژه مربوط به ۲۰ درصد کار است. تهیه یک نمودار از هزینه‌های پرووژه اولین اقدام برای شناسائی فرصت‌های دستیابی به هدف است.

گام بعدی در مرحله تحقیق تعیین کارکرد پروژه و عوامل اجراء آن است. کارکرد پروژه در حقیقت همان نتیجه‌ای است که در طرح کلی مشخص شده و باید به کمک عامل و یا ترکیبی از عوامل به‌دست بیاید. براساس متدلوژی ارزش، کارکرد یا نقش یک پروژه را می‌توان فقط با استفاده از دو کلمه - یک فعل کنشی و یک اسم قابل شمارش - تعریف کرد.

برای مثال، کارکرد یا نقش یک پل فراهم آوردن امکان عبور از مانع است. پل و همچنین ما به اینکه مانع یک خندق، رودخانه، خلیج کوچک، راه‌آهن، یک بزرگراه دیگر و یا یک ساختمان باشد اهمیتی نمی‌دهیم. کارکرد یا نقش اصلی فراهم آوردن وسایلی برای عبور از مانع است. اگر پروژه به این کارکرد دست نیابد، ارزشی برای ما ندارد. در نتیجه وظیفه عبور از مانع امری حیاتی است.

در پایان مرحله تحقیق، عوامل پرهزینه شناسائی می‌شوند و پس از تجزیه و تحلیل از نقطه‌نظر کارکردی با مقیاس هزینه - ارزش مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. این مرحله از برنامه کاری مهندسی ارزش حوزه‌های آماده برای مطالعات آتی را مشخص می‌کند.

۳) پیش‌بینی

در مرحله بعدی، که مرحله پیش‌بینی یا خلاقیت نامگذاری شده است توانائی رویکرد مهندسی ارزش بیشتر بروز می‌کند. گروه در جلسات از روش طوفان مغزی (brainstorming) به‌منظور رشد و توسعه ایده‌های مناسبی که پروژه براساس آنها طراحی شده‌اند استفاده می‌کند. روش طوفان مغزی کارکنان را وادار می‌کند تا خلاقیت بیشتری از خود بروز دهند و همین امر باعث هم‌افزائی بیشتر یا (Synergism) خواهد شد. به‌عبارت دیگر یک عقیده جرقه‌ای برای نظریات و اندیشه‌های دیگر می‌شود: عقاید همانند یا مشابه، نظرات موازی و پیوسته، ایده‌های متضاد یا مغایر، و ... خلاقیت را در افراد بیدار می‌کند.

گروه مطالعه ارزش از خلاقیت در تهیه گزارش‌های عملکرد، که از بین برآوردهای هزینه - ارزش انتخاب شده، بهره می‌گیرد. تیم برای ارزیابی تمام راه‌حل‌های موجود، برای حل مشکلی که در یک گزارش عملکرد طرح شده، از یک قالب کلی استفاده می‌کند.

هدف از تشکیل جلسات طوفان مغزی (مشکل‌گشائی گروهی) تهیه لیست بلندی از راه‌حل‌های بالقوه برای مشکلی است، که با توجه به تعریف دو کلمه عملکرد پروژه، تشریح شده است. بدین ترتیب در مرحله بعدی می‌توان، به کمک یک تحلیل عملی، به سرعت کل لیست را در چند عقیده قابل مدیریت خلاصه کرد.

۴) ارزیابی

مرحله بعدی ارزیابی بهترین گزینه‌ها است. مزایا و معایب گزینه‌های باقیمانده فهرست می‌شود. البته، اگر معایب یک گزینه بیش از مزایای آن باشد در همین مقطع حذف می‌شود.

هر مزیت و یا هر ضعف در شرایط کلی مورد بررسی قرار می‌گیرد. گروه می‌تواند برای تعیین بهترین گزینه با توجه به ارزش نسبی هر یک از معیارها از تحلیل ماتریسی کمک بگیرد. این تحلیل می‌تواند هدف مهندسی ارزش که دستیابی به بهترین ترکیب اجراء، هزینه و برنامه زمانبندی است، را برآورد کند.

۵) توسعه

وقتی گروه بهترین گزینه را انتخاب می‌کند. به این معنی است کاملاً در ارائه طراحی‌های اولیه، برآورده هزینه‌ها، اثبات اطلاعات آزمایشی و و سایر کارهای فنی، به‌منظور کسب اطمینان از قابل اجراء بودن فرض‌های ارائه شده در طول مطالعه، موفق بوده است. مرحله نهائی قبل ازائه پیشنهادات گروه به مدیریت پروژه، تنظیم یک نقشه قابل اجراء شامل توضیح تشریحی فرآیندهائی است، که مؤسسه باید برای اجراء کامل هر پیشنهاد پی‌گیری کند.

محصول نهائی یک تحقیق ارزشمند گزارش رسمی مهندسی ارزش و ارائه پیشنهادهای گروه است.

۶) ارائه

در این مرحله، گروه مهندسی ارزش باید یافته‌های خود را به سازندگان ارائه و آنها را مجاب کند که این طرح‌ها لازم‌الاجراء هستند.

۷) اجراء

هیچ شیوه صرفه‌جوئی تا زمانی که به اجراء درنیاید باعث صرفه‌جوئی نمی‌شود. به همین منظور سازندگان برای اطمینان از اجراء کامل پیشنهادها باید اقدامات مناسبی به‌عمل آورند.

۸) بررسی

در این مرحله مبلغی که از طریق اجراء رویکرد مهندسی ارزش صرفه‌جوئی شده، براساس مبلغ پیشنهادها به اجراء درآمده در ساخت پروژه، تعیین می‌شود.

تحقیقات مهندسی ارزش را می‌توان در هر مرحله از پیشرفت پروژه مورد استفاده قرار داد، اما برای دستیابی به بهترین نتیجه، باید در اولین فرصت ممکن، درست زمانی که تصمیمات بیشترین تأثیر را دارند (چرخه عمر هزینه‌ها) دست به‌کار شد.

یک گروه ۵ تا ۸ نفره با تخصص‌های مختلف، مجموعه مناسبی به‌نظر می‌ِسد. زمان کافی برای یک تحقیق، متفاوت است و به پیچیدگی‌ پروژه بستگی دارد. این زمان نباید از یک هفته تجاوز کند. ما پیشنهاد می‌کنیم که مهندسی ارزش تحقیقات را یکباره به سرانجام برساند و از تقسیم آن در چند هفته یا چند ماه خودداری کند. با رعایت این نکته نیاز به بررسی مجدد پروژه نیست و شتاب کار حفظ می‌شود.

مترجم اشکان نعمت‌پور

منبع: سایت www.fhwa.dot.gov/ve/veproc