از وقت کاری خود نهایت استفاده را بعمل آورید

من مطمئنم و حاضرم شرط ببندم که می توانید در تمام طول روز از پست الکترونیکی برای جابجایی فایل ها و اطلاعات بین مشتریان و همکاران استفاده نمایید تاکنون چطور بدون وجود پست الکترونیکی کار می کردید به وقتی که طی انتظار برای دریافت یک پاسخ یا یک فایل مورد نیازتان تلف می شود, فکر کنید من از زمانیکه از یک ابزار کمکی بسیار هوشمند شبیه پست الکترونیکی استفاده کردم, وقت کمتری را صرف نمودم

من مطمئنم و حاضرم شرط ببندم که می‌توانید در تمام طول روز از پست الکترونیکی برای جابجایی فایل‌ها و اطلاعات بین مشتریان و همکاران استفاده نمایید. تاکنون چطور بدون وجود پست‌الکترونیکی کار می‌کردید؟ به وقتی که طی انتظار برای دریافت یک پاسخ یا یک فایل مورد نیازتان تلف می‌شود، فکر کنید. من از زمانیکه از یک ابزار کمکی بسیار هوشمند شبیه پست‌الکترونیکی استفاده کردم، وقت کمتری را صرف نمودم. می‌دانستم که باید راه بهتری برای همکاری از راه دور با دیگران وجود داشته باشد، به همین خاطر کتاب خود به نام PC Annoyances را نوشتم. هماهنگ کردن یک تیم ده نفره بسیار مشکل بود. ظرف چهار ماه توانستیم دقیقا حدود یک میلیارد پیام پست‌الکترونیکی دریافت و ارسال کردیم، مکالمات تلفنی مختلفی را صورت داده و روی آنها کار کنیم و هزاران سند، فایل PDF و تصاویر را به اشتراک بگذاریم.

ما کار را با بیش از ۷۰۰ سند Word مختلف برای پروژه خود، تمام کردیم که بعضی از آنها بسیار شبیه یکدیگر بوده یا حتی به صورت کپی دقیق بوده است. ولی در گذشته هیچیک از اطلاعات کنونی درباره نرم‌افزار Groove را نداشتم.

● در اعماق Groove

اولین باری که برنامه مشترک Groove Networks را در سال ۲۰۰۱ در اجلاس گروه کاربر دیدم، ناامید شدم، چون ابزاری بود که خوب سرهم بندی نشده بود و استفاده از آن نیز دشوار و مستعد خرابی بود. خوشبختانه این محصول به Groove Virtual Office تبدیل شد که برای کار گروهی ضروری بوده و بسیار کامل، مقاوم و دور از انتظار بود. برای دریافت کردن این نسخه آزمایشی به آدرس find.pcworld.com/۴۴۲۷۶ مراجعه نمایید.

Groove در حال حاضر شامل همه ابزارهای به اشتراک گذاری مورد نیاز من است از جمله ابزار جابجایی فایل، پیام‌رسانی فوری، پست‌الکترونیکی و تقویم‌های به اشتراک گذاشته شده. ولی چه تضمینی وجود دارد که این برنامه می‌تواند به دو یا چند نفر امکان دهد تا روی یک سند Word بطور همزمان کار کنند. مطمئنا من می‌توانم با محصولات اختصاصی خود از روی این کارآییها و عملیات کپی تهیه کنم ولی محصول Groove همه آنها را در یک بسته نرم‌افزار مطمئن و ایمن در اختیار من می‌گذارد (که به طور خودکار به روی افراد بیگانه قفل می‌شود). ویژگی مورد بحث Groove، یک ابزار مخصوص برای اختصاصی کردن اسناد، مدیریت بر پروژه و نشست و همچنین ابزار طراحی آن می‌باشد.

مطلب ایده‌ال دیگر در مورد Groove استفاده آسان از آن است: اکثر ما با استفاده از این محصول توانستیم کار خود را ظرف چند دقیقه تمام کنیم و پس از یک روز استفاده از Groove، من موفق به دریافت یک IM و گفتگوی همزمان روی اینترنت با یکی از دوستانم در ژاپن شدم. این برنامه درست در هنگامیکه ما تصاویر، اسناد و فایل‌ها را عقب و جلو می‌بردیم، خیلی روان عمل می‌کرد. باور کنید Groove بسیار فعال و مقاوم است.

ترفند کوتاه: مهم نیست که از چه ابزار مشترکی استفاده می‌کنید، ابتدا باید به حداقل قانع باشید، فقط خواندن. بدین طریق هیچ کس نمی‌تواند به طور تصادفی همه فایل‌های تازه ویرایش شده و مفید را حذف نماید. قیمت‌گذاری Groove نیز عادلانه است. شما می‌توانید یک کپی از آنرا به قیمت ۷۰ دلار خریداری کرده (که هزینه یکساله آن نیز نمی‌باشد) و آنرا روی ۵ کامپیوتر اختصاصی خود بکار برید (دوستان شما نیز باید کپی مخصوص به خود را خریداری نمایند). استفاده از دیگر محصولات منحصر به کار گروهی مثل Intranets.com (به قیمت ماهانه ۶۰ دلار برای ۵ کاربر) و South River Technologies GroupDrive.com (به قیمت ۸۰۰ دلار برای ده کاربر) هم به خرید چند گواهی نیاز دارند. (هر دو سرویس دارای نسخه‌های آزمایشی هستند).

Groove دارای دو اشکال است، هر چند که هیچیک از آن دو مانع استفاده من از این محصول نمی‌شوند. اولین عیب آن این است که مبتنی بر وب نمی‌باشد و شما باید آنرا روی همه کامپیوترهای خود نصب نمایید. این از نظر من اشکالی ندارد ولی اگر به نظر شما مهم است، POPG(www.popg.net ) را امتحان کنید که یک سرویس به قیمت ماهانه ۳۰ دلار بوده و اکانت Groove را از طریق یک مرورگر به اجرا در می‌آورد. دومین اشکال مهم آن این است که Groove فاقد نسخه مکینتاش است. من معمولا کاربران مکینتاش را به استفاده از آن تشویق می‌کنم. کاربرانی که از طریق Groove شماره‌گیری می‌کنند و فایل‌های زیادی را به اشتراک می‌گذارند، باید تنظیمات download خود را به حالت دستی تغییر دهند، یا اینکه downloadهای خود را به فایل‌های زیر یک مگابایت یا بالای آن محدود کنند. فضای کار (در حافظه) Groove را باز نموده و Files را انتخاب نمایید، سپس با کلید سمت راست موش روی اولین پوشه را کلیک کنید و Properties و بعد جدول Downloads را انتخاب کنید.

● همکاری و تشریک مساعی با یکدیگر

من از شما می‌خواهم که Groove را امتحان کنید. پس از نصب این نسخه آزمایشی (همانطور که گفتم با مراجعه به find.pcworld.com/۴۴۲۷۶ می‌توانید به آن دستیابی پیدا کنید)، روی آدرس find.pcworld.com/۴۴۲۹۸ را کلیک کنید تا به "Steve۰۳۹;s Spot" وصل شوید که فضای کار Groove می‌باشد. اگر ترجیح می‌دهید که به طور رایگان اینکار را انجام دهید، باید سرویس inter.com مبتنی بر وب Five Across را بکار برید که به شما امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، کار گروهی روی اسناد و اظهار نظر و گفتگوی از طریق پست الکترونیکی را می‌دهد. البته ویژگی‌های آن به اندازه Groove نمی‌باشد و بجای گفتگوی یک شخص با چند نفر (گفتگوی گروهی) در محصول Groove فقط امکان گفتگو با یک نفر (گفتگوی دو نفره) را میسر می‌سازد، ولی رایگان است. با مراجعه به آدرس find.pcworld.com/۴۴۳۰۴ می‌توانید آنرا download نمایید. اکنون اگر بتوانم به Groove دستیابی پیدا کنم و چند فصل کتاب بنویسم، از هر نظر آمادگی خواهم داشت.

نویسنده: Steve Bass

مترجم: شراره حداد