مدیریت در بحران

روزنامه ای بردارید و بخوانید, مطمئناً اخبار بسیار زیادی حاکی از فسادهای شایع سیاسی, مدیریت های غلط مالی, اخراج های متداول کارمندان, تقلب در سرمایه گذاری ها و حرص و ولع شرکت ها, خواهید یافت

روزنامه‌ای بردارید و بخوانید، مطمئناً اخبار بسیار زیادی حاکی از فسادهای شایع سیاسی، مدیریت‌های غلط مالی، اخراج‌های متداول کارمندان، تقلب در سرمایه‌گذاری‌ها و حرص و ولع شرکت‌ها، خواهید یافت. با توجه به اینکه رؤسا و مدیران با چالش‌هایی جدید و بی‌سابقه مواجه می‌شوند، ضروری است که مراقب باشند تا در دام‌های مدیریتی خویش گرفتار نشوند و با تلاشی هماهنگ، تشکیل گروه‌ها و کم کردن میزان فشار، سعی کنند کارمندان خویش را با انگیزه و بهره‌وری بالا نگه دارند. هشت گام ذیل ابزارهایی دارند که مدیران می‌توانند از آنها برای حفظ سلامتی و نشاط و پویایی کارمندان خود استفاده کنند.

● گام اول: صداقت خود را به همگان نشان دهید

امروزه مدیران باید صادق و روراست باشند تا الگوی کارمندان خویش قرار گیرند، الگوهایی که در درستکاری و برتری آنها هیچ تردیدی نباشد. ما مدیران بسیاری دیده‌ایم که دروغگویی را پیشه کرده‌ و نیروها و سرمایه‌های خود را بازیچه قرار داده‌اند. آنها در راستای رفع خواسته‌های شخصی خود تلاش کرده و افراد بی‌گناه زیادی را دچار سردرگمی و فلاکت کرده‌اند. رؤسا و مدیران باید منش قوی و درستی داشته باشند تا بتوانند همیشه صادقانه رفتار کنند زیرا با دروغگویی اعتبار خویش را از دست داده و دیگر بار آن را به دست نخواهند آورد.

● گام دوم: بر زیردستان خود متمرکز شوید

سازمان، بدون کارمندانی با سطح بالای انگیزه و پویایی، برای ادامه حیات و پیشرفت خود با مشکل مواجه می‌شود. مدیران باید بین نیروهای برجسته‌ای که برای رسیدن به بالاترین سطح انجام مسئولیت‌هایشان، پرانگیزه و فعال هستند و افراد پرشور و حرارتی که هنگام وصول چک حقوقی سروکله‌شان برای کار پیدا شده و فقط تظاهر به کار می‌کنند، تفاوت قائل شوند. مدیران مجرب افراد را تحریک می‌کنند تا با یکدیگر کار کرده و به سطوح بالاتر دست یابند. این مدیران به مرور اعتماد دوسویه‌ای میان خود و افرادشان به وجود می‌آورند، اعتمادی که اصلاً خریدنی نیست.

گام سوم: توسعه بینش و چشم‌انداز مشترک

هیچ رئیس و مدیری نمی‌تواند بدون بینشی روشن، قوی و پویا به موفقیت دست یابد. بینشی که باید به طریقی میان همگان به اشتراک گذاشته شده و قابل فهم برای همه باشد. فقط در این حالت است که افراد با انگیزه و شور برای رسیدن به هدفی مشترک، تلاش می‌کنند. مدیران می‌بایستی با دلایل منطقی، اخلاقی و بنیادی، مسیر تحریک‌کننده واضحی را به سوی آینده برای افراد ترسیم کنند. آنها باید چارچوبی روشن را ترسیم کرده و پیامی بسیار قاطع را ارائه دهند و در آن، نقش هر یک از افراد را در فهم بهتر بینش مورد نظر، روشن سازند. این امر باعث به وجود آمدن پشتوانه و جدیتی در کار شده و فضایی را به وجود می‌آورد که در آن، افراد به‌عنوان گروهی هم‌پیمان و مشتاق، در راه تحقق هدف سازمان، سهیم می‌شوند. علاوه بر این، مدیران باید تصویری پرشور و حرارت را نسبت به آینده در ذهن افراد به وجود آورند. زمانی که استراتژی‌ها، چشم‌اندازها و راه‌های پیشرفت بروشنی توضیح داده شوند، تک‌تک افراد، گروه‌ها و مجموعه سازمان، پرانرژی، باانگیزه و بانشاط خواهند بود.

● گام چهارم: تصحیح عادت‌ها و رفتارهای غلط

تحقیقات نشان می‌دهند که یکی از دلایل ترک سازمان توسط افراد، ضعف مدیران آنهاست و این گزارشی تأسف‌آور در حیطه مدیریت قرن بیست‌و یکم است.

برخی ویژگی‌های یک مدیر ضعیف عبارتند از:

- احساس نیاز به کنترل و ایجاد فضای منفی که با عدم شناخت و قدرشناسی تشدید می‌شود.

- ناتوانی در عمل به قول خود، درست رفتار نکردن با افراد، کسب اعتبار به دلیل موفقیت دیگری

- سرزنش اشخاص به دلیل خطای شخصی، رفتاری که غالباً به تغییر و تبدیل‌ها و جایگزینی‌های گسترده‌ای منجر شده و کسانی که باقی می‌مانند، نمی‌توانند خلاء به وجود آمده را پر کنند.

- ناتوانی در دادن مسئولیت و اختیار به دیگران. مدیران ضعیف، کار دیگران را زیر ذره‌بین می‌گذارند. ناتوانی مدیران یا سرباز زدن آنها در ایجاد فضای اعتماد، افراد را از دست یافتن به فرصت‌های حصول و گسترش عنصر اعتماد که امری بسیار ضروری برای موفقیت است، محروم می‌کند. این دسته از مدیران با کنترل افراد و ضایع کردن آنها در مقابل همکارانشان، می‌توانند عامل جبران‌ناپذیری در فروپاشی سازمانی شوند که زمانی بهره‌وری بالایی داشته است.

- ترفیع دادن به کارمندان براساس مهارت‌های فنی و عملکرد بالا یا براساس عدم کارامدی. این افراد غالباً بدون هیچ آموزش اولیه وارد عرصه مدیریت شده‌اند. ما هیچ‌گاه از پزشکی که آموزش لازم را ندیده، انتظار مداوای خویش را نداریم. لذا جهان اقتصاد چگونه می‌تواند از مدیرانی که قابلیت‌ها و آموزش لازم برای مدیریت را ندارند. انتظار مدیریت داشته باشد؟ درواقع، ما آنها را برای ورشکستگی سرکار می‌آوریم و تحت چنین مدیریتی، کارمندان خوب و دارای سابقه‌ای بدون هیچ عیب و نقصی، ناگهان به افرادی منفعل تبدیل می‌شوند.

● گام پنجم: سرمایه‌گذاری برای آموختن

مدیریت، مهارتی آموختنی است. درواقع مدیران فقط زمینه‌های مهارت خویش را از طریق آموختن، ممارست و ارتقای آنها در تلاشی مستمر، تقویت کرده‌اند. مدیران مانند ورزشکاری که برای برد تمرین می‌کند، باید خود را برای کار سخت، اتخاذ رفتار و منش مثبت و آموزش مستمر، مهیا سازند. علاوه بر این، مدیران باید بدانند که نوع مدیریت آنها با گذشت زمان دستخوش تغییر و شده است تا بتوانند تحت اجبار شرایط مختلف، از خود انعطاف نشان دهند. مدیران جوان و نوپا باید طراحی را پی‌ریزی کرده و آن را نوشته و به اجرا گذارند. مطالعات انجام شده نشان می‌دهد کسانی که اهداف خود را به صورت نوشته درمی‌آورند، غالباً موفق‌ترند.

● چگونه بیاموزید

- در داخل و بیرون سازمان، تا می‌توانید کتاب بخوانید و دوره‌های آموزشی را بگذرانید. در دوره‌های مختلفی که با گذراندن آنها می‌توانید طیف وسیعی از مهارت‌های مدیریتی را بیاموزید، شرکت فعال داشته باشید.

- حیطه‌ای را که باید در آن پیشرفت کنید، بررسی کنید. همه ما از نکات ریز غافل شده و تنها برخی از ضعف‌های خود را می‌بینیم زیرا درواقع شناخت همه آنها غیرممکن است. می‌توان از یک مربی و استاد نیز برای افزایش مهارت خود در مدیریت کمک گرفت.

- باید دانست که سازمان شما در میان مدیران خود به دنبال چه چیزی است. ببینید مدلی وجود دارد که مشخصه‌ها و نقاط قوت مدیران موفق را توضیح دهد. این مدل را مطالعه کنید و مطمئن شوید که آن توانمندی‌ها را به دست می‌آورید. اگر چنین مدلی وجود ندارد، مدیران شرکت‌های موفق را بیابید، با آنها صحبت کنید تا بهتر بتوانید بفهمید چگونه می‌توان موفق شد.

- داوطلب مدیریت طرح‌های کوچک شوید. این کار، تجربه‌ای مفید در زمینه مدیریت به شما داده، اعتماد به‌نفس شما را افزایش می‌دهد و در مهارت‌هایی که در آنها ضعیف هستید، قوت خواهید یافت.

- برای شناسایی مهارت‌ها و توانمندی‌های مدیریتی، از چرخش ۳۶۰ درجه‌ و هر نوع ابزار دیگر استفاده کنید. مدیران باید بدانند که رفتار آنها در نظر دیگران چگونه است تا بتوانند به‌طوری مؤثر رفتار خود را تغییر دهند. چرخش ۳۶۰ درجه‌ای غالباً این مشکل را حل می‌کند.

- همیشه کنجکاو بوده و به دنبال فرصت‌‌ها و تجربه‌هایی تازه باشید. پیوسته آماده باشید که چیزهایی را خارج از مدار بی‌دغدغه معمول خویش، تجربه کنید.

● گام ششم: گسترش برنامه‌های مدیریتی

آموزش، درگذشته به‌عنوان ابزار کمک به جبران ناکارامدی‌ها مورد توجه قرار می‌گرفت، اما امروزه از آن برای پشتیبانی مدیران، نیروهای مستعد و خلاق در بالا بردن سطح توانمندی‌های فردی، استفاده می‌شود. آموزش، یکی از مهم‌ترین وظایف و مسئولیت‌های مدیریت بوده که موجب افزایش انگیزه و اعتماد و اطمینان بیشتری در افراد شده و به افزایش کارایی، تولید بهتر و بیشتر می‌انجامد. نوع عملکرد و تعهد کارمندان در سازمان‌هایی که دارای فرهنگ آموزش قوی هستند، در سطح بسیار بالاتری قرار دارد.

شما به‌عنوان یک مدیر، باید برای شناخت افراد خود وقت بیشتری صرف کنید زیرا آموزش، بر اعتماد و اطمینان حاصل از شناخت آنها استوار است. روند آموزش می‌تواند با توجه به پاسخ‌هایی که به پرسش‌های ذیل داده می‌شوند، مشخص شود:

- هر فرد در چه چیزی منحصر بفرد و ممتاز است؟

- نقاط ضعف افراد کدامند؟

- استعدادهای افراد کدامند؟

- محدودیت‌های افراد کدامند؟

- هر فرد می‌خواهد در حرفه خود به کجا برسد؟

استخدام یک مربی و استاد متخصص و مجرب برای شناسایی و تغییر عملکردهای غلط، کاری بسیار پرارزش است. تغییرعادتی دیرینه و در پیش گرفتن عادتی جدید، امری زمان‌بر است. یک استاد بر تک‌تک کلیدهای شبکه فرد کار می‌کند تا عادات بد خود را از دست بدهد و عادات مثبت‌تری را جایگزین آن کند.

● گام هفتم: حفظ نیروهای کارامد

یکی از جدی‌ترین مسائلی که امروزه سازمان‌ها با آنها مواجه هستند، مشکل ابقای افرادی با کارامدی بالاست تا جایی که رقبا در مورد جذب بهترین فرد در این زمینه، با هم به رقابت می‌پردازند. آنچه این ابقاء را مشکل‌تر می‌سازد، جامعه سیال و تغییرپذیر ماست. «افراد مستعد و کارامد در مورد ترک جا هرگز دوبار فکر نمی‌کنند».

سازمان‌های بزرگ، به ابقای یک کارمند به‌عنوان امتیازی رقابتی توجه کرده و تلاش می‌کنند تا بتوانند بااستعدادترین افرادشان را حفظ کنند، زیرا آنها مهم‌ترین متاع سازمان هستند. حفظ این نیروها، با توسعه فرهنگ آغاز می‌شود. اگر بخواهید استعدادهای بالای خود را حفظ کنید، باید فرهنگی برانگیزنده و انرژی‌دهنده بسازید که آنها بتوانند جزئی از آن باشند و این یعنی، داشتن سازمانی با صداقت، روراست و دارای ارزش‌های مشترک که قاعدتاً موجب ایجاد اعتماد شده و اجازه می‌دهد تا افراد با استعداد، نظرات خود را بیان کرده و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. شما باید به افراد خود انگیزه و نیرو بدهید تا به سمت انجام کارهای بزرگ گرایش یافته و دست به ابتکار بزنند. پس از آن، باید از آنها به خاطر موفقیت‌هایشان قدردانی کنید.

افراد کارامد و مستعد، همواره دوست دارند خودی نشان دهند، به این شرط که نوع کار برایشان جالب و جذاب باشد. آنها این قابلیت را دارند که متفاوت عمل کنند. مدیران باید را بدانند که هرکس به طور متفاوتی به هیجان می‌آید و انگیزه پیدا می‌کند. شما باید زمانی را صرف کنید تا بفهمید هر فردی را چه چیزی سر شوق می‌آورد. اگر شما بتوانید این عوامل را کشف کنید، می‌توانید با مجموعه تحت سرپرستی خود به نتایجی بسیار عالی دست یابید.

افراد خود را به طور مداوم و پیگیر تشویق کنید. دستاوردهای فردی هر یک را در نظر بگیرید و سعی کنید کاری کنید که افرادتان احساس خوبی نسبت به‌خود و مشارکت‌های خود پیدا کنند. همواره دردسترس باشید، به پیشنهادات و نظرات آنها گوش دهید و آنها را از هر چیزی که می‌دانید بر آنان تأثیرگذار است، آگاه کنید. مطمئن شوید آنها را در جایگاه‌هایی درست قرار داده‌اید زیرا در اکثر اوقات، افراد را در شغل یا جایگاهی قرار می‌دهیم که مناسب آنها نیست. یک حرفه نباید بسیار پرمشقت باشد و یا افراد نباید فاقد مهارت‌های لازم برای انجام آن باشند.

ما همیشه می‌خواهیم مطمئن باشیم که هر چیزی سرجای خویش است. به طور مداوم به دنبال نشانه‌های نارضایتی باشید. پرسیدن برخی سوالات و توجه به نوع واکنش افراد، راهی بسیار خوب است. برای اینکه دریابید افرادتان به خواسته‌های خود رسیده‌اند یا خیر، می‌توانید از افراد کارامد خود سوالاتی مشابه موارد ذیل بپرسید:

- برای افزایش رضایت شما چه کاری می‌توانیم بکنیم؟

- اگر سازمان بتواند انجام کاری را متوقف کند، آن کار چه چیز می‌تواند باشد؟

- در کار شما چه چیزی سخت و مشقت برانگیز است؟

- چه چیز شما را به تحرک درمی‌آورد تا سخت‌تر کار کنید؟

- بزرگ‌ترین مشکل شما در انجام حرفه‌تان چیست؟

- به چه منابعی نیاز دارید که در حال حاضر در دسترس شما نیست؟

این پرسش‌ها، باب گفت‌وگوی سودمند را میان شما می‌گشاید که از طریق آن می‌توانید خواسته‌های کارمندان خود را بفهمید. زمانی که از این خواسته‌ها آگاه شدید، باید سریع در برآورده کردن آنها اقدام کنید. در نهایت، مدام در پی تحصیل و آموختن باشید زیرا مدیران می‌توانند ترقی کرده و ایده‌هایی جدید بیاموزند. پس از آن، مسیری شغلی با فرصت‌هایی برای رشد و ترقی را در نظر بگیرید.

● گام هشتم: هنگام کار، لذت و تفریح را فراموش نکنید

بتازگی در یک نظرسنجی مشخص شد که ۷۰ درصد از نیروی کار، منفعل و بیکار بوده و هرچه افراد سازمان بیشتر باشند، بیشتر بیکار خواهند بود. اگر وضع چنین است که افراد انگیزه و هیجانی برای رفتن به سرکار ندارند، باید برای تغییر آن کاری کرد. درهر‌حال، کارکنان عادی همواره یک سوم از وقتشان را در محل کار می‌گذرانند.

طی یک نظرسنجی در حیطه صنعت، مشخص شد که ۶۳ درصد از کارکنان، کار را چیزی متفاوت با تفریح و عاملی برای نشاط به حساب می‌آورند و این واقعیتی ناراحت‌کننده است. تفریح در محل کار، باید یکی از استراتژی‌های کلی هر سازمانی باشد. افراد نباید فقط سخت کار کنند بلکه باید لذت و تفریح هم داشته باشند. این دو مقوله در تضاد با یکدیگر نبوده و سازمان‌ها باید از چنین اصلی استقبال کنند.

● فقط یک چیز را به خاطر داشته باشید

افراد به‌ندرت در انجام کاری موفق می‌شوند مگر اینکه از انجام آن لذت ببرند. وقتی محیط کار با نشاط باشد، آموزش و آموختن نیز آسان‌تر می‌شود. درواقع لذت و شادی، ابزاری موثر در آموزش است. لذت و شادی، خلاقیت را افزایش داده و سطح انرژی افراد را بالا می‌برد و این انرژی در همه جا منتشر شده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

منبع:

Contract Management , April ۲۰۰۹ .

نویسنده : نینا نخستین تقوی