اطلاع‌رسانی در بحران

رمز مقابله مؤثر با بحران‌ها و اطلاع‌رسانی مناسب هنگام وقوع هر بحران، آمادگی پیش از وقوع آن است. زمانی که یک موقعیت اضطراری پیش می‌آید، وقت زیادی برای فکر کردن نیست، چه رسد …

رمز مقابله مؤثر با بحران‌ها و اطلاع‌رسانی مناسب هنگام وقوع هر بحران، آمادگی پیش از وقوع آن است. زمانی که یک موقعیت اضطراری پیش می‌آید، وقت زیادی برای فکر کردن نیست، چه رسد به برنامه‌ریزی. بدون وجود برنامه برای رویارویی با بحران‌ها ممکن است در آن‌ها غرق شویم.

بحران رویدادی است که به طور ناگهانی به وقوع می‌پیوندد و مستلزم واکنشی سریع است. بحران با جریان معمول امور تداخل می‌یابد و موجب ناپایداری و تنش می‌گردد. بحران می‌تواند حاصل رویداد‌های طبیعی مانند زمین لرزه یا توفان و یا مصنوعی، مانند انفجار، رسوایی یا مناقشه باشد و بالاخره این که ممکن است تهدید کننده حیثیت و وجهه یک مقام عالی‌رتبه یا سازمان باشد. در صورت رویارویی سنجیده با یک بحران، نه تنها می‌توان اعتبار و حیثیت فرد یا سازمان مربوطه را حفظ کرد، بلکه می‌توان حتی آن را تقویت نمود.

مارلین فیتزواتر، مشاور مطبوعاتی سابق کاخ سفید می‌گوید، اطلاع رسانی مناسب در زمان وقوع بحران‌ها، بر مبنای سیستمی‌ است که قبلا ً ایجاد شده باشد. وقتی بحرانی رخ می‌دهد باید فقط مراقبت بیشتری به خرج داد وبه بهبود اوضاع کمک کرد. چنان چه شما گزارشات منظم و روزانه به مطبوعات ارائه می‌دهید، در هنگام بحران باید کوشش بیشتری کنید و آن را سه بار در روز تکرار نمایید. در هنگام وقوع بحران، زمانی برای طراحی یک سیستم جدید باقی نمی‌ماند.

در هنگام بحران بهترین شیوه عمل این است که صادق و آماده جوابگویی باشیم و هر کار ممکن را برای تسهیل امور انجام بدهیم. رسانه‌ها چه با کمک شما و چه بدون کمک شما، اخباری را نوشته یا پخش خواهند کرد. به نفع شماست که در گزارشات آن‌ها سهیم باشید - حتی در گزارشات منفی - تا بتوانید موضع خود را به طور صحیح ارائه کنید.

سوزان کینگ، که در زمان دولت کلینتون سخنگوی دو وزارت خانه فدرال بوده است، می‌گوید در هنگام بحران، تمامی‌نقش آفرینان اصلی را در یک جا جمع و تکلیف را روشن کنید. هرگز بیش از آن چه می‌دانید، نگویید، افکار خود را به طور مستقل بیان نکنید و مرتب خبرنگاران را در جریان اخبار تازه قرار دهید. خبرنگاران باید کسب اطلاعات کنند، اگر آن را از آن‌ها دریغ کنید، به نشر شایعات می‌پردازند.

داشتن برنامه برای بحران؛ در هنگام وقوع بحران بلافاصله با عموم ارتباط برقرار کنید، اما فقط آن چه می‌دانید را اظهار نمایید. مدیریت بحران را به محل بخوانید. کلیه کارمندان خود را در جریان وقایع و اخبار قرار دهید. اخبار را مکررا ً و منظما ً روز آمد کنید.

قبل از وقوع یک بحران در همه شرایط با رسانه‌ها روابط در خور اطمینان و پذیرفتنی برقرار کنید. در این صورت است که رسانه‌ها در هنگام وقوع یک بحران نه تنها به شما مشکوک نیستند، بلکه همکاری هم می‌کنند.

کسی را برای به عهده گرفتن مدیریت بحران انتخاب کنید.

از مدیر بحران بخواهید اطلاعاتی پیرامون مسائل مشکل آفرین جمع آوری کند. آن‌ها را ارزشیابی کرده و داده‌هایی درمورد آن‌ها فراهم نماید و دست به ایجاد آن دسته از استراتژی‌های ارتباطی بزند تا از روند آن‌ها جلوگیری کرده یا آنها را معکوس کند.

اعضای احتمالی تیم مدیریت بحران را شناسایی کنید. نقش هریک، نوع فعالیت و محل آن را تا جای ممکن از پیش معین کنید. نسخه‌ای هم از شرح حال و سوابق آن‌ها داشته باشید. در یک موقعیت بحرانی، شاید مطبوعات بخواهند چیزی‌هایی درمورد سوابق افرادی که به حل آن اشتغال دارند، بدانند.