چالش های پیش روی نظام پیشنهادها

تحول اداری فرآیندهای متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان, اصلاح ساختارهای اداری, تناسب وظایف و اختیارات, توانمندسازی کارکنان و مدیران, پاسخگویی دولتمردان در مقابل شهروندان, نظارت بر نظام اداری و توسعه شیوه های اطلاعاتی و را دنبال می کند

تحول اداری فرآیندهای متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان، اصلاح ساختارهای اداری، تناسب وظایف و اختیارات، توانمندسازی کارکنان و مدیران، پاسخگویی دولتمردان در مقابل شهروندان، نظارت بر نظام اداری و توسعه شیوه‌های اطلاعاتی و... را دنبال می‌کند. با این حال، به‌رغم تلاش‌های فراوانی که در جهت تحول اداری صورت پذیرفته است، وضعیت و عملکرد ادارات از نظر مسوولان، کارمندان و در نهایت مردم مطلوب نیست. به نظر می‌رسد مهم‌ترین رکن برای پیشبرد تحول اداری، تغییر آن از سیاست‌های بیرونی و دستوری به الگوها و روش‌های درونی است. یعنی روش‌هایی که از داخل هر سازمان نشأت گرفته باشد. برای شرح این مطلب به چند مشخصه مهم تحول اداری اشاره می‌شود: تحول، فرآیندی مستمر است؛ زیرا جامعه انسانی از جهات مختلف علمی، اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و... تغییر می‌کند. به‌ویژه در عصر ما، تحولات، سرعت روزافزونی دارند. به‌طوری‌که پیتر دراکر می‌گوید: «در جهانی که دستخوش تحول و دگرگونی است و امنیت آن هر روز در معرض تهدید است، ابداع و ابتکار تنها راه بقا است.» نوع تحولات مورد نیاز در ادارات مختلف، به شدت متفاوت است. این تفاوت به جهت اختلاف ادارات از لحاظ وظایف، امکانات، سطح معلومات علمی و تجربی، ساختارها، قوانین و... ایجاد می‌شود.

بنابراین چنانچه در پی اجرایی کردن تحول اداری هستیم، نمی‌توان تنها به دستورالعمل‌های کلی برای تمام ادارات اکتفا کرد؛ زیرا نحوه شناسایی و رفع مشکلات هر اداره با ادارات دیگر تفاوت دارد. برای شناسایی و رفع مشکلات هر سازمان، بایستی بیش از پیش به افراد همان سازمان اتکا کرد؛ زیرا نیروهای داخل سازمان هم با مشکلات به صورت عینی و روزمره برخورد می‌کنند، هم شناخت بیشتری به وظایف و روابط رسمی و غیررسمی دارند. در ضمن استفاده از تجربیات و نظریات آنها باعث دلگرمی و افزایش توجه آنها به اصلاح امور می‌شود و حتی اگر بدانند چرا نظر اصلاحی آنها قابل اجرا نیست، باز هم به علم و بینش آنها نسبت به محیط خود افزوده می‌شود و با درک بهتری کار می‌کنند. نظام پیشنهادها همه مشخصه‌های یادشده را به خوبی پوشش می‌دهد. امور فنی و اداری، امروزه تنوع و پیچیدگی‌های زیادی یافته‌اند و پاسخ به اظهار نظر افراد مختلف در چگونگی اداره امور و استفاده از افکار همگان نیازمند همکاری و بررسی کارشناسی است.

همچنین از نظر فرهنگ دینی به نظر می‌رسد می‌توان نظام پیشنهادها را یک راهکار منظم برای فرضیه امر به معروف و نهی از منکر تلقی کرد. از سوی دیگر طبق اصل ۱۰۴ قانون اساسی، در ادارات شوراهایی مرکب از کارمندان و مدیران در جهت تامین قسط اسلامی، همکاری در تنظیم برنامه‌ها و هماهنگی در پیشرفت امور لازم است. با وجود تشکیل شوراهای صنفی و شهری تاکنون شوراهای اداری تشکیل نشده‌اند. لذا پیشنهاد می‌شود با تلفیق مبانی نظام پیشنهادها و این اصل متروک قانون اساسی و همچنین مفاهیم عالی امر به معروف و نهی از منکر، تحول اداری را در مسیر مناسب قرار دهیم و نظام پیشنهادها را که از فرهنگ دیگر کشورها اخذ شده با قوانین ملی و عقاید و فرهنگ عمومی همراه و هماهنگ سازیم.

● پیش‌نیاز اجرای نظام پیشنهادها

نظام پیشنهادها به‌طور کلی مبتنی بر اخذ نظر و پیشنهاد از افراد در مورد چگونگی بهبود کارها و فعالیت‌ها، بررسی نظرات اخذشده توسط افراد مطلع و معتمد، اجرای نظرات قابل قبول و بالاخره قدردانی از پیشنهاددهنگان است که همگی این امور، وسیله‌ای برای تحول اداری و ارتقای کیفی و کمی فعالیت‌هاست. از سوی دیگر به نظر می‌رسد ادارات ما اساسا متناسب با اصل تحول‌پذیری طراحی نشده‌اند و معمولا دارای ساختاری با انعطاف اندک، مدیریت با اختیارات محدود، وظایف غیرشفاف، قوانین مطرح‌نشده، بودجه محدود و غیرقابل انعطاف و... هستند.

بنابراین، برای تحول اداری بایستی شرایط و معیارهای اصلی را تعریف کنیم که ادارات بتوانند با یکدیگر همکاری و اشتراک مساعی داشته باشند و روی هم یک مجموعه بزرگ و منسجم (ارکان نظام اسلامی) را تشکیل دهند. همچنین قوانین و محدودیت‌ها که رفع آنها جزء اهداف تحول اداری هستند، عامل محدود‌کننده نظام پیشنهادها به شمار می‌روند و رفع آنها الزامی است. در ذیل برخی از این محدودیت‌ها و دیگر مقدمات اجرای نظام پیشنهادها شرح داده می‌شوند:

۱) اظهار پیشنهاد نیازمند ابتکار عمل یا نقد وضع موجود است و بنابراین بایستی روابط مدیران و کارمندان تا حدی صمیمی و قانونمند باشد که کارمند توان نقد و اظهار نظر سازنده و صریح را داشته باشد، به عبارت دیگر فضای سالم برای اظهار نظر منتقدان و انتقادپذیری وجود داشته باشد. یعنی کارمندان بدون نیاز به شجاعت بسیار زیاد بتوانند نظرات خود را اظهار کنند (البته با حفظ مقررات و سلسله‌مراتب و شرایط امر به معروف و نهی از منکر) و مدیران نیز انتقادپذیری را در خود و زیردستان تقویت کنند و سخن حق را بپذیرند، هرچند بر خلاف میل و یا عادت آنها باشد. این امر از سویی نیازمند شایسته‌سالاری در انتصاب مدیران است و از سوی دیگر قوانین، بایستی حمایت لازم و دوطرفه از کارمند و مدیر داشته باشند. ولی در وضعیت فعلی مدیران نسبت به ارزشیابی و تشویق و تنبیه کارکنان اختیارات زیادی دارند، ولی نظر کارمندان حتی در ارزشیابی مدیران لحاظ نمی‌شود.

۲) کمبود شدید حقوق و مزایای اکثر کارمندان باعث کم شدن توجه آنان به وظایف اداری خود و من‌جمله بررسی روش‌های اصلاحی می‌شود. لذا اکثر پیشنهادها در اوایل اجرای نظام پیشنهادها متوجه وضعیت مالی و رفاهی آنان خواهد بود و بایستی این پیشنهادها نیز در چارچوب نظام پیشنهادها پیگیری شود. همچنین فاصله زیاد بین حقوق کارمندان و مدیران باعث ایجاد فاصله روحی بین آنها می‌شود، یعنی یکدلی و همکاری که لازمه پیشرفت کار جمعی و تبادل نظر است را کمرنگ می‌کند. در این صورت، کارمندان مشکلات سازمان را مشکلات مدیران می‌پندارند و رغبتی برای حل این مشکلات ندارند.

۳) بررسی برخی از پیشنهادها نیازمند مطالعات کارشناسی نسبتا مفصل یا انجام تحقیقات فنی مربوط به آن است. اغلب سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها معمولا مراکز تحقیقاتی وابسته به خود دارند که بهتر است اینگونه پیشنهادها به همان مراکز تحقیقاتی ارجاع شود. با این حال گاهی موضوع پیشنهادی، مرتبط با فعالیت‌های مراکز تحقیقاتی نیست یا نیازمند تحقیقات نسبتا کوچکی است و لذا بایستی کمیته‌های نظام پیشنهادها اجزای صرف هزینه برای تحقیقات موردی و نسبتا کوچک روی بعضی پیشنهادهای جالب را داشته باشند.

۴) با پذیرش پیشنهادها و امتیازبندی آنها بایستی از پیشنهاد‌دهنده قدردانی شود که طریقه رایج آن اعطای مزایای مالی است، به‌طوری‌که مبلغ پاداش متناسب با اهمیت و تاثیر پیشنهاد و زحمات پیشنهاد‌دهنده باشد و همچنین پاداش در فاصله زمانی مطلوب (نسبتا کوتاه) بایستی پرداخت شود. بنابراین باید اعتبارات لازم در ردیف بودجه هر دستگاه پیش‌بینی شود و دست کمیته اجرایی نظام پیشنهادها تا حدودی باز باشد (با قید شرط معتمد بودن آنها) و فقط شرایط کلی برای کمیته نظام پیشنهادها تعریف شود و شروط تکمیلی به آیین‌نامه‌های داخلی هر سازمان یا اداره موکول شود. بدیهی است منافع حاصل از اجرای نظام پیشنهادها به مراتب ارزشمندتر از هزینه‌های آن خواهد بود.

۵) در اجرای نظام پیشنهادها، چنانچه پیشنهادی به هر علت قابل پذیرش نیست، باید علت پذیرش پیشنهاد رسما و به صورت واضح به پیشنهاد‌دهنده اعلام شود تا پیشنهاد‌دهنده توجیه شود و مایوس نگردد. در حالی‌که بعضی از مدیران به‌ویژه در ادارات دولتی رغبتی به تبادل نظر با کارکنان و پاسخگویی به آنان ندارند و چنین مدیرانی، اجرای نظام پیشنهادها را دشوار می‌دانند. برای رفع این مشکل می‌توان در مراحل اولیه، اجرای نظام پیشنهادها را در سازمان‌های داوطلب شروع کرد، ولی طی یک برنامه زمانبندی شده بایستی کلیه سازمان‌ها تحت پوشش قرار گیرند و پشتوانه‌های قوی برای حمایت از کمیته‌های اجرایی در خصوص پاسخگویی مدیران وجود داشته باشد.

۶) با اجرای نظام پیشنهادها در یک اداره، گاهی پیشنهادهایی مطرح می‌شوند که موجه و مثبت به نظر می‌رسند، ولی اجرای آنها در حیطه اختیارات آن اداره نیست (موانع قانونی یا آیین‌نامه‌ای برای اجرای آن وجود دارد). در این صورت به جای دفع پیشنهاد به علت وجود مانع قانونی، بهتر است موضوع به مراجع ذیصلاح در امر آن قانون یا آیین‌نامه ارجاع و خواسته شود که در صورت صلاحدید، موضوع پیشنهادی را در بازنگری قوانین مربوطه لحاظ کنند و یا علت رد آن را توضیح دهند. البته این حالت، باید با طی مراحل و مراتب اداری صورت پذیرد. بنابراین نظام پیشنهادها باید در سطوح یک اداره قابل قبول تلقی شده ولی اجرای آن نیازمند تصمیم‌گیری در اداره دیگر یا مرجع بالاتر باشد، پیشنهاد مزبور به کمیته ذیربط در اداره دیگر با سطح بالاتر منعکس شود و قابل پیگیری باشد.