مؤلفه های گزینش نیروی انسانی

از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی جذب و بكار گیری افرادی است كه بهترین بازدهی را در مجموعه كاری داشته باشند

● چكیده

در این مقاله مؤلفه های اصلی گزینش كاركنان برای شغلهای از پیش تعیین شده ذكر شده است كه پس از مصاحبه های مختلف و اطمینان از دارا بودن حداقل شرایط تصدی شغل از پیش تعیین شده، مورد گزینش و انتخاب قرار می‌گیرند.

● مقدمه

از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی جذب و بكار گیری افرادی است كه بهترین بازدهی را در مجموعه كاری داشته باشند. در این راستا اقداماتی صورت می‌گیرد كه برای افراد تازه‌وارد با مصاحبه و آزمونهای مختلف از قبیل آزمون مهارت۱ و آزمون طبی۲ انجام می‌شود تا افرادی كه دارای شرایط مطلوب برای شغلهای از پیش تعیین شده هستند مشخص گردند. پس از طی این مراحل مرحله گزینش بسیار سرنوشت‌ساز خواهد بود تا از بین افرادی كه تمامی آنها دست كم از حداقل شرایط۳ برخوردار هستند مناسبترین گزینه انتخاب شود. در این مقاله مؤلفه‌های گزینش افراد را فارغ از نوع سازمان و تخصص فنی با شرایط كلی و فرا گیر بررسی می‌كنیم.

● انضباط۴

هماهنگی موجود بین افكار؛ گفتار و كردار یك فرد می‌تواند مشخصه‌ای از انضباط وی باشد. هر چه تناسب بیشتری بین این مؤلفه‌ها برقرار باشد فرد مورد نظر دارای سازماندهی شخصیتی مطلوبتری خواهد بود و بازده بیشتری خواهد داشت.

▪ تصمیم گیری

مقدار شناخت یك فرد از قابلیتهای خود زمینه‌ای خواهد بود تا در صورت نیاز به تصمیم‌گیری بتواند با ایجاد یك مجموعه اطلاعات – قضاوت درستی را انجام دهد كه در صورت بروز این قضاوت از مرحله فكر به عمل منجر به اتخاذ تصمیم خواهد شد لذا لازمه یك تصمیم درست منبع اطلاعات و داشته‌های درست می‌باشد. حال در این شرایط فرآیند تطبیق مسائل ذكر شده با شرایط پیرامونی و اقدام فرد اهمیت تصمیم گیری را مشخص می‌نماید كه در صورت عدم هماهنگی بین افكار و گفتار و افعال شخص پیامد‌های نامطلوبی را برای یك سیستم در بر خواهد داشت.

▪ هدفمندی

هدفمندی یك فرد در مجموعه نشان‌دهنده وجود برنامه است كه حداقل شرط لازم برای یك برنامه وجود طرح و نظم در اجرا می‌باشد. فرد هدفمند شناخت نسبی درستی از مجموعه پیرامونی خود دارد و مقصدی را برای خود مشخص نموده است كه با توجه به مسیر انتخابی او می‌تواند از هدف او اطلاع پیدا كرد. مجموعه اهداف یك فرد در مسائل گوناگون مهمترین مؤلفه آرمانهای شخص می‌باشد كه معمولا منشاء نیاز یا آرزو دارند.

▪ تحلیلگری

با جمع نمودن شرایط تصمیم گیری و مسائل موجود در هدفمندی نیاز به بررسی موضوع زمان – مكان و موقعیت می‌رسد كه در هر شرایط چگونه باید پیش رفت؟ این چگونگی با سازماندهی عوامل مختلف مشخص خواهد شد. انبساط این موضوع در تمام طول برنامه نیاز به تحلیل همیشگی سیستم دارد تا در تلفیق متغیر‌ها تصمیم اتخاذ شده و هدف نهایی براثر عدم نظم فكری یا كرداری تعطیل نشود.

● جمع‌پذیری۵

انسان موجودی است اجتماعی كه خود به تنهایی قادر به تأمین نیازهای روحی و جسمی خود نیست و الزاماً در جمع همنوعان خود زندگی می‌كند پس مجموعه‌ای از انسانها كه با او زندگی می كنند باید به نیازهای یكدیگر پاسخگو باشند و مجموعه كاری نیز از این امر نمی تواند جدا باشد.

▪ مشاركت

مشاركت فرد در كار گروهی نشان‌دهنده حس اجتماعی بودن اوست و بیانگر توانایی شخص در قبال ارتباط با دیگران است. لذا در مجموعه هایی كه تقریباً هر كاری به صورت تیمی انجام می‌شود وجود چنین اشخاصی مفید است چرا كه می‌تواند به عنوان عضو فعال در تیم حضور داشته باشد.

▪ مسئولیت پذیری

فرد اگر چه در مجموعه‌ای از همكاران مشغول كار می‌باشد لیكن شخصا مسئولیت خاصی را به عهده گرفته كه با انجام صحیح و به موقع وظیفه خود موجب پیشرفت مجموعه خواهد بود. این حس مسئولیت پذیری معمولاً به عنوان ویترین شخصیت كاری افراد می‌باشد و عدم وجود چنین حسی در یك كارمند موجب بروز خسارات بسیاری می‌گردد كه معمولاً كل مجموعه بجای شخص بهای آن را خواهد پرداخت.

▪ هماهنگی

با توجه به مشاركت و مسئولیت پذیری در كار جمعی باید هماهنگی نیز با دیگر اعضای مجموعه وجود داشته باشد. افرادی كه می‌توانند بین خود و دیگر همكاران هماهنگی ایجاد نمایند افراد جمعی و قابل اعتمادی می‌باشند. هماهنگی نیاز به درك درست از وظایف دیگر اعضای مجموعه دارد كه این درك گاه فرد را مجبور به كنترل سرعت كار یا تسریع و حتی كمك به دیگر اعضاء می‌كند. لازمه پیشرفت یك سیستم به لحاظ كیفی هماهنگی بین تك تك اعضاء می‌باشد.

● مدیریت بحران۶

مدیریت بحران بدین معنی است كه سیستم كاری بنا به دلایلی مشخص و یا نامشخص از حالت عادی خارج شده و نیاز به به بهبود و بازگشت به حالت اولیه دارد كه در این شرایط گاه مجبور به توقف روند كار می‌شویم و در بعضی مواقع شرایط این اجازه را نخواهد داد و فرد مجبور است در حین انجام كار بحران را رفع نماید.

▪ تجربه

تجربه بسیاری از مشكلات را حل می‌نماید. بطور كلی تمایل داریم در هر كاری انسان باتجربه‌ای مشكل ما را حل كند یا ارائه پیشنهاد نماید. و این امر بسیار معقول است چرا كه انسان با تجربه در جریان كار با استفاده از آموزه‌های گذشته و عدم اشتباه دوباره می‌تواند مسیر صحیح را شناسایی نماید و از درصد خطای حداقل برخوردار باشد. البته تجربه به معنای صرف گذشت زمان در انجام كار نیست. فرد با تجربه را با توجه به مشكلات پیش آمده و راهكارهای ارائه شده از طرف وی می‌توان شناسایی كرد. استفاده از تجربه دیگران به معنای تكرار موفقیت یا شكست دیگران نیست بلكه استفاده از بهترین ابزار است.

▪ شبیه‌سازی

در صورت بروز بحران افراد خلاق و با هوش معمولاً راهكارهایی جدید و دور از ذهن ارائه می‌دهند كه با كمی افزایش درصد ریسك نتیجه بخش خواهد بود. این خلاقیت ناشی از ذهن آنهاست كه با شبیه‌سازی مسائل پیش آمده و الگوهای متفاوت قبلی و تحلیل سریع این موضوع به راهكارهای قابل اجرا تبدیل خواهد شد. این افراد همیشه خواهان راه‌های تازه بوده و زاویه دید آنها به مسائل با افراد عادی بسیار متفاوت است.

▪ سرعت عمل

در برخورد با هر مسئله‌ای سرعت حل آن بسیار مهم است. عواملی از قبیل تجربه و خلاقیت فردی درصد بسیاری از سرعت عمل را تشكیل می‌دهد كه در صورت داشتن اطلاعات نسبی یا كافی از وضعیت و شرایط بحران و استفاده از دو بازوی تجربه و خلاقیت می‌توان یك بحران را كنترل و در نهایت مهار نمود. حال با توجه به تحلیل یك فرد از داده‌ها و طرز استفاده او از ابزار‌های رفع مشكل می‌توان به توانایی فرد در اداره یك بحران پی برد.

● تسلط۷

تسلط یك فرد بر كاری كه انجام می‌دهد ناشی از عوامل مختلفی است كه هر چه این عوامل از مستندات بیشتری برخوردار باشد انجام كار با حداقل خطا و در كمترین زمان ممكن و با بهترین كیفیت انجام خواهد شد.

▪ كنترل

مهمترین عامل تسلط بر انجام كار كنترل آن می‌باشد. كنترل یك فرایند، یعنی اینكه در هر لحظه و شرایط عامل تأثیر گذار فرد باشد و بتواند با پیش‌بینی‌های لازم و اقدام مناسب خود مجموعه را در مسیر مشخص شده نگاه دارد. رفتارهای انفعالی بیشتر ناشی از عدم تسلط برموضوع و نداشتن كنترل بر فرایند است. افرادی كه كنترل خوبی بر كار خود دارند دائما از جزئیات كار با خبر بوده و در صورت شركت در كار گروهی دلیل انجام یا عدم انجام هر كاری را به دیگر اعضاء توضیح می‌دهند.

▪ انتخاب

انتخاب چگونگی اجرا و یافتن راه كار مناسب از میان چندین راه مشخص نشان دهنده تسلط فرد برموضوع می‌باشد. افرادی كه از حداكثر امكانات و ظرفیتها برای حل یك مسئله استفاده می‌كنند در صورت قرار گرفتن در موقعیتهای مدیریتی معمولاً مدیرانی هزینه‌بر خواهند بود چرا كه برای اداره یا حل هر مسئله‌ای از حداكثر افراد و امكانات استفاده می‌كنند و بالعكس انتخاب روشهای مناسب كه نیاز به كمترین افراد و حداقل هزینه را دارد مشخصه بسیار مناسبی برای یك مدیر می‌باشد. این گونه مدیران معمولاً راهكارهایی ارائه می‌دهند كه كلیه اجزای سیستم احساس وجود می‌كنند. در مراتب پایین تر نیز شخص با انتخاب راه كار مناسب و با دید كلان نگری در سطح كل مجموعه از بهترین نتیجه بر خوردار می‌گردد.

▪ انعطاف پذیری

انعطاف پذیری یعنی اینكه بتوانیم متغیر‌های ایجادشده توسط خود را با متغیر‌های دیگران تطبیق دهیم و در صورت تطابق نسبی آنها را قبول نماییم. لازمه بهره مند شدن از نظرات و تجربیات دیگران این است كه منعطف باشیم هر چه این انعطاف بیشتر باشد شامل بهره مندی از نظرات و تجربیات افراد بیشتری خواهیم شد و در عین حال بر افراد بیشتری می‌توان نفوذ داشت آن چیزی كه ما را رشد می‌دهد الزاماً آن چیزی نیست كه به آن علاقه داریم. با انعطاف پذیری در كار می‌توان موفقیت بیشتری داشته باشیم حتی اگر علاقه‌ای به انجام روش پیشنهادی نداریم.

البته باید توجه داشت كه انعطاف پذیری باید به گونه‌ای باشد تا صورت مسئله را تغییر ندهد و انجام كار را با مشكل مواجه نگرداند بلكه كمكی باشد برای حل مشكل و انجام وظیفه سازمانی فرد.

● نظارت‌‌پذیری۸

نظارت‌پذیری یك فرد از مجموعه یعنی اینكه فرد تحمل كند سیستم یا فرد كار ی را كه او انجام داده با كمیتها و كیفیتهای تعیین شده مقایسه نمایند تا نسبت به صحت انجام آن اطمینان پیدا كنند.

▪ اجرای سیستم

در مجموعه‌های منظم و دارای سیستم اداری مناسب وظایف افراد به صورت دستور العمل هایی نگاشته می‌شود و به افراد ابلاغ می‌گردد تا از وظایف و اختیارات خود مطلع بوده و در صورت نیاز پاسخگو باشند. اجرای صحیح این دستور العملها بهترین همكاری با سیستم و انجام وظیفه تلقی می‌گردد در صورت عدم رعایت آن كار را با مشكلات جدی مواجه خواهد كرد. هر چه نگارش و اجرا این شرح وظایف كاملتر باشد سیستم دارای فرآیندی رو به رشد خواهد بود. البته تمامی افراد مجاز هستند نسبت به تغییر این دستور العملها پیشنهاد ارائه نمایند كه در صورت تصویب قابل اجرا خواهد بود.

▪ پاسخگویی

پاسخگویی به وظیفه انجام شده در بسیاری از موارد با پر كردن فرمهای مشخص ( روزانه، هفتگی و غیره) كه دارای كد سازمانی می‌باشند انجام می‌پذیرد اما همیشه اینطور نیست و در صورت بروز مشكل فرد باید پاسخگوی كتبی یا شفاهی نسبت به عملكرد خود یا مجموعه تحت امر خود داشته باشد. افرادی كه روحیه پاسخگویی دارند معمولا وظیفه خود را به نحوی شایسته انجام می‌دهند تا در قبال اشتباه خود مجبور به جوابگویی نباشند و در صورت بروز چنین مشكلی با شجاعت اشتباه خود را قبول می‌كنند. این افراد نیروهایی قابل اعتماد هستند و از نشانه‌های سازمانهای موفق وجود چنین اشخاصی در مجموعه مدیریتهای آن است.

● تطبیق۹

حساس ترین مرحله گزینش تطبیق فرد با شغل مورد نظر است. گزینشگر باید اطلاعات كافی از شغل مورد نظر داشته باشد و همچنین شناخت كافی از فرد پیشنهادی را دارا باشد و با بررسی كلیه شرایط و مواردی كه ذكر شد و انطباق آن با فرد مورد نظر بتواند بهترین گزینه را انتخاب نماید. لازم به ذكر است در صورت اشتباه در این مرحله كلیه اقدامات انجام شده قبلی نتیجه معكوس خواهد داد. در صورت بكارگیری فرد توانمند در پست كم اهمیت، در مدت زمان كوتاهی فرد قابلت خود را از دست داده و مجبور به ترك كار می‌شود و یا به عنوان عضو ناراضی بروز می‌نماید كه بازدهی كار این گونه افراد بسیار پایین خواهد بود. در صورت بكارگیری فردی با حداقل شرایط در پست مهم، فرد قادر به انجام كار نبوده و به مرور زمان خود و سیستم را دچار مشكلات بسیاری ازجمله تحمیل نمودن بار مالی تعریف نشده و از دست دادن افراد توانمند موجود در مجموعه خواهد كرد و دیگر اعضای كار آمد سیستم نیز سر خورده خواهند شد. لذا تشخیص فرد مورد نظر از فرد مورد نیاز بسیار مهم می‌باشد.

نویسنده : شاه محمد پور، صمد

پی‌نوشت‌ها

۱- ST

۲- ME

۳- MQ

۴- system

۵- socialization

۶- crisis management

۷- domination

۸- control

۹- match