بررسی نقش مهندسی مجدد در شبیه سازی سازمان

امروزه بسیاری از مدیران, چاره رفع مشكلات سازمان خود را در انجام شبیه سازی و تجزیه وتحلیل نتایج آن می دانند, درحالی كه شاید شبیه سازی برای سازمانی انجام شود كه به صورت ریشه ای دارای اشكال در فرایندهای خود است

امروزه بسیاری از مدیران سازمانها با مفاهیم شبیه سازی آشنایی دارند.

شبیه سازی سیستم ها به عنوان یكی از پركاربردترین ابزار مدیریتی امروزه، به سرعت درحال توسعه است. دردستــــــرس بودن زبانهای ویژه شبیه سازی، تواناییهای محاسباتی گسترده با هزینه رو به كاهش هر محاسبه و پیشرفتهای حاصله در روشهای شبیه سازی، این مبحث را به صورت یكی از رایج ترین و پذیرفته ترین ابزار تحلیل سیستم برای مدیران درآورده است، سیستم هایی كه یا هنوز وجود خارجی ندارند همانند كارخانه ای كه در ذهن یك مدیر درحال پرورش است و یا سیستم هایی كه واقعیت عینی داشته و مشغول كار هستند. شبیه سازی می تواند در تحلیل هر دو، نقش بسیار مفیدی داشته و اطلاعات ارزشمندی دراختیار مدیران قرار دهد.

تمركز این مقاله روی سیستم هایی است كه وجود خارجی داشته و برای تحلیل و بهبود آنها از شبیه سازی استفاده می شود. هنگامی كه چنین سیستم هایی از عملكرد مطلوب خود فاصله می گیرند مدیران ارشد به ستوه آمده و چاره كار خود را استفاده از شبیه سازی به منظـــــــور تشخیص گلوگاهها و رفع آنها می پندارند.

اگرچه شبیه سازی می تواند به كمك این مدیران بشتابد و در تجزیه و تحلیل سازمان ذیربط نقش موثری را ایفا كند ولی نباید از یك نكته مهم غافل شد. در سازمانهای سنتی و سلسله مراتبی فرایندهای موجود كارآیی خود را از دست داده و یا حتی شاید از ابتدا به صورت غلط طراحی شده اند در این هنگام، استفاده از شبیه سازی فقط یك اشتباه است. چاره كار برگشت به هسته اصلی سازمان یعنی فرایندها، اصلاح یا مهندسی مجدد آنها و پس از آن استفاده از شبیه سازی برای تحلیل سیستم و حتی مقایسه سیستم قبل و بعد از مهندسی مجدد است. در این هنگام است كه شبیه سازی ابزاری قدرتمند جهت كمك به تحلیل سیستم در خدمت مدیران خواهدبود.

شبیه سازی تقلیدی از عملكرد فرایند یا سیستم واقعی با گذشت زمان است. همچنانچه یك سیستم با گذشت زمان تكوین می یابد، رفتـــار آن با ایجاد مدل شبیه سازی بررسی می شود. این مدل معمولاً به شكل مجموعه ای از فرضهای مربوط به عملكرد سیستم است. این فرضها در چارچوب رابطه های ریاضی، منطقی و نمادین بین نهادها یا اهداف موردنظر سیستم بیان می شود.(۱۱) با ایجاد و معتبرسازی مدل، می توان آن را برای تفحص درباره پرسشهای بسیار گوناگونی از نوع چه می شود اگر درمورد سیستم واقعی به كار برد. تغییرات پی درپی در سیستم را می توان ابتدا شبیه سازی كرد تا تاثیر آن بر عملكرد سیستم پیش بینی شود. شبیه سازی به منظور بررسی سیستم های دردست طراحی نیز پیش از ایجاد آنها دارای كاربرد است. بنابراین، ایجاد مدل شبیـــه سازی، هم به منزله ابزار تحلیل برای پیش بینی تاثیر تغییرات سیستم های موجود و هم به عنوان ابزار طراحی برای پیش بینی عملكرد سیستم جدید در مجموعه های گوناگون و درشرایط مختلف، كاربرد دارد.

تـــوسط شبیه سازی، چنان داده هایی فراهم می آید كــه گویی سیستم واقعی را مشاهده كرده ایم (۱۲). از داده های به وجود آمده از شبیه سازی، برای برآورد معیارهای سنجش عملكرد سیستم استفاده می كنند.

علی رغم تمام محاسنی كه برای شبیه سازی ذكر شد، شبیه سازی همواره ابزار مناسبی برای بهبود سیستم و سازمان به شمار نمی رود. این مطلب بخصوص درمورد سازمانهای سنتی با ساختار سلسله مراتبی بسیار صدق می كند. امروزه بسیاری از مدیران، چاره مشكلات به وجود آمده در سازمان سنتی خود را استفاده از شبیه سازی تلقی می كنند ولی از این نكته غافلند كه شبیه سازی، فعل خود را روی فرایندهای موجود سازمان انجام می دهد، درحــــالی كه فعالیتها و فرایندهای بدون ارزش افزوده بسیاری در سازمان موجود هستند كه باید شناسایی شده، اصلاح، تغییریافته و یا حذف گردند.

فرایندها هسته اصلی و مركز ایجاد ارزش برای سازمان هستند و بی توجهی به آنها نتایج غیرقابل جبرانی برای سازمان به بار می آورد، كارهای تكراری و دوباره كاری، هزینه های بالا و سرسام آور، زمان پیشبرد طولانی در تولید محصول یا خدمت و كیفیت پایین همگی از مواردی هستند كه در اثر غفلت از فرایندها حاصل می شود. (۱) برای احیا و بهبود سازمان می بایستی نگاهی نو به فرایندها داشت و آنها را احیا كرد، كاری كه به خوبی از عهده مهندسی مجدد برمی آید.

● شبیه سازی رایانه ای

دردسترس بودن زبانهای ویژه شبیه سازی، تواناییهای محاسباتی گسترده و هزینه های رو به كاهش هر محاسبه و پیشرفتهای فوق العاده در روشهای شبیه سازی، این مبحث را به صورت یكی از رایج ترین و پذیرفته ترین ابزار تحقیق در عملیات و تحلیل سیستم ها درآورده است(۱۳). شبیه سازی را می توان برای انجام مقاصد زیر به كار گرفت:

۱ - با شبیه سازی بررسی و آزمایش رابطه های متقابل هــر سیستم یا زیرسیستم پیچیده میسر می گردد؛

۲ - تغییرات اطلاعاتی، سازمانی و محیطی را می توان شبیه سازی كرد و به مشاهده تاثیر این تغییرات بر رفتار سیستم پرداخت؛

۳ - شناخت به دست آمده ازطریق طراحی مدل شبیه سازی، ممكن است به هنگام پیشنهاد انجام اصلاحات در سیستم دردست بررسی، ارزش فروانی داشته باشد؛

۴ - با ایجاد تغییر در ورودیهای شبیه سازی و بررسی خروجیهای به دست آمده، می توان شناخت ارزشمندی درباره مهمترین متغیرها و چگونگی رابطه متقابل آنها به دست آورد؛

۵ - شبیه سازی را می توان همچون ابزاری آموزشی به منظور تقویت روشهای تحلیلی پاسخ یابی به كار گرفت؛

۶ - شبیه سازی را می توان به منظور آزمایش طرحها یا خط مشی های جدید پیش از اجرای آنها استفاده كرد و آمادگی لازم را برای روبرو شدن با پیشامدهای ممكن به دست آورد؛

۷ - شبیه سازی را می توان به منظور تحقیق درباره پاسخهای تحلیلی، مورداستفاده قرار داد.

شبیه سازی مزایای بسیاری دارد، برخی از این مزایا عبارتند از (۱۴):

پس از ساختن هر مدل می توان به منظور تحلیل طرحها و روشهای پیشنهادی، بارها آن را به كار گرفت؛

از روشهای شبیه سازی می توان در كمك به تحلیل هر سیستم پیشنهادی استفاده كرد، هرچند كه داده های ورودی تقریبی و ناقص باشد؛

معمولاً دستیابی به داده های شبیه سازی بسیار كم هزینه تر از فراهم آوردن داده های مربوط به سیستم حقیقی است؛

به كاربردن روشهای شبیه سازی معمولاً آسانتر از روشهای تحلیلی است. بنابراین، شمار استفاده كنندگان بالقوه روشهای شبیه سازی بسیار بیشتر از روشهای تحلیلی است؛

درحالی كه معمولاً مدل های تحلیلی به فرضهای ساده كننده بسیار نیاز دارند تا از لحاظ ریاضی كاربردپذیر شوند مدل های شبیه سازی چنین محـــدودیتهایی ندارند. با استفاده از مدل های تحلیلی، معمولاً تحلیلگر می تواند تنها تعدادی محدود از معیارهای سنجش عملكرد سیستم را محاسبه كند، در صورتی كه داده های تولیدشده از مدل های شبیه سازی به منظور برآورد هر معیار سنجش عملكرد، كاربردپذیر است.

در برخی موارد شبیه سازی تنها وسیله یافتن راه حل مسئله است.

همچنین شبیه سازی سیستم های گسسته پیشامد با رایانه و یا به طور خلاصه شبیه سازی رایانه ای، خصوصیاتی دارد كه آن را از دید تحلیلگران به صورت ابزار جالبی درمی آورد (۱۵). هرگاه نتوان با استفاده از روشهای تحلیلی راه حلــی برای یك مسئله ارائه داد، شبیه سازی رایانه ای را می توان به طور جدی به عنوان ابزار تحقیق موردبررسی قرار داد. اگر قرار شود از شبیه سازی رایانه ای به منظور تحلیل مسئله استفاده شود می بایست به برخی از ویژگیهای مدلسازی مانند ساده كردن مسئله نگاهی دوباره كرد. به موجب مطالبی كه قبلاً عرضه شد، هرچه جزئیات بیشتری در ایجاد مدل شركت داده شود امكان حصول راه حل دقیق (تحلیلی) كمتر می شود. معمول این است كه به منظور مهار مسئله وطراحی مدل برای آن، اقدام به ساده كردن مدل می كنند. عمل ساده كردن تا جایی ادامه می یابد كه بررسی مدل ساده شده هنوز مفید باشد و ساده كردن بیشتر آن مفید تشخیص داده نشود. مدلی در این حد ساده شده را مختصرترین مدل می نامند. اگر نتوان مختصرترین مدل را از راه تحلیلی حل كرد و استفاده از شبیه سازی رایانه ای برای تجزیه و تحلیل آن درنظر گرفته شود، می توان بیشترین جزئیات را در طراحی مدل مسئله شركت داد (۱۶). گیراترین امتیاز شبیه سازی برای طراحان مدل جز این نیست كه می توان بیشترین عوامل اعم از عمده و جزئی را در مدل شبیه سازی دخالت داد تا مدلی واقعی تر طراحی شود و بدان سبب نتایجی تولید شود كه انطباق نزدیكتری با واقعیت داشته باشد. واقعیتی كه در پس آن مدیران به دنبال ایجاد ارزش در سازمان خود هستند ولی باید توجه داشت كه تولید ارزش در سایه فعالیتها و فرایندهــــای ارزش افزا در سازمان حاصل می شود و اگر ماهیت خود این فرایندها ناكارآ و بیمار باشد، ارزش موردنظر پدیدار نخواهدشد.

به راستی چگونه باید فرایندها را شناخت، آنها را اصلاح كرد و تغییر داد و چگونه می توان سازمانی فرایند محور به معنای واقعی كلمه داشت تا بتوان مفاهیم ناب را در چنین سازمانی پیاده سازی كرد؟ همان طور كه ذكر شد مهندسی مجدد، پاسخی به این سوال است.

● مهندسی مجدد فرایندها

به دلیل تحولات جهانی در اقتصاد، جهانی شدن بازارها، تغییر نیازهای مشتریان و افزایش رقابت، رویكردهای جدیدی برای همخوانی با پویاییهای محیط توسعه یافته و به سرعت درحال توسعه است. در سال ۱۹۹۱، مایكل همر مقاله ای را در مجله هاروارد بیزینس ریویو منتشر كرد كه بر نیاز به تغییر بنیادین سازمانها تاكید داشت و برای اولین بار مهندسی مجدد را مطرح ساخت (۲).

مهندسی مجدد بر طراحی مجدد فرایندهای كاری جهت دستیابی به بهره وری و مزیت رقابتی تمركز می كند. فرایندهای موجود هر سازمان ابتدا براساس مجموعه برنامه های از قبل تعیین شده و مدون طراحی شده اند و آنگاه به موازات توسعه فناوری خودكار گردیده اند. همان طور كه سازمان رشد می كند، افراد بیشتری به مجموعه سازمان اضافه شده درحالی كه ســـازمان هنوز مطابق برنامه قبلی فعالیت می كند. فرایندها جای خود را با وظیفه ها عوض كرده و به تدریج هزینه های بالاسری افزایش می یابد و سازمان اسیر چارچوب وظیفه ای خود می گردد. این امر موجب پیچیده شدن كار و تأخیر در انجام آن گردیده و به تدریج باعث می شود كه سازمان دچار ركود شده و از سرعت كافی جهت پاسخ به نیاز مشتری برخوردار نباشد، قدرت سازمان در رقابت با دیگران رو به افول گذارده و كیفیت تولیدات و خدمات كاهش می یابد. در اینجا است كه ضرورت ایجاد تغییرات اساسی در سازمان نمود پیدا می كند (۳).

لازم به ذكر است تفاوت میان وظیفه و فرایند همانند تفاوت میان جزء و كل است. وظیفه واحدی از كار است، فعالیتی كه معمولاً یك نفر انجام می دهد. در برابر، فرایند گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است كه با همدیگر، نتیجه ای بــا ارزش از دید مشتری را به بار می آورند (۴).

باید توجه داشت كه هر فرایند، مشتری یا مشتریان خود را داشته كه خروجی موردانتظار آنان را با ورودیهای لازم فراهم می سازد. هر فرایند از فعالیتهایی تشكیل شده است كه هریك از این فعالیتها می بایست برای مشتری ارزش ایجاد كند و گاه برای كامل شدن یك فرایند چندین واحد سازمان می بایست درگیر شوند.

منابع و مأخذ:

۱ - هامر، مایكل و جیمز چمبی، مهندسی دوباره شركتها، ترجمه عبدالرضا رضایی نژاد، انتشارات موسسه فرهنگی رسا، تهران، ۱۳۷۹.

۲- ALTER, A. (۱۹۹۴), “RE-ENGINEERING TOPS LIST AGAIN”, COMPUTER WORLD, VOL. ۲۸ NO.۵, JANUARY ۳۱, P.۸.

۳ - ابلنسكی، نیك، مهندسی مجدد و مدیریت دگرگون سازی سازمانها، ترجمه منصور شریفی كلویی، نشر آروین، تهران، ۱۳۷۶.

۴ - PLOWMAN, B. (۱۹۹۵), CORPORATE TRANSFORMATION MEANS REENGINEERING PLUS, THE STRATEGIC PLANNING SOCIETY NEWS, FEBRUARY, PP. ۸-۱۰.

۵ - OVENDEN, T.BUSINESS PROCESS REENGINEERING: DEFINITELY WORTH CONSIDERING, THE TQM MAGAZINE, VOL.۶ NO ۳ PP. ۵۶-۶۱.

۶ - ANDERSON, N. AND TURER, J. CREATING THE ۲۱ st CENTURY ORGANIZATION, ELSEVIER SCIENCE BV, AMSTERDAM, PP.۳۷۹-۹۴. KEEN, P. SHAPING THE FUTURE, HARVARD BUSINESS SCHOOL PRESS, BOSTON, ۱۹۹۱.

۷ - MASHRI, M. AND ZAIRI, M, REVISITING BPR: A HOLISTIC REVIEW OF PRACTICE AND DEVELOPMENT, BUSINESS PROCESS MANAGMENT JOURNAL, VOL. ۶ No۱, ۲۰۰۰

۸ - EDWARDS, C. AND PEPPARDS, J. BUSINESS PROCESS REDESIGN, JOURNAL OF INFORMATION TECHNOLOGY, VOL.۹, ۱۹۹۴.

۹ - VEASY, P.MANAGING A PROGRAM OF BUSINESS REENGINEERING PROJECTS IN A DIVERSIFIED BUSINESS, LONG RANGE PLANNING, VOL.۲۷, NO.۵, PP. ۱۲۴ - ۳۵, ۱۹۹۴.

۱۰ - BHATTACHARYA, A. AND GIBBONS, STRATEGY FORMULATION: FOCUSING ON CORE COMPETENCIES AND PROCESSES, BUSINESS CHANGE AND REENGINEERING, ۱۹۹۶.

۱۱ - AMIRY, A.P. (۱۹۶۵) THE SIMULATION OF INFORMATION FLOW IN A STEELMAKING PLANT. IN: DIGITAL SIMULATION AND OPERATIONAL RESEARCH (HOLLANDALE. S. ED). LONDON: ENGLISH UNIVERSITY PRESS, PP. ۳۴۷-۳۵۶.

۱۲ - BANKS, J. CARSON. J.S. NELSON, B.L. AND NICOL. D.M. (۲۰۰۱) DISCRETE - EVENT SYSTEM SIMULATION, ۳rd EDN. UPPER SADDLE RIVERT. NJ, PRENTICE HALL.

۱۳ - HLUPIC, V. AND PAUL. R.J. (۱۹۹۶) “METHODOLOGICAL APPROACH TO MANUFACTURING SIMULATION SOFTWARE SELECTION”. COMPUTER INTEGRATED MANUFACTURING SYSTEMS, ۹(۱), ۴۹-۵۵.

۱۴ - LAW, A.M. AND KELTON. W.D. (۲۰۰۰) SIMULATION MODELING AND ANALYSIS, ۳rd EDN. NEW YORK: MCGRAW HILL.

۱۵ - ROBINSON. S. (۲۰۰۱) “SOFT WITH A HARD CENTRE: DISCRETE - EVENT SIMULATION IN FACILITATION”. JOURNAL OF THE OPERATIONAL RESEARCH, ۵۲ (۸), ۹۰۵-۹۱۵.

۱۶ - ROBINSON. S. AND PIDD, M. (۱۹۹۸) “PROVIDER AND CUSTOMER EXPECTATIONS OF SUCCESSFUL SIMULATION PROJECTS”. JOURNAL OF THE OPERATIONAL RESEARCH SOCIETY, ۴۹ (۳), ۲۰۰-۲۰۹.

پیمان اخوان: دانشجوی دكترای صنایع دانشگاه علم و صنعت

علیرضا معینی: استادیار دانشكده صنایع دانشگاه علم و صنعت

---