مخاطرات در مدیریت و اجرای پروژه

اجرای هر كاری با بعضی مشكلات و مسائل و محدودیت‌ها مواجه است كه ازابتدای امر و در زمان تهیه برنامه و تفكر اولیه در باره مراحل اجرا، قابل محاسبه و پیش‌بینی نیست. اینگونه موارد و رویدادها را مخاطره (Risk) گویند. اجرای پروژه‌ها نیز با این قبیل وقایع احتمالی روبروست.
از دیدگاه مدیریت پروژه اینگونه رویدادها حتی‌الامكان باید تحت كنترل درآید تا خسارات آن برای پروژه یا سازمان به حداقل برسد.
بطور كلی هر سازمان یا پروژه با سه نوع مخاطره، مخاطره سیاسی، مخاطره ناشی از وقوع قوای قهریه و مخاطرات قراردادی روبرو خواهد بود. مدیران و بخصوص مدیران پروژه برای كنترل مخاطرات سیاسی و ناشی از قوای قهریه ابزارهای كمی در اختیار دارند ولی در مورد مخاطرات نوع سوم باید كنترل كاملی را اعمال كرده تا زمان و هزینه‌های پروژه كاملاٌ‌تحت كنترل باشد.
برای آنكه مدیر پروژه بتواند آثار رویدادهای مخاطره‌آمیز را به حداقل برساند و انحراف پروژه از اهداف آنرا محدود كند باید آمادگی ذهنی و سازمانی لازم را ایجاد كند و از ابزارهای موثر استفاده كند. مدیر پروژه برای ایجاد آمادگی ذهنی در خود باید قبل از اجرای پروژه ودر حین اجرا فهرستی از رویدادهای محتمل راتهیه كند تا در صورت وقوع بتواند ابعاد آنرا ارزیابی كند.
یكی از راههای مقابله با مخاطرات، تجزیه تحلیل مخاطره است كه برای تحقق این امر ابتدا باید اطلاعات و داده‌های لازم درباره آن گردآوری شده سپس نسبت به علل وقوع و آثار و عواقب آن بررسی و شیوه‌های مقابله یا كاهش خسارات آن شناخته شود.
برای آنكه در زمان وقوع رویدادهای مخاطره‌آمیز، پروژه آسیب شدید نبیند و احتمالاٌ با ركود و توقف مواجه نشود، لازم است علاوه بر شناخت راههای توزیع یا انتقال آثار آن به سایر طرفهای درگیر در اجرای پروژه، منبع مالی لازم بعنوان ذخیره اقتضایی پروژه پیش‌بینی شود. این ذخیره پس از وقوه مخاطره و برای جبران خسارات مالی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در این مورد یك نكته قابل توجه وجود دارد و آن نكته این است كه مدیر پروژه موظف است كلیه رویدادهای قابل پیش‌بینی را در برنامه‌های خود منظور كند وهر اتفاق و یا رویدادی را بعنوان مخاطره در نظر نگیرد بخصوص در مورد تعهدات قراردادی طرفین، لازم است مدیر پروژه دقت و كنكاش كافی بعمل آورد تا هیچ موضوع قابل پیش‌بینی از یاد نرفته باشد.
با وجود اتخاذ همه گونه مراقبت‌های واجب و پیشگیرانه و توجه به تعهدات قراردادی با كارفرما و پیمانكاران، پذیرش حدی از مخاطره باید مدنظر مدیران سازمانها قرار گیرد.
مدیریت و هدایت سازمانها و پروژه‌ها به جایگاه مناسبی میان پذیرش حد لازم از مخاطره و اجتناب از قبول مخاطره اضافی كه موجب خسارت می‌شود، یكی از شاخص‌های تفكیك سازمانها و پروژه‌های موفق و ناموفق است.
اجرای هر پروژه برای كلیه موسسات، سازمانها و افرادی كه در اجرای آن به نحوی نقش دارند، مخاطراتی دارد. بطور كلی مدیران پروژه با مخاطرات بیشتری روبرو می‌شوند و مخاطرات پروژه برای آنها ملموس‌تر از دیگران است. مخاطراتی كه مدیران پروژه با آن روبرو خواهند شد تا حد زیادی قابل پیش‌بینی بوده و در زمان وقوع قابل كنترل و هدایت هستند. ایجاد آمادگی، پیش‌بینی شرایط، و اداره رویداد مخاطره‌آمیز پروژه یكی از وظایف مدیر پروژه است. توانایی و درك درست سازمانها و افراد مشاركت‌كننده در اجرای پروژه مانند صاحب كار، سرمایه‌گذار یا تامین مخاطرات در اجرا پروژه، نكته اصلی در موفقیت و غلبه بر مشكلات ناشی از بروز مخاطره و اداره صحیح پروژه است.
بطور كلی مخاطرات پروژه را می‌توان به سه گروه عمده طبقه‌بندی كرد، مخاطرات سیاسی یا مملكتی، مخاطرات غیرسیاسی یا ناشی از حوادث قوه قهریه و در نهایت مخاطرات قراردادی و اجرایی. مخاطرات سیاسی مخاطراتی هستندكه در حد بسیار كمی تحت كنترل مدیر پروژه خواهند بود و یا اصولاٌ مدیر پروژه نمی‌تواند آنها را تحت كنترل خود درآورد. مخاطرات قوه قهریه نیز بسیار كم قابل پیش‌بینی است و بسختی تحت كنترل در خواهند آمد. ولی مخاطرات نوع سوم یعنی مخاطرات قراردادی و اجرایی تا حد زیادی قابل پیش‌بینی بوده و مدیر پروژه می‌تواند در هنگام وقوع، آنرا هدایت و اداره كند به نحوی كه پروژه خسارت كمتری متحمل شود.
سعی و تلاش برای كاهش مخاطرات سیاسی، قوه قهریه و قراردادی، در هزینه‌ها و تامین بودجه اجرای پروژه نقش مهمی دارد. برای حداقل كردن مخاطرات، تدوین و تنظیم موافقتنامه‌ها، قراردادها و اندازه‌گیریهای در حین اجرا و كنترل‌های لازم در مراحل كار و در نهایت تنظیم جدول مخاطرات و تجزیه و تحلیل آن، ابزارهای كاهش و محدود كردن زیان مخاطرات است.
●مخاطرات سیاسی
مشكلات و مخاطرات سیاسی در هر جامعه و كشوری وجود دارد و اینگونه مسائل بر اجرا و پیشرفت پروژه‌ها اثر مستقیم یا غیرمستقیم دارند. پیش‌نیاز اغلب پروژه‌های موفق، حمایت و تشویق دولت از بخش خصوصی برای سرمایه‌گذاری در پروژه است. یكی از مخاطرات سیاسی برای پروژه، عدم دسترسی یا تامین به موقع ارز موردنیاز پروژه برای تهیه و تدارك مواد، تجهیزات و ماشین‌آلات است. همچنین بروز تنش‌های سیاسی بین دولت‌ها، سیاست‌ها‌ی مالی انقباضی یا انبساطی دولت، تدوین مقررات برای محدودیت واردات و صادرات، افزایش ناگهانی قیمت بعضی مواد و مصالح پر مصرف، می‌تواند مانع پیشرفت یا بطور كلی توقف یك پروژه شود.دولت‌ها می توانند با دوراندیشی مناسب، در نظر گرفتن مصالح كشور و كلان نگری لازم و با تصویب قوانین و مقررات این نوع مخاطره را محدود كنند. مدیران پروژه نیز باید در همه حال آمادگی لازم برای ایجاد تغییرات مناسب را داشته باشند.
●مخاطرات غیرسیاسی یا ناشی از قوای قهریه
مخاطرات ناشی از وقایع طبیعی یا حوادث و رویدادهایی مانند سیل، زمین‌لرزه، طوفان، آتش‌سوزیها‌ی دامنه‌دار، جنگ، بلوا و آشوب و نظایر آن اطلاق می‌شود كه مسبب آن عوامل اجرایی و مدیریتی پروژه نیستند و اغلب در هنگام وقوع، مدیر پروژه و عوامل اجرایی پروژه، نمی‌توانند بر آن كنترل مستقیم اعمال كنند. بر اثر وقوع چنین رویدادهایی نه تنها زیان مالی بوجود خواهد آمد بلكه این وقایع اثر زمانی نیز دارند و به عبارت دیگر مدت پروژه طولانی خواهد شد. اثرات مالی رویدادهای قوای قهریه را می‌توان با اخذ بیمه‌های لازم كاهش داد. مدیر پروژه باید مراقب باشد كه بیمه نامه به نحوی تنظیم شود كه پس از وقوع رویداد، بیمه نامه پوشش لازم برای جبران كلیه زیان‌های وارده را داشته باشد.
همچنین قرارداد مربوطه باید به نحوی تنظیم شود كه در صورت توقف یا خاتمه كار، هزینه‌های انجام شده جبران شود.
●مخاطرات قراردادی و اجرایی
اغلب مخاطرات قراردادی و اجرایی كه پروژه‌ها با آنها روبرو خواهند شد می‌تواند تحت كنترل مدیر پروژه باشد. برای مثال، عدم تحقق تعهدات قراردادی، مهندسان طراح و مشاور، تدارك كنندگان مواد و كالا، سازندگان، پیمانكاران و سایر عوامل، مخاطره‌ای است كه دلیل اولیه آن، عملكرد نادرست، عدم كنترل و حساسیت مدیر پروژه و یا سایر پیمانكاران پروژه است. بعضی ازمخاطراتی كه صاحب كار یا كارفرما با آن روبرو می‌شوند را می‌توان در متن قرارداد و مسائل اجرایی پروژه چستجو كرد.
مصادیق عدم تعهدات قراردادی تاخیر در اتمام كار یا افزایش هزینه و بودجه اجرای كار است. همچنین مسائل مربوط به دیدگاه نادرست مدیریتی و بودجه‌بندی و برآورد اشتباه و تحمیل هزینه‌های اضافی در حین اجرای پروژه، می‌تواند هزینه‌های تبعی یا مستقیم پروژه را نیز افزایش دهد. موضوع مهم در روند اجرای پروژه و تامین مالی آن، اداره اوضاع و شرایط زمان وقوع رویداد و عواقب بعد از آن و یا در حقیقت مدیریت مخاطره است. مخاطرات قراردادی پروژه باید به نحوی به سایر طرفهای مشاركت‌كننده در اجرای پروژه، انتقال یابد و سهم پروژه كاهش یابد. مخاطره باید بصورت صحیح و از طریق عقد قراردادها، تهیه بیمه نامه‌های مختلف، اخذ تضمین‌ها متفاوت، گشایش اعتبارات اسنادی و سایر اسناد و مدارك، بین همه طرفها تقسیم شود.
نوع دیگری از مخاطرات برای پروژه آماده نبودن جبهه‌های كار، متناسب با تجهیز كارگاه یا در حالتی دیگر تعلیق كار توسط كارفرما یا صاحب كار است. بروز چنین حالت‌هایی در نقدینگی پروژه اثر مستقیم می‌گذارد و بر مدیر پروژه فشار مضاعف وارد می‌شود، بخصوص هنگامی كه بودجه پروژه از طریق موسسات اعتباری یا بانكها تامین شده باشد.
تعداد پیمانكاران وماشین‌آلات اجرایی نیز در مواردی موجب معطلی و كندی كار خواهد شد، و پاره‌ای از هزینه‌ها مانند تعمیرات و نگهداری افزایش می‌یابد. این نوع مخاطره را می‌توان با گزینش پیمانكاران با تجربه و ورزیده و انتخاب ماشین‌آلات مناسب تا حد زیادی محدود كرد.
●فرایند تجزیه و تحلیل مخاطره
تجزیه و تحلیل مخاطره، فرآیندی منظم و ابزاری است كه برای تصمیم‌گیری مناسب مدیر پروژه بكار می‌رود تا مدیر بجای انجام اقدامات عكس‌العملی در مقابل رویدادها و حوادث احتمالی، از قبل برای مقابله مناسب با رویدادها آماده باشد. همچنین این فرآیند موجب می‌شود كه مدیر پروژه فرصتی برای پیش‌بینی وقایع داشته باشد یا برای كاهش احتمال وقوع آنها اقدام كند و برنامه‌های اقدامات اقتضایی راكامل كند.
فرآیند تجزیه و تحلیل مخاطره شامل گردآوری اطلاعات مربوط به هزینه‌های پروژه و مسائل و مشكلات اجرای كار و زمانبندی است كه پس از این مرحله تحلیل‌كننده مخاطره یامدیر پروژه با سرپرستان اجرایی و كاركنان با سمت‌های كلیدی پروژه گفتگو كرده و اطلاعات بدست آمده از مدارك را تكمیل می‌كند. این گفتگوها می‌تواند درباره هزینه‌ها، رویدادهای مهم، زمانبندی اجرای كار و طبقه‌بندی اطلاعات باشد.
فرآیند تجزیه تحلیل مخاطره نه تنها توجه به گذشته دارد بلكه با كاربرد این شیوه و با گردآوری اطلاعات و كاوش در باره شیوه‌های كلی واكنش‌های مناسب در مواقع مورد لزوم، می‌توان در كاهش اثرات مخاطره تلاش كرد.
این شیوه‌های كلی یا استراتژیهای، در مقابل توسعه تكنولوژیكی، برنامه‌ریزی، بررسیها و سازماندهی مجدد و وقوع تغییرات كاربرد داشته و توسط مدیر پروژه اتخاذ خواهد شد. یك نتیجه مهم تجزیه تحلیل مخاطره، تعیین مبنا یا معیار برای درنظر گرفتن ذخیره اقتضایی پروژه است.
منظور از ذخیره اقتضایی یك نوع ذخیره مالی برای پرداخت مخارج و جبران هزینه و پوشش وقایع احتمالی در پروژه است. مقدار و حجم این ذخیره مالی را نمی‌توان با دقت تعیین كرد زیرا احتمال وقوع رویدادهای آینده بصورت مطمئن غیرقابل پیش‌بینی است.
برای تجزیه و تحلیل مخاطرات پروژه می‌توان از ماتریس زیر بهره برد و با تكمیل آن تجزیه و تحلیل را انجام داد.مدیر پروژه باید توجه داشته باشد كه ذخیره اقتضایی پروژه فقط برای موارد احتمالی خاص و رویداهای غیرقابل پیش‌بینی و بغرنج است. بنابراین هزینه هرگونه رویداد قابل پیش‌بینی باید با برآورد جزییات (تا حد امكان)، در بودجه و تخصیص اعتبار ملحوظ شود. بهرحال اگر رویدادی احتمال وقوع قابل ملاحظه‌ای دارد، باید در برآورد هزینه‌ها منظور شود.
برای محاسبه و تامین ذخیره فوق‌العاده یا اقتضایی، نوعاً موارد زیر مورد بررسی قرار می‌گیرد:
- محدوده كار و شرح فعالیت‌ها
- نحوه قیمت‌گذاری تجهیزات و امكان تغییر آن
- مبنای تهیه فهرست موارد كلی و عمومی
- نیروی انسانی
- چه بهره‌وری در نظر گرفته شده است؟
- آیا در برآورد جزییات، مقدار نیروی انسانی به صورت هر ساعت به ازاء هر واحد كار منظور شده است؟
- برای كارایی نیروی انسانی چه نرخی مورد محاسبه بوده است؟
- وضعیت دسترسی به نیروی انسانی چگونه است؟
- وضعیت طراحی به چه صورت است؟
- آیا نیروی انسانی متخصص قابل تامین است؟
- هزینه‌های صاحب كار در حین اجرا
- مبانی برآورد چیست؟
- تعدیل
- نرخ متوسط تعدیل احتمالی برای افزایش برآورد چیست؟
●حداكثر مخاطره احتمالی
بعد از ارزیابی میانگین هزینه‌های احتمالی هر مورد، انجام محاسبات بیشتر برای تعیین حداكثر هزینه بروز احتمالی مخاطره برای هر مورد و برای كل پروژه ضرورت دارد. موارد ناشناخته یا مسائل بالقوه‌ای كه برای وقوع احتمال وجود دارد باید مورد بررسی قرار گیرد. مخاطرات خاصی كه ممكن است در طول اجرای پروژه روی دهد و بر هزینه‌ها تاثیر بگذارد به قرار زیر هستند:
▪شرایط پیش‌بینی نشده در ساختگاه پروژه (زمین سنگی، وجود آب و رطوبت زیاد در لایه‌های زمین، وجود قنات و نظایر آن)
▪ كمبود نیروی كار عادی یا متخصص
▪هزینه بالای تامین و نگهداری نیروی كار
▪ هوای نامساعد (گرما وسرمای بیش از حد، بارندگی و رطوبت زیاد)
▪ حوادث قوه قهریه
▪ بهره‌وری پایین نیروی كار
▪سوانح زیانبار در حین اجرای كار
▪ كمبود مواد و مصالح درمنطقه اجرای كار
▪ تغییرات شدید قیمت‌ها
▪عملكرد ضعیف مهندسان، سازندگان و پیمانكاران
▪درخواست‌های كارفرما درباره سرعت در كار یا تحویل زودرس بخشی از كار
▪تعلیق یا توقف كار
▪تاخیر زیاد در پرداخت صورتحسابها یا صورت وضعیت‌ها
▪ جرائم تاخیر
▪جرائم عملكردی تجهیزات یا سیستم
▪ضبط ضمانتنامه‌ها یا سپرده‌ها
▪ادعاهای سازندگان و یا پیمانكاران
حداكثر هزینه محتمل یك مخاطره با تعیین نوع و ارزیابی مخاطره ابتدا برای هر مورد بصورت جداگانه، سپس برای كل پروژه محاسبه می‌شود. روش معمول آن است كه موارد اصلی مخاطره تعیین و حداكثر تاثیر هزینه ناشی از مخاطره محاسبه می‌شود. گام بعدی تلاش برای محاسبه احتمال وقوع مخاطره است.
هزینه خالص مخاطره از حاصلضرب حداكثر هزینه مخاطره و احتمال وقوع آن، بدست می‌آید. جدول ذیل را می‌توان برای انجام محاسبات گفته شده بكار برد.
●پذیرش و مدیریت مخاطره
بروز ناگهانی مخاطره و ایجاد هزینه سنگین در بسیاری موارد موجب سقوط مدیران شده است به همین لحاظ مساله كاهش آثار مخاطره برای همه موسسات و افراد سهیم در اجرای پروژه، اهمیت دارد. در حال حاضر و در دنیای تجارت، تمهیدات قراردادی و مالی و ضوابط كلی خاصی در نظر گرفته و بصورت مقررات درآمده تا اثرات و عواقب ناشی از بروز مخاطره را به حداقل كاهش دهند. روش تغییر جهت آثار مخاطره در بازار سرمایه و انتقال عواقب آن به سایر طرفها، تعیین اختیارات و تعهدات متفاوت در قراردادها و سفارشات كالا، استفاده از بیمه‌های گوناگون و بیمه‌های اتكایی از شیوه‌های جبران‌ خسارت مخاطره است. بهرحال مخاطرات پروژه را نمی‌توان بصورت كامل حذف كرد. بلكه سعی می‌شود امكاناتی فراهم شود كه احتمال وقوع مخاطره را به صفر نزدیك كرد.
مدیران پروژه باید به نقش موثر خود واقف باشند و دریابند كه در محیط رقابت‌آمیز و پرتلاتم ارزش واقعی خدمات و تصمیمات آنها تا چه حد و اندازه‌ای است. تقریباٌ همه مدیران پروژه‌ها به این نكته كه پذیرش حدی از مخاطره اجباری است آگاهی دارند. اما این مخاطرات را می‌توان هدایت كرد و بخش عمده‌ای از آن، قابل انتقال به دیگر طرفهاست.
سطح قابل قبول ازمخاطره، حدی از مخاطره است كه بدون به خطر افتادن حیات سازمان یا پروژه خسارات و صدمات مالی آن قابل جبران باشد. ولی از طرف دیگر باید توجه داشت كه هر میزان از مخاطره، احتمال دارد حیات سازمان یا پروژه را دچار خطر سازد. زیرا جبران خسارات مخاطراتی كه باعث توقف پروژه‌ای از یك سازمان شود بسختی امكان‌پذیر است. لازم به ذكر است كه تخمین و گمان‌زنی در مورد میزان مخاطره تهدید‌كننده حیات سازمان و یا پروژه بصورت قطع و یقین غیرممكن است و همیشه آنرا بصورت یك احتمال می‌توان حدس زد.
با اعمال همه سیاست‌های پیشگیرانه و دقت‌های لازم در تعهدات قراردادی، پذیرش سطحی از مخاطره در مدیریت یك پروژه لازم و اهمیت خاص خود را دارد. زیرا حتی اگر بخواهیم همه بار مخاطره به نحوی به دیگران انتقال دهیم باز هم همین موضوع انتقال مخاطره نیز هزینه‌هایی دارد. بهرحال، هدایت سازمانها و پروژه‌ها به جایگاه مناسبی میان پذیرش و اجتناب از مخاطره اضافی، موجب و علت تفكیك سازمانهای موفق از سازمانها و پروژه‌های ناموفق خواهد بود.

دكتر حجت‌ا... مهریاری
ماهنامه صنعت برق

منبع : پایگاه اطلاع رسانی وزارت نیرو