IT و چالش‌های پیش‌روی مدیران

فرض كنید به فناوری نوینی احتیاج دارید اما منابع لازم را در اختیار ندارید. فرض كنید آنقدر سرتان شلوغ است و مشغول حل و فصل مشكلات هستید كه دیگر وقتی برای برنامه‌ریزی برای آینده ندارید. فرض كنید آنقدر مقررات جدید برایتان وضع شده كه فرصت نكرده‌اید كارمندانتان را با آنها آشنا كنید و حالا باید با گروهی كارمند كه توانایی لازم را ندارند و از قابلیت‌های كافی برخوردار نیستند كار كرده برای حل مشكلات اقدام كنید. بسیاری از مدیران شركت‌ها لازم نیست برای تصور این موقعیت‌ها به خود فشار بیاورند. اینها شرایطی هستند كه كماكان برای هر مدیری پیش می آید و حقیقت این است كه كار كردن در یك بازار متوسط مشكل‌تر است. شركت‌هایی كه درآمد سالانه‌یی بالغ بر ۵۰ میلیون دلار تا یك میلیارد دلار دارند نیز با این مشكلات روبرو هستند. آنها نیز در كسب منابع، مدیریت زمان و رفتار با كارمندان با مشكل روبرو هستند. اما روش برخورد مدیرانی كه در بازارهای متوسط فعالیت می‌كنند با روش برخورد همكاران ثروتمندتر آنها متفاوت است. هنگامی كه در شركت‌هایی با بازارهای بزرگ مشكلی پیش می‌آید آنها مستقیما موضوع را به مقامات بالاتر گزارش می‌كنند اما در شركت‌های كوچك موضوع در ابتدا به مقامات رده دوم اطلاع داده می‌شود كه این كار به نوبه خود برقراری ارتباط را مشكل می‌كند. «لاری مكاب» كه نایب رییس یك گروه تحقیقاتی است كه در زمینه بازارهای كوچك و متوسط فعالیت می‌كند، می‌گوید: «مدیران بازارهای متوسط همیشه در حال جنگند» اما سودی كه نصیبشان می‌شود این است كه اگر در این نبرد موفق شوند، از شركت‌های بزرگ انعطاف‌پذیری بیشتری خواهند داشت. «مكاب» عقیده دارد كه اگر این شركت‌ها دوراندیش باشند و بتوانند وضعیت بازار را در آینده پیش بینی كنند، می‌توانند از یك شركت بزرگ موفق تر باشند و بهتر بتوانند خود را با شرایط گوناگون سازگاری دهند.
مدیرعامل‌هایی كه می‌توانند زیركانه و با مهارت مشكلات پیش رویشان را از سر راه بردارند، اگر قدری نبوغ داشته باشند می‌توانند موفقیت خود را تضمین كنند. «لاری بونفانت» یكی از همین مدیرعاملان است كه همیشه برای پیروزی در میدان نبرد، سلاح ابتكار و نوآوری را به كار می‌اندازد. این مدیر و افرادی نظیر او فیلسوفانه از چالش‌های پیش‌رویشان صحبت می‌كنند و می‌گویند كه آنها باید دو یا سه برابر مدیران شركت‌های سرآمد كار كنند تا موفق شوند. «لاری بونفانت» مدیرعامل انجمن تنیس ایالات متحده آمریكا (USTA) می گوید: «به نظر شما آیا مدیریت یك كسب و كار كوچك سخت‌تر از یك شركت بزرگ است؟ بله قطعا همین طور است.» USTA یك سازمان ۲۲۰ میلیون دلاری است كه مسابقات سالانه تنیس US.Open را برگزار می‌كند. «بونفانت» عقیده دارد كه در یك شركت كوچك شما هر روز با چیز تازه‌یی مواجه می‌شوید و هیچ روزی مثل روز قبل نیست. مدیر عاملان شركت‌های بزرگ می‌كوشند با پیش‌بینی چگونگی توسعه سیستم ها در آینده‌یی نزدیك، هزینه‌ها را به حداقل برسانند. اما در شركت‌های متوسط این برنامه‌ریزی قدری دشوار است چرا كه راهبران این موسسات با مسائل و مشكلات بسیاری مواجه هستند. این مدیران اینچنین رویه‌یی را به عنوان واكنش خود در برابر این تغییرات سریع می‌دانند و استراتژی های مرتبط با آن را، وسیله‌یی می‌دانند كه توسط آن می‌توانند جایگاه خود را در بازار حفظ كنند. «لاری بونفانت» در اوایل كارش، به عنوان مدیر اجرایی بخش IT در یك شركت بزرگ داروسازی مشغول فعالیت شد. او در آن شركت، می‌توانست اگر با مشكلی نامعمول روبرو شد، برای حل آن به مقامات بالاتر مراجعه كند. اما حالا كه شركت كوچكی با تعداد محدودی كارمند دارد، باید شخصا در تمامی فعالیت ها حضور داشته باشد و مطمئن شودكه تمامی فعالیت‌ها به طرزی مناسب و كارآمد در جریان هستند.
حالا بیایید برای درك بیشتر قضیه به خود شركت US.Open ، نگاهی بیندازیم. در مسابقات آخر تابستان ۱۸۵ میلیون دلار عاید شركت شد. «بونفانت» و هشت كارمند او برای بودجه تمام سال ۶ میلیون دلار وضع كرده بودند و باید بخشی از این ۶ میلیون دلار را صرف تهیه تجهیزات لازم برای برگزاری تورنمنت می‌كردند. مثلا آنها می‌بایست سیستم امتیاز دهی الكترونیكی به راه می‌انداختند و برای گزارشگران میكروفون‌های بی‌سیم تهیه می‌كردند. این مدیر و تیم فناوری اطلاعاتش به معنای واقعی تمام شهر نیویورك را گشتند تا اطمینان حاصل كنند كه تجهیزات USTA درست كار می‌كند.
او می گوید:«تا خرخره در كار غرق شده بودم.» بونفانت این تورنمنت را «هیجان‌انگیز، لذت‌بخش و خسته‌كننده» توصیف می‌كند. مسابقات US.Open در آن سال هزاران تماشاگر داشت. اعضای USTA عمدتا از متخصصان ورزش تنیس هستند اما در IT ماهر نیستند. آنها از بونفانت توقع دارند كه در تمامی جلسات آنها شركت كند. او می‌گوید كه برای موفقیت یك كسب و كار باید دایما برای بازاریابی موثرتر تلاش كنند و در همین حال كارمندان نیز مستمرا آموزش ببینند.
شكی نیست كه منابع مالی شركت‌های كوچك و متوسط از منابع مالی شركت‌های بزرگ محدودتر است. از این رو صاحبان این شركت‌ها سعی می‌كنند با همان بودجه محدودشان، نیازهای تكنولوژیكی خود را برآورده سازنند. مثلا یكی از روش‌های مورد استفاده این مدیرعاملان این است كه به جای خرید فناوری آن را اجاره می‌كنند: مثلا با شركت‌هایی چون Cisco, Dell و IBM قرارداد می‌‌بندند و به مدت سه یا چهار سال تجهیزات تكنولوژی را اجاره می‌كنند. در ضمن بر طبق این قراردادها هزینه رفع اشكالات این تجهیزات بر عهده شركت‌هایی است كه صاحب آنها هستند. این شركت‌های كوچك هزینه استفاده از این فناوری‌ها را جزیی از مخارج ماهانه خود می‌دانند. آنها عقیده ندارند كه با صرف این هزینه‌ها، بخشی از سرمایه‌شان از دست می‌رود و باید جایگزین شود.
«گرگ سیك»، مدیرعامل شركت Vision Quest كه سالانه درآمدی بالغ بر ۷۰ میلیون دلار دارد، یكی از همین مدیرانی است كه از این شیوه بهره گرفته‌ است. «سیك» می‌گوید: «شاید بگویند كه مخارج ثابت من چرا اینقدر تغییر می‌كنند اما چون فناوری قدیمی ما بهبود یافته جای خود را به تكنولوژی جدید می‌دهد، می‌تواند مخارج ‌ما را تامین كند.از این رو بدون یك سرمایه‌گذاری هنگفت و جدید می‌توانیم به تعادل برسیم.» او می‌گوید كه روابط او با این شركت های فناوری برای تامین نیازهایش حیاتی هستند. مثلا هنگامی كه او با شركت IBM قرارداد چهارماهه‌یی امضا كرد تا این شركت بزرگ كامپیوتری شبكه‌یی با دامنه وسیع (WAN) خلق كند، «سیك» اصرار كرد تا IBM یك مدیر پروژه تمام وقت نیز در اختیار او بگذارد تا سیك مجبور نشود برای انجام این كار كارمند جدیدی استخدام كند یا به یكی از كاركنانش آموزش دهد. نتیجه این مراوده این شد كه شركت توانست حداقل ۷۵ هزاردلار صرفه‌جویی كند. «گرگ سیك» می‌گوید كه او قصد دارد برای ارتقای نرم‌افزار Lawson از نسخه ۲۲/۷ به نسخه ۰۳/۸ نیز از همین روش استفاده كند.
چالش دیگری نیز پیش روی مدیران شركت‌های كوچك و متوسط وجود دارد: برای تمامی مدیرعاملان مهم است كه كارمندانی تیزهوش، خلاق و مستعد استخدام كنند. اما به نقل از بررسی "The State of CIO ۲۰۰۶" این كار برای این شركت‌های نه چندان بزرگ دشوار است. شركت‌های بزرگی كه بودجه كلان در اختیار دارند، براحتی می‌توانند به این گونه كارمندان حقوق بیشتری پرداخت كنند اما در شركت‌های متوسط و كوچك، كارمندان بخش فناوری اطلاعات بیش از اندازه كار می‌كنند چرا كه نیروی انسانی كافی وجود ندارد و به همین دلیل سریع فرسوده می‌شوند و بسیاری از این كارمندان مستعد، از موسسات كوچك بیرون می‌آیند تابه سازمان‌هایی بزرگتر و ثروتمندتر بروند. مدیرعامل شركت Cascade Design راه‌حلی برای این مشكل پیدا كرده است: «كن میدل» پس از مدت‌ها جست و جو برای یافتن یك برنامه ریز كارآمد، راه حلی پیدا كرد. او تصمیم گرفت فارغ‌التحصیلان دانشگاه را مستقیما جذب كند و تمامی خواسته‌های آنان برای انجام كار دلخواهشان را برآورده كند: انعطاف‌پذیری، آزادی شخصی و صد البته ابزار و لوازم مسافرت و پیك‌نیك! تا به امروز این استراتژی بسیار خوب پاسخگو بوده است. میدل برای این كار به كالج‌های محلی می‌رفت و با آن دسته از متخصصان كامپیوتر كه جویای كار بودند، مصاحبه می‌كرد. در ابتدا آنها زیاد از او استقبال نكردند ولی میدل قول داد كه با بقیه شركت‌ها كه نمی‌توانند بیش از یك میز در اختیار آنها بگذارند، تفاوت دارد. میدل معتقد است كه جذب نیروهای مستعد محلی اصلا اشكالی ندارد و اگر هم جوان باشند خیلی بهتر است. هنگامی كه او این نیروهای تازه نفس رابه كار گرفت، سخت تلاش كرد تا آنها را حفظ كند. این لزوما به معنای این نبود كه حقوق گزافی به آنان پرداخت كند. بلكه اساس كار بر انعطاف پذیری بود. وقتی كه این جوانان چند روز در شركت‌ كار می‌كردند، مشتاق می‌شدند و در منزل هم به كار مشغول می شدند. وقتی مدیرعامل مطمئن می‌شد كه كارآمد و قابل اعتمادند، به آنها اجازه می‌داد كه هر پروژه‌یی كه بیشتر به آن علاقه‌مندند را انتخاب كنند.
یكی دیگر از امتیازهای جالبی كه Cascade برای این جوانان علاقه‌مند فراهم كرده این است كه برای آن كارمندانی كه علاقه به تفریح در فضای باز داشتند، این گونه امكانات را فراهم می‌كند: وسایلی چون: كیسه خواب، چادرسفری، كفش برفی، كوله‌پشتی، اجاق‌های سفری و اسبابی از این دست. با وجودی كه شركت این ابزار را به رایگان در اختیار كارمندان جوانش نمی‌گذارد اما قیمت فروش آنها بسیار ارزانتر از فروشگاههای معمولی است. در نگاه اول مدیران این شركت‌های كوچك و متوسط با چالش های گوناگونی نظیر دیگر شركت‌ها روبرو هستند چون: استخدام كارمندان مستعد، سرمایه‌گذاری و مدیریت زمان. اما علاوه بر اینها این راهبران كسب و كارهای كوچك و متوسط باید دایما سعی كنند تا از منابع در دسترس به حد اعلاء استفاده كنند و در آخر هم بتوانند سود ببرند و این كاری بسیار دشوار است اما بكارگیری موفقیت‌آمیز فناوری اطلاعات می تواند برای نیل به این هدف مدیران را یاری دهد. «كن میدل» می‌گوید:«بكارگیری تكنولوژی در شركتی مثل شركت من، هم هیجان‌انگیز است و هم خسته‌كننده. اما هر روز وقتی كارم تمام می‌شود، با خودم می گویم اگر در یكی از بزرگترین شركت‌های دنیا هم كار می‌كردم، اینقدر لذت نمی‌بردم كه از كار در موسسه كوچك خودم خوشحال و خرسندم.»

مترجم: آذین صحابی

منبع : روزنامه تفاهم