تاثیر‌‌ بی‌همتای مایکروسافت‌

سالها پیش، اگر از مقابل واحد تایپ(ماشین نویسی) یک اداره بزرگ یا تایپست(ماشین نویس) یک شرکت کوچک عبور می کردیم، صدایی با ضرباهنگی پیوسته و گاها" گسسته توجه ما را به خود جلب می‌کرد، این صدا، صدایی بود که با حرکت انگشتان دست یک شخص که تایپیست یا ماشین‌نویس نامیده می شد، بر روی صفحات کلید یک دستگاه که ماشین تایپ خوانده می‌شد به وجود می آمد.
در آن زمانها عمل تایپ (ماشین‌نویسی) کار بسیار سخت و دشواری بود، شخص تایپیست‌‌(ماشین نویس) کاغذی را درون دستگاه ق رار می داد و جملات دستنویسی را که کارمندان اداره یا شرکت به او داده بودند، با دقت تایپ می کرد، با رسیدن نشانه دستگاه به سر هرخط، وی باید دستگاه را به سمت مخالف نوشتار، حرکت می داد تا اهرم های ماشین، ادامه نوشتار را از سر خط تایپ کنند. شخص تایپست(ماشین‌نویس) باید از دقت بالایی برخوردار بود، اشتباه درعمل تایپ(ماشین نویسی) به سختی جبران می شد، شاید می‌شد که اشتباهات املایی را با گرفتن لاک سفید جبران کرد، اما اشتباهات چند واژه پشت سرهم، یا جا انداختن یک جمله یا پارگراف، دیگر به آسانی قابل جبران نبود و ساعتها زحمت شخص تایپیست (ماشین نویس) را هدر می داد. حتی اگر مدیر یا کارمند اداره ناچار به تغییر جملات یا واژگانی در متن نامه می شد، اعمال این تغییرات به سادگی انجام نمی پذیرفت. گذشته از آن بایگانی نامه ها، علاوه بر صرف وقت، فضای بسیار زیادی را اشغال می نمود. مشکلات فوق تنها بخشی از مشکلات واحد تایپ(ماشین‌نویسی) و تایپیست (ماشین نویس) یک اداره بود.
سایر بخشهای یک اداره یا شرکت هم از مشکلاتی اینچنینی رنج می بردند. برای مثال حسابدار واحد مالی یک شرکت مجبور بود که محاسبات لازم را به وسیله ماشین حساب انجام داده و نتایج را در دفاتر مربوطه ثبت نماید.
آمار گرفتن از دخل و خرج روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه به سختی و با صرف زمان زیاد انجام می‌گرفت. رجوع به پرونده ها و پوشه‌ها و زونکن‌ها جهت پیگیری یا رهگیری یک مورد خاص به آسانی انجام نمی شد.
واحد منابع انسانی ادارات و شرکتها با مشکلاتی مشابه دست و پنجه نرم می کردند، تشکیل بانکهای اطلاعاتی به شکل سنتی و کاغذی، کار بسیار دشواری بود. در رده های مدیریتی هم وضع به همین منوال بود، اگر مدیری قصد داشت که سمیناری ارائه دهد و آمار و اطلاعات واحد مربوطه را از طریق پرده نمایشگر در اختیار سایرین قرار دهد، یا اگر می خواست نکات مورد بحث در جلسه را به شکل اسلاید بر روی پرده ای منعکس نماید، ساعتها وقت جهت ایجاد اسلایدهای مورد نیاز صرف می شد. ترسیم نمودار و گراف و همچنین چارتها و تصاویر آماری هم کار ساده ای نبود، رسم هر یک از موارد فوق مستلزم دارا بودن قلمها و لوازم مخصوص و مهارت در ترسیم بود . روی هم رفته مشکلات فراوانی جهت انجام وظایف روزمره واحدهای مختلف یک اداره و شرکت وجود داشت. اما چه اتفاقی روی داد که در حال حاضر تقریبا" بیشتر این مشکلات حل شده و دیگر مشکلات فوق گریبانگیر ادارات، شرکتها و موسسات بزرگ و کوچک نیست؟
شاید بتوان پاسخ پرسش فوق را در یک جمله داد: ورود نرم افزارهای اداری به بازار.
● اما تاریخچه تولید نرم افزار های اداری‌
شرکت مایکروسافت در این زمینه هم از پیشگامان محسوب می شود. شرکت مایکروسافت در سال ۱۹۸۹، نخستین نسخه مجموعه نرم افزارهای اداری خود را با نام OFFICE (آفیس) برای مکیناتش شرکت اپل عرضه نمود، اما یک سال بعد نسخه مخصوص ویندوز این نرم افزار هم به بازار آمد، این نسخه اولیه شامل نرم افزارهای Microsoft Word، Microsoft Excel و Microsoft PowerPoint بود، البته نسخه حرفه ای آن دو نرم افزار دیگر به نام Microsoft Access و Schedule Plus را در اختیار کاربران حرفه ای قرار می داد. اگرچه برخی از این نرم افزارها، پیش از این هم به شکل جداگانه فروخته می شد اما ارائه آن در قالب یک مجموعه نرم‌‌افزار اداری با قیمت پایین تر از فروش جداگانه، سبب جذب کاربران متعددی شد. مایکروسافت دو سال بعد در تاریخ۳۰ آگوست ۱۹۹۲ و با عرضه نسخه سوم آفیس در قالب یک سی دی با نام ۹۲ Office به طور رسمی به بازار تولید نرم افزار اداری وارد شد.
جدولی که می‌بینید تاریخچه و روند تکاملی نسخه‌‌های گوناگون آفیس از سال ۱۹۹۲ تا کنون را نشان می‌دهد:
آفیس نسخه ۱۳ به دلیل اعتقاد برخی مردم به نحسی عدد ۱۳ به نسخه ۱۴ تغییر یافته است.
همانطور که از جدول فوق پیداست ، شرکت مایکروسافت در طول این سالها نرم افزارهای اداری خود را بهبود و ارتقا داده است. همچنین مایکروسافت حوزه فعالیت خود را در زمینه نرم افزاری های ادارای گسترش داده و طیف وسیعی از محصولات و نرم افزاری های اداری با کاربردهای مختلف را به بازار عرضه کرده است.
▪ ورد
به کمک این نرم افزار ، عمل تایپ(ماشین نویسی) بسیار ساده شده و تایپیست(ماشین نویس) قادر است به سادگی نوشته ها را تایپ کرده، با فشردن کلید اینتر به خطوط دیگر رفته، اشتباهات خود را تصحیح کرده و در پایان به تعداد دلخواه از متن مورد نظر چاپ نماید. همچنین وی می تواند متن مورد نظر را در قالب فایل Doc ذخیره کند. گفتنی است به وسیله این نرم افزار، عمل وارد کردن عکس،تصاویر و جداول میان متون به راحتی انجام می گیرد.
▪ اکسل‌
به کمک این نرم افزار ، عمل محاسبات ریاضی، رسم نمودار و چارت و اعمال صدها تابع ریاضی دیگر به سادگی انجام می شود. همچنین با عمل ماکرونویسی که توسط کاربران حرفه ای انجام می‌شود می توان به کاربردهای جالبی دست یافت.
▪ اوت لوک‌
این نرم افزار در سال ۱۹۹۷ به بازار آمد و امکانات تبادل داده ها از طریق ایمیل، تقویم، دفترچه یادداشت، هشدار دهنده جلسات و یادآوری وظایف روزانه، دفترچه تلفن و امکانات دیگر را فراهم می سازد.
▪ پاورپوینت‌
شاید بتوان این نرم افزار را پرکاربردترین نرم افزار جهت پخش اسلاید،تصاویر و نمودارها در جلسات و سمینار ها دانست. نرم افزاری که قادر است اسلایدهای ساخته شده توسط کاربر را در رنگها، اندازه ها و گرافیک های گوناگون به همراه پویانمایی های اختیاری به نمایش گذارد.
▪ آکونتینگ، محصول جدید
نرم افزار فوق، نرم افزار جدید شرکت مایکروسافت برای مصارف تجاری-مالی کوچک و متوسط است. اولین نسخه این نرم افزار در سال ۲۰۰۶ و آخرین نسخه آن در ۱۴ نوامبر ۲۰۰۷ با نام ۲۰۰۸ Accounting به بازار عرضه شده است. این نرم افزار، برای مصارف تجاری/ مالی شرکتهای کوچک که حداکثر ۲۵ کارمند دارند، راهکار مناسبی است و می‌توان آن را رقیبی برای نرم افزار QuickBooks شرکتIntuit دانست. همچنین نسخه رایگان این نرم‌افزار با نام ۲۸۰۰ Accounting Express برای کارهای محاسباتی کوچک و مصارف خانگی موجود می باشد. سایر نرم افزار اداری تولید شده توسط مایکروسافت که جنبه کاربری تخصصی تری دارند به شرح زیر است :
ـ نرم افزار Microsoft Access: برای ایجاد بانک و پایگاه داده
ـ نرم افزار Microsoft FrontPage: برای ایجاد صفحاتWeb
ـ نرم افزار Microsoft Visio: برای رسم چارت ، نقشه و ده ها نرم افزار دیگر.
از نکات جالب این نرم افزارها، قابلیت OLE یاObject Linking and Embedding می باشد که کاربر را قادر می سازد درون برنامه ای از برنامه دیگر استفاده نماید، به طور مثال درون ورد بتواند جدولی از اکسل وارد و محاسبات را انجام دهد. از قابلیت دیگر این نرم افزارها، قابلیت بررسی غلط املایی به شکل خودکار می باشد. اما آیا نرم افزار های اداری مایکروسافت بدون نقص بوده و رقیبی برای آن وجود ندارد ؟
اگرچه مایکروسافت با در اختیار داشتن توان مالی نامحدود، توانسته بخش عمده ای از بازار را در اختیار بگیرد، اما این بدان معنا نیست که نرم افزار های این شرکت عاری از هرگونه نقص و اشکال است، به طوریکه در طول سالیان گذشته اشکالاتی در این نرم افزارها مشاهده شده که برخی از آنها در نسخه‌های جدید آن مرتفع شده است.
● رقیب
شاید بتوان نرم افزار اُپن آفیس(Open Office) را اصلی ترین رقیب برای آفیس مایکروسافت دانست. این نرم افزار توسط یک شرکت آلمانی به وجود آمده و امتیاز آن در سال ۱۹۹۹ توسط شرکتSun Microsystems خریداری گردیده است. از نکات جالب نرم افزار اُپن آفیس، رایگان بودن آن می باشد. همچنین کد متن آن به شکل اپن سورس در شبکه اینترنت موجود است. این نرم افزار قادر است فایلهای آفیس مایکروسافت را هم باز کند. برای اطلاعات بیشتر در مورد اپن آفیس به سایت http://www.openoffice.org مراجعه نمایید.

رضا صادقی‌

منبع : سافتستان