ارتباط دو سویه روابط عمومی و رسانه‌ها

هدف روابط عمومی در دستگاه‌های اداری و سازمان‌های دولتی و خصوصی، عبارتست از اطلاع‌رسانی، شكل دادن به افكار، نگرش‌ها و این اهداف در صورتی برآورده می‌شود كه افراد فعال در روابط عمومی به طور مرتب و مداوم، پیام‌هایی را دریافت كنند. در یك جامعه مبتنی بر اطلاعات، رسانه‌ها با تمامی تنوع خود مجاری اطلاع‌رسانی كم‌هزینه‌ای به شمار می‌روند. رسانه‌ها موجب می‌شوند كه میلیون‌ها نفر به طور همزمان بتوانند یك پیام را دریافت كنند. از طریق معجزه ارتباط ماهواره‌ای، جهان به دهكده جهانی با اطلاعات مشترك تبدیل شده است.
گسترش وسایل ارتباط جمعی كار را برای روابط عمومی، آسان كرده است و همین ابزار است كه داده‌ها و دریافت‌های لازم را برای آنها فراهم می‌كند. استفاده بهینه و مناسب از این تسهیلات در گرو اعمال مدیریت صحیح مسئولان روابط عمومی ادارات و سازمان‌ها است. روابط عمومی و رسانه‌ها در ارتباط تنگاتنگ و مستمر قرار دارند اگر حب و بغض و مصالح خاصی در كار نباشد می‌توان با اطمینان خاطرنشان كرد كه یكی از معیارهای اصلی و معتبر برای ارزیابی كاركرد روابط عمومی، نظرات رسانه‌های جمعی به ویژه مطبوعات و خبرگزاری‌ها درباره آنها است.
روابط عمومی‌ها می‌بایست از همه بیشتر به رسالت خطیر و والای رسانه‌ها واقف باشند و در ایجاد حسن رابطه با آنها هرگز دریغ نورزند. اگر ارتباط نزدیك یكی از رسانه‌های جمعی یعنی مطبوعات و روابط عمومی‌ها را در نظر بگیریم كه رابطه آنها لازم و ملزوم یكدیگر است، مطبوعات به دنبال كسب خبر و گزارش هستند و یكی از منابع مهم تهیه خبر و گزارش آنها روابط عمومی ادارات می‌باشد. طبق بررسی‌های به عمل آمده مشخص شده كه سردبیران كنونی رسانه‌های جمعی، بیشتر وقت خود را صرف پردازش اطلاعات، نه جمع‌آوری آن می‌كنند.
به عبارت دیگر، مطالب روابط عمومی‌ها، موجب صرفه‌جویی در وقت، پول و فعالیت رسانه‌ها به جای گردآوری اخبار توسط خودشان می‌شود به قول معروف روابط عمومی‌ها، گزارشگران مجانی رسانه‌ها هستند.
متقابلا روابط عمومی‌ها نیز برای اعلان و انتشار اخبار و گزارش‌های مربوطه به رسانه‌ها و مطبوعات نیاز مبرم دارند و همین نیاز دو طرفه اقتضا می‌نماید كه رابطه آنها با همدیگر دوستانه و منطقی باشد ولی متاسفانه در كشور ما مطبوعات در بسیاری از موارد از روابط عمومی‌ها گله‌مند و ناراضی هستند، این امر واقعیت دارد و می‌بایست با اتخاذ شیوه‌های مناسب و برخوردهای گرم و رفع محدودیت‌های بی‌جا از واحدهای روابط عمومی وضعیت نامطلوب موجود تغییر نماید.
هنگامی كه خبرنگاری برای كسب خبر و گزارش به موسسه و سازمانی مراجعه می‌نماید كاری مطابق با قانون و خصلت حرفه‌ای خود انجام داده است و نه عملی ناصواب و غیرمعمول لذا وظیفه روابط عمومی‌های موسسه و سازمان‌ها یاری دادن و كمك و راهنمایی به او است.
با توجه به عنایت ارتباط دو سویه و متقابل روابط عمومی‌ها و رسانه‌ها به نوعی می‌توان عنوان نمود كه این دو مكمل یكدیگر هستند.
و نیازهای مشترك به یكدیگر دارند و آنان نباید با رفتارهای سرد و غرور آمیز موجبات دلزدگی و سستی روابط با یكدیگر را فراهم سازند.
بنابراین تاكید می‌شود كه مسئولان و كاركنان روابط عمومی‌ها بنا بر رسالت پیام‌رسانی خود همواره با ارباب جراید و خبرنگاران رسانه‌های گروهی ارتباط دوستانه و صمیمانه‌ای داشته باشند و با این ارتباط‌ دوگانه موجبات بالندگی خویش را در امر اطلاع‌رسانی و توسعه فراهم سازند.
گفتنی است در برقراری ارتباط حسنه و دوسویه روابط عمومی‌ها و رسانه‌ها، مسئولان و مدیران ادارات و سازمان‌ها وظیفه خطیری بر دوش دارند آنها باید با دریات و تدبیر خویش بر عملكرد روابط عمومی ارگان خویش نظارت نمایند، البته با فراهم ساختن امكانات مورد نیاز روابط عمومی‌ها، زیرا متاسفانه مشاهده می‌شود كه روابط عمومی در بسیاری از ‌ارگان‌ها هرگز به وظایف اصلی خویش عمل نمی‌كند و در یك چارچوب بسته به علت كمبود امكانات، نداشتن چارت سازمانی مشخص و اختیارات و وظایف مدون و همچنین عدم آگاهی مدیران و مسئولان ادارات و سازمان‌ها به وظیفه اصلی روابط عمومی كه همانان پاسخگو بودن و سخنگو بودن ارگان و سازمان مربوط است موجبات این امر را فراهم می‌سازد.
این امر مهم واقعیت دارد كه یكی از پارامترهای ارزیابی و سنجش عملكرد مدیران و مسئولان ادارات و سازمان‌ها كه همواره در منظر دید مدیران ارشد سازمان‌ها و وزارتخانه‌های كشور هستند، بیان اخبار و گزارشات ادارات و سازمان‌های زیرمجموعه است لذا مدیران و مسئولان ادارات و سازمانی‌ها جهت بیان فعالیت و عملكرد خویش باید به تقویت واحد روابط عمومی مربوطه اقدام كنند. این امر هم موجبات رضایت ارباب جراید و مطبوعات و روابط عمومی‌ها فراهم می‌سازد و طبعا برای خود مسئولین و مدیران ادارات و سازمان‌ها نیز امتیازاتی را فراهم سازد.
در جامعه مدنی و دولت پاسخگو ستون اصلی و زیربنای امور را واحدهای روابط عمومی تشكیل می‌دهند زیرا لازمه پاسخگو بودن سازمان‌ها و ادارات، داشتن روابط عمومی قوی و مطلوب است.
امیدواریم كه واحدهای روابط عمومی با عنایت مسئولان سازمان خویش به جایگاه واقعی خود دست پیدا كنند و موجبات بالندگی فراهنگی و اجتماعی جامعه را فراهم كنند.

منبع : انجمن روابط عمومی ایران