مدیریت زمان و جامعه ما

در جامعه ما، الگوی صرف وقت صحیح به میزان قابل ملا‌حظه ای کمیاب است. با وجود آنکه همه به یک میزان زمان دراختیار داریم ولی بر طبق آمارها وبررسیها جوامع و افرادی موفق‌تر هستند که از وقت خود بهتر استفاده می‌کنند و این امر نیز بیشتر تعدادی الگوهای رفتاری می‌باشد که باید با آموزش وپرورش صحیح در افراد ایجاد نمود.
بنابراین یکی از مهمترین الگوهای رفتاری که باید در کسب آن تلا‌ش نمود نحوه استفاده مؤثر از زمان و گذر عمر می‌باشد. چرا که تنها منبعی را که نمی‌توان ذخیره کرد زمان است و تنها کاری که در این مورد می‌توان انجام داد، آن است که باید نهایت استفاده از زمان را برد. بنابراین زمان کمیاب‌ترین منبعی است که افراد در اختیار دارند وهرگز نباید هدر رود. و از آنجا که مهمترین و گرانبهاترین دارایی یک جامعه‌منابع انسانی آن جامعه هستند و گران‌بهاترین دارایی این انسانها نیز زمان بسیار کوتاهی است که در طول زندگی در اختیار دارند، بنابراین زمان جزء نادرترین منابعی است که چنانچه بدرستی مورد استفاده قرار گیرد، تغییرات و تحولا‌ت به موقع را در تمام ابعاد زندگی افراد و به تبع آن در جامعه بوجود می‌آورد. ‌
● آمار و ارقام چه می‌گویند؟
به یمن برخورداری کشور ژاپن از بانک اطلا‌عاتی ترافیک نیرومند، سالا‌نه تنها ۵/۳ دقیقه تأخیر در شبکه سراسری مترو در این کشور رخ می‌دهد. (رضایی مقدم، بخشی جهرمی، ۱۳۷۶ ) اما در همین زمان شهروندان تهرانی۲ میلیارد ساعت از عمر خود را در راه بندان‌ها هدر می‌دهند.(احتشامی اکبری،۸۳) ‌
یک تحقیق جهانی در مورد ساعت کار هفتگی ۳۲ کشور جهان نشان داده است که ملت کره جنوبی با متوسط ۱/۵۵ ساعت کار در هفته پرکارترین ملت در بین کشورهای جهان می‌باشند. این بدین معنی است که ساعات کار مفید یک شاغل کره ای به طور متوسط بین ۶ تا ۲۵ برابر یک شاغل ایرانی است و ادعا شده است که متوسط کار کارکنان دولت در ایران یک ساعت و کارکنان صنعت حداکثر ۲ ساعت است در حالیکه میانگین کار مفید در انگلیس ۶ ساعت و ۱۵ دقیقه است، در پرتقال۸ ساعت و۲۰دقیقه و در مجموع، کشورهای اروپایی ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه است.(محمدی،۱۳۸۶)
همچنین طبق ارزیابیهای بعمل آمده در صنایع کشورهای مختلف، کار مفید هر فرد در هفته در کره ۷۲ ‌ - ۵۴، ژاپن ۶۰ ‌ - ۴۹ و در آمریکا ۴۰ ‌ - ۳۶ ساعت است در حالی که این رقم در ایران فقط ۹ ‌ - ۶ ساعت در هفته می‌باشد (رضایی مقدم، بخشی جهرمی، ۱۳۷۶ )در تحقیق دیگر %۹۷ از دختران و %۹۳ از پسران بیشترین اوقات فراغت خود را با تماشای تلویزیون می‌گذارنند. (شریفیان و اخوی راد، ۱۳۷۶ )
● نتایج برخی از پژوهش‌های انجام یافته ‌
بر طبق تحقیقاتی که انجام پذیرفته است اصول مدیریت زمان به واسطه کم توجهی محافل و مراکز علمی و آموزشی در ایران چندان شناخته شده نیست. در کتب ما که امروزه شاهد تدریس آن در مراکز آموزشی هستیم چندان اثر و نشانی از مباحث و مهارت‌های مدیریت زمان یافت نمی‌شود. موسسه‌ها و دستگاههای تحقیقاتی هم اثر خاصی در رابطه با مدیریت بر زمان بصورت محدود ارائه کرده اند. در آموزش‌های کوتاه مدت مدیران یا حتی کارگزاران هم رد پایی از مدیریت بر زمان دیده نمی‌شود. ( رضوانیه ۱۳۷۲ )
ساگاریا در تحقیقی که در زمینه مهارت‌های مدیران مرد و زن انجام داد به این نتیجه رسید که مدیران مرد در مهارت‌های برنامه ریزی و مدیریت مالی از زنان مدیر برتر بودند. (ساگاریا، ۱۹۸۵ )
واکروپارک هورست (۱۹۸۲) در تحقیقی نشان دادند که افراد جوانتر، افراد با تحصیلا‌ت بالا‌تر و کسانی که در گروه‌های محلی مشارکت داشتند دارای مهارت مدیریت زمان بالا‌تری بودند
ناصر جواهری زاده در رساله دکترای خود، پژوهشی تحت عنوان ارائه ی الگویی جهت استفاده ی بهینه مدیران مدارس راهنمایی از مدیریت زمان انجام داده پاسخ‌هایی به شرح زیر بدست آورده است:
۱) مدیریت زمان در نظام آموزش و پرورش فعلی دوره ی راهنمایی دارای چهارچوب و الگوی خاصی نیست و برنامه مدون و مشخص جهت آموزش آن یا استفاده از آن فعلا‌ً در نظام آموزشی کشور وجود ندارد.
۲) توصیه‌های بسیار ابتدایی و غیر مستقیم فعلی مدیریت زمان نیز در عمل مورد استفاده مدیران مدارس راهنمایی قرار نمی‌گیرد.
۳) ویژگیهایی همچون، عدم برنامه ریزی، عدم نظم شخصی، تفویض اختیار نامؤثر، وقفه‌های تلفنی، جلسات، مسؤلیت بیش از حد، ضعف در نه گفتن، عدم صداقت با خود، گزارشات، ملا‌قات‌های برنامه‌ریزی نشده، بحران‌ها، معاشرت‌های دوستانه، ارتباطات نامؤثر، کاغذ بازی، ضعف اطلا‌عات و کارکنان فاقد صلا‌حیت از عوامل عمده اتلا‌ف وقت مدیران به حساب می‌آید.
۴) بین وضع موجود و مطلوب مدیریت زمان در دوره راهنمایی تفاوت معنی‌داری وجود دارد.
۵) الگوی متعاملی مرکب از ۴ مرحله به نام تعهد، تجزیه و تحلیل برنامه ریزی، پیگیری و تحلیل مجدد جهت بهبود مدیریت زمان تدوین شده که در مرحله اعتبار بخشی مورد تأکید قرار گرفت.
‌ معین اشاره می‌کند که هر یک از ما سالا‌نه به میزان ۲۱۰۰ساعت کار می‌کنیم باید یاد بگیریم و یاد بدهیم که عاقلا‌نه کار کنیم نه آنکه سخت تر کار کنیم. از زمان نهایت استفاده را ببریم و بدانیم که صرفه جویی یک ساعته در روز معادل با ۳۸ روز در سال است. تنها ۲۰ درصد از کارهای روزانه دارای ۸۰ درصد کل ارزش کار است، پس سعی کنیم اول آنها را انجام بدهیم (معین،۱۳۷۳،ص۱۳.) ‌
طبق گزارش یک نظر خواهی که از سوی انجمن مدیریت درباره کیفیت زندگی کاری از پنج هزار نفر از مدیران به مدت ۵ سال صورت گرفته است نشان می‌دهد که اکثر مدیران احساس می‌کنند تحت فشار زمانی ثابتی قرار دارند و %۸۰ از آنها محدودیت زمانی را عامل اصلی کار وتلا‌ش بی‌وفقه و شبانه‌روزی خود می‌دانند و بیش از %۵۰ آنها از تراکم روز افزون اطلا‌عات شکایت دارند و در این میان مدیرانی موفق‌تر بوده اند که توانسته‌اند اولویت‌های خود را بر حسب اهمیت تنظیم کرده و در وقت مقتضی آن را انجام داده‌اند واین ناظر بر مدیریت زمان است. (مقدمی، ۱۳۷۹)
با عنایت به مبانی نظری و پژوهشها و دیدگاه‌ها ی مطرح شده در زمینه مدیریت زمان آنچه می‌توان به صورت فهرست‌وار جمع‌بندی و نتیجه‌گیری نمود عبارت است از:
۱) مدیریت زمان مجزا از مدیریت عمومی نیست و درواقع زیرمجموعه آن به حساب می‌آید ولی تاکنون به عنوان یک رشته درسی دانشگاهی درنیامده است.
۲) اندیشمندان صاحب نام مدیریت در کشور ما عمدتاً به مدیریت زمان نپرداخته‌اند.
۳) به نظر می‌رسد مدیریت زمان بیشتر در زمینه مدیریت امور اداری و دفتری کاربرد دارد. ‌
۴) مدیریت زمان در کشور ما فاقد ساختار علمی مناسب است و تعداد معدودی پژوهش نظام‌یافته در این زمینه در حوزه آموزش و پرورش انجام نشده است.
۵) علیرغم اینکه اهمیت و لزوم مدیریت زمان امروزه توسط اکثر اندیشمندان مدیریت مورد توجه قرار گرفته است. ولی پژوهشهای انجام شده در این حوزه بسیار کمتر از سایر انواع مدیریت است.
۶) مدیریت زمان دارای دو بعد فردی و سازمانی است که در اکثر آثار نویسندگان بعد فردی آن بیشتر مورد توجه قرار گرفته است.
۷) در کشورهای پیشرفته توجه خاصی به مدیریت زمان مبذول شده است به طوریکه در بسیاری از فعالیت‌های صنعتی و تجاری حتی زمان استاندارد برای انجام کار تدوین شده است.
۸) اندیشمندان امریکایی و ژاپنی بیشتر از سایر کشورها در زمینه مدیریت زمان نامشان به چشم می‌خورد.
۹) مدیریت زمان با مدیریت بحران، تکنولوژی اطلا‌عات IT و بهره‌وری ارتباط بسیار تنگاتنگی دارد.
۱۰) با توجه به بررسی‌های انجام شده همچنین پژوهش نظام یافته‌ای در خصوص مدیریت زمان در بخش صنعت، تجارت، کشاورزی و آموزشی به صورت گسترده مشاهده نمی‌شود. حتی مبانی نظری این علم به گونه‌ای است که کلیه کتابهایی که تا سال ۱۳۸۴ در این زمینه چه به صورت ترجمه و چه به صورت تألیف چاپ شده است به در حد قابل توجه نمی‌باشد.
۱۱) عوامل بسیاری به عنوان اتلا‌ف‌کنندگان عمده وقت در مدیریت زمان شناخته می‌شود ‌
۱۲) مدیریت زمان را نمی‌توان جدا از آداب، رسوم و فرهنگ یک جامعه مورد بررسی قرار داد در واقع چون محور فعالیت در این رشته بر تغییر نگرش و رفتار استوار است مقوله‌ای است که کاملا‌ً با فرهنگ درهم آمیخته است.
بنابراین در عصر تکنولوژی اطلا‌عات و پدیده جهانی شدن سرعت تحولا‌ت و اکتشافات، جوامع را وامی‌دارد که به مدیریت بر وقت خود بها دهند و زمانی که درمی‌یابیم مدیریت برزمان تنها به معنی استفاده بهینه از آن است این مهم بیشتر خود را نمایان می‌سازد، چرا که زمان به سرعت درگذر است و می‌تواند به هدر رود.

اردشیر کاظمی
کارشناس ارشد مدیریت‌امور‌فرهنگی

منبع : روزنامه سیاست روز