شیوه نامه ارزیابی، انتخاب و خرید منابع در نهاد کتابخانه‌های عمومی

هیأت امنای کتابخانه های عمـومی کشـور به منـظورتحـقق هرچه مطلوب تر اهداف مندرج در بنـدهای« د » و « هـ » ماده "۳" قانون تأسیس و نحوه اداره کتابخانه های عمومی و ماده "۲" آیین نامه اجرایی آن و نیز ایجاد و تکمیل مجموعه های ارزشمند ، هدفدار و غنی از مـنابع مخـتلف اطلاعـاتی جهت بهره منـدی عمـوم علاقمنـدان ، متنـاسب با اعتـبارات مربـوطه ، این شیـوه نامه را در ۱۳ ماده و۷۶ بند در تاریخ ۱۱/۵/۱۳۸۴ به تصویب رساند که از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا است .
● ماده ۱ - نشانه ها : در این شیوه نامه نشانه های زیر به جای عبارات روبروی آنها به کار رفته است :
۱-۱ ) هیأت امنا : هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور ؛
۱-۲ ) نهاد : نهاد کتابخانه های عمومی کشور ؛
۱-۳ ) دبیرکل : دبیرکل هیأت امنای کتابخانه ‎های عمومی کشور ؛
۱-۴ ) شورای نظارت : شورای تعیین ضوابط اجرایی و نظارت بر انتخاب و خرید منابع کتابخانه ای ؛
۱-۵ ) کمیته : کمیته تخصصی انتخاب منابع .
● ماده ۲ - تعاریف : تعریف برخی از اصطلاحات به کار رفته در این شیوه نامه به شرح ذیل است :
۲-۱ ) جامعه کتابخانه : افرادی که کتابخانه های عمومی طبق تعریف ماده "۲" آیین نامه اجرایی ، موظف به ارائه خدمات کتابداری و اطلاع رسانی به آنهاست ؛
۲-۲ ) منابع : کتاب ، نشریات ، نرم افزارها و سایر مواد کتابخانه ای و اطلاع رسانی ؛
۲-۳) منابع اهدایی : منابعی که از طرف اشخاص حقیقی و حقوقی به منظور استفاده در کتابخانه های عمومی به رایگان در اختیار قرار می گیرد ؛
۲-۴ ) ارزیابی : بررسی و ارزشیابی منابع بر اساس معیارهای مصوب به منظور خرید ؛
۲-۵ ) کارشناس ارزیابی : شخصی که صلاحیت ارزیابی کتاب یا سایر منابع را طبق بند یک ماده ۹ به عهده دارد و برای انجام این مهم انتخاب می شود ؛
۲-۶) عناوین مصوب : عناوین منابع انتخاب شده توسط کمیته های تخصصی .
● ماده ۳ – اهداف :
۳-۱) سازماندهی مدون روش انتخاب منابع ؛
۳-۲) تخصصی کردن انتخاب منابع و انتخاب جمعی به جای انتخاب فردی ؛
۳-۳) زمینه سازی برای تهیه منابع کیفی ؛
۳-۴) هدایت و بهینه سازی تولید منابع حسب نیاز کتابخانه ها با توجه به ضوابط مصوب هیأت امنا ؛
۳-۵) حمایت از آثار برتر در صورت تناسب اثر با نیازهای جامعه کتابخانه ؛
۳-۶) حمایت و تشویق کتابداران نویسنده ، مترجم و مؤلف به شرط تناسب اثر با نیازهای جامعه کتابخانه .
● ماده ۴ - اصول و سیاست های کلی :
۴-۱) در نظر داشتن اهداف کلی نهاد ؛
۴-۲) شناسایی جامعه کتابخانه به منظور در نظر گرفتن نیاز و علاقه گروههای مختلف ؛
۴-۳) توجه ویژه به مخاطب محوری در انتخاب ؛
۴-۴) شناسایی منابع قبل از انتخاب ، ( با مراجعه به فهرست های انتشاراتی ، کتابشناسی ها ، کتابگزاریها ، آگهی ها و پایگاههای اطلاعاتی و همچنین از طریق فراخوان عمومی یا مراجعه مستقیم ناشران ) ؛
۴-۵) توجه به تناسب نمونه‌های انتخابی با درجات کتابخانه‌های عمومی و گرایش های آنها ؛
۴-۶) توجه به امر مهم مجموعه‌سازی با هدف رشد و توسعه کمی و کیفی مجموعه‌های موجود ؛
۴-۷) توجه ویژه به تهیه و تکمیل مجموعه‌های مذهبی ، تاریخی ، جغرافیایی ، قومی و ... با توجه به نیاز مخاطبان مناطق مختلف ؛
۴-۸) اجتناب از اعمال عقیده و سلیقه های شخصی و گروهی ؛
۴-۹) تناسب و تطابق منابع منتخب با اعتبارات مصوب ؛
۴-۱۰) بررسی ، ارزیابی و انتخاب منابع توسط کارشناسان و کمیته های تخصصی .
● ماده ۵ - شورای نظارت :
به منظور تعیین ضوابط اجرایی شیوه نامه حاضر و نظارت بر امر انتخاب و خرید منابع ، شورایی به نام « شورای نظارت » با ترکیب زیر تشکیل می شود :
۵-۱) ترکیب اعضا :
الف ) ۲ نفر از اعضای هیأت امنا به انتخاب این هیأت ؛
ب ) دبیرکل ؛
ج ) معاون دبیرکل در امور کتابخانه ها ( دبیرشورا بدون حق رأی ) ؛
د ) ۴ نفر از صاحبنظران و اندیشمندان با پیشنهاد دبیرکل ، تأیید هیأت امنا و ابلاغ رئیس هیأت امنا .
ـ تبصره ۱ : حداقل یک نفر از اعضای این شورا باید از اشخاص دارای صلاحیت علمی و تجربی در رشته کتابداری باشد .
ـ تبصره ۲ : مدت عضویت اعضای انتخابی شورا ، ۲ سال است و انتخاب مجدد آنان برای دوره های متوالی بلامانع است
۵-۲) جلسات شورای نظارت با حضور حداقل ۵ عضو ، رسمی می شود و تصمیمات گرفته شده با رأی موافق اکثریت مطلق حاضرین، لازم الاجرا خواهد شد ؛
۵-۳) غیبت هریک از اعضا در دو جلسه متوالی و یا سه جلسه متناوب ( بدون عذر موجه ) موجب سلب عضویت می‎گردد ، تشخیص عذر موجه با شورای نظارت است ؛
۵-۴) شورای نظارت در اولین جلسه خود رئیس و نایب رئیس شورا را انتخاب خواهد کرد ؛
۵-۵) مصوبات شورا توسط رئیس شورا به دبیرکل ابلاغ می شود .
● ماده ۶ - وظایف و اختیارات شورای نظارت :
۶-۱) تعیین ضوابط اجرایی لازم به ویژه سهم موضوعی خرید منابع به نسبت اعتبـارات موجود ؛
۶-۲) تعیین تعداد کمیته های تخصصی ، حوزه انجام وظایف هریک و اظهارنظر در خصوص پیشنهاد موضوع بند دو ماده "۷" ؛
۶-۳) بررسی گزارش عملکرد سه ماهه کمیته های تخصصی ؛
۶-۴) برگزاری نشسـت سالانه با تولیدکنندگان منابع و کارشناسان ارزیابی و لزوماً مؤلفین و کتابداران ؛
۶-۵) حل اختلاف در خصوص نحوه انتخاب منابع ؛
۶-۶) بررسی پیشنهادات و انتقادات و رسیدگی به شکایات مربوط به انتخاب و خرید ؛
۶-۷) شورای نظارت جهت بهره‎مندی از نظر نویسندگان و محققان ، مدیران مسؤول و سردبیران و ناشران ، می تواند به صورت انفرادی یا عمومی از آنان دعوت به عمل آورد .
● ماده ۷ - کمیته های تخصصی :
کمیته های تخصصی ، کمیته هایی هستند که اختیار تشخیص و انتخاب منابع کتابخانه ای را پس از بررسی و ارزیابی اولیه منابع توسط کارشناسان منتخب ، به عهده دارند .
۷-۱) ترکیب کمیته های تخصصی باید به گونه ای باشد که هر کمیته مسلط به حوزه تخصصی خود و نیاز کتابخانه ها و نیز دارای مهارت در اولویت گذاری برای تهیه منابع باشد؛
۷-۲) اعضای هرکمیته ۵ نفرند که با پیشنهاد معاون امور کتابخانه ها و انجمن ها ، تأیید شورای نظارت و حکم دبیرکل برای مدت دو سال منصوب می شوند )
۷-۳- انتخاب مجدد برای دوره های متوالی بلامانع است ؛
۷-۴) تصویب نمونه های انتخابی به عهده کمیته های تخصصی مربوطه می باشد که با تأیید حداقل سه نفر از اعضا قابل اجرا است ؛
۷-۵) در صورت رد شدن یا برخوردار نبودن نمونه از اولویت خرید ، مراتب امر ظرف یک هفته از تاریخ ابلاغ نظر کمیته ، توسط معاونت امور کتابخانه ها و انجمن ها به عرضه کننده اثر اعلام می‎گردد ، تا حداکثر ظرف مدت یک ماه جهت بازپس‎گیری آن مراجعه نماید. در غیر این صورت ، نمونه موصوف حکم اهدایی دارد ؛
۷-۶) مشخصات نمونه‎های مصوب ، فهرست شده و پس از امضای اعضا ، همراه با نمونه های مزبور جهت ابلاغ به معاونت امور کتابخانه ها ارجاع می گردد ؛
۷-۷) صرف ارزیابی و انتخاب منابع برای عرضه کننده ، حقِ " الزام نهاد به خرید " ایجاد نمی کند . بدیهی است که در حدود اعتبارات مصوب و تأمین و تخصیص آن از طرف مراجع قانونی ذیربط ، باید امر خرید و توزیع منابع در اسرع وقت صورت پذیرد ؛
۷-۸) هر کمیته موظف به ارائه گزارش عملکرد سه ماهه به معاونت امور کتابخانه‌ها جهت ارائه به شورای نظارت است ؛
۷-۹) ضوابط تشکیل و نحوه اداره جلسات و سایر مسائل مربوط با تصویب شورای نظارت لازم الاجرا است.
۷-۱۰) مدت زمان بررسی و تعیین تکلیف نمونه منابع حداکثر یک ماه است ؛
۷-۱۱) اسامی اعضای کمیته های تخصصی ، کارشناسان ارزیاب و اسناد ارزیابی ، محرمانه تلقی می‎شود و افشا وانتشار آن ممنوع است .
ـ تبصره : به اعضای شورای نظارت و کمیته های تخصصی بابت حضور در جلسات مطابق مقررات و متناسب با آنچه در مراکز علمی معمول است ، حق الزحمه تعلق می گیرد . در صورت نبودن رویه روشـن و قابل عمل ، تعیین میزان پرداخت به عهده شورای نظارت است .
● ماده ۸ – ویژگیها و اولویت منابع برای خرید :
۸-۱) سال نشر نمونه ها باید جدید و حداکثر مربوط به یک سال گذشته باشد ، مگر در صورت ویرایش جدید ، تصحیح و یا نیاز مجموعه سازی ؛
۸-۲) به ارتقای سطح فرهنگ عمومی جامعه بر اساس تعاریف مندرج در مصوبات شورای فرهنگ عمومی کشور و شورای عالی انقلاب فرهنگی کمک کند ؛
۸-۳) به حفظ ، گسترش و غنای زبان و ادبیات فارسی کمک نماید ؛
۸-۴) با مباحث ایران شناسی ، تاریخ ، فلسفه ، هنر و دین ارتباط موضوعی داشته باشد ؛
۸-۵) از جهت ارسال ، آماده سازی ، نگهداری و استفاده برای کتابخانه های عمومی قابلیت لازم را داشته باشد .
● ماده ۹ - بررسی و ارزیابی منابع ( کارشناسی) :
پس از تصویب برنامه تأمین منابع در چارچوب سیاست های کلان و برنامه و بودجه سالیانه نهاد ، کار بررسی و ارزیابی نمونه های دریافت شده توسط کارشناسان مربوط و براساس ضوابط مصوب شورای نظارت صورت خواهد گرفت.
۹-۱) کارشناس ارزیابی به شخصی اطلاق می شود که طبق ضوابط مصوب شورای نظارت انتخاب می شود و به مطالعه و بررسی نمونه پرداخته و نسبت به ارزش محتـوایی و قیمت آن اعلام نظر نماید ؛
۹-۲) معیار ارزش هر منبع بر مبنای محتوا ، مرتبط بودن ، اولویت نیازمندی و هزینه می‎باشد. هیچ یک از معیارها به تنهایی عامل انتخاب محسوب نمی گردد ؛
۹-۳) کارشناس ارزیابی پس از بررسی نمونه طبق معیارهای ابلاغ شده ، ملزم به تکمیل برگه ارزیابی به صورت کامل و ارائه آن به کمیته تخصصی می باشد
۹-۴) نمونه‌هایی در کمیته های تخصصی بررسی می شوند که بیش از نصف امتیازات برگه ارزیابی را کسب کرده باشند .
ـ تبصره : ارزیابی منابع خاص استانی به عهده کمیته مربوطه در استان است که پس از بررسی و اعلام نظر همراه مستندات جهت تأیید نهایی به کمیته تخصصی ارائه می شود و در صورت تأیید کمیته ، خرید در استان و در صورت عدم امکان آن توسط دبیرخانه انجام می شود .
● ماده ۱۰ - ویژگی ها و نحوه همکاری کارشناسان :
۱۰-۱) احاطه علمی بر موضوع مورد مطالعه ؛
۱۰-۲) دارا بودن تحصیلات دانشگاهی و یا تجربه و سابقه کاری مرتبط مورد تأیید دبیرکل؛
۱۰-۳) اطلاع از نیازهای جامعه کتابخانه ؛
۱۰-۴) فعالیت مؤثر و مستمر و حضور در جلسات مربوطه در جهت تقویت توانایی های علمی و فنی ؛
۱۰-۵) کارشناسان ارزیابی با پیشنهاد معاونت امور کتابخانه‎ها و انجمن ها ، تأیید کمیته‎های تخصصی و با ابلاغ دبیرکل برای مدت یک سال انتخاب می شوند و می‎توان با اشخاص حقیقی و یا حقوقی با رعایت همه جوانب ، قرارداد رسمی همکاری در این خصوص منعقد نمود ؛
۱۰-۶) ارزیابی عملکرد کارشناسان توسط معاونت امور کتابخانه ها و انجمن ها که براساس ضوابط مصوب شورای نظارت صورت می‎گیرد ، ملاک ادامه همکاری ، نحوه پرداخت حق الزحمه و تشویق ایشان می باشد .
ـ تبصره : دبیرخانه مکلف به تهیه بانک اطلاعات اعضای شورای نظارت ، اعضای کمیته های تخصصی ، کارشناسان و کاربرگه های ارزیابی همراه با چکیده نمونه بررسی شده می باشد . مشخصات کامل و تصویر مدارک احراز صلاحیت افراد برای بانک یاد شده ، ضروری است .
● ماده ۱۱ - شیوه خرید :
۱۱-۱) نمونه های انتخابی همراه با فهرست ، جهت سفـارش و خـرید به واحـد مربوطـه تحویل می گردد تا در حد اعتبارات مصوب و ابلاغ شده ، اقدام شود ؛
۱۱-۲) دبیرکل مکلف است در تنظیم اعتبارات مورد نیاز سالانه ، برای تهیه حداقل ده درصـد از عناوین منابع تولیدی ، متناسب با درجات کتابخانه ها اعتبارات لازم را پیش بینی نماید ؛
۱۱-۳) اعتبارات لازم برای تهیه و تأمین منابع کتابخانه های تازه تأسیس و مشارکتی به صورت جداگانه عمل می شود
۱۱-۴) خرید منابع به صورت مستقیم و بدون واسطه صورت می گیرد ، مگر آنکه به حکم ضرورت ، انجام تمام یا قسمتی از امور با رعایت مصالح کتابخانه ها ، طی قرارداد مکتوب ، به سایر اشخاص حقیقی یا حقوقی واجد صلاحیت ، واگذار شود ؛
۱۱-۵) دبیرخانه مکلف است سالانه نمایشگاهی از آثار خریداری شده ، برگزار نماید ؛
۱۱-۶) تشخیص ضرورت خرید کتاب‎های خاص ، منابع نفیس و مجموعه های اشخاص بر عهده شورای نظارت است ؛
۱۱-۷) ارزیابی و تعیین قیمت حقیقی توسط کارشناسان وسپس کمیته های تخصصی مربوطه انجام و اعلام شود ؛
۱۱-۸) سفارش خرید موارد تصویبی ، به صورت کتبی به عرضه کننده اثر اعلام می گردد ؛
۱۱-۹) منابع مصوب خاص استانی از محل اعتبارات استان مربوطه خریداری می شود ؛
۱۱-۱۰) تخفیف بهای قابل محاسبه حداکثر تا سی درصد قیمت پشت جلد کتاب خواهد بود ، مگر در مواردی که قیمت پشت جلد به تشخیص کمیته تخصصی قیمت گذاری گرانتر از حد متعارف باشد که در این صورت میزان تخفیف قابل قبول برای نهاد با نظر کمیته تعیین می شود ؛
۱۱-۱۱) در صورت اخیر قیمت حقیقی اثر به تشخیص کمیته تخصصی قیمت گذاری با لحاظ شمـارگان خرید ، نحوه پرداخت (نقدی یا مدت دار) و چگونگی تحویل ، تعیین می گردد .
● ماده ۱۲ - منابع اهدایی :
موارد اهدایی با اولویت در کمیته های تخصصی بررسی و در صورت تأیید تحویل گرفته و توزیع می شود .
● ماده ۱۳- برای نشریات و سایر انواع منابع کتابخانه ای علاوه بر معیارهای خرید کتاب ( اگر قابل اعمال باشند ) وجود مجوز قانونی نشر و توزیع در زمان خرید و فقد حکم نهایی دائر بر ممنوعیت نشر و توزیع از مراجـع قضایی ، شرط اساسی است .

مسعود بهمن آبادی