هزینه‌های به کارگیری‌ VoIP

به‌كارگیری فناوری شبكه همگرا (ConvergedNetwork) در سازمان‌ها، با این ایده اولیه كه وجود بسترهای متعدد ارتباطی، دیگر مقرون به صرفه‌ نمی‌باشد، رفته رفته به یك حركت فراگیر در سطح جهان تبدیل شده است و در این راستا بسیاری از شركت‌ها و سازمان‌ها، استفاده از تكنیك VoIP را برای قراردادن مكالمات تلفنی خود برروی بسترهای ارتباط داده سازمانی (اینترنت و اینترانت) در دستور كار خود دارند. بسیاری از كارشناسان، مهم‌ترین دلیل این روند را صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌دانند. اما آیا به راستی به‌كارگیری VoIP هزینه‌های یك سازمان را كاهش می‌دهد یا واقعیت چیز دیگری است؟ تنها راه پاسخگویی به این سؤال، انجام تحلیل “بازگشت سرمایه یاReturn of Investment، می‌باشد. نوشتار حاضر، فرایندی هفت مرحله‌ای را پیشنهاد می‌كند كه حاصل بررسی موسسه تحقیقاتی Nemertes با نظرسنجی از ۶۵ مدیر IT در سطح شركت‌ها و صنایع كلیدی می‌باشد.
● گام یكم: برنامه‌ریزی
در اغلب پروژه‌های همگرایی مانند پیاده‌سازی VoIP، یك مرحله پیش‌برنامه‌ریزی وجود دارد كه طی آن، سازمان وضعیت موجود خود را بازنگری نموده و با بررسی كاربردهای فعلی و آتی، و همچنین طرح تجاری سازمان، به این نتیجه می‌رسد كه آیا اصولاً حركت به سمت یك شبكه همگرا با قابلیت ارائه خدمات صوتی، ویدئویی و دیتا، كار صحیحی است یا خیر.
تنها پس از آن‌كه سازمان به این نتیجه رسید كه ارتقای سطح فناوری در این بخش الزامی است، رسماً وارد مرحله برنامه‌ریزی می‌گردد كه در اولین مرحله‌ آن، مدیر پروژه تعیین می‌گردد، گزینه‌های مدیریتی و امنیتی ارزیابی می‌شوند و توجه كاربران نهایی (كارمندان آن سازمان) به اهمیت موضوع و ابعاد آن جلب می‌گردد.
سپس نوبت به مهم‌ترین مرحله می‌رسد. تحلیل بازگشت سرمایه یا ROI كه در واقع شرط اساسی در ایجاد مقبولیت برای انجام پروژه می‌باشد.
● گام دوم: تخمین هزینه‌های اولیه
هزینه‌های اجرای یك پروژه VoIP، از شروع مرحله برنامه‌ریزی تا پایان مرحله رفع اشكال، به طور عمده در دو گروه هزینه‌های سرمایه‌گذاری و هزینه‌های عملیاتی جای می‌گیرند.
هزینه سرمایه‌گذاری، برابر با مجموع بهای تجهیزات IP PBX، گوشی‌ها، و تجهیزات شبكه‌ای می‌باشد. هزینه‌های عملیاتی معمولا به دو شكل "نفر ساعت" و یا "هزینه واقعی" برای انجام مراحل بررسی وضعیت موجود، برنامه‌ریزی، نصب تجهیزات IP PBX و گوشی‌های مربوطه، و در نهایت، عیب‌یابی و رفع آن نشان‌داده می‌شوند.
سازمان‌هایی كه علاوه بر خدمات پایه، مایل به استفاده از خدماتی همچون پیام‌رسانی یكپارچه (UMS)می‌باشند، هزینه‌های اضافی را بابت این خدمات در نظر می‌گیرند.
همان‌طور كه اشاره شد، بخشی از مرحله برنامه‌ریزی، صرف بررسی ساختار شبكه موجود سازمان و میزان آمادگی آن برای ارائه خدمات تلفنی VoIP، می‌گردد. فرایند كار به این صورت است كه با تزریق ترافیك شبیه‌سازی شده VoIP به داخل شبكه، نقاط ضعف آن شناسایی شده و در صورت كلیدی بودن آن‌ها، ارتقای شبكه موجود الزامی خواهد بود.
سازمان‌های متوسط (با ۱۰۰ تا ۵۰۰ پرسنل) در حدود ۲۰ هزار دلار را برای انجام این مرحله كنار می‌گذارند و سازمان‌های بزرگ‌تر تا ۵۰ هزار را دلار صرف این مرحله می‌كنند. معمولاً بررسی وضع موجود توسط شركت‌های سازنده تجهیزات VoIP یا شركت‌های مخابراتی انجام می‌شود. البته سازمان‌های بزرگ گاهی از پرسنل IT خود برای این منظور كمك می‌گیرند و این امر به كاهش هزینه‌های این مرحله كمك زیادی می‌كند.
به طور تقریبی نصب و راه‌اندازی یك شبكه VoIP، برای یك سازمان در حدود ۱۰۰ هزار دلار هزینه به همراه دارد كه غیر از هزینه خرید تجهیزات می‌باشد. البته این هزینه، به ابعاد سازمان و اهداف آن بستگی زیادی دارد.
هزینه عملیاتی برای سازمان‌های كوچك (با كمتر از ۱۰۰ پرسنل) به دلیل عدم نیاز به سیستم‌های حرفه‌ای، به مراتب كمتر خواهد بود. همین استثنا در مورد هزینه‌های سرمایه‌ای نیز صدق می‌كند. سازمان‌هایی با ۱۰۰ تا ۴۹۹ پرسنل بیشترین هزینه را به نسبت تعداد كاربران VoIP متحمل خواهند شد.
با افزایش تعداد كاركنان، هزینه‌های مشتركی همچون هزینه برنامه‌ریزی، به تعداد بیشتری از كاربران سرشكن می شود و هزینه به ازای هر نفر پایین می‌آید. چنین سازمانی به ازای هر كاربر VoIP خود در حدود ۷۷۱ دلار هزینه می‌كند. درحالی‌كه این هزینه برای سازمان‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ نفر پرسنل، به ۴۴۸ دلار (به ازای هر نفر) كاهش می‌یابد.
● گام سوم: محاسبه هزینه های جانبی
علاوه‌بر هزینه‌های عملیاتی و سرمایه‌ای، بسیاری از سازمان‌ها، مبالغی را جهت آموزش پرسنل خود و همچنین تهیه ابزارهای امنیتی و مدیریتی درنظر می‌گیرند.
مطالعات نشان می‌دهد كه تنها ۲۵درصد از سازمان‌ها، پیشاپیش چنین هزینه‌هایی را در نظر می‌گیرند، ولی سایر سازمان‌ها نیز بعد از روبه‌رو‌‌شدن با مشكلات مجبور به هزینه‌كردن در این موارد می‌گردند. به‌هر حال، به‌طور میانگین ۱۰۰ هزار‌دلار جهت خرید و راه‌اندازی ابزارهای مدیریتی لازم خواهد بود.
● گام چهارم : محاسبه صرفه جویی ناشی از به كارگیری VoIP
تا همین اواخر هزینه VoIP در مكالمات راه دور به مراتب كمتر از هزینه مشابه سیستم تلفن عادی بود. ولی با پایین آمدن بهای خدمات تلفنی، دیگر این تفاوت، چشمگیر نیست. سازمان‌ها معمولا بین ۲ تا ۴ سنت برای هر دقیقه مكالمه راه دور هزینه می‌كنند كه با استفاده از VoIP این هزینه ۲۰ تا۴۰ درصد (بستگی به كشوری كه در آن قرار دارند) كاهش می‌یابد.
با توجه به مطالعات انجام گرفته، یك سازمان نمونه با ایجاد شبكه همگرا و قراردادن مكالمات تلفنی خود برروی آن به طور كلی حدود ۲۵ تا۶۰ درصد در هزینه‌های ارتباطی خود صرفه‌جویی می‌كند كه یكی از مهم‌ترین دلایل آن، كاهش تعداد خطوط تلفن این سازمان می‌باشد.
● گام پنجم: محاسبه كاهش هزینه‌های كنفرانس‌های صوتی - تصویری
بسیاری از سازمان‌ها با قرار دادن كنفرانس‌های صوتی - تصویری خود برروی شبكه همگرا، كاهش هزینه قابل ملاحظه‌ی را تجربه خواهند كرد كه طی یك دوره زمانی ۴ تا ۱۲ماهه موجب بازگشت سرمایه اولیه خواهد گردید.
● گام ششم: صرفه جویی ناشی از تغییرات و جابه‌جایی‌ها
به طور متوسط هر سازمان در حدود ۱۰۰ دلار هرگونه جابه‌جایی و تغییر در خطوط تلفنی خود هزینه می‌كند.
به‌كارگیری VoIP به دلیل انعطاف بالای این فناوری، چیزی در حدود ۸۹ تا ۹۸ درصد در این‌گونه هزینه‌ها صرفه‌جویی ایجاد می‌كند. از طرفی، هر تغییر در تجهیزات PBX فعلی تا ۴۵ دقیقه به طول می‌انجامد، (كه در این مدت اختلالاتی در شبكه مشاهده می‌گردد).
در مقابل، زمان مورد نیاز برای هر گونه تغییر در مورد تجهیزات IP PBX، در حد ۱۰دقیقه می باشد.
● گام هفتم: كاهش هزینه پرسنلی
در آخرین مرحله باید دید كه به‌كارگیری فناوری نوین، چه تاثیری در كاهش هزینه‌های نیروی انسانی دارد. به طور میانگین هر سازمان با به‌كارگیری ایده شبكه همگرا، در حدود ۷/۰نفر صرفه‌جویی در پرسنل فنی خود به عمل می‌آورد كه كاهشی در حدود ۷۶ هزار دلار در سال را به دنبال دارد.
علاوه‌براین، به‌كارگیری VoIP و استفاده از قابلیت‌های پیشرفته این فناوری، تعداد پرسنل لازم در بخش پذیرش یك سازمان را به حدود نصف كاهش می‌دهد. (با این حال، با وجود هزینه پایین نیروی انسانی متخصص در كشور خودمان، به نظر می‌رسد كاهش آن، فاكتور مهمی در تصمیم‌گیری در مورد به كارگیری VoIP در سازمان نمی‌باشد.)

منبع : ماهنامه شبکه