مدیریت زمان با دستیار اینترنتی

کارهایتان را طبق زمان بندی مشخص انجام دهید

چسباندن کاغذهای رنگی به صفحه‌نمایش یا در یخچال، اضافه کردن یادداشت‌ روی تلفن‌همراه، علامت زدن روی دست، تنظیم زنگ هشدار تلفن همراه یا رایانه و بسیاری از کارهای دیگر از جمله روش‌هایی است که برای جلوگیری از فراموش کردن انجام یک کار یا برای مدیریت زمان توسط کاربران مختلف به‌کار گرفته می‌شود.

شما چند بار تابه‌حال از این روش‌ها استفاده کرده‌اید؟ چند بار روی دستتان علامت زده‌اید تا انجام یک کار را فراموش نکنید و از شانس بد باز هم آن را فراموش کرده‌اید؟ چند بار پیش آمده که روی یک کاغذ بنویسید یک کاری را راس ساعتی مشخص انجام دهید، اما دو ساعت بعد از زمان مقرر، نگاهتان به یادداشت مورد نظر افتاده است؟

بسیاری از روش‌هایی که بیان شد برای جلوگیری از فراموش کردن انجام کارهای مختلف به‌کار گرفته می‌شود و در کنار این روش‌ها، راهکارهای دیگری نیز برای مدیریت زمان وجود دارد که برخی کاربران سعی می‌کنند آنها را به‌ کار گیرند. یکی از ساده‌ترین این روش‌ها فهرست کردن انجام کارهای روزانه روی کاغذ است. با فهرست کردن فعالیت‌های روزانه خود می‌توانید زمان مقرر و مدت زمان لازم برای انجام هر فعالیت را مشخص کرده و به‌این ترتیب وقت خود را به بهترین شکل به امور مختلف اختصاص دهید. همان‌طور که می‌دانید بسیاری از مدیران موفق چنین برنامه‌ریزی مشخصی را برای انجام امور روزانه، هفتگی و حتی ماهانه خود در اختیار دارند و نیز به شیوه‌های مختلفی آن را مدیریت می‌کنند، که یکی از این روش‌ها کمک گرفتن از افراد دیگر است. به‌ عنوان مثال مدیر یک شرکت یا سازمان هیچ‌گاه قرار ملاقات‌های خود با سایر افراد را روی کاغذ نمی‌نویسد و خودش زمان آنها را تعیین نمی‌کند، بلکه فردی به ‌عنوان منشی برنامه کاری مدیر را در اختیار می‌گیرد و با توجه به زمان‌های آزاد و فعالیت‌های مشخص شده در این برنامه، قرار ملاقات‌های را مشخص و زمان جلسات و دیگر امور را نیز معین می‌کند.

دوست دارید شما هم برای خودتان یک منشی هوشمند، سریع، دقیق و همیشه همراه داشته باشید؟

● دستیار اینترنتی

نرم‌افزار قدرتمند LeaderTask بهترین و کامل‌ترین ابزار برای مدیریت کارها، جلسات و تماس‌های شماست. به کمک این نرم‌افزار که همچون یک منشی و دستیار همیشه همراه شماست، می‌توانید براحتی و بدون نیاز به کاغذ یا علامت زدن روی دست خود، زمان را تحت کنترل درآورید و تمامی امور را نیز در زمان مشخص شده و طبق برنامه‌ریزی به انجام برسانید. تداخل زمانی در LeaderTask معنا ندارد و هیچ‌گاه یک بازه زمانی مشخص به انجام دو کار اختصاص نمی‌یابد. همچنین LeaderTask انجام هیچ‌ کاری را فراموش نمی‌کند و در صورت نیاز پیش از فرارسیدن موعد انجام کارهای شما را نیز برای انجام آن مطلع می‌سازد.

● مدیریت کارها

اگر برای انجام کارهای روزمره خود برنامه خاصی ندارید، از همین امروز برنامه‌ریزی سریع به کمک LeaderTask را آغاز کنید. مرتب کردن کارها به ‌صورت ساختار درختی، گروه‌بندی آنها در موضوعات مختلف، ارتباط دادن آنها به افراد گوناگون، اولویت‌بندی انجام کارها و... از جمله مواردی است که می‌تواند در برنامه‌ریزی مجموعه فعالیت‌های روزانه مفید باشد و شما را در ایجاد یک برنامه مفید و دقیق یاری کند.

● مدیریت زمان

پس از آن‌ که کارهای خود را مدیریت کردید ‌باید زمان مناسب برای انجام هر کار را نیز مشخص کنید. برای مثال فرض کنید امروز قصد دارید پنج نفر را ملاقات کنید! اگر زمان مناسب برای ملاقات آنها را در نظر نگیرید، ممکن است ملاقات با یکی از این افراد را از دست بدهید یا در حالت دیگر ممکن است با اختصاص یک زمان به دو نفر از ملاقات‌کنندگان، مجبور شوید دو نفر را در یک زمان ملاقات کنید! برای جلوگیری از این مشکلات نیز این نرم‌افزار تمامی ابزارها و امکانات لازم را در اختیار شما قرار می‌دهد و با ارائه یک برنامه زمان‌بندی روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه، تصویری کلی از زمان اختصاص یافته به انجام امور مختلف از جمله جلسات، قرار ملاقات‌های و... را در اختیار شما قرار می‌دهد.

● مشغله‌های خودساخته

متاسفانه هرچه سرعت رشد فناوری بیشتر می‌شود و ابزار به‌کارگیری آن در اختیار کاربران قرار می‌گیرد، باز هم مشغله کاری افراد بیشتر و زمان‌های آزاد آنها کمتر می‌شود! همه می‌دانیم که با استفاده از ابزارهای امروزی همچون رایانه‌ها، تلفن‌های همراه هوشمند و... سرعت انجام امور مختلف افزایش یافته و اصولا باید زمان آزاد کاربران افزایش یابد، اما در عمل مشاهده می‌کنیم که این‌طور نیست و افراد مختلف گاهی بیان می‌کنند وقت تلفن زدن به یکدیگر را ندارند! اگر دوست دارید ریشه این مشغله‌های خودساخته را پیدا کنید، می‌توانید از این نرم‌افزار کمک بگیرید. یکی از قابلیت‌های موجود در این نرم‌افزار، نظارت بر فعالیت‌های انجام شده توسط شما در رایانه است که به شما این امکان را می‌دهد تا با دسته‌بندی کارهای مختلف در گروه‌های متفاوت، گزارش‌های کاملی را از مدت زمان اختصاص یافته به هر کار طی یک یا چند ساعت، روز و هفته در اختیار بگیرید. به ‌عنوان مثال شما می‌توانید سایت‌هایی را در دسته سایت‌های تفریحی قرار دهید و همچنین برنامه‌ها و بازی‌های مختلفی را نیز به این دسته اضافه کنید. در پایان یک هفته می‌توانید گزارش کاملی از فعالیت‌هایی را که توسط رایانه به انجام رسانده‌اید، در اختیار بگیرید و مشاهده کنید چقدر از زمان خود را به وب‌گردی در سایت‌های تفریحی یا اجرای برنامه و بازی‌های سرگرم‌کننده‌ اختصاص داده‌اید که موجب شده‌ است از انجام امور اصلی و ضروری خود بازبمانید.

● هشدارهای بموقع

همان‌طور که گفتیم مدیریت کارها و زمان هنگامی مفید است که برنامه‌ریزی خود را فراموش نکنید! جلوگیری از این فراموشی نیز از دیگر ویژگی‌هایی است که در نرم‌افزار فوق طراحی شده و این امکان را به شما می‌دهد پیش از انجام هر کار از آن مطلع شده و با دریافت پیام‌های هشدار نسبت به شروع آنها اقدام کنید.

● مدیریت یکپارچه

امروزه استفاده از سرویس‌ پست الکترونیکی یا همان ایمیل، جزو ضروری‌ترین نیازهای هر کاربر به‌ شمار می‌رود و با توجه به اهمیت این موضوع، ایمیل‌ها در تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی کاربران نقش بسیار زیادی را ایفا می‌کند، به‌طوری‌که حتی بسیاری از کارهای یک کاربر در ارسال و دریافت ایمیل خلاصه می‌شود و این ارسال و دریافت‌ها می‌تواند برنامه کاری یک روز کاربران را تشکیل دهد. نرم‌افزار LeaderTask نیز به اهمیت ایمیل‌ها در زندگی روزمره کاربران توجه ویژه دارد و برای این‌که مدیریت سریع و کاملی را از زمان در اختیار شما قرار دهد، یک نرم‌افزار با تمامی ابزارهای موردنیاز برای مدیریت ارسال و دریافت ایمیل‌ها را نیز در خود جای داده است. به ‌کمک این نرم‌افزار و بدون نیاز به هیچ نرم‌افزار جانبی دیگر می‌توانید به ارسال و دریافت ایمیل‌ بپردازید. علاوه بر استفاده از این ابزار می‌توانید به‌طور کامل روی مخاطبان و فهرست‌های تماس خود نیز مدیریت داشته باشید.

مدیریت آسان و سریع کارها، مدیریت هوشمندانه زمان، اولویت‌بندی فعالیت‌ها، اعلام هشدار برای انجام یک کار، ارائه گزارش‌های کامل از کارهای قابل انجام و کارهای انجام شده، نظارت برفعالیت‌های صورت گرفته توسط رایانه و ارائه گزارش از این فعالیت‌ها و مدت زمانی که برای آنها صرف شده است، پشتیبانی از قابلیت هماهنگ‌سازی اطلاعات با سرویس‌ها و برنامه‌های دیگر همچون تقویم گوگل و نرم‌افزار اوت‌لوک، قابلیت استفاده از دستگاه‌های مختلف اعم از رایانه ـ تلفن‌های همراه و تبلت‌های مجهز به سیستم‌عامل اندروید و آیپد و آیفون، رمزنگاری اطلاعات و حفاظت از آنها توسط رمز عبور، جستجوی قدرتمند و سریع میان فعالیت‌ها و فهرست‌های کاری، پشتیبانی از پلاگین‌های مختلف به منظور استفاده در نرم‌افزارهایی همچون فایرفاکس، پشتیبانی از قابلیت چاپ فهرست‌های کاری و برنامه‌های مشخص شده در نرم‌افزار، دسترسی همیشگی به اطلاعات با استفاده از نسخه قابل حمل برنامه، پشتیبان‌گیری خودکار از اطلاعات ذخیره شده در برنامه و ذخیره اطلاعات موردنظر در فرمت‌های مختلف در دو حالت متفاوت (در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار و به‌صورت لینک به فایل‌های ذخیره شده روی هارد‌دیسک) از جمله مهم‌ترین امکانات قابل ذکری به‌شمار می‌رود که به وسیله این نرم‌افزار در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

چنانچه به استفاده از این نرم‌افزار علاقه‌مند شده‌اید و می‌خواهید وقت آزاد خود را افزایش دهید و کارهایتان را نیز کاملا بموقع و با کمترین اتلاف وقت به انجام برسانید، می‌توانید نسخه رایگان این برنامه را با محدودیت استفاده به مدت ۴۵ روز از لینک زیر دانلود کنید:

http://www.leadertask.com/download/leader.exe

امیر عصاری