روابط عمومی و شناخت نیاز مخاطب

به مناسبت روز ارتباطات و روابط عمومی

روابط عمومی ها باید روش خود را از بین سلیقه ها انتخاب کنند.به نظر من شما باید مشخص کنید انتظار مردم و دستگاه ها از شما چیست. باید با مردم صادقانه رفتار شود و با زبان فریب با آنها رفتار نشود. مهم ترین ممیزه جمهوری اسلامی ایران در بخش تشکیلات این است که مردم، مسئولان را از خود می دانسته و توقع غیرواقعی شنیدن و حرف سست شنیدن را ندارند. آنان حرف صادقانه می خواهند.»

مقام معظم رهبری «مدظله العالی»

مخاطب شناسی از جمله موضوعاتی است که در روابط عمومی ها باید مورد توجه جدی قرار بگیرد و امروزه این امر با کم توجهی یا می توان گفت با فقر توجه به نیاز مخاطب مواجه است. این موضوع از آن جهت حائز اهمیت است که در حقیقت روابط عمومی پلی میان سازمان، رسانه و اقشار مختلف مردم محسوب می شود.

باتوجه به این مهم روابط عمومی ها وظیفه سنگینی در جهت برقراری ارتباط در درون و برون سازمان با مخاطبان متفاوت دارند. در انجام این وظیفه یعنی ارتباط گیری و نیازسنجی مخاطب، روابط عمومی با استفاده از وسایل و ابزارهای مختلف اقدام به ارتباط گیری و ارتباط دهی می کند.

یکی از شیوه های شناخت دقیق مخاطب اطلاع یابی است که به وسیله روش های متعدد از جمله نظرسنجی و افکارسنجی و... از نیروهای درون و بیرون سازمان به آن دست می یابیم و پس از اطلاع یابی، کارکرد دوم روابط عمومی که همانا اطلاع رسانی است آغاز خواهد شد، اما دیگر در روابط عمومی نوین حجم بسیار بالای اطلاعات و یا سرریز آن ملاک عمل نیست، بلکه امروزه باور کارشناسان روابط عمومی بر این است که کار روابط عمومی با ارزیابی آغاز و با ارزیابی پایان می یابد.

در واقع زمانی که کارشناس روابط عمومی نیاز مخاطب را ارزیابی کرد به تعیین و غربال گری اطلاعات مورد نیاز آنان می پردازد و با استفاده از فنون و شیوه های مفید و مؤثر این اطلاعات را به سمع و نظر مخاطب می رساند اما این آغاز راه است.

در یک روابط عمومی قدرتمند باید مجدداً جامعه مخاطبین مورد ارزیابی قرار بگیرند تا تاثیر ارائه اطلاعات و پیام ها بر آنان مشخص گردد و با استفاده از این ارزیابی نهایی است که در واقع می توان به کارآیی روش های به کار برده شده دست یافت و در جهت ارتقاء سطح آن اقداماتی به عمل آورد و در نهایت می بینیم که افکارسنجی و ارزیابی در خاتمه به همان اندازه ارزیابی اولیه مهم و ضروری به نظر می رسد.

قابل توجه است که ارتباط دارای ۳ ویژگی خاص است: فرستنده، گیرنده و پیام.

مخاطب ممکن است از این جهت که به پیام خاصی توجه کند، مخاطب باشد.. اما مخاطب از منظر روابط عمومی به کسی گویند که ما می خواهیم پیام های سازمانی خود را به او انتقال دهیم.

دلایل گونه گونی برای مخاطب شدن وجود دارد: گذراندن وقت یا سرگرمی، نیاز اطلاعاتی، اجتماعی، نیازهای غیراجتماعی، خدماتی، تبلیغاتی و...

حال روابط عمومی ها باید توجه داشته باشند که مخاطبان خود را در گروه های مختلف که در بالا آوردیم و باتوجه به اینکه هر کدام با یک انگیزه متفاوت به گرفتن اطلاعات می پردازند و باتوجه به یک اصل مهم دیگر یعنی نحوه خدمات دهی سازمان یا دستگاه متبوع خود، دسته بندی کرده و به انتشار اطلاعات بپردازند.

روابط عمومی ها با شناخت مخاطب و دسته بندی آنها می توانند به انتقال پیام و اثربخشی بیشتر آن کمک کنند.

یک سیستم یا روابط عمومی فعال و پویا نه تنها از بدست آوردن تجربیات جدید بی نیاز نیست، بلکه مشتاقانه در جهت رسیدن به هدف والای خود به آزمون و خطا و استفاده از روش های مؤثرتر دست خواهد زد که در نهایت همین سیستم قوی روابط عمومی می تواند برای رسیدن به هدف، راه کوتاه تر را با استفاده از تجربیات و ارزیابی های مشابه گذشته انتخاب نماید.

یک روابط عمومی از طریق مخاطب شناسی و نیازسنجی آن به یک واحد پویا و فعال تبدیل خواهد شد و می تواند در ارتباط گیری با مخاطب نقش به سزایی داشته باشد.

باید گفت فناوری نوین اطلاعات و ارتباطات تحول عظیمی را در روش های انجام وظایف روابط عمومی ها ایجاد کرده است، اگرچه اصل کار و وظایف روشن است اما پیشرفت تکنولوژی ادبیات کار در این عرصه را با تغییر جدی روبه رو کرده است.

لذا با استقرار نظام علمی روابط عمومی الکترونیک در دستگاه های اجرایی مستلزم فراهم کردن زیرساخت ها و امکانات سخت افزاری در کنار توجه به آموزش است و باید مهندسی روابط عمومی الکتررونیک در دستور کار مجامع ذی ربط به ویژه دانشگاهی قرار گرفته و با رصد کردن فرصت ها و چالش ها زمینه الکترونیکی شدن فعالیت های روابط عمومی پویا را فراهم سازد.

و امسال نیز که از سوی رهبر فرزانه انقلاب اسلامی (مدظله العالی) سال جهاد اقتصادی نام گرفته است با همت مضاعف و کار مضاعف، وظایف روابط عمومی در ایجاد بستر مناسب برای تحقق امر مقام معظم رهبری سنگین تر خواهد بود.

و در آخر می توان گفت روابط عمومی پویا نقش بسیار مهمی در دانایی محوری و پیشرفت نهاد متبوع و توسعه آگاهی عمومی خواهد داشت.

منصور قمشه مدرس دانشگاه