مدیریت دانش و خلاقیت و نقش آنها در بهبود كارآیی و اثربخشی فرآیندها

امروزه دیگر همه گروههای كاری و علمی اذعان دارند, برای اینكه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت یك حضور مستمر و پایدار داشته باشند, باید حول محور علم و دانش فعالیت نمایند

●چكیده

امروزه دیگر همه گروههای كاری و علمی اذعان دارند، برای اینكه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت یك حضور مستمر و پایدار داشته باشند، باید حول محور علم و دانش فعالیت نمایند.

علیرغم اینكه دانش بعنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری و حیاتی است و شرط موفقیت سازمانها درتجارت جهانی دستیابی به یك دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح میباشد، اما باز هم بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش بطور جدی توجه نكرده اند.

مدیریت دانش یك واژه علمی است كه ارائه یك تعریف استاندارد از آن مشكل است . اما دو تعریف زیرتاحدودی این مقوله را بیان می كند :

" مدیریت دانش ، راهبردها و فرآیندهایی هستند كه قادرند تولید و جریان دانش را به منظور ایجاد و برآورده ساختن انتظارات سازمان ، مشتریان و كاربران در كل سازمان بوجود آورند" .

تعریف دیگری بیان میدارد :

" مدیریت دانش ، فرآیند گسترده ای است كه امر شناسایی ، سازماندهی ، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمانی را مورد توجه قرار میدهد."

باید توجه داشت كه جهان كنونی نیازمند پاسخگویی سریع است . سازگاری بیدرنگ ، نتیجه گیری سریع وبالاتر از همه نیاز رشد فردی ، متأثر از دگرگونی هایی است كه نیازمند دانش و خلاقیت است .

در این مقاله كوشش شده است ضمن تعریف مدیریت دانش و خلاقیت ، نقش آنها در بهبود كارایی واثربخشی فرآیندها مورد مطالعه و مداقه نظر قرار گیرد.

گاهی به اشتباه "مدیریت دانش " و "مدیریت اطلاعات " یكی تلقی می شوند و حال آنكه این دو یكی نیستند.مدیریت اطلاعات بطور مشخص بر داده ها تمركز دارد. اما دانش در حقیقت داده هایی هستند كه در یكزمینه مشخص قرار گرفته اند و دارای معنی هستند. دانش شامل سایر اشكال اطلاعاتی نیز می باشد كه آنها رانمی توان در سیستم های اطلاعاتی ، نظیر اطلاعاتی كه بصورت ناگفته و ضمنی در ذهن و افكار كاركنان سازمان وجود دارد، یافت . بعد افراد در مدیریت دانش بسیار مهم بوده و بطور طبیعی این بعد، مفاهیم آموختن پیشتازی در فرهنگ و ترقی به منظور افزایش مشاركت در اطلاعات را دربرمی گیرد.

علت بی توجهی بسیاری از سازمانها نسبت به مدیریت دانش ، درك متفاوتی است كه از این مقوله در سازمانهاوجود دارد. برای فائق آمدن به این جدل سنتی لازم است مختصات اساسی مدیریت دانش تعریف شود.

●پایش و اندازه گیری فناوری فرهنـگ رهبــری مدیریت دانش

مدیریت دانش مستلزم وجود رهبری آگاه و تأثیرگذار در سازمان است . فرهنــگ سـازمانی ای كه در آن "خلاقیت و نوآوری " یك ارزش حاكم تلقی می شود یكی از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش است .

استفاده از فناوری و تكنولوژی بالا موجب می شود كه سرعت و صحت خدمات افزایش یافته و مشتریان ازرضایت مندی بالاتری برخوردار باشند.

یكی دیگر از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش ، پایش و اندازه گیری خدمات و فعالیتهاست .

برای توسعه مدیریت دانش در سازمان باید تغییراتی كه منجر به تداخل ، تعامل و یا دوباره سازی دانایی می گردند بطور نظام مند تشویق و حمایت شوند.

●سازمان ها برای اینكه بتوانند مدیریت دانش را توسعه داده و تقویت نمایند، باید در ۵ فعالیت عمده مهارت لازم را كسب نمایند. این پنج مهارت به شرح زیر است :

۱) قدرت حل نظام دار مسئله را پیدا كنند .

۲) توانایی كسب تجربه از موفقیتهای دیگران و بكارگیری راهكارهای نوین را داشته باشند.

۳) از تجارب قبلی و فعلی تجربه كافی را بیاموزند.

۴) خود را با الگوبرداری از سازمانهای موفق مقایسه نمایند.

۵) توانایی انتقال مؤثر و سریع دانش را در تمام سطوح سازمان داشته باشند.

هر كدام از این مهارتها نیازمند تفكر ویژه ، ابزار و رفتار معینی است كه باید بهنگام بكارگیری آنها مورداستفاده قرار گیرد.

"مدیریت دانش بیش از آنكه یك تفكر درباره چگونگی اداره یك سازمان باشد، یك دارایی راهبردی برای سازمان است ".

جهان كنونی و دنیای كار بطور خاص ، در حال تجربه كردن یك انتقال نمونه است . انتقال به سوی سازمانهایی با محوریت دانش در یك جامعه ای براساس دانش می باشد. در چنین سازمانهایی به دانش بعنوان یك منبع باارزش و جدی توجه می شود و تجهیز مهارتهای پردازش دانش برای به حداكثر رساندن ارزش این منبع شدیداًحمایت می شود. منابع دانش سازمان پیچیده و چند وجهی است ، از موضوعات ضمنی گرفته تا دانشی كه تلویحاً ارائه می شود و شامل دانش توصیفی ، دانش روش مأبانه و دانش مستدل می باشد.

كاركنان متخصص و دستگاههای كامپیوتر در فرآیند سازمان ، منابع دانش را تأمین می كنند. طرز نگرش به این مهارتها و چگونگی كار آنها راه درازی را می پیماید تا نهاد سازمان و نوآوری و بازدهی آن را تعیین نماید، ازاینرو رقابت در یك محیط پویا و دینامیك روی می دهد.

واضح است كه منابع دانش نیازمند مدیریت دقیق و هوشمند دارد. علیرغم همه صحبتها درباره نیروی فكری وسرمایه معنوی ، تعداد كمی از مدیران ماهیت واقعی شركت برمبنای دانش را درك كرده اند در حالیكه نیازسازمانهای جدید به دانش بطور وسیع پذیرفته شده است . سازمانهای معدودی هستند كه امروزه بطور كاملرشد كرده اند و سطح دانش سازمانی را برای بهبود اجرا و عملكردشان ارتقاء داده اند.

دلیل اینكه چرا تلاشهای مدیریت دانش ، بطور سیستماتیك ، محتاط و سنجیده بطور وسیع به ثمر نرسیده اند،این است كه هنوز كشمكش برای درك و فهم مفهوم مدیریت دانش وجود دارد. برای پیشبرد درك مشترك از چیزی كه هست نیاز داریم تا مسئله اصلی و زیربنایی تعریف مختصات پدیده مدیریت دانش در سازمانها رابیان نمائیم . این یك پیش شرط برای تحقق سیستماتیك در داخل ماهیت و امكانات مدیریت دانش است و نیزبرای تشكیل آماده سازی مدیریت دانش در عمل می باشند. اولین عنصر چارچوبهای ارائه شده ، طبقه بندی برای تعریف انواع منابع دانش است كه یك سازمان می تواند داشته و مدیریت نماید. دومین عامل تعریف انواع اساسی فعالیتهایی است كه می تواند جهت برجسته بودن منابع دانش مورد استفاده قرار گیرد. یك عضوسازمان (كامپیوتر یا نیروی انسانی ) از دانش برای تبادل مهارتها استفاده می كند تا فعالیتها را اجرا نماید. سومین عامل سوم چارچوب ، سه طبقه از اثرات را كه هدایت مدیریت دانش در یك سازمان را شكل می دهندمشخص می كند. به موازات معرفی عناصر و عوامل چهارچوب ، آنها را با مستندات و نوشتجات مدیریتدانش ارتباط می دهیم .

در طول تاریخ ، فیلسوفان ، دانشمندان و دیگران مفهوم و ماهیت دانش را ارزیابی كرده اند. اگر چه در این مجال قصد بازنگری یا افزودن مطالبی به این ارزیابی ها و سنجش ها نمی باشد، با وجود این ، بررسی كوتاهی ازدانش داریم كه اطلاعات مفیدی برای ارزیابی چارچوب می باشد.

دانش در موارد قابل استفاده محاط و محدود می شود. از جمله این موارد و نمونه ها میتوان به مواد، انرژی ابزار (مثل صدا، نور، مغناطیس )، كنشها، رفتارها و دیگر سیستم های سمبولیك و نمادین اشاره كرد. یك چنین نمونه هایی دانش را تا آنجا پیش می برد كه برای پردازنده مفید باشد. یعنی دانش وابسته به داننده آن است . یك پردازشگر ممكن است بهره بیشتری از دانشی كه در مقالات و موارد نهفته است ببرد كه یك پردازشگر دیگر قادر به استفاده نباشد. چارچوب مدیریت دانش كه در اینجا پیشرفت كرده محوریت نوع خاصی از موارد و پردازشگر نمی باشد. انتقال نمایشها و مثالها یا مكانیزمها برای پردازش نوع خاصی از نمایش است . كانون اصلی آن شناسایی طبقات منابع دانش و فعالیتهای اصلی برای برجسته نمودن آنهاست . مفسرین مدیریت دانش ، اغلب علاقمند معلوم شدن مرز بین داده ، اطلاعات و دانش هستند. بعضی از همینتفسیركنندگان مثل دیگران ، استفاده از واژه دانش و اطلاعات را كه به جای هم تبادل می شوند برای استفاده به جریان می اندازند.

برای مدت زمان طولانی سازمانها بطور رسمی از دانش استفاده می كردند و آنرا مدیریت می نمودند یا از طریقسیستم های كامپیوتری مانند سیستم های اطلاعات مدیریت (mis) دانش را تأمین می كردند. یك چنینتكنولوژیهایی برای مؤثر بودن مدیریت دانش از ضروریات است . پدیده مدیریت دانش بستگی به مختصات دانش و منابع آن ، شناسایی و طرح فعالیتهای مربوط به دانش و منابع آن و تشخیص عواملی كه در هدایت مدیریت دانش نفوذ دارد، خواهد داشت . این سه جنبه چارچوب مدیریت دانش را شكل می دهد. هدف اصلی این چارچوب عمومیت داشتن آن است . در خلق و ایجاد چهارچوب ، این اطمینان هست كه مفاهیم عوامل پیدا شده در مدیریت دانش را آسان می كند. با حفظ هدف عمومیت داشتن ، چارچوب مشخص خواهد كردكه تكنولوژی كمك مؤثری می نماید و نقش مهمی در مدیریت دانش دارد اما تأكیدی بر جنبه های غیرتكنولوژیكی ندارد.

چارچوب برای ساختار نظری و علمی كه می تواند اجرا كند مهم می باشد. چارچوب متنی را برای همه كارهادر رشته مورد نظر ارائه می دهد.

ایجاد چارچوب مهم است ، یك تعریف جامع از پدیده ها بطوریكه بتوانیم علوم طبیعی را اجرا و برای تحقیق هماهنگ نمائیم .

یك چارچوب به كاركنان كمك می كند تا موضوع مدیریت دانش را درك كنند، فعالیتهای دانش و چگونگیاثرات فعالیتها بر اثربخشی سازمانی اكثر پیچیدگیها در مورد دانش و مدیریت آن ناشی از فقدان یك چارچوب جامع و كامل می باشد.

چارچوب به كاربران دانش یك سری از ساختارهای خوب تعریف شده برای تحقیق و كار در مدیریت دانش می دهد.

چارچوب به كوششهای كاركنان برای ارائه تصویری بزرگتر كمك می كند. همچنین دانش چارچوب بهمحققان در داشتن طریقی برای تعریف و شناسایی همه موارد و موقعیتها كمك می نماید.

آگاهی و درك ارتباطات معمولی و متداول ، دامنه كار اقدامات و پروژه ها، توسعه های بعدی در رشته و زمینه خاص از ویژگیهای چارچوب است .

تحقیق باید روشن نماید كه منظور از كاركنان چیست ، بویژه زمانی كه از مدیریت دانش بحث می كنند باید قادرباشید تا تحقیق را عینیت بخشید تا بتوانید آنرا اداره كنید و بطور مستمر بهبود بخشید.

پیچیدگیهایی در حول مدیریت دانش وجود دارد. اكثر این پیچیدگیها به علت فقدان شفافیت تعریف و حوزهمدیریت دانش می باشد. باید هدف و دامنه كار اقدامات و كنشها و مدیریت تعیین شود. حمایت عینی و واقعی از ارتباطات گردد. برچسب مدیریت دانش در هر فرآیند و هر چیزی بكار میرود و بطور مكرر توسط مشاوران و دانشجویان استفاده می شود. باید بفهمیم كه بعضی چیزها به ارزش اساسی و اصولی بودن علوم و فنون نمی تواند توسط یك نظرفردی بدست آید. مهم نیست كه چه چارچوب یا ساختاری را استفاده كنید، اما داشتن یك تعریف و شناسایی و تعیین سطح دانش سیستماتیك ما را قادر به كارهای دیگر می كند.

یك دیدگاه قراردادی از یك سازمان ، آنرا بعنوان اینكه دارای سه نوع اصلی منابع می باشد می نگرد، مواد،نیروی انسانی و بودجه ، اكثر دانشمندان ادعا می كنند كه دانش مهمترین منابع یك سازمان است شكل زیرنمایانگر این نظر می باشد. فلاشها نشانگر منابع دانش هستند كه روی سه منبع و محیط خارجی و برعكس اثرمی گذارند.

هر منبعی می تواند روی دیگر منابع بطور گسترده و همچنین روی محیط خارجی تأثیر بگذارد.

شكل همچنین یكی از این اثرات را با شناساندن وجود مدیریت دانش و مهارتهای آن در افراد حاضر درسازمان برجسته می كند. خط های تیره نیر نشان می دهند كه منابع انسانی متشكل از خود فرد و یا كامپیوترمی باشد.

شكل فوق برای شناسایی انواع مقدماتی منابع دانش است . ضمناً با توجه به نمودار، این شكل تركیب چارچوبدانش را بیان می كند. نیتجه چگونگی دانش ، مشاركت كنندگان در بحث مربوط به فعالیتهای چارچوب بیان می شود. دانش در یك سازمان می تواند از طریق یكی از موارد شش گانه كه در شكل آمده ذخیره ، حفظ یاارائه شود. یك محقق مدیریت دانش در یك سازمان خاص می تواند هر كدام از این ۶ مورد را مطالعه وبررسی نماید.

دانش مشاركت كنندگان (اعم از افراد یا كامپیوتر) هر كدام از این مشاركت كنندگان مهارتهایی دارند وحافظه ای از دانش می باشند. منابع دانش این گروه تحت تأثیر ورود و خروج آنها می باشند یادگیری آنها نیز دركار سازمان تأثیر خواهد داشت .

فرهنگ مثل باورها و تصورات ، توسط اعضای سازمان مشاركت داده می شود. ارزشهای سازمان ، اصول ،فرمها و مقررات نانوشته و روشهای اجرایی منابع فرهنگی دانش را تشكیل می دهد.

---