آیین نامه مالی , محاسباتی و معاملاتی نهاد کتابخانه های عمومی کشور

هیأت امنا در جلسه مورخ ۳۰ ۳ ۱۳۸۵ با توجه به اتمام دوره آزمایشی آیین­نامه مالی, محاسباتی و معاملاتی نهاد کتابخانه­های عمومی کشور و بنا به اختیار ناشی از ماده ۳ قانون تأسیس و نحوه اداره کتابخانه های عمومی کشور مصوب ۱۷ ۱۲ ۱۳۸۲ مجلس شورای اسلامی و در اجرای مواد ۱۶ و ۱۸ آیین نامه اجرایی آن , آیین نامه مالی , محاسباتی و معاملاتی نهاد کتابخانه های عمومی را با اصلاحاتی در برخی از مواد و تبصره­ها به شرح ذیل تصویب نمود

هیأت امنا در جلسه مورخ ۳۰/۳/۱۳۸۵ با توجه به اتمام دوره آزمایشی آیین­نامه مالی، محاسباتی و معاملاتی نهاد کتابخانه­های عمومی کشور و بنا به اختیار ناشی از ماده ۳ قانون تأسیس و نحوه اداره کتابخانه‌های عمومی کشور مصوب ۱۷/۱۲/۱۳۸۲ مجلس شورای اسلامی و در اجرای مواد ۱۶ و ۱۸ آیین نامه اجرایی آن ، آیین نامه مالی ، محاسباتی و معاملاتی نهاد کتابخانه‌های عمومی را با اصلاحاتی در برخی از مواد و تبصره­ها به شرح ذیل تصویب نمود.

● فصل اول : تعاریف و کلیات

▪ ماده ۱- مفاهیم برخی واژه‌های بکار رفته در این آیین‌نامه به قرار ذیل است :

الف) منظور از قانون ، قانون تأسیس و نحوه اداره کتابخانه‌های عمومی مصوب۱۷/۱۲/۱۳۸۲ مجلس شورای اسلامی است .

ب) منظور از آیین‌نامه ، آیین‌نامه اجرایی قانون تأسیس و نحوه اداره کتابخانه‌های عمومی کشور ، مصوب هیأت محترم وزیران در جلسه مورخ ۴/۹/۱۳۸۳ است .

ج) منظور از نهاد ، نهاد کتابخانه‌های عمومی با همه ارکان آن است.

د) منظور از دبیرخانه ، دبیرخانه هیأت امنا است و در مورد دبیرخانه انجمن‌ کتابخانه‌های استان ، شهرستان ، شهر ، بخش و روستا ، حسب مورد و به صورت کوتاه ، با نام دبیرخانهٔ استان یا شهرستان یا شهر مربوطه ذکر خواهد شد .

▪ ماده ۲- بودجه ، برنامه مالی نهاد است که برای مدت یک‌سال مالی تهیه و تنظیم می‌شود و حاوی پیش‌بینی درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار و برآورد هزینه‌ها برای انجام عملیاتی است که منجر به تحقق هدف‎های نهاد خواهد شد. و از قسمت‌های ذیل تشکیل شده است:

الف) بودجه عمومی :

۱) پیش‌بینی دریافتها و منابع تأمین اعتبار که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت‌عنوان کمک‌های دولت یا منابع پیش‌بینی شده در ماده ۵ قانون، مذکور است.

۲) پیش‌بینی هزینه‌های جاری و اجتناب‎ناپذیر نهاد که تحت عنوان اعتبار مواد در بودجه نهاد منظور می‌شود.

۳) پیش‌بینی هزینه‌هایی که جهت نیل به اهداف نهاد ضروری می‎باشد، و تحت‌عنوان هزینه ردیف خاص پیش‌بینی می‌شود. انجام اینگونه هزینه‌ها می‌تواند با توجه به شرایط و حوادث واقعه تغییر یابد.

ب) بودجه اختصاصی :

پیش‌بینی درآمدها و منابع تأمین اعتبار ناشی از کمک‌های داخلی و خارجی و درآمدهای حاصل از حق عضویت، سود حاصل از فعالیت‌های مستقیم و یا سرمایه‌گذاری است.

ج) بودجه عمرانی (طرحهای عمرانی) :

۱) وجوه حاصل از پرداخت‌های دولتی جهت احداث یا تکمیل طرح‌های عمرانی است که می‌بایست طبق مقررات مربوط به خود هزینه شود.

۲) آن بخش از هدایایی است که منحصراً برای طرحهای عمرانی منظور شده و نیز سهمی از درآمدهای دیگر موضوع ماده ۵ قانون که برای طرحهای عمرانی در نظر گرفته شده است.

د) بودجه سرمایه‌گذاری :

وجوهی است که با تصویب هیأت امنا جهت اهداف بلندمدت نهاد پیش‎بینی می‌شود.

ـ تبصره: دبیرکل می‌تواند اعتبارات مصوب در بودجه برای هریک از مواد هزینه یا فعالیت‌ها را تا ده درصد کاهش یا افزایش دهد، به نحوی که از اعتبار کلی مصوب تجاوز نشود.

▪ ماده ۳- مؤسسه وابسته، به واحد سازمانی مشخصی اطلاق می‌شود که به موجب مصوبات هیات امنا جهت تحقق اهداف قانونی نهاد به وجود آمده یا بیاید و به نحوی مالکیت آن متعلق به نهاد کتابخانه‌های عمومی است و توسط آن نهاد نیز اداره می‎شود.

▪ ماده ۴- شرکت تابعه ، شرکتی است مرکب از اشخاص حقیقی یا حقوقی که بیش از پنجاه درصد (۵۰%) سهام آن متعلق به نهاد باشد که با مجوز هیأت امنا تأسیس و طبق اساسنامه خود و قانون تجارت اداره شود.

▪ ماده ۵- سال مالی نهاد ، یک سال شمسی است که از اول فروردین‌ماه هر سال آغاز و به پایان اسفند همان سال ختم می‌شود.

▪ ماده ۶- عملیات مالی ، عبارت از تمامی فعالیت‎هایی است که قابل سنجش با معیار پول رایج باشد. و شامل انجام مراحل قبول تعهدات مالی و تبادل پول و انتفاع خواهد شد و طبق قانون و آئین‌نامه و دستورالعملهای مصوب توسط دبیرکل صورت می‌گیرد.

▪ ماده ۷- مدارک مالی ، به مستنداتی اطلاق می‌شود که در بردارندهٔ اطلاعات مربوط به کیفیت و کمیت عملیات مالی می‌باشد که حسب مورد بر اساس جزییات مندرج در آیین‌نامه و دستورالعمل‎های مصوب تهیه می‌شود.

▪ ماده ۸- فعالیت‌های مربوط به طبقه‌بندی ، ثبت و نگهداری مدارک مالی در هر مورد به ویژه اصول و قواعد انبارداری و رابطه آن با کارپردازی، می‌بایست بر مبنای دستورالعملها و سیستم‌های مالی مصوب دبیرکل صورت پذیرد.

▪ ماده ۹- اعتبار ، عبارت است از مبلغی که برای مصرف یا مصارف معین به منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه‌های نهاد به تصویب هیأت امنا برسد .

▪ ماده ۱۰- دیون بلامحل ، عبارت است از بدهی‌های قابل پرداخت سنوات گذشته که در بودجه مربوطه اعتباری برای آنها منظور نشده و یا زائد بر اعتبار مصوب است ، در هر صورت به یکی از طرق ذیل حاصل شده باشد:

الف) احکام قطعی صادره از طرف مراجع دارای صلاحیت و یا قرارهای تأمین یا هزینه‎های لازم برای انتخاب وکیل یا تأمین وثیقه یا وجه الضمان ناشی از اجرای قانون حمایت قضایی.

ب) انواع بدهی به اشخاص حقیقی یا حقوقی که خارج از اختیار نهاد ایجاد شده باشد و یا ناشی از خدمات انجام شده باشد ، مثل حق اشتراکهای آب و برق و یا هزینه های مخابراتی و مشابه آن ....

▪ ماده ۱۱– مواد هزینه ، نوع هزینه را در داخل بودجه و یا قسمتی از فعالیت انجمن‌ها و دبیرخانه‌ها مشخص می‌کند.

▪ ماده ۱۲- دریافت‌های نهاد ، عبارت است از کلیه وجوهی که تحت‌عنوان منابع حاصله از اجرای مواد قانون و آیین‌نامه اجرایی و مصوبات هیأت‌امنا، درآمد اختصاصی و درآمد سرمایه‌گذاریها و سایر منابع تأمین اعتبار و سپرده‌ها و هدایا و کمکها و سایر وجوهی که به موجب قوانین و مصوبات می‌باید در حساب‌های انجمن‌ها و خزانه داری کل نهاد متمرکز گردد.

▪ ماده ۱۳- در‌آمدهای عمومی نهاد عبارت است از درآمدهایی که برابر بند الف ماده ۵ قانون و تبصره آن همه‌ساله به عنوان کمک در بودجه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی منظور می‌گردد.

▪ ماده ۱۴- درآمدهای اختصاصی نهاد عبارت است از درآمدهایی که برابر بندهای « ب » ، «ج » ، «د» و « هـ » ماده ۵ قانون در اختیار نهاد قرار می‌گیرد.

▪ ماده ۱۵- سایر منابع تأمین اعتبار ، عبارت از منابعی است که تحت‌عنوان وام برگشتی از سالهای قبل و استفاده از ذخایر و عناوین مشابه ، پیش‌بینی شده که ماهیت درآمدی ندارند.

▪ ماده ۱۶- تشخیص ، عبارت از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت‌هایی است که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه‌های نهاد ضروری است.

▪ ماده ۱۷- تأمین اعتبار ، عبارت از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین است.

▪ ماده ۱۸- تعهد ، عبارت است از ایجاد دین بر ذمّه نهاد، ناشی از انجام خدمات یا تحویل کالا یا اجرای قراردادها و اجرای احکام صادره از مراجع قانونی ذیصلاح و پرداخت حق عضویت و سهمیه مجامع بین‌المللی.

▪ ماده ۱۹- تسجیل ، عبارت است از تعیین میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک اثبات کننده بدهی.

▪ ماده ۲۰- حواله ، اجازه‌ای است که کتباً به وسیله مقامات مجاز نهاد برای تأدیه تعهدات و بدهی‌های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوطه عهده خزانه‌دار در وجه ذینفع صادر می‌شود.

▪ ماده ۲۱- هزینه ، عبارت از پرداخت‌هایی است که بطور قطعی به ذینفع در قبال تعهد یا تحت عنوان کمک یا عناوین مشابه در طرح‌های مشارکتی یا به کتابخانه‌‌های بخش خصوصی مورد بهره‌برداری عموم، با رعایت ضوابط و مقررات مربوطه صورت می‌گیرد.

▪ ماده ۲۲ ـ به منظور ایجاد تسهیل در پرداخت هزینه‎های نهاد وجوه لازم به عنوان تنخواه گردان در اختیار خزانه داران قرار خواهد گرفت . دستورالعمل نحوه واگذاری و میزان و موارد استفاده از انواع تنخواه گردانهایی که واگذاری آنها بر حسب این ماده و سایر مواد این آیین نامه ضرورت پیدا می‎کند و همچنین ترتیب واریز آنها از طرف دبیر کل تهیه و ابلاغ خواهد گردید .

▪ ماده ۲۳- پیش‌پرداخت ، عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوطه بر اساس احکام و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت می‌گیرد.

▪ ماده ۲۴- علی‌الحساب ، عبارت است از پرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت می‌گیرد.

▪ ماده ۲۵- سپرده ، وجوهی است که طبق قوانین و مقررات به منظور تأمین و یا جلوگیری از تضییع حقوق نهاد دریافت یا تودیع می‌گردد و استرداد و یا ضبط آن تابع شرایط مقرر در قوانین و مقررات و قراردادهای مربوطه است.

ـ تبصره: وجوهی که تحت‌عنوان ودیعه دریافت می‌گردد، سپرده محسوب نشده و تابع مقررات مربوط به خود می‌باشد.

▪ ماده ۲۶- انتصاب خزانه‌دارکل و مدیرکل امور مالی نهاد و خزانه‌داران استان‎ها و شهرستانها به شرح ذیل صورت می‌پذیرد:

الف) خزانه‌دارکل نهاد با تأیید هیأت امنا و حکم دبیرکل ؛

ب) خزانه‌دار استان که همان رئیس دبیرخانه انجمن باشد با حکم دبیرکل ؛

ج) خزانه‌دار شهرستان که همان رئیس دبیرخانه انجمن شهرستان باشد با حکم رئیس دبیرخانه انجمن استان .

▪ ماده ۲۷- وظایف و اختیارات خزانه‎دارکل:

۱) بکار بردن مساعی لازم در وصول درآمدها و ارائه پیشنهاد در مورد ایجاد انواع درآمدهای جدید ضمن اشتراک‌ مساعی با دبیرکل؛

۲) حفظ دارایی‎ها ، اموال ، حقوق و منافع مالی نهاد کتابخانه‌ها‌ی عمومی ، ضمن اشتراک مساعی با دبیرکل؛

۳) نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حساب‎ها طبق ضوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها ؛

۴) تنظیم ترازنامه و تفریغ بودجه؛

۵) همکاری با دبیرکل جهت تخصیص اعتبار)

۶) افتتاح حساب در بانکها و برداشتن از آن و نیز مسدود کردن حسابها و امضای چک‌ها ، سفته‌ها ، اوراق بهادار و قبوض و انعقاد قراردادهای مالی که متفقاً با امضای خزانه‌دار کل نهاد و دبیرکل یا مقامات مجاز از طرف آنها و با رعایت قانون و آیین نامه اجرایی و ضوابط مصوب هیأت امنا به عمل می‌آید؛

۷) افتتاح حساب در بانک تجارت مراکز استانها با امضای مشترک مدیر امور کتابخانه­های عمومی استان و حسابدار استان به منظور تسهیل در امر دریافت و پرداخت مبالغ تنخواه­گردان تخصیصی نهاد.

ـ تبصره ۱ : خزانه دارکل عهده‌دار امور حسابداری و پرداخت هزینه‌ها و نگهداری حسابها و حفظ اسناد و تحویل ، تحول و نگهداری وجوه ، نقدینه‌ها ، سپرده‌ها و اوراق بهادار نهاد می‌باشد. مسؤولیت امور فوق‌الذکر در استان و شهرستان به ترتیب با خزانه داران استان و شهرستان خواهد بود.

ـ تبصره ۲ : صاحبان امضا‌ی مجاز در سطح استانها برای افتتاح حساب (طبق ضوابط مصوب هیأت امنا)، انعقاد قراردادها، امضای اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور در حدود اختیارات و وظایف محوله و نیز در سطح شهرستان و شهر (چنانچه دارای انجمن باشد ) به همان ترتیبی است که در بند "ح" ماده "۹" آیین نامه مذکور است . اگر انجمن تشکیل نشده باشد، دارنده امضای ثابت برای امور مذکور در مناطق یاد شده، توسط رئیس دبیرخانه استان و دارنده امضای دیگر توسط دبیر انجمن استان تعیین می­شود .

▪ ماده ۲۸- امین اموال یا جمع‌دار ، مأموری است که از بین کارکنان واجد صلاحیت و امانتدار با پیشنهاد خزانه‌دارکل و به موجب حکم دبیرکل با سپردن تضمین مناسب به این سمت منصوب می‎شود و مسؤولیت حراست و تحویل و تحول و تنظیم حسابهای اموال و اوراقی که در حکم وجه نقد است و کالاهای تحت ابوابجمعی ، به عهده او واگذار می‌شود. شرایط انتخاب، حدود وظایف و مسؤولیت‌های امین اموال در مورد اموال منقول و غیرمنقول در برابر نهاد همانی است که در آیین‌نامه موضوع ماده« ۳۴ » قانون محاسبات عمومی مذکور است.

▪ ماده ۲۹- کارپرداز ، مأموری است که از بین کارکنان واجد صلاحیت نهاد به این سمت منصوب و نسبت به خرید و تدارک کالاها و خدمات موردنیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می‌نماید.

● فصل دوم : اجرای بودجه

۱) بخش یکم ـ درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار

▪ ماده ۳۰ - کلیه وجوهی که از محل درآمدهای عمومی و اختصاصی نهاد و درآمدهای خاص داخلی و سایر منابع تأمین و وصول می شود ، می بایستی در حسابهای مخصوصی که در این آیین نامه برای افتتاح آنها تعیین تکلیف شده است و یا خزانه‌دارکل بنا به مورد و طبق ضوابط مصوب هیأت امنا اعلام می­دارد ، واریز شود و هرگونه پرداختی منحصراً از طریق حساب‎های بانکی مجاز قابل انجام است .

▪ ماده ۳۱ - وجوهی که تحت عنوان سپرده و یا وجه الضمان و یا وثیقه و یا نظایر آنها دریافت می­گردد باید به حسابهای مخصوصی که توسط خزانه‎دارکل معین می‎شود ، واریز گردد . خزانه‎دارکل ترتیبی اتخاذ می‎نماید ‎که در صورت لزوم و با توجه به مقررات نسبت به عودت این وجوه اقدام شود .

ـ تبصره : نحوه افتتاح حساب و برداشت از آن و یا مسدود کردن حسابهای موضوع بند ۶ ماده « ۲۷ » و حسابهای موضوع مواد ۳۱ و ۳۲ این بخش مطابق دستورالعملی است که توسط خزانه‎دارکل تهیه و پس از تأیید دبیرکل ابلاغ خواهد شد .

▪ ماده ۳۲ – چاپ انواع اوراق در حدود قانون برای وصول هر نوع درآمد زیر نظر و با مسؤولیت خزانه‎دار‎کل انجام می‎پذیرد .

▪ ماده ۳۳ - وجود اعتبار در بودجه به خودی خود برای اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی ایجاد حق نمی­کند و استفاده از اعتبارات باید با رعایت مقررات مربوط به خود به عمل آید .

▪ ماده ۳۴ - پرداخت هزینه­ها به ترتیب پس از طی مراحل تشخیص و تأمین اعتبار و تعهد و تسجیل و حواله و با اعمال نظارت مالی به عمل می­آید .

▪ ماده ۳۵ - اختیار و مسؤولیت تشخیص و انجام تعهد و تسجیل و حواله اعتبارات به عهده دبیرکل یا مقامات مجاز از طرف وی خواهد بود و مسؤولیت تأمین اعتبار ، تطبیق پرداخت با قوانین و مقررات در مرکز به عهده خزانه‎دارکل است . در استانها و شهرستانها طبق تبصره ۲ ماده « ۲۷ » این آیین نامه عمل خواهد شد.

ـ تبصره ۱ ـ اختیارات و مسؤولیتهای موضوع این ماده با رعایت آیین نامه اجرایی حسب مورد مستقیماً و بدون واسطه از طرف مقامات مذکور در بالا به سایر مقامات نهاد کلاً یا بعضاً قابل تفویض خواهد بود . لکن در هیچ مورد تفویض اختیار و مسؤولیت ، سلب اختیار و مسؤولیت از تفویض کننده نخواهد کرد .

ـ تبصره ۲ ـ در اجرای این ماده تفویض اختیارات و مسؤولیت های مربوط به دبیرکل و خزانه دار به شخص واحد و نیز تفویض اختیار و مسؤولیتهای دبیرکل به خزانه دار مربوط و یا کارکنان تحت نظر او مجاز نخواهد بود مگر در مواردی که مقررات قانونی به صراحت تجویز کرده باشد.

▪ ماده ۳۶ – خزانه‎دارکل مجاز است در ابتدای هر سال مالی براساس درخواست مقامات مجاز و تأیید دبیرکل حداکثر معادل ده درصد (۱۰%) اعتبارات موضوع بودجه پیشنهادی به هیأت امنا را در اختیار آنها قرار دهد ، تنخواه‎گردان مزبور می­بایست از آخرین تخصیص اعتبار مربوطه کسر گردد .

▪ ماده ۳۷- مصرف اعتبارات مندرج در بودجه، تحت عنوان دیون بلامحل با تصویب کمیسیونی مرکب از اشخاص ذیل خواهد بود :

۱‌) دبیرکل ،

۲) خزانه‎دارکل ،

۳) معاونت اداری و مالی و پشتیبانی .

▪ ماده ۳۸ - در مواردی که به تشخیص دبیرکل و تأیید رئیس هیأت امنا نیاز به خرید کالا یا خدمات خارجی وجود داشته باشد ، پس از تأمین اعتبار و تصویب کمیسیون معاملات موضوع ماده « ۴۶ » طبق مقررات و ضوابط مربوطه نسبت به گشایش اعتبار اسنادی اقدام می­شود .

▪ ماده ۳۹ - کلیه اعتبارات جاری و عمرانی منظور در بودجه تا آخر سال مالی قابل تعهد و پرداخت است و مانده وجوه اعتبارات مصرف نشده هرسال باید حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه سال بعد به حساب‎های اعلام شده از طرف خزانه‎دارکل برگشت داده شود. نحوه مصرف وجوه مزبور طی دستورالعمل اجرایی ابلاغ خواهد شد.

▪ ماده ۴۰ - برای رفع احتیاجات سال بعد ، در مواردی که موضوعی جنبه فوری و فوتی داشته و تأخیر در انجام آن منجر به زیان و خسارت نهاد گردد به پیشنهاد دبیرکل و تأیید رئیس هیأت امنا امکان انعقاد قراردادهای لازم برای خرید کالا یا خدمات مورد نیاز با رعایت مقررات وجود دارد ، مشروط بر اینکه مبلغ اینگونه قراردادها به تشخیص خزانه‎دارکل در هر مورد حداکثر بیش از اعتبار مصوب و مشابه آن در آن سال و یا در صورت جدید بودن موضوع ، مجموعاً بیش از ده درصد مجموع اعتبارات غیر پرسنلی مصوب نهاد نباشد . چنانچه در اجرای قرارداد منعقده و براساس مقررات مربوط پرداخت وجوهی به عنوان پیش پرداخت ضرورت پیدا کند و یا قراردادهای مزبور قبل از پایان سال مالی به مرحله تعهد برسند ، می توان وجوه لازم را به عنوان پیش پرداخت تأدیه نمود.

۲) بخش دوم : معاملات

▪ ماده ۴۱ - معاملات کلان نهاد اعم از خرید و فروش و اجاره و استجاره و پیمانکاری و اجرت کار و غیره باید حسب مورد از طریق مناقصه یا مزایده انجام شود مگر در موارد ذیل :

۱) معاملاتی که انجام آنها در محدوده قوانین و مقررات استخدامی باشد ؛

۲) معامله با یکی از وزارتخانه‎ها ، سازمانها ، مؤسسات دولتی ، شرکتهای دولتی ، مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی و مؤسسات تابع آنها که بیش از پنجاه درصد سهام یا سرمایه یا مالکیت آنها متعلق به دستگاههای یاد شده باشد و نیز اتحادیه و شرکتهای تعاونی تهیه و تولید و توزیع یا مصرف تشکیل شده براساس قوانین و مقررات ناظر بر تشکیل شرکتهای تعاونی به شرط مقرون به صرفه بودن و صلاح نهاد ؛

۳) در مورد خرید کالا یا خدمات یا حقوقی که به تشخیص دبیرکل یا مقامات مجاز از طرف وی ، منحصر به فرد بوده و دارای انواع مشابه نباشد ، یا از طرف مراجع ذیصلاح قانونی برای آنها نرخ معینی تعیین و اعلام شده باشد ؛

۴) خرید یا اجاره اموال غیرمنقول که به تشخیص دبیرکل یا مقامات مجاز از طرف وی با کسب نظر کارشناس رسمی دادگستری یا کارشناس خبره ، متعهد و معتمد رشته مربوط به انتخاب دبیرکل (یا انجمنها حسب مورد ) صورت خواهد گرفت ؛

۵) تعمیر ماشین آلات ثابت و متحرک از جمله ماشینهای اداری و خرید قطعات یدکی برای تعویض یا تکمیل لوازم و تجهیزات آنها همچنین ادوات ، ابزار ، وسایل اندازه گیری دقیق و لوازم آزمایشگاهی علمی و فنی و سیستم‎ها یا شبکه‎های رایانه‌ای و نظایر آنها با تعیین بهای مورد معامله به وسیله شخص یا اشخاص حقیقی یا حقوقی کارشناس خبره و متعهد به انتخاب دبیرکل یا مقام مجاز از طرف ایشان ؛

۶) در مواقع اضطراری در صورت تشخیص مورد و تأیید مقدار لازم برای رفع نیاز توسط دبیرکل یا مقام‎های مجاز از طرف وی، خرید انجام می‎شود و گزارش خرید و تحویل کالا بر حسب مورد توسط مأمور خرید یا مسؤول مربوطه تنظیم و گواهی شده، پس از تأیید دبیرکل یا مقامهای مجاز مزبور به هزینه قطعی منظور می شود ؛

۷) در مورد معاملاتی که به تشخیص هیأت امنا با ملاحظه صرفه و صلاح نهاد باید مستور بماند ؛

۸) چاپ ، صحافی، خرید کتب ، مجلات و آثار صوتی ، تصویری ، هنری و صنایع مستظرفه و یا خرید خدمات برای تهیه و تولیدات هریک از آنها و یا خرید خدمات آموزشی، پژوهشی، مدیریتی و مشاوره‎ای‎.

ـ تبصره: انجام معاملات موضوع بندهای ۱و ۲ این ماده بدون رعایت تشریفات مناقصه و یا مزایده مشروط بر آن است که دستگاه فروشنده ، مورد معامله را در اختیار داشته یا تولید کننده یا انجام دهنده آن باشد یا اینکه وظیفه تهیه و توزیع و فروش مورد معامله را به عهده داشته باشد .

▪ ماده ۴۲ - معاملات نهاد با توجه به سقف اعتبارات سالانه و سطح اختیارات انجمنها در مراکز استان و شهرستان به شرح ذیل تقسیم می­گردد :

۱) معاملات جزئی : این نوع معاملات که با اخذ مجوز خرید (تأمین اعتبار و دستور خرید ) توسط مأمور خرید در دبیرخانه و در استانها و شهرستانها به مسؤولیت مقام مجاز و با حفظ صرفه و صلاح نهاد و با کمترین بهای ممکن ( در شرایط مساوی کالای مورد نظر ) از فروشندگان با اخذ فاکتور خرید صورت می‎گیرد که بایستی با درج جمله « با رعایت صرفه و صلاح نهاد و با کمترین نرخ خریداری گردیده » توسط کارپرداز و امضای وی روی فاکتور باشد .

نصاب این نوع معاملات تا مبلغ ده میلیون ( ۰۰۰/۰۰۰/۱۰ ) ریال است .

۲) معاملات متوسط : در این نوع معاملات مأمور خرید یا واحد تدارکات حسب مورد و با تصویب دبیرکل یا مقام مجاز در استان و شهرستان با حفظ صرفه و صلاح نهاد و کمترین بهای ممکن ( در شرایط مساوی کالای مورد نظر ) اقدام به خرید می نماید . انجام این نوع معاملات با ارائه حداقل سه برگ پیش فاکتور از سه فروشنده و یا استعلام و با تأیید مقامات یاد شده صورت می­پذیرد .

نصاب معاملات متوسط از مبلغ ده میلیون ( ۰۰۰/۰۰۰/۱۰ ) ریال بیشتر و از یکصد میلیون ( ۰۰۰/۰۰۰/۱۰۰ ) ریال تجاوز نخواهد کرد.

۳) معاملات عمده با تأیید و مسؤولیت دبیرکل یا مقام‎های مجاز از طرف ایشان به این صورت انجام می‎شود که مأمور خرید با رعایت مفاد بند ۲ این ماده و تشخیص عادلانه بودن بهای به دست آمده و تصویب کمیسیون معاملات ، معامله را با پیشنهاد دهنده این بهاء انجام خواهد داد .

نصاب معاملات عمده از مبلغ یکصد میلیون ( ۰۰۰/۰۰۰/۱۰۰ ) ریال بیشتر و از مبلغ چهارصد میلیون ( ۰۰۰/۰۰۰/۴۰۰ ) ریال بیشتر نخواهد بود .

در معاملات کلان ، پیشنهاد دبیرکل همراه با مدارک و گزارش توجیهی برای بررسی و تعیین نوع مناقصه اعم از عمومی یا محدود بدواً به کمیسیون معاملات نهاد ارجاع می شود و سپس با نظر کمیسیون یاد شده برای تصویب نهایی به رئیس هیأت امنا احاله و برابر نظر ایشان عمل خواهد شد.

نصاب معاملات کلان از مبلغ چهارصد میلیون (۰۰۰/۰۰۰/۴۰۰ ) ریال به بالاست .

ـ تبصره ۱- نصاب معاملات مذکور در این ماده همه‎ساله با پیشنهاد دبیرکل و تصویب هیأت امنا معین خواهد شد.

ـ تبصره ۲ ـ کلیه فاکتورها باید به امضای مأمور خرید و رئیس دبیرخانه در استانها و شهرستانها و در مرکز ، مسؤول امور اداری برسد .

▪ ماده۴۳ ـ مزایده در معاملات به طریق زیر انجام می شود :

۱) در مورد معاملات جزئی به بیشترین بهای ممکن و به تشخیص کارپرداز و امضای وی و درج عبارت : فروش با رعایت صرفه و صلاح و بیشترین بهای ممکن صورت گرفته است ؛

۲) در مورد معاملات متوسط با گزارش توجیهی معاون امور مالی و اداری و پشتیبانی ، تصویب کمیسیون معاملات و تأیید دبیرکل ؛

۳) معاملات عمده با حراج؛

۴) معاملات کلان با انتشار آگهی مزایده عمومی .

▪ ماده ۴۴ ـ مناقصه یا مزایده عمومی با درج حداقل یک نوبت آگهی در یکی از روزنامه‎‎های کثیرالانتشار کشور صورت می‎پذیرد.

▪ ماده ۴۵ ـ در مواردی که انجام مناقصه یا مزایده براساس گزارش توجیهی واحد اجرایی مربوطه، به تشخیص هیأتی مرکب از : معاون اداری و مالی و پشتیبانی ، خزانه‎دارکل و یک نفر کارشناس خبره در رشته مربوط به انتخاب دبیرکل ، میسّر یا به مصلحت نباشد ، می توان معامله را به طریقی که هیأت مزبور معین می کند ، با تأیید رئیس هیأت امنا یا مقام مجاز از طرف ایشان انجام داد .

ـ تبصره ۱- اگر مبلغ معاملات موضوع این ماده بیشتر از پنج میلیارد ( ۰۰۰/۰۰۰/۰۰۰/۵ ) ریال باشد ، باید پس از تصویب هیأت یاد شده ، به تأیید هیأت امنا هم برسد .

ـ تبصـره ۲ – جلسات هیأت ترک مناقصه یا مزایده با حضور هر سه نفر رسمیت یافته و تصمیمات هیأت با رأی موافق دو نفر معتبر و قابل اجراست.

▪ ماده ۴۶ ـ به منظور بررسی تقاضا‌ها یا پیشنهادهای رسیده برای انجام مناقصه یا مزایده عمومی یا مناقصه محدود و تشخیص صلاحیت اشخاص واجد شرایط و سایر وظایف محوله ، کمیسیون معاملات نهاد مرکب از اعضای مشروحه ذیل تشکیل می‌شود:

۱) دبیرکل یا نماینده ایشان (رئیس کمیسیون) ؛

۲) خزانه‎دارکل ؛

۳) معاون اداری و مالی و پشتیبانی (دبیر کمیسیون) ؛

۴) نماینده واحد درخواست‎کننده (بدون حق رأی) .

▪ ماده ۴۷ ـ ترکیب کمیسیون معاملات در استانها عبارت است از :

۱) رئیس دبیرخانه و خزانه‌دار انجمن ،

۲) مسؤول امور اداری و مالی کتابخانه‎های استان ،

۳) یک کارشناس خبره به انتخاب انجمن اعم از اینکه از اعضای انجمن باشد یا کارمندان نهاد کتابخانه‌ها و یا سایر دستگاههای عمومی ( دارای نماینده در انجمن )‌ .

▪ ماده ۴۸ ـ در معاملات مربوط به اجاره دادن کامل واحد کتابخانه یا فروش یا هر نوع واگذاری حق مالکیت اموال غیرمنقول یا معاوضه و تبدیل به احسن نمودن آنها، ضمن رعایت تمام شرایط مقرر در این آیین‌نامه ، حتماً باید نوع معامله و ضرورت آن قبل از هر اقدامی به تأیید هیأت امنا برسد. در مورد اجاره یا واگذاری حق انتفاع از بخشی از فضاهای مازاد بر نیاز برای مدت محدود به تشخیص دبیرکل عمل شود.

▪ ماده ۴۹ ـ میزان پیش پرداخت که از چهل درصد (۴۰%) مبلغ معامله بیشتر نخواهد شد و سپرده حسن انجام کار و همچنین نوع و میزان تضمینی که می‌بایست در قبال پیش پرداخت و یا حسن انجام کار اخذ گردد به تشخیص و مسؤولیت دبیرکل یا مقامهای مجاز از طرف ایشان (بر اساس دستورالعملهای مصوب دبیرکل) خواهد بود .

▪ ماده ۵۰ - کلیه اسناد هزینه‌های انجام شده باید متکی به مدارک مشروحه ذیل باشد :

۱) تنظیم قرارداد و یا گرفتن فاکتور حاوی مشخصات کامل و مبین هویت واقعی فردی و صنفی فروشنده از جمله شماره پروانه کسب و فعالیت ، نشانی دقیق، تلفن محل کار، نام و نام ‌خانوادگی فروشنده الزامی است . مگر در موارد اضطراری که نیاز به تأمین کالا از قبل قابل پیش‌بینی نباشد و خرید به اندازه رفع اضطرار صورت گیرد و دولت ، مؤسسات وابسته به دولت ، شهرداریها ، بانکها، نهادها و مؤسسات عمومی در تولید و توزیع آن به نحوی از انحاء مداخله و یا مباشرت نداشته باشند . تشخیص مورد اخیر و نیز موارد اضطراری و تعیین میزان آن به عهده دبیرکل یا مقامهای مجاز از طرف ایشان است .

۲) در مورد خریدهای داخلی ، فاکتور خرید (با رعایت مفاد بند یک فوق‌الذکر) ، رسید انبار یا صورت مجلس تحویل کالا.

۳) در مورد خریدهای خارجی اعلامیه بانک و در موارد جزئی صورتحساب فروشنده ، مدارک ترخیص کالا از گمرک و رسید انبار یا صورت مجلس تحویل کالا.

۴) در مورد پرداخت حقوق و دستمزد و مزایا و هر نوع پرداخت پرسنلی دیگر ، گواهی انجام کار از طرف مقامات مجاز و امضای گیرنده وجه یا گواهی بانک دایر بر واریز وجه به حساب بانکی ذینفع.

۵) مصرف اعتبار هزینه‌های خارج از کشور با امضای دبیرکل و خزانه‎دارکل به هزینه‌ قطعی منظورخواهد شد .

۶) در مورد کارهایی که به پیمانکار محول می‌شود قرارداد مربوطه و تأییدیه تحویل کالا و یا انجام خدمت موضوع قرارداد توسط دبیرکل یا مقام مجاز از طرف وی.

▪ ماده ۵۱ – تنخواه گردان موضوع ماده« ۲۲ »این آیین‌نامه بنا به تشخیص دبیرکل یا مقامات مجاز از طرف ایشان به اشخاص یا واحدهایی پرداخت می‌شود که به نحوی از انحاء مسؤولیت انجام هزینه و تدارکات در نهاد کتابخانه‌های عمومی را به عهده دارند ، مسؤولیت تسویه به موقع تنخواه گردان فوق‌الاشاره به عهده دریافت‎کننده تنخواه گردان می‌ باشد.

▪ ماده ۵۲- گزارش خرید و تحویل کالا و خدمات بر حسب مورد با رعایت موارد مذکور در این آیین‌نامه توسط مأمور خرید و یا مسؤول واحد تدارکات تنظیم و گواهی شده و به وسیله مقامات مذکور در ماده« ۳۵ »این آیین‌نامه به عنوان صورت مجلس خرید و تحویل کالا و خدمات تأیید و امضا می‌شود. چنانچه تحویل گیرنده کالا غیر از واحد تدارکات و یا مأمور خرید باشد باید صورت مجلس تحویل کالا را امضا نماید و در مواردی که کالا از اموال غیرمصرفی و بادوام باشد پس از رفع نیاز تحویل واحد جمعداری و اموال گردد.

▪ ماده ۵۳- در کلیه موارد، اسناد هزینه با امضای دبیرکل و خزانه‎دارکل یا مقامات مجاز از طرف آنان به حساب هزینهٔ قطعی منظور می‎شود.

▪ ماده ۵۴- سایر مقررات عمومی حاکم بر معاملات ، نکات ضروری برای درج در آگهی‎ها، نحوه برگزاری مناقصه و مزایده و ضوابط اجرایی انعقاد قراردادهای مربوطه و هر نوع دستورالعمل موردنیاز به صورت جداگانه توسط دبیرکل تهیه و با تأیید رئیس هیأت امنا ابلاغ خواهد شد.

● فصل سوم : نظارت مالی

▪ ماده ۵۵- نظارت مالی از وظایف خزانه‎دارکل می‎باشد و این وظیفه عیناً در استانها و شهرستانها با خزانه‎داران انجمن‎های مراکز استانها خواهد بود.

▪ ماده ۵۶- در مواردی که خزانه‌دارکل هزینه‌ کردن وجهی را بر خلاف مقررات تشخیص دهد مراتب را با ذکر مستند قانونی مربوط کتباً به مقام صادرکننده دستور هزینه و خرج اعلام می‎کند. مقام صادرکننده دستور پس از وصول گزارش خزانه‎دار، چنانچه دستور خود را منطبق با قوانین و مقررات تشخیص داده و مسؤولیت قانونی بودن دستور خود را کتباً با ذکر مستند قانونی به عهده بگیرد و مراتب را به خزانه‎دار اعلام نماید، خزانه‎دار مکلف است وجه سند هزینه مربوط را پس از ضمیمه کردن دستور کتبی ، متضمن قبول مسؤولیت مذکور، پرداخت و مراتب را با ذکر مستندات قانونی مربوطه ( در موارد استانی به دبیرکل و در مرکز به رئیس هیأت امنا گزارش نماید ). در صورتی که مقامات یادشده مراتب تخلف را تأیید کردند موضوع به مراجع ذیصلاح جهت رسیدگی منعکس می‎گردد.

▪ ماده ۵۷- انتخاب و تدوین سیستم‌های مالی می‌بایست به نحوی صورت گیرد که دستیابی به نکات و اهداف مشروحه ذیل را امکان پذیر و تسهیل نماید.

۱) حصول اطمینان از این امر که تمامی جزییات مربوط به کلیه عملیات مالی نهاد کتابخانه ها در چهارچوب مقررات و مصوبات هیأت امنا صورت گرفته و در قالب مدارک مالی به طور کامل و دقیق به مسؤولین مالی گزارش می‌شود.

۲) طبقه بندی و تفکیک وظایف هر یک از مشاغل مربوط به امور مالی و حسابرسی به نحوی است که ضمن حفظ ارتباطات لازم ، از تداخل سوء و یا بی‎مورد ، جلوگیری به عمل آید.

▪ ماده ۵۸- خزانه‌داران تمام واحدهای استان موظفند صورتهای مالی مربوط به دوره های مالی سالانه موضوع ماده« ۵ »آیین نامه را منطبق با سیستم مالی مصوب نهاد که در اختیارآنها قرار گرفته تهیه ، امضاء و به انجمن استان ارائه نمایند و انجمن استان نیز پس از تهیه حسابهای تلفیقی حداکثر لغایت خردادماه سال بعد به دبیرخانه ارسال نماید.

▪ ماده ۵۹- خزانه‌دارکل نهاد به منظور حصول اطمینان از صحت عملکرد مالی استان‎ها موظف است مطابق مقررات و مصوبات هیأت امنا نظارت‎های لازم را به طور مستمر اعمال نموده و پیگیری‎های مقتضی جهت وصول به موقع صورت حساب‎های مالی سالانه از انجمن استان‎ها را به عمل آورد.

▪ ماده ۶۰- خزانه‌دارکل نهاد موظف است صورت‎های مالی سالانه نهاد کتابخانه‌های عمومی را با رعایت این آیین‌نامه و دستورالعمل تلفیق حساب‎ها به نحوی که در بردارنده ماحصل فعالیت‎های مالی نهاد در مرکز ، استان‎ها، شرکت‎های تابعه و مؤسسات وابسته باشد حداکثر لغایت پایان تیرماه هر سال تهیه و به دبیرکل ارائه نماید.

▪ ماده ۶۱- خزانه‎دارکل نهاد مکلف است با رعایت قوانین و مقررات و مصوبات هیأت امنا ، نسبت به ایجاد وحدت رویه در مورد اعمال نظارت قبل از خرج اقدام نماید.

▪ ماده ۶۲- دبیرکل پس از وصول صورت‎های مالی تلفیقی سالانه نهاد ، صورت‎های مالی مزبور را به همراه یک نسخه از گزارش فعالیت‎های نهاد، ۲۰ روز قبل از برگزاری جلسه رسیدگی به عملکرد مالی نهاد ، برای اعضای هیأت امنا و بازرس نهاد ارسال می‎کند تا جهت بررسی در جلسه هیأت امنا مطرح شود و مورد تصمیم‌گیری قرارگیرد.

● فصل چهارم : اموال

▪ ماده ۶۳ ـ کلیه اموال منقول متعلق به وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی که تا تاریخ ۱۷/۱۲/۸۲ در اختیار نهاد کتابخانه‌های عمومی (دبیرخانه هیأت امنا ، انجمن‎ها و کتابخانه‌ها ) قرار داشته ، متعلق به این نهاد است و هرگونه تغییری در مالکیت و بهره برداری از آنها به هر ترتیبی که باشد تابع ضوابط و مقررات این نهاد خواهد بود .

▪ ماده ۶۴ ـ در اجرای ماده ۲۰ آیین نامه اجرایی ، حق استفاده از کلیه اموال غیرمنقول متعلق به وزارتخانه‎ها و مؤسسات دولتی که تا تاریخ ۴/۹/۱۳۸۳ در اختیار نهاد کتابخانه‌های عمومی (دبیرخانه ، انجمن‎ها و کتابخانه‌ها ) قرار گرفته است تا زمان رفع نیاز و اعلام آن توسط هیأت امنا کماکان در اختیار این نهاد خواهد بود .

ـ تبصره : درخصوص آن دسته از اموال غیرمنقولی که پس از تاریخ مذکور در این ماده در اختیار نهاد کتابخانه‌های عمومی قرار گیرد ، طبق توافق دستگاه ذیربط و دبیرکل عمل خواهد شد .

▪ ماده ۶۵ ـ کلیه اموال و دارایی‎های منقول و غیرمنقولی که از محل منابع مالی نهاد کتابخانه‌های عمومی خریداری شده و یا در اجرای قوانین و مقررات مربوط ایجاد و یا تملک شده یا می‎شود و یا به هر طریق قانونی دیگر در تملک نهاد قرارگرفته یا بگیرد ولو آنکه به نام انجمن‎ها یا دبیرخانه هیأت امنا و نظایر آن صورت گرفته باشد ، متعلق به نهاد کتابخانه‌های عمومی است .

▪ ماده ۶۶ ـ مسؤولیت حفظ و حراست از اموال یاد شده و هر آنچه را که با سلطه قانونی در تملک نهاد است ، بر عهده دبیرکل ، مدیران ذیربط در حوزه مأموریت و مسؤولیت آنان و حسب مورد ، مقامات منصوب از طرف آنان است .

▪ ماده ۶۷ ـ سایر ضوابط و مقررات مربوط به اموال نهاد از جمله چگونگی حفظ و نگهداری ، نقل و انتقالات ، نگهداری حساب اموال و روش رسیدگی به حساب و موجودی اموال طبق ضوابطی خواهد بود که جداگانه به تصویب هیأت امنا خواهد رسید .

۵) فصل پنجم : بازرس یا بازرسان

▪ ماده ۶۸ ـ هیأت امنا در هر سال یک یا چند بازرس از اشخاص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط را انتخاب می‎کند تا نسبت به تهیه گزارش سالانه و تقدیم آن به هیأت امنا اقدام کند.

ـ تبصره : تعیین حق الزحمه بازرس با هیأت امنا است .

▪ ماده ۶۹ ـ وظایف و اختیارات بازرس یا بازرسان منتخب هیأت امنا به قرار زیر است :

۱) بازرسی و نظارت بر اجرا و انطباق نحوه اداره امور نهاد با قانون ، آیین نامه، ضوابط و مقررات مصوّب هیأت امنا ؛

۲) رسیدگی به کلیه حسابها ، دفاتر ، اوراق و اسناد و مدارک مالی ، درآمدها ، دارایی های نقدی و جنسی و اوراق بهادار که در صورت لزوم با استفاده از خدمات کارشناسان و مؤسسات رسمی حسابرسی مورد تأیید هیأت امنا، انجام خواهد شد ؛

۳) اعلام کتبی تخلفات در اداره امور نهاد و تجاوز از حدود قانون ، آیین نامه‎ها و مقررات به هیأت امنا ؛

۴) بررسی و اظهارنظر در خصوص گزارشهای دوره ای و سالانه انجمن های استانها و دبیرخانه هیأت امنا ، ترازنامه و صورتهای مالی و تفریغ بودجه سال مالی گذشته و صورت دارایی ها و همچنین درباره صحت مطالب و اطلاعاتی که در اختیار دبیرکل و هیأت امنا قرارداده شده است ؛

۵) تهیه گزارش سالانه راجع به وضع نهاد با توجه به بند فوق و تسلیم آن به دبیرکل و هیأت امنا . این گزارش باید لااقل ۱۰ روز قبل از تشکیل جلسه هیأت امنا برای رسیدگی به صورت‎های مالی سالیانه ارائه شود .

▪ ماده ۷۰- این آیین نامه از تاریخ ابلاغ دبیرکل لازم الاجرا خواهد بود.

مسعود بهمن آبادی