هزینه یابی كیفیت در پروژه ها

با پیشرفت روش های مدیریتی و نیز افزایش رقابت در بازار,سیستم های حسابداری قیمت تمام شده و هزینه یابی استاندارد, پاسخگوی نیازهای روز برای سنجش و كنترل هزینه های فرایندهای ساخت و تولید نیستند بنابراین, برای كنترل بهتر و دقیق تر هزینه ها به روش های بهتری نیاز است در این زمینه روش هایی مانند هزینه یابی مبتنی بر فعالیت, مطرح شده اند

با پیشرفت روش‌های مدیریتی و نیز افزایش رقابت در بازار، سیستم‌های حسابداری قیمت تمام شده و هزینه‌یابی استاندارد، پاسخگوی نیازهای روز برای سنجش و كنترل هزینه‌های فرایندهای ساخت و تولید نیستند. بنابراین، برای كنترل بهتر و دقیق‌تر هزینه‌ها به روش‌های بهتری نیاز است. در این زمینه روش‌هایی مانند هزینه‌یابی مبتنی‌بر فعالیت، مطرح شده‌اند.

هزینه‌یابی كیفیت نوعی روش هزینه‌یابی مبتنی‌بر فرایند است كه در آن هزینه‌های فعالیت‌ها با دیدگاه میزان تأثیر آنها بر كیفیت، دسته‌بندی و مقایسه می‌شوند. حسابداری كیفیت، امكان كنترل بهتر هزینه‌ها را فراهم كرده و با ارائه اطلاعات تفصیلی در رابطه با انجام عملیات پیشگیرانه از بدی كیفیت و نتایج حاصل از آن در كیفیت خروجی‌ها، امكان تصمیم‌سازی راهبردی را برای مدیران فراهم می‌كند. مدیریت پروژه زمینه‌ای است كه در آن به دلیل ریسك بالا و ماهیت احتمالی فعالیت‌ها و نتایج خروجی آنها، نیاز به روش‌های دقیق‌تر و نوین احساس می‌شود. در این مقاله ابتدا به معرفی زمینه هزینه‌یابی كیفیت پرداخته می‌شود سپس با تعریف ساختاری عمومی برای فعالیت‌های پروژه‌ها، هزینه‌های مربوط به سرمایه‌گذاری برای تضمین كیفیت، هزینه‌های پیشگیرانه و همچنین هزینه‌های مربوط به عدم تأمین كیفیت در هر مجموعه فعالیت، شناسایی می‌شود. در نهایت با دسته‌بندی این هزینه‌ها ساختار كلی هزینه‌های كیفیت در پروژه‌ها معرفی می‌شود. در ادامه روش ترازنامه هزینه‌های كیفیت، تدوین و معرفی شده است.

هزینه‌یابی كیفیت روش هزینه‌یابی مبتنی‌بر فرایند است كه به لحاظ مفهومی به دنبال سنجش و ایجاد تعادل بین هزینه‌های پیشگیرانه و هزینه‌های تضمین كیفیت در برابر هزینه‌های بدی كیفیت و ضایعات و نارضایتی مشتری است. در این روش كه در دل سیستم حسابداری مالی و صنعتی ایجاد می‌شود هزینه انجام فعالیت‌ها با دیدگاه میزان تأثیر آنها بر كیفیت، دسته‌بندی و مقایسه می‌شوند. دكتر دمینگ، معتقد است كه كیفیت به هزینه‌های پایین‌تر منجر می‌شود (در مقابل كیفیت گران است). در واقع این گفته بر عدم توجه صرف به فعالیت‌های پیشگیرانه، داشتن نگرش جامع به هزینه فعالیت‌ها و نتایج حاصل از انجام آنها تأكید می‌كند.

حسابداری كیفیت با تعیین اینكه ما چقدر برای دستیابی به كیفیت هزینه می‌كنیم و در مقابل چقدر هزینه‌های بدی كیفیت داریم، امكان كنترل بهتر هزینه‌ها را فراهم می‌كند. همچنین با ارائه اطلاعات تفصیلی در رابطه با انجام عملیات پیشگیرانه بدی كیفیت و نتایج حاصل از آن در كیفیت خروجی‌ها، امكان تصمیم‌سازی راهبردی را برای مدیران فراهم می‌كند.

با توجه به اینكه بخش قابل توجهی از هزینه‌های سازمان در قالب هزینه‌های كیفیت سازمانی دسته‌بندی می‌شوند، استفاده از روش‌های هزینه‌یابی كیفیت، امكان كنترل دقیق اغلب هزینه‌های محسوس و حتی غیرمحسوس هزینه‌ها را فراهم می‌كند.

پروژه‌ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند و درصد قابل توجهی از هزینه‌های مازاد و قابل صرفه‌جویی كیفیت را نسبت به دیگر انواع تولیدی و... شامل می‌شوند. بنابراین لزوم تحلیل و بررسی كارشناسی در این زمینه، نمایان می‌شود.

● ساختار هزینه‌های كیفیت

هزینه‌های كیفیت شامل كلیه مخارجی هستند كه تمامی عوامل اعم از تولیدكننده، مصرف‌كننده و یا جامعه را از بابت كیفیت محصول یا خدمات متحمل می‌شوند. هزینه‌های مرتبط با كیفیت عبارتند از: مخارج مربوط به پیشگیری از بروز عیب، هزینه‌های به‌كارگیری یا عملیات، فعالیت‌های ارزیابی كیفیت و خسارات ناشی از شكست‌های درونی و بیرونی.

در مورد دسته‌بندی هزینه‌های كیفیت در پروژه نظرات گوناگونی وجود دارد رایج‌ترین این دسته‌بندی‌ها به قرار زیر است:

الف) هزینه‌های طرح‌ریزی، پشتیبانی و پیگیری كیفیت: این دسته شامل كلیه هزینه‌هایی است كه برای ایجاد سیستم، فرهنگ و مدیریت كیفیت برای پیشگیری از وقوع عیب در محصولات و خدمات نهایی، صرف می‌شود. هزینه‌های طراحی سیستم كیفیت، هزینه‌های آموزش و هزینه‌های گزارش‌گیری در این گروه، دسته‌بندی می‌شوند.

ب) هزینه‌های ارزیابی كیفیت: شامل كلیه هزینه‌های كنترلی از قبیل بازرسی و آزمون مواد ورودی به خط، مواد حین تولید و محصولات نهایی، ارزیابی و ممیزی سیستم كیفیت و ارزیابی پیمانكاران است. فعالیت‌های ارزیابی برای محصول اطمینان از اجرای طرح‌های مشخص شده در بخش طرح‌ریزی، انجام می‌شوند.

پ ) هزینه‌های شكست درون سازمانی: هزینه‌های شكست، در واقع هزینه‌های نرسیدن به كیفیت در فرایندهای پیشگیرانه است. این هزینه‌ها ۲ دسته و شامل هزینه‌هایی است كه در داخل سازمان ایجاد می‌شوند. برخی از این هزینه عبارتند از: هزینه‌های ضایعات و دورریز، هزینه‌های اصلاح مواد و قطعات فاقد كیفیت، هزینه‌های فروش مصول با قیمت كمتر، هزینه‌های متروك شدن اقلام انبار شده، هزینه‌های تورم نیروی كار، كنترل و ارزیابی كیفیت و هزینه‌های مشابه كه در داخل سازمان به صورت مستقیم پرداخته می‌شوند.

ت) هزینه‌های شكست برون سازمانی: هزینه‌های شكست برونی شامل آن دسته از هزینه‌هایی است كه پس از خروج محصول از شركت به دلیل برآورده نشدن احتیاجات مشتریان به شركت وارد می‌شود. برخی از این هزینه‌ها عبارتند از: هزینه‌های قطعات و مواد گارانتی یا ضمانت كیفیت كالا، هزینه‌های بازگرداندن محصول، هزینه‌های تعمیر محصول در دست مشتریان، هزینه‌های از دست دادن مشتریان.

● ساختار فعالیت‌ها در پروژه‌ها

پیش از تعریف هزینه‌های كیفیت به تعریف چكیده‌ای در رابطه با پروژه و فعالیت‌های پروژه‌ها می‌پردازیم. پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های به هم وابسته برای تأمین یك هدف است و از ۳ ویژگی زیر پیروی می‌كند:

۱) منحصر به‌فرد بودن (تأثیر محیط، شرایط، نوع كارایی پروژه)

۲) حجم بالای فعالیت‌ها

۳) تكراری نبودن پروژه به صورت تولید انبوه

هر پروژه دارای ساختاری منحصر به‌فرد شكست كار (WBS) است كه به دلیل تأثیر عوام محیطی حتی برای پروژه‌های مشابه نیز یكسان نخواهد بود، اما در مجموعه فعالیت‌های پروژه‌ها می‌توان به نوعی توافق دست یافت.

برای آنكه در مورد هزینه‌های پروژه بحث كنیم ساختاری كلی از فعالیت‌های پروژه معرفی می‌شوند. اگر پروژه‌ای مجموعه‌ای از فعالیت‌های معرفی را نداشته باشد می‌توان هزینه‌های مربوطه را در نظر نگرفت.

در هر یك از این مجموعه فعالیت‌ها، فعالیت‌هایی برای اطمینان از كیفیت انجام آنها و مطابقت آنها با اهداف پروژه طراحی، برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند. برای شناسایی و اندازه‌گیری هزینه‌های كیفیت در پروژه، ابتدا باید این فعالیت‌ها و نتایج حاصل از عدم انجام و یا انجام آنها شناسایی و در قالب دو گروه فعالیت‌های طرح‌ریزی و ارزیابی كیفیت طبقه‌بندی شود. سپس نتایج حاصل از عدم انجام یا انجام ناقص این فعالیت‌ها، تحلیل شده و در قالب هزینه‌های شكست درون و یا برون سازمانی طبقه‌بندی می‌شود. باید توجه داشت هر فعالیت پیشگیرانه‌ای باید بر روی نتایج شكست‌ها تأثیر گذارد و باعث كاهش آنها شود، در غیر این صورت باید فعالیت مربوطه را حذف كرد.

پس از ایجاد ساختار دسته‌بندی مناسب و به نظم در آوردن هزینه‌ها می‌توان به بررسی و تحلیل هزینه‌های عمده كیفیت و برنامه‌ریزی برای ایجاد چشم‌انداز مناسب در پروژه پرداخت.

آنچه كه از دید مشتری، پروژه‌ مهم را می‌توان به ۳ دسته تقسیم كرد: ۱. قیمت ۲. كیفیت ۳. سرعت تحویل. بنابراین، هر چیزی كه باعث كاهش كیفیت محصول، افزایش هزینه عملیات و تأخیر در تحویل پروژه شود به عنوان عاملی مانع كیفیت، شناسایی می‌شود.

حال به تعیین و شناسایی فعالیت‌هایی كه در هر مجموعه فعالیت برای دستیابی به كیفیت، انجام می‌شوند و هزینه‌های كیفیت می‌پردازیم:

۱) مرحله امكان‌سنجی اقتصادی و فنی: هزینه بررسی كیفیت مطالعات فنی، مكان‌یابی و بررسی‌های اقتصادی در برابر هزینه‌های زیان‌ده بودن پروژه و نرسیدن به تولید اسمی.

۲) مرحله تهیه مدارك استعلام: هزینه بررسی كیفیت مدارك فنی استعلام در برابر هزینه اعمال تغییرات در طراحی و ساخت.

۳) مرحله استعلام و بررسی پیمانكاران و انتخاب پیمانكار: هزینه جمع‌آوری اطلاعات و بررسی سیستماتیك ارزیابی و انتخاب پیمانكاران در برابر هزینه‌های تأخیر در ساخت.

۴) مرحله عقد قرارداد:

الف) هزینه بیمه سرمایه پروژه در برابر هزینه بروز حوادث غیرمترقبه

ب) هزینه بازبینی فنی- حقوقی قرارداد توسط متخصصان در برابر دستمزد آنها

۵) مرحله طراحی: هزینه انجام بازرسی و تأیید كیفیت نقشه‌ها توسط متخصص حرفه‌ای در برابر دستمزد متخصصان و هزینه‌های دوباره‌كاری در فعالیت‌های سیویل و ساخت تجهیزات.

۶) مرحله انجام فعالیت‌های سیویل و ساختمان: هزینه بازرسی كیفیت كار بتن‌ریزی در برابر هزینه كیفیت نامطلوب بتن.

۷) مرحله ساخت ماشین‌آلات: كنترل كیفیت حین ساخت در برابر هزینه‌ها و زمان دوباره‌كاری.

۸ ) مرحله خرید تجهیزات و اقلام استاندارد:

الف) مهندسی خرید اقلام استاندارد در برابر عدم تطابق در اقلام استاندارد با نیازهای پروژه

ب) كنترل اقلام حین تحویل در برابر هزینه‌های باز گرداندن اقلام ارسال شده.

۹) مرحله بسته‌بندی: هزینه كیفیت بسته‌بندی در برابر هزینه صدمات به محصولات.

۱۰) مرحله بارگذاری وسایل حمل و نقل: هزینه‌های استفاده از وسایل مناسب برای بارگیری در برابر هزینه صدمات به محصولات.

۱۱) مرحله حمل و نقل:

الف) هزینه استفاده از وسایل مناسب برای حمل و نقل در برابر هزینه تأخیرات حمل

ب) هزینه بیمه بار در برابر هزینه حوادث حین حمل و بارگیری

۱۲) مرحله بارگیری: هزینه ضایعات بارگیری

۱۳) مرحله انبارداری: هزینه نگهداری اقلام در انبار هزینه ضایعات نگهداری نامناسب در انبار

۱۴) مرحله نصب: هزینه دوباره‌كاری و تأخیر به دلیل اشكالات در طراحی و اشكالات ساخت به دلیل عدم تطبیق قطعات استاندارد، عدم تطبیق فونداسیون و عدم تطبیق ماشین‌آلات.

۱۵) مرحله تست منطقه‌ای یا تست سرد:

الف) هزینه آزمون سرد در برابر هزینه تعیین منطقه بروز اشكال

ب) هزینه دوباره‌كاری در حین انجام آزمون‌ها

۱۶) مرحله بارگذاری و تست گرم: هزینه‌های خطایابی در سیستم، یعنی هرچه كیفیت و نظم انجام فعالیت‌ها در مراحل قبل بهتر باشد این هزینه‌ها كمتر خواهند بود.

۱۷) مرحله تحویل پروژه و پایان: هزینه عدم دریافت حسن انجام كار به دلیل كیفیت نامطلوب.

اكنون با مشخص شدن فعالیت‌های طرح‌ریزی، كنترل و ارزیاب كیفیت در پروژه و نتایج حاصل از اجرای آنها به دسته‌بندی هزینه‌ها می‌پردازیم. در اینجا به‌طور خلاصه به معرفی اجزای این هزینه‌ها می‌پردازیم.

الف) هزینه‌های طرح‌ریزی، پشتیبانی و پیگیری كیفیت: این دسته شامل كلیه هزینه‌هایی است كه برای ایجاد سیستم، روش، فرهنگ و مدیریت كیفیت برای پیشگیری از وقوع ایرادات در محصولات و خدمات نهایی، صرف می‌شود. اصلی‌ترین گروه‌های موجود در آن به قرار زیر است:

- هزینه‌های طرح‌ریزی كیفیت، شامل هزینه فعالیت‌هایی كه برای تهیه طرح‌های كیفیت مجموعه‌های مختلف پروژه، تهیه طرح‌های جامع كیفیت در پروژه، سیستم اطلاعاتی هزینه‌یابی كیفیت، سیستم اطلاعاتی كیفیت، نظام استاندارد ایزو و آزمون قابلیت برآورده كردن نیازها و... انجام می‌شود. همچنین هزینه‌های تهیه، تكثیر و توزیع جزوات و مستندات مربوط به نحوه پیاده كردن طرح‌های تهیه شده نیز در همین گروه لحاظ می‌شود.

- هزینه‌های آموزش مانند هزینه‌های خرید كتاب، شركت در سمینارها، ایاب و ذهاب و اقامت كارشناسان در داخل و خارج و دوره‌های توجیهی برای انجام كار طبق دستورالعمل‌ها.

- هزینه استخدام نیروی انسانی كارامد و هزینه اضافی استخدام نیروهای كیفی.

- هزینه‌های طراحی و كنترل فرایند عبارتند از: هزینه فعالیت‌های مرتبط با بررسی قابلیت‌ها و توانایی‌هایی به منظور كسب صحت اطمینان از فعالیت‌هایی كه در فرایند پروژه، انجام می‌شود.

- هزینه‌های گزارش‌دهی: در هزینه‌های گزارش‌دهی كیفیت علاوه‌بر هزینه‌های نفر- ساعت مورد نیاز برای انجام سیستم‌های گزارش‌دهی باید هزینه‌های اداری مربوطه را نیز لحاظ كرد.

- هزینه بررسی‌های فنی و اقتصادی و مكان‌یابی: مرحله امكان‌سنجی فنی معمولاً برای امكان‌سنجی مناسب و افزایش امكان موفقیت پروژه انجام می‌شود. بنابراین، باید هزینه‌های آن را جزء هزینه‌های كیفیت محسوب كرد.

- هزینه‌های بسته‌بندی اقلام شامل هزینه‌های مواد و عملیات بسته‌بندی مجموعه‌هایی كه باید حمل شوند.

- هزینه ارزیابی و كنترل فرایند بازرسی در فرایندهای ساخت و راه‌اندازی.

- هزینه‌های اضافی استفاده از تجهیزات مناسب بارگیری و حمل.

- هزینه بیمه سرمایه پروژه: هزینه‌های بیمه در واقع به عنوان هزینه‌های پیشگیرانه برای پیشگیری از توقف پروژه و اتمام منابع مالی به هنگام بروز حوادث است.

- هزینه بیمه بار: جمع هزینه‌های بیمه كردن بار و فعالیت‌های مرتبط.

نویسنده : مهرداد حكیمی آسیابر- محمد سلطانی

منابع:

۱. بی.جی. دیل‌وجی. جی. پلانك، هزینه‌یابی كیفیت، ترجمه فرانك جواهرنشان و محمد آهویی، تهران، سازمان مدیریت صنعتی، ۱۳۸۱.

۲. سید حسینی، سید محمد، برنامه‌ریزی نگهداری و سیستم كنترل موجودی، فرایندها و مدل‌های پیش‌بینی، تهران، نشر هوای تازه، ۱۳۸۰.

۳. رافائل اگوایو، آموزه‌های دكتر دمینگ، ترجمه میترا تیموری، نشر آموزه، ۱۳۷۸.

۴. Journal of project full cost international management rouhialnen ۲۰۰۳ & projects, pinto

۵.www.۴Pm.Com (project management overview)

---