نکات مهم در ارسال نامه‌های اینترنتی

نکات مهم در ارسال نامه های اینترنتی آیا میدانید ایمیل های شما از کجا می آید و چه مسیری طی می کند؟
روزانه صدها ایمیل خواسته و ناخواسته وارد صندوق نامه های الکترونیکی شما میشود …

نکات مهم در ارسال نامه های اینترنتی آیا میدانید ایمیل های شما از کجا می آید و چه مسیری طی می کند؟

روزانه صدها ایمیل خواسته و ناخواسته وارد صندوق نامه های الکترونیکی شما میشود که فرستنده آن ها برایتان ناشناخته است و شما کنجکاو می شوید که ببینید این ایمیل از چه مسیری برایتان ارسال شد ه است.

اولین قدم برای رد گیری یک ایمیل یافتن Header یا همان سر برگ ایمیل در یافتی است. در واقع این سربرگ ها برای این است که به شما نشان دهد ایمیل دریافتی از کجا و در طی چه مسیری به دست شما رسیده است که به طور معمول این سر برگ ها To ، From و Subject را نشان می دهد. اما چیز های بیشتری در سر برگ وجود دارد.در این جا شما را به سفری برای رد گیری ایمیل های صندوق پستی خود می بریم و این راه فقط در داخل صندوق پستی شما میسر است.

آیا میدانید ایمیل های شما از کجا میاید و چه مسیری طی می کند؟

۱. در Gmail :

ابتدا وارد Inbox ایمیل خود در Gmail شوید. سپس وارد ایمیل دریافتی شده و سپس بر روی فلش کوچک رو به پایین در بالای متن ایمیل و در کنار تاریخ ایمیل و دکمه Reply کلیک کنید. در منوی کوچک باز شده ، Show Orginal را انتخاب کنید. در پنجره جدید شما ریز اطلاعات ایمیل دریافتی را خواهید داشت.

۲. در Hotmail یا Live :

وارد صندوق پستی ایمیل خود شوید ، بر روی Options در بالای صفحه سمت راست کلیک کنید. سپس بر روی Mail Display Settings کلیک کرده و گزینه Message Headers را به Full تغییر داده و دکمه OK را بزنید. اکنون ایمیل های شما دارای سر برگ های بیشتری خواهد شد.

۳. در Yahoo Maill:

وارد Inbox خود در یاهو شده و سپس وارد ایمیلی که قصد مشاهده سربرگ های کامل آن را دارید بشوید. سپس در پایین متن ایمیل خود عبارت Full Headers را بیابید و بر روی آن کلیک کنید.

نکات مهم در ارسال نامه های اینترنتی ( ایمیل )

۱. یادتان باشد که سرویسهایی چون Hotmail و... در خصوص حجم فایلی که می توانید ارسال و یا دریافت کنید محدودیت دارند , پس همیشه نامه ها و ضمایم آن ها را از لحاظ محدودیت های حجمی آن کنترل کنید .

۲. فشرده کردن ضمیمه نامه مدت زمان ارسال آن را کوتاه می کند , پس سعی کنید همیشه قبل از پیوست فایل به نامه آن را فشرده کنید .

۳. نمیتوان تمام محتوای یک فولدر را به نامه ضمیمه کرد بلکه باید آن را زیپ کرد تا به صورت یک فایل در آید و بعد آن را به نامه ضمیمه کرد , با این کار حجم نهایی فایل نیز بسیار کاهش می یابد.

۴. اگر عکسی را به نامه ضمیمه میکنید برای کاهش حجم آنها را به jpeg تبدیل کنید و به این نکته هم توجه داشته باشید تصاویری با فرمت jpeg به خودی خود کوچک هستند و فشرده کردن و زیپ کردن دو باره آن کمکی به کاهش حجم آن نخواهد کرد .

۵. بعضی از Mail Server ها در مورد اندازه فایل های ضمیمه نامه محدودیت هایی را در نظر می گیرند .شما میتوانید با شکستن فایل و تکه تکه کردن فایل از برخی محدودیت های آن عبور کنید .

۶. ممکن است در زمان ارسال نامه خطایی رخ داده باشد و Mail Server پیغام خطایی را به شما نشان دهد و پیغام خطا گویا نباشد در این حالت شما اول صحت آدرس گیرنده را چک کنید .

۷. اگر فایلی را با فرمت خاصی تهیه کرده و به نامه تان ضمیمه کرده اید حتما نام برنامه ای که قادر به شناسایی و باز کردن فایل است را در اصل نامه قید کنید تا گیرنده نامه برای باز کردن آن به زحمت نیفتد .

۸. برای این که متن نامه هایتان در همه جا و تمام مرورگر ها به صورت صحیح نشان داده شود باید تمام متن خود را به Unicode تبدیل کرده باشید. با این کار دیگر خیالتان راحت باشد که گیرنده نامه متن نامه را به صورت صحیح خواهد دید .

۹. از آنجایی که فایلهای Office خصوصا Microsoft Word زیاد از طریق ایمیل رد و بدل می شوند و خود نرم افزار Microsoft Office نیز برای عموم شناخته شده است , اگر فایلی را به فرمت Word به نامه ضمیمه میکنید این امکان را بدهید که گیرنده نرم افزار Word را در سیستم ندارد , شما میتوانید لینک Viewer اسناد ورد را برای گیرنده در اصل نامه تان قید کنید .

۱۰. ارسال اسناد به صورت pdf ( که سازنده آن Adobe Acrobat و باز کننده آن Adobe Acrobat Reader است ) شما قادر خواهید بود حتی یک کتاب را ارسال کنید در کمترین حجم ممکن بدون این که دیگر نگران به هم ریختگی فونت های آن و سایر مشکلاتی از این دست باشید .