گام هایی در مدیریت گذار از كتابدار تخصصی شركت به مدیر دانش

در طی این انتقال، متخصصان اطلاع رسانی میبایست نقشی فعال ایفا كنند. آنها نیازمندند تا از وظایف صرفا تحقیقی و مرجع جدا شده و در راه ایفای نقش مشاور قدم بردارند.در آماده سازی برای تغییرات بیشتر، مدیران به مهارتهای شخصی و حرفه ای خود، مانند مهارتهای كاركنانشان، توجه خاصی می كنند تا این نكته تبیین شود كه مردم كجا و چگونه می توانند مهارتهای خود را تكمیل نمایند. همچنین، می طلبد كه مدیران به موقعیت كتابخانه توجه داشته باشند با این هدف كه کتابخانه كجا و چگونه می تواند مجدداً به كار گرفته شود تا نقشی بسیار فعال و موثردر شركت ایفا کند.گامهای كلیدی برای اتخاذ مدیریت گذار: تمامی اقدامات در حال تكوین مدیریت دانش را، مشخص كنید.

· موقعیتهای زیر را مد نظر داشته باشید:

ـ منابع انسانی

ـ فناوری اطلاعات

ـ كتابخانه / مركز اطلاع رسانی

ـ بازاریابی

ـ سازمان رسمی جدید برای مدیریت دانش

· اگر یك اقدام فعال وجود دارد، با پیشنهاد همكاری در یك سمت كلیدی به تیم طرح بپیوندید. یك عضو لازم و دائمی از تیم شوید.

· در داخل پروژه اولویتهایی را تعیین كنید تا مطمئن شوید كه تمركز شما بر عناصر و كارهای سطح بالاست.

· به بند ۳ توجه كنید.

۲. اگر هیچ گونه فعالیتهای مدیریت دانش وجود ندارد، پس شما،جامعه كاربر، ارباب رجوع و مدیریتی را مطالعه كنید تا تعیین شود چه چیزی باید در بالاترین سطوح اقدامات قرار گیرد.

· با گروههای كاربر و تصمیم گیران كلیدی صحبت كنید.

· به محتواهای بسیار ارزشمند توجه كنید.

· فهرستی از طرح ها را، برای جاهائی كه فكر می كنید می توانید ارزش وسود بیشتری ایجاد كنید، فراهم نمائید.

· در پروژه های تعریف شده و مشخص، اولویتهایی را ایجاد كنید تا اطمینان حاصل شود كه شما بر مفاهیم عالی توجه دارید.

۳.یك "سنجش مهارتها" ایجاد كنید. نتایج را نسبت به یك بافت مدیریت دانش ترجمه و تفسیر كنید.

· شما چه كاری انجام می دهید كه بتواند برای اقدامات گسترده تر به كار برده شود؟

· مرجع۵ و تحقیق۶ (تلاشهای تحقیقاتی خود را با تسهیل انتقال دانش از طریق سازماندهی افزایش دهید، اقدام به طراحی وتطبیق دانش۷ برای پروژه نمائید) ـ تحقیق یا پروژه های در حال جریان را از طریق سازمان۸ ذیربط خلاصه كرده و توزیع كنید.

· تولید محصولات اطلاعاتی (داده های موجود را به محصولات دانش تبدیل كنید) خبرنامه های تمركز مجدد۹، كتابشناسیها، لیستهای فراهم آوری (تحلیلها را تهیه كنید؛ در عرصه ای وسیع گسترش دهید؛ به عمق محتوا توجه كنید؛ با پروژه های در حال اجرا ارتباط داشته باشید.)

· تجربه اینترنتی (یك استاد مسلط در زمینه اینترنت باشید؛ چگونه اینترنت بر ارزشها می افزاید؟ آن چگونه می تواند یك راه بهره وری باشد؟ برای كمك، دوره های آموزشی را ترتیب دهید.)

· دانش تخصصی چگونگی سازماندهی اطلاعات (اقدام به راه اندازی یك اینترانت نمائید)

· شناخت فنآوری (موتورهای جستجو، پایگاه داده ها، توانایی ترجمه و انتقال درخواستهای فنی از كاربران به گروه فنآوری اطلاعات)

· محتواهای بسیار ارزشمند را ارزیابی كنید (این كار را به صورت تدریجی با محتوای بیرونی انجام دهید، آنرا به متن و محتوای داخلی گسترش و تعمیم دهید،حتما از اینترنت استفاده نمائید.)

· دانش تخصصی صنعت و تجارت (به تیم پروژه اعتبار می بخشد و بر ارزش آن می افزاید.)

۴. فرایندها، بودجه، منابع زمانی / انسانی كتابخانه را بسنجید. بر خدمات سطح بالا تمركز كنید. فعالیتهایی را كه منجر به ایجاد ارزش عالی و بالا در سازمان نمی شود، تغییردهید.

· در باره این موارد فكر كنید:

ـ شركت شما چگونه كار می كند؟

ـ كاركنان سعی در حل چه مشكلاتی دارند؟

ـ مردم از چه فرایندهایی برای یادگیری در كار تبعیت می كنند؟

· به چه كسی سرویس می دهید؟ به چه كسی می توانید سرویس دهید؟

· آیا ما برخی از این چیزها را می توانیم نگه داریم؟ آیا ما نیاز به نگهداری آن داریم؟

· آیا می توانیم برخی از این چیزها را از بیرون تهیه كنیم؟ (آیا جستجوهای مرجع یا سفارش انتشارات می تواند به خوبی، یا به نحو بهتری، به صورت كم هزینه تر انجام شود؟)

· جهانگرائی در تامین منابع خارجی (آیا شما می توانید خدمات را به كل سازمان گسترش دهید؟)

· آیا برخی از این چیزها را می توان بهبود بخشید یا جایگزین كرد؟ (مثلاً از تحویل دستی اخطارها به تحویل خودكار از طریق پست الكترونیكی روی آوریم؛ تحویل خودكار مدرك از طریق وب جهانی در اولویت قرارگیرد.)

· آیا نیاز به رشد و توسعه تخصص جدید و ایجاد خدمات نوین دارید؟ (مثلاً اینترنت: آیا كسانی برای این كار آمادگی دارند؟ اگر بود، شركت کنید؛ اگر نبود، به فكر شروع باشید.)

· توانمندسازی كاركنان (بهبود واصلاح مهارت، شامل : مهارتهای گفتاری شفاهی و مردمی، مهارتهای ارتباطات بین افراد۱۰، مهارتهای تیمی۱۱و دانش صنعتی۱۲ را تبیین نمایید.)

۵. هدف اولیه یك مدیریت دانش، بر مبنای نتایج موارد ۳ ، ۴ و قسمتی از ۲ است. همكاری در یك سمت كلیدی با ایفای یك نقش ضروری را ترجیح بدهید.

· از بخشی كه كتابخانه را اداره می كند، حمایت و پشتیبانی بخواهید.

· از مدیر گروه یا گروههایی كه شما آنها را به عنوان شریك مد نظر قرار داده اید، كمك بگیرید.

ـ فرصتها را مغتنم بشمارید.

ـ سودها / ارزش ابتکار عمل را تعیین نمائید.

ـ محدوده تواناییهای خود را برای مشاركت مشخص كنید.

ـ محصولات دانش را مشخص كنید.

ـ یك عضو ضروری از تیم شوید.

· به ابتکار عمل رسمیت بدهید، یك تیم پروژه ایجاد كنید، برنامه کاری۱۳ را گسترش دهید.

· مشاوری بگیرید كه دانش خود را در باره بهترین عملكردهای دیگر سازمانها، به اشتراك بگذارد و به اعتبار اقدام شما بیافزاید.

۶.عملیات را شروع كنید

· یك محاسبه اطلاعاتی انجام دهید، اگر لازم شد (مثلاً: محتوا كجاست؟) مشخص كنید هر بخش چه می كند؛ چه تخصصهای داخلی در حال ورود هستند؟