فرایند مدیریت دانش

مدیریت دانش باید این توانایی را به مدیران بدهد که منابع دانش را بشناسند و عقاید عملی قابل اجرا را تحریک کنند

دانش، ترکیبی از تجربیات، ارزش‏ها، اطلاعات و نگرش‏هاست. دانش، از اطلاعات و اطلاعات از داده‏ها سرچشمه می‏گیرد. بیشتر دانش‏ها، به صورت ضمنی دراختیار افراد هستند. از سویی دیگر، دانش به‏عنوان مزیتی رقابتی در جوامع فراسرمایه باوری، پذیرفته شده و مدیریت دانش به سازمان‏ها کمک می‏کند تا از فرایند دانش موثر برخوردار باشند.

سازمان‏ها برای انتخاب بازار، باید از دانش موجود و ایجاد دانش جدید بهره جویند و مدیریت دانش کمک شایانی در این زمینه است. تجزیه و تحلیل مدیریت دانش، موجب شده است تا موقعیت کنونی سازمان را دریابیم و بدانیم توسعه باید در کدام ‏یک از نواحی سازمانی انجام گیرد. این امر باعث می‏شود تا در مورد فرایند انتقال دانش و راه‏های انتقال آن در سازمان، اطلاعاتی را کسب کرده و در مسیر ارتقا، آسان‏سازی و بهینه کردن آن پیش برویم.

● مدیریت دانش

دانش برخلاف دیگر منابع، نامتناهی است و حجم آن با استفاده بیشتر، افزایش می‏یابد (استنفورد پال رومر). دانش در ذهن افراد جای دارد و به همین علت، تمرکز و تائید مدیریت دانش بر افراد به ‏عنوان منابع دانش است. تلاش مدیریت دانش در آشکارسازی سرمایه‏های ضمنی و ناملموس و به کاربردن آنها برای بقای سازمان، مزیتی در عرصه رقابت سازمانی است.

به‏طور کلی، مدیریت دانش را می‏توان شامل فرایند مدیریت دانش، فناوری، استراتژی و رفتار سازمانی دانست.

▪ مدیریت در سازمان، باید دارای چارچوبی با خصوصیات زیر باشد:

۱) توانایی ارزیابی تصمیمات گرفته شده درخصوص منابع ضمنی و مفهومی سازمان

۲) هدایت دید کارکنان به سوی مشکلات موجود و کمک به فهم دقیق واقعیت‏ها

۳) فراهم سازی شرایط و لوازم تجزیه و تحلیل موقعیت

۴) توسعه معیارهای اندازه‏گیری موقعیت

۵) سازگار با سیستم و منابع موجود برای حل مسائل و مقابله با چالش‏ها

۶) توانایی رمزگذاری توسط زبان سازمانی برای استفاده در هر زمان لازم

مدیریت دانش باید این توانایی را به مدیران بدهد که منابع دانش را بشناسند و عقاید عملی قابل اجرا را تحریک کنند.

ـ به‏طور کلی می‏توان فرایند مدیریت دانش را شامل:

الف) شناسایی،

ب) تحصیل،

ج) توسعه،

د) به اشتراک‏گذاری،

و) بهره‏برداری

هـ) حفاظت از دانش دانست.

▪ شناسایی دانش:

دراین مورد، بسیاری از سازمان‏ها طرحی خاص خود از دانش، داده‏ها، اطلاعات و مهارت‏های مورد نیاز داخلی و خارجی ایجاد کرده‏اند.

مدیریت دانش موثر باید در شفاف‏سازی داخلی و خارجی، موثر و فعال باشد. یکی از ابزار تحقق این مرحله، برخورداری از نقشه دانش است. نقشه دانش، تخصص‏ها و دانش مورد نیاز افراد و محل قرارگیری آنها را در سازمان، مشخص می‏کند.

▪ تحصیل دانش:

روابط جاری با مشتریان، حمایت کنندگان، رقبا و شرکای سازمان، زمینه‏ساز ارائه دانش می‏شود. در این زمینه، ابزاری نظیر:

تلفن، ویدئو کنفرانس، اینترنت و اینترانت موثر خواهند بود. سازمان می‏تواند دانش جدیدی را که خود نمی‏تواند توسعه بدهد، از طریق استخدام کارشناسان و استفاده از تخصص و دانش آنها برای رسیدن به اهداف سازمانی، تولید کند. یکی از دیگر راه‏های کسب دانش جدید، همکاری و مشارکت با دیگر بخش‏های صنعت رقبا در حیطه کاری سازمان است. از این طریق می‏توان از ابتکارات دیگر سازمان‏ها استفاده کرد.

▪ توسعه دانش:

در این مرحله، بر ایجاد مهارت‏های جدید، محصولات جدید، نظرات بهتر و فرایندهای موثر تمرکز می‏شود. نکته مهم این است که دانش صرفاً از تخصص سرچشمه نمی‏گیرد بلکه از تجربه نیز به دست می‏آید. لذا، برخورداری از شبکه داخلی سازمان و تسهیل در ارتباط بین کارکنان، یکی از موارد کلیدی این مرحله تلقی می‏شود. توسعه مدیریت دانش، شامل تمامی تلاش‏های مدیریتی برای ایجاد ظرفیت‏هایی است که هنوز در سازمان به وجود نیامده‏اند. توسعه دانش، می‏تواند تکیه‏گاه تحقیقات بازاری سازمان قلمداد شود. در این زمینه، استفاده از گروه‏های تخصصی، اختصاص مکان برای تشکیل گروه‏ها، اینترانت، بررسی و مرور فعالیت‏ها بعد از اتمام آنها، آموزش چندگانه افراد و استفاده از "چت" برای برقراری ارتباط سریع‏تر، موثر خواهد بود.

▪ به اشتراک‏گذاری دانش:

تقسیم و پراکندگی دانش در داخل سازمان، پیش شرطی حیاتی برای ایجاد اطلاعات و تجاربی است که سازمان می‏تواند از آنها استفاده کند.

در این خصوص، استفاده از زبان واضح و روشن برای انتقال دانش، پیش‏بینی پاداش‏هایی مناسب برای به اشتراک‏گذاری دانش، حمایت فرهنگ سازمانی از اشتراک و انتقال دانش می‏تواند موثر باشد. در این مرحله، سوال اساسی این است که به اشتراک گذاری دانش را چگونه می‏توان تسهیل کرد.

▪ بهره‏برداری از دانش:

در این مرحله، تمام توجه مدیریت دانش به این نکته متمرکز است که دانش موجود در سازمان‏ها، کاربردی شود تا به سوددهی سازمان بینجامد. متاسفانه، اهمیت بسیار دانش، اجرای آن را در هر زمان و درتمامی فعالیت‏های سازمان تضمین نمی‏کند. در این امر، باید مراحلی برای اندازه‏گیری دانش ضمنی و مهارت‏های دردسترس، موجود باشد. برای تحقق این امر، ترکیب وظایف روزانه با وظایف مرتبط با مدیریت دانش، حمایت مدیران عالی و استفاده از دانش برای رقابت و افزایش کارایی، موثر خواهد بود.

▪ حفاظت از دانش:

مزیت‏های رقابتی برای سازمان، در هر زمانی قابل دسترس نیست. دانش سازمانی که یکی از مزیت‏های رقابتی سازمان است، باید روز آمد، حفاظت و نگهداری شود. نگهداری اطلاعات، اسناد و تجارب، نیازمند مدیریت است. کدگذاری علاوه براینکه در توسعه دانش و اشتراک‏گذاری دانش تاثیر دارد، یکی از راه‏های حفاظت از دانش به شمار می‏رود.

● عوامل موفقیت مدیریت دانش

عوامل موفقیت مدیریت دانش از دیدگاه افراد و نظریه‏پردازان، گوناگون است. هیزینک۱ عوامل موفقیت مدیریت دانش را به دست آوردن تخصص از تجربه، ترویج فرهنگ پست الکترونیک، حمایت مدیران عالی و ترکیب وظایف دانش با وظایف روزانه می‏داند.

پروساک۲ موارد ذیل را جزو عوامل موفقیت در مدیریت دانش می‏دانند:

۱) فناوری

۲) ایجاد و پراکنده کردن دانش

۳) به اشتراک گذاری دانش

۴) منابع الکترونیک رسانش دانش

۵) آموزش و یادگیری

۶) ایجاد اعتماد بین افراد

۷) وجود زیر ساختاری مشخص برای دانش

نویسنده : احسان رمضانی

پانوشت‌ها:

۱. Heising

۲. Prusak