برنامه ریزی استراتژیك رویكردی برای مدیریت وب سایت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی

در جهان امروز و در عصر تكنولوژی اطلاعات و ارتباطات , باید بپذیریم كه هر سازمان و مؤسسه ای نیاز به وب سایت دارد كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی نیز از این قاعده مستثنی نیستند اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی از اواسط دهه ۹۰ به ایجاد وب سایت و ارائه خدمات از این طریق پرداخته اند ریان ,۲۰۰۳ ,۲۰۷ وب سایت هر كتابخانه از یك سو پنجره ای به آن كتابخانه و از سوی دیگر , راهنمای كاربران در اینترنت می باشد

در جهان امروز و در عصر تكنولوژی اطلاعات و ارتباطات ، باید بپذیریم كه هر سازمان و مؤسسه ای نیاز به وب سایت[۱] دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی نیز از این قاعده مستثنی نیستند . اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی از اواسط دهه ۹۰ به ایجاد وب سایت و ارائه خدمات از این طریق پرداخته اند ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۰۷ ) . وب سایت هر كتابخانه از یك سو پنجره ای به آن كتابخانه و از سوی دیگر ، راهنمای كاربران در اینترنت می باشد . در واقع كتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گیری از امكانات اینترنت ، می توانند از این طریق به معرفی خود و ارائه خدمات بپردازند .اما ایجاد وب سایت برای كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی ، نیاز به سرمایه گذاری گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نیروی انسانی دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی چالش های ایجاد و مدیریت وب سایت را پذیرفته اند و از برنامه ریزی استراتژیك به عنوان ابزاری سودمند برای مدیریت وب سایت كتابخانه ها بهره می برند .

● فرآیند برنامه ریزی استراتژیك

طبق نظر پیتر دروكر‌ “ برنامه ریزی استراتژیك ، فرآیند پیوسته ای از تصمیمات سیستماتیك و ریسك پذیر و با حداكثر دانش و آگاهی از نتایج آینده است كه به طور سیستماتیك تلاشها و كوشش هایی را كه برای انجام این تصمیم ها مورد نیاز است را سازماندهی می كند و نتایج این تصمیم گیری ها را در مقابل انتظارات ، از طریق بازخورد سیستماتیك و سازمان دهی شده اندازه گیری می كند . ” ( استوارت ،۱۹۹۸، ۴۱) برنامه ریزی استراتژیك ، فرآیندی است كه در آن مقاصد ، اهداف و برنامه ها تنظیم و اجرا می شوند . البته فرآیندهای تنظیم و اجرا هر دو تدریجی و پیوسته اند . مقیاس زمانی برای برنامه های استراتژیك حدود سه سال است و بیشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح كلی تری در نظر گرفته می شود اما باید به اندازه كافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به تغییرات پاسخ دهد ( كورال ،۱۳۸۰،۶-۷) . همچنین برنامه ریزی استراتژیك به عنوان یك اقدام مدیریتی برای تعیین محیط وب سایت كتابخانه و سمت و سوی آن و پاسخ به چالشهای سازمانی ، تعریف می شود . برنامه ریزی استراتژیك یك ساختار مفید برای ایجاد وب سایت و توسعه آن در آینده و نیز مكانیزمی برای نگهداری و روز آمدی وب سایت به وجود می آورد . فرآیند برنامه ریزی كه به طور یقین در همه بخشهای كتابخانه در جریان است ، قابل انتقال به وب سایت كتابخانه نیز می باشد ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۰۹).گام نخست در انجام بر نامه ریزی استراتژیك ، تعریف و ایجاد كمیته یا تیم برنامه ریزی است كه مسؤولیت برنامه ریزی را عهده دار خواهد بود و با دیگر گروه های كاری در زمان مناسب در فرآیند برنامه ریزی تعامل خواهد داشت .

با توجه به اینكه فرآیند برنامه ریزی استراتژیك در تعامل با محیط داخلی و خارجی كتابخانه است ، شناخت محیط ، جنبه اساسی فرآیند برنامه ریزی است (استوارت ،۱۹۹۸ ،۴۷) . محیط خارجی ، همه شرایط و عواملی را كه بر گزینه های استراتژیك اثر دارند را شامل می شود . چارچوب مفید برای تحلیل محیط خارجی این است كه موضوعات و تأثیرات در قالب عناوین سیاسی ، اقتصادی ، جامعه شناختی و فناوری در نظر گرفته شود . این عمل به تحلیل پستPEST [۲] مشهور است . برای تحلیل محیط داخلی ، شرایط كتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهدیدها ( SWOT )[۳] باید مورد ارزیابی قرار گیرد . بیشتر این اطلاعات از طریق مستندات برنامه ریزی ها و گزارشات قابل دستیابی است ( كورال ،۱۳۸۰ ،۲۰۱-۲۰۳ ) . تصویر محیط خارجی و محیط خودتحلیل داخلی در كنار هم به صورت یك فرآیندجمع می شوند تا استراتژی ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشی ها و روشها تبدیل كنند و به تمركز برنامه ریزی بر اساس رسالت سازمان كمك كنند ( استوارت ،۱۹۹۸، ۵۰) .

▪ مدیر سایت كتابخانه باید ابتدا به بررسی سؤالات برنامه ریزی استراتژیك بپردازد :

- رسالت[۴] سایت چیست ؟

- مقصود[۵] سایت چیست ؟

- اهداف [۶] سایت چیست ؟

پاسخ به این سؤوالات ، به شناسایی كاربران بالقوه و نیازهای اطلاعاتی آنها می انجامد و این شناخت از ضروریات و مقدمات اساسی قبل از هر تصمیم گیری است . در مرحله بعد ، مدیر سایت باید بیانیه رسالت را كه یك بیانیه عمومی و پایه ای برای گسترش اهداف سایت است ، را تنظیم نماید و همواره به رسالت كتابخانه ، كه سازماندهی ، دسترس پذیری و اشاعه اطلاعات مورد نیاز كاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زیرا رسالت سایت باید مطابق با رسالت كلی كتابخانه باشد . بیانیه رسالت باید به قدر كافی كلی ، مشخص ، عملی و انعطاف پذیر باشد ( كورال ،۱۳۸۰ ، ۴۰) . به طور مشخص بیانیه رسالت ، بیانیه ای از نگرش ، چشم انداز و جهت گیری سازمان است نه مقصد های تفضیلی و قابل اندازه گیری . در واقع ارزش اصلی بیانیه رسالت ، مشخص كردن مقاصد نهایی است . ( پیرس و رابینسون ،۱۳۷۷ ،۷۰ و ۱۰۰) . اگر بیانیه رسالت به درستی تدوین شود ، مبنایی برای برنامه ریزی پایدار خواهد بود . بعد از آنكه كه رسالت سایت معین و تدوین شد ؛ باید مقصود سایت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سایت باید به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سایت تعیین شود و هر یك از اهداف با مراحل كاری كه آن را پشتیبانی می كند ، بیان شود .

بعد از آنكه مراحل كاری هر یك از اهداف مشخص شد ، بایستی كه مسؤولیت ها ، بودجه ، زمان بندی ، معیارهای ازریابی هر یك نیز مشخص شود . در واقع اگر فرآیند برنامه ریزی استراتژیك از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مدیران این فرصت را به دست می آورند كه مهارتهای لازم ، نیروی انسانی ، منابع مالی ، زمان ، وسایل و تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری را كه در هر مرحله از فرآیند برنامه ریزی برای ایجاد و مدیریت وب سایت نیاز است را به طور كامل شناسایی كنند . برنامه ریزی گام به گام سبب می شود كه اهداف سایت تضمین و اجرا شود ( ریان ۲۰۰۳ ، ۲۰۹) . در مرحله بعد باید به توسعه استراتژی ها و برنامه های عملی پرداخت كه این امر خود مستلزم تعریف وتعیین منابع مالی و توسعه خط مشی ها و راه وروش ها در راستای اهداف سایت است . در واقع استراتژی ها به عنوان اقدامات اصلی یا الگوهای اقدامات برای تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت تعریف می شوند و قدم های عملی تحقق رسالت سایت رامشخص می كنند و باید برنامه زمانی ، مسؤولیت ها و شاخص های عملكرد را در بر داشته باشند .

در مرحله بعد ، استراتژی های انتخاب شده به برنامه های عملیاتی مشخص تر تبدیل می شوند . به منظور ارزیابی عملكرد مربوط به هدف ها و بازبینی و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتایج و شرایط متغیر ، ضروری است كه پیشرفت كار به صورت منظم مورد نظارت قرار گیرد . فرآیند نظارت در تمام سطوح مهم است و باید روشهای كنترل و نظارت نیز مشخص شود . خود برنامه ریزی استراتژیك نیز نیاز به بازبینی دارد ( كورال ، ۱۳۸۰ ، ۵۷و۵۹و۶۸و۷۴) . در ادامه به بررسی خط مشی وب سایت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی می پردازیم :

خط مشی وب سایت

طی فرآیند برنامه ریزی استراتژیك ، خط مشی وب سایت مشخص می شود . در واقع هدف اصلی از تهیه و اجرای فرآیند برنامه ریزی استراتژیك نیز همین است كه بتوان یك خط مشی جامع ، كارا و مؤثر به وجود آورد ( ریان ، ۲۰۰۳ ، ۲۱۰) . خط مشی ها ، رهنمودهایی هستند كه برای راهنمایی ، تفكر ، تصمیم و اقدامات مدیران و فرودستان آنها در اجرای استراتژی سازمان تدوین می شوند . خط مشی ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل های استاندارد عملیاتی ” و ابزاری مؤثر برای انتقال تصمیمات به سطوح پایین تر در سازمان هستند ( پیرس و رابینسون ، ۱۳۷۷ ، ۵۲) . یك تعریف خوب برای خط مشی می توانند به این شرح باشد : یك راهنمای شفاهی ، مكتوب یا ضمنی كه مرزها و مسیر كلی عملكرد مدیریتی را تعیین می كند ( استوارت ، ۱۹۹۸ ،۶۹ )

یادداشتها:

[۱] Web site

[۲] ( Political , Economic , Sociological and Technological ) Factors

[۳] Strenghts , Weaknesses , opportunities , Threats

[۴] mission

[۵] purpose

[۶] objectives

[۷] information architecture

[۸] hyperlink

[۹] webmaster

[۱۰] web team members

[۱۱] Technical webmaster

[۱۲] content webmaster

[۱۳] The Coolest Job

[۱۴] hypertext markup language

[۱۵] Software packages

[۱۶] browsers

[۱۷] server

[۱۸] home page

[۱۹] user friendly

[۲۰] metadata

[۲۱] directory

[۲۲] Sub-page

[۲۳] Help

[۲۴] Subject Trees

[۲۵] virtual tour

[۲۶] E-mail

[۲۷] Online Public Access Catalogue

[۲۸] Frequently Asked Question

[۲۹] virtual reference desk

[۳۰] Uniform Resource Locator

[۳۱] virtual collection

[۳۲] link checking software

[۳۳] broken links

[۳۴] dead links

[۳۵] server log

[۳۶] forward

[۳۷] back

منابع و مآخذ :

۱. پیرس ، جان ؛ رابیتسون ، ریچارد .“ برنامه ریزی و مدیریت استراتژیك .” ترجمه سهراب خلیلی شورینی . تهران ، یادواره كتاب : ۱۳۷۷ .

۲. كورال ، شیلا . “ برنامه ریزی استراتژیك برای خدمات كتابخانه ای و اطلاعاتی . ” ترجمه مجید امیدوار . تهران : مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران ، ۱۳۸۰.

۳. منصوریان ، یزدان . “ رهنمودهایی در طراحی وب سایت كتابخانه های عمومی .” وب . ۱۹. دی ماه ۱۳۸۰ : ۲۴-۲۷ .

۴. منصوریان ، یزدان . “ ویژگی های سایت كتابخانه ها در اینترنت . ” پیام كتابخانه . ۱۰ (۴ ) زمستان ۱۳۸۰ : ۱۰-۱۶ .

۵. Clay , Edwin S. “content management and library web site .” Public library . ۴۲( ۵ ) . Sep/Oct ۲۰۰۳ . ۲۷۸-۲۷۹

۶. Clyde , Laurel A . “ A Strategic Planning Approach to Web Site Management Tht Electronic Library .۱۸ ( ۲ ) : ۹۷-۱۰۸

۷. Hill , Ann ; Fisher , Julieta Dias . “ The ABCs of Web Page Design . ” Library Talk ..۱۴ ( ۵) . Nov / Dec۲۰۰۱ : ۲۸-۲۹

۸.Jacso , peter . “ Developing and Maintaining Your Web Pages .” Computers in Libraries . ۲۰ ( ۹) . Oct۲۰۰۰ : ۵۸-۶۱

۹. Klein , Leo Robert . “ Mixing up Web Site management . “ library Journal .۱۲۸ ( ۷ ) . Spring ۲۰۰۳ : ۲۸-۲۹

۱۰. “ Library Web Site Analysis .” Library Technology Report . May/June۲۰۰۲ : ۲۲-۳۵

۱۱. Minkel , Walter . “ Keeping up Appearances .“ School library Journal . ۴۵ ( ۱۲ ).Dec۹۹ : ۲۷

۱۲. Minkel , Walter . “ Remaking Your Web Site in Seven Easy Step .“ School library Journal . ۴۸ ( ۵ ) . May۲۰۰۲ : ۴۶-۵۰

۱۳. Ryan , Susan M . “ Library Web Site Administration : A Strategic Planning Model for the Smaller Academic library . “ Journal Academic Librarianship . ۲۹ ( ۴ ) . Jul۲۰۰۳ . ۲۰۷-۲۱۸

۱۴. Saunders-McMaster , laverna . “The Coolest Job in the Library . “Computers in libraries . ۱۷ ( ۲ ) . Feb۹۷ : ۳۷

۱۵.Stueart , Robert D. “ Library and Information Center management .”fifth edition . Endewood , Colorado : Libraries Unlimited ;INC ,۱۹۹۸ .

نویسنده : لیلا دهقانی

دانشجوی كارشناسی ارشد علوم كتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شیراز

---