الزامات استقرار مدلهای کیفیت درسازمانها

اگر چه استقرار مدلهای کیفیت درسازمانهابرای تعالی سازمانها ضروری است ولی باید توجه داشته باشیم که فلسفه وهدف از استقرارآن چیست آیابه خاطراحساس نیازاست یابه خاطرمد گرایی است

اگر چه استقرار مدلهای کیفیت درسازمانهابرای تعالی سازمانها ضروری است ولی باید توجه داشته باشیم که فلسفه وهدف از استقرارآن چیست؟آیابه خاطراحساس نیازاست یابه خاطرمد گرایی است ؟با توجه به فرآیند جهانی شدن، اگر امروزه پذیرش داوطلبانه مدلهای بهبود تعالی سازمان به عنوان یک مزیت است، فردا یک اجبار و تکلیف خواهد بود.باید تلاش جدی درجهت بومی سازی این مدل باشرایط وفرهنگ سازمانهیمان داشته باشیم.

● دستاوردهای استقرار ISO در سازمانها:

۱) توجه به فرآیندگرایی به جای وظیفه گرایی در سازمان

۲) توجه و تمرکز به نظرات مشتریان در خدمات ارائه شده سازمان

۳) بهبود شاخصهای رضایت مشتری بر مبنای آنها

۴) تعیین شاخصهای کلیدی فرآیند و هدف گذاری

۵) سنجش و اندازه گیری میزان دسترسی به اهداف

۶) بازنگری و اصلاح مستمر فرآیندها به منظور بهبود مستمر و ارتقای شاخصهای کمی و کیفی ارائه خدمات

۷) تقویت مستندسازی و شفاف سازی فرآیندها، مدارک و سوابق در سازمان

۸) شناسایی فرآیندهای مشترک بین معاونتها و حذف فعالیتهای موازی

۹) ایجاد سیستمهای مورد نیاز با تأکید بر اصول مدیریت کیفیت

۱۰) اجتناب از تلاش جزیره ای و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در سازمان

۱۱) افزایش میزان مسئولیت پذیری، مشارکت و اعتمادسازی در سازمان

۱۲) آمادگی برای استقرار سایر برنامه های بهبود مثل تعالی سازمانی و ...

۱۳) افزایش دانش و مهارتهای کارکنان

۱۴) علاقمندی و اشتیاق مسئولین فرآیندها به هدفگذاری و برنامه ریزی داخلی

۱۵) داشتن چشم انداز واحد برای آینده سازمان و خط مشی چگونگی رسیدن به آن

۱۶) توجه به کیفیت در خرید خدمات از تأمین کنندگان خارجی سازمان

۱۷) شناسایی و کاهش انحراف از اهداف و پیشگیری از ایجاد محصولات نامنطبق

۱۸) ایجاد روحیه اصلاح و بهبود به صورت خودجوش و عدم رضایت از وضع موجود در نزد بیشتر صاحبان فرآیندها

۱۹) ترغیب فعالیتهای تیمی و گروهی

۲۰) اطلاع رسانی و امکان معرفی دستاوردهای سازمان با بهره گیری از نتایج عملکرد سازمان به ویژه در زمینه رضایت مشتری و کارکنان

● آسیب و مشکلات استقرار سیستم مدیریت کیفیت :

الف) در زمان استقرار

۱) عدم اجرای همزمان استقرار سیستم مدیریت کیفیت بین دفاتر مرکزی و واحدهای تابعه استانی به منظور استقرار موفقیت آمیز سیستم

۲) فقدان نگرش فرآیندی و شفاف نبودن ارتباط بین فرایندهای هر معاونت

۳) عدم اعتقاد برخی از مدیران به استقرار سیستم مدیریت کیفیت

۴) مقاومت و مخالف برخی از کارکنان نسبت به استقرار سیستم

۵) دشواری دسترسی به الزامات سیستم کیفیت در سازمانهایی که خدمات عمومی متنوع دولتی ارائه می دهند

۶) عدم وجود فرهنگ مناسب و زیرساختهای مناسب در سازمانهای دولتی

۷) قوانین متعدد، متناقض و عدم اختیار استانها در اصلاح و بهبود آنها

۸) عدم توجه به تعیین دامنه استقرار سیستم کیفیت در سازمان

۹) فقدان مکانیزم مدون برای اندازه گیری و تحلیل سطح رضایت گروههای مشتریان

ب) پس از استقرار

۱) به عهده گرفتن انجام فرآیندهایی که الزام انجام آن توسط سازمان کاملاً محرز نیست

۲) رضایت به وضع موجود و عدم توجه به بهبود مستمر

۳) تغییرات سریع و برنامه ریزی نشده قوانین و مقررات، آئین نامه های صادره و تأثیر آن بر چارچوب و دامنه سیستم مدیریت کیفیت

۴) انحصاری بودن ارائه خدمات و عدم توجه به نیازهای مشتری در ماهیت خدمات دولتی

۵) عدم شناسایی صحیح فرآیندها و شاخص سازی نامناسب اهداف موجب عدم رغبت کارکنان به ادامه سیستم کیفیت می شود.

۶) تعدد فرآیندهای سازمان و افزایش آن و احتمال خارج شدن فرآیندهای خاص از حدود کنترلی تدوین شده

۷) عدم تعریف دقیق و مدون الزامات خدمات و محصولات از سوی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور منجر به ابهام در محصولات و خدمات در سطح استانها می شود.

۸) عدم ریشه یابی مشکلات و سعی در حل آنی آنها به صورت اصلاح و نه اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

● توصیه به سازمانها جهت استقرار بهینه سیستم مدیریت کیفیت :

۱) توجه به فلسفه استقرار سیستم مدیریت کیفیت در سازمان

۲) اعتقاد، ایمان و حمایت مدیران ارشد سازمان

۳) مشارکت همه کارکنان در فرآیند استقرار سیستم

۴) آموزش الزامات اجرای سیستم و نحوه استقرار آن در سازمان

۵) استفاده از تجارب سازمانهای مشابه که مدل فوق را در سازمان خود مستقر نموده اند

۶) بررسی و دقت لازم در انتخاب مشاور و مؤسسه گواهی دهنده

۷) ایجاد انگیزه در کارکنان از طریق نشان دادن مزایای استقرار سیستم کیفیت

۸) شناسایی و تفکیک فرآیندهای اصلی سازمان و تعاملات بین آنها و تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد آنها

۹) سازماندهی مناسب جهت استقرار سیستم از قبیل ایجاد دفتر کیفیت و انتخاب نماینده مدیریت توانمند

۱۰) تشکیل تیمهای فعال برای ایجاد بستر لازم استقرار سیستم

۱۱) نظام کیفیت در دل فرآیندها باشد و الزامات سیستم کیفیت حتی الامکان از طریق اصلاح و بهبود فعالیتهای جاری تأمین گردد.

۱۲) شناسایی و تفکیک بین محصول و فرآیند

۱۳) توجه به ایجاد مکانیزم های مناسب جهت پایش فرآیندها در بدو استقرار سیستم کیفیت

۱۴) توجه به فعالیتهای پشتیبان فعالیتهای اصلی در استقرار سیستم کیفیت

۱۵) توجه به حجم مدارک برون سازمانی و سازماندهی مناسب جهت بهنگام سازی آنها

http://jalilkhani.blogfa.com