مدیریت و سیستم های اطلاعاتی

امروزه اهمیت اطلاعات و اطلاع رسانی بر كسی پوشیده نیست اطلاعات بعنوان منبع اصلی قدرت و تسلط بر دیگران نقش مهمی را برعهده دارد یكی از اساسی ترین و حیاتی ترین كاربردهای اطلاعات را می توان در زمینه های مدیریت مشاهده كرد

امروزه اهمیت اطلاعات و اطلاع رسانی بر كسی پوشیده نیست. اطلاعات بعنوان منبع اصلی قدرت و تسلط بر دیگران نقش مهمی را برعهده دارد. یكی از اساسی ترین و حیاتی ترین كاربردهای اطلاعات را می توان در زمینه های مدیریت مشاهده كرد. به‌كارگیری اطلاعات صحیح ، دقیق و بموقع در تصمیم گیری ها ، برنامه ریزی ها و دیگر مسایل مدیریت می‌تواند در نوع سرنوشت سازمان بسیار موثر باشد . در عصر دانش كنونی، گسترش و پیچیدگی سازمان‌های تخصصی سیستم‌های مدیریت سنتی را غیركارآمد ساخته و ابزار نوین و كارآمد امروز چیزی به جز سیستم های اطلاعات مدیریت نیست.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت ، سیستم‌های رسمی و غیر رسمی كه اطلاعات قدیم ، حال و مربوط به آینده ، بصورت كتبی و شفاهی ، مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می سازد و سپس به‌وسیله اطلاعات فراهم شده در چهارچوب زمانی مقتضی به‌منظور به‌كاربردن در تصمیم گیری از مدیران ، پرسنل و اجزا كلیدی محیط پشتیبانی می كند.

اجزای سیستم های اطلاعات مدیریت را می توان به صورت زیر تقسیم بندی كرد: - مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی

- سیستم‌های پردازش

- اطلاعات

مدیریت سیستم‌های اطلاعات:

مدیران در مقابل تبادل اطلاعات و برقرای ارتباطات و رهبری سازمانی خود در نقشهای مختلف ظاهر می‌شوند، اما این قدرت مدیریت اطلاعات آنهاست كه نوع نقشی را كه باید ایفا كنند برای آنها تعیین می‌كند.

- نقش‌های مدیریت در سیستم‌های اطلاعات مدیریت و سازمان:

۱- نقش‌های متقابل فردی:

۱-۱: تشریفاتی(شركت در مراسم)

۱-۲: رهبری(آموزش كاركنان و تصمیم گیری)

۱-۳: ارتباطی(ارتباط با فرادستان،زیردستان،هم ردیفان)

۲- نقش‌های اطلاعاتی:

۲-۱:گیرنده(دریافت كننده اطلاعات)

۲-۲: نشردهنده(پخش در سازمان)

۲-۳: سخنگو(دادن اطلاعات به بیرون سازمان)

۳-نقش‌های تصمیم گیری:

۳-۱: كارآفرینی(تاثیر نوآوری)

۳-۲: تشنج زدایی(حل مشكلات و بحران‌ها)

۳-۳: تخصیص منابع(مالی،اعتباری،انسانی و.....)

۳-۴: مذاكره كننده(قراردادها،....)

سیستم‌های اطلاعات مدیریت((MIS در سازمان‌ها از طریق مكانیزه كردن كامپیوتری تحقق می‌یابد كه ایجاد سیستم اطلاعات كامپیوتری دارای مراحل مختلفی به شرح زیر است(مدل مرحله ای نولان)

۱. آشنا سازی: در این مرحله سازمان با دستگاهی به نام كامپیوتر آشنا می شود . كاهش هزینه ها و كاهش حجم اطلاعات روی كاغذ هدف استفاده از این دستگاه است.

۲. سرایت: تعریف كاربردهای جدید برای كامپیوتر انجام می شود و تقاضا برای استفاده از كامپیوتر افزایش می یابد .

۳. كنترل: در این مرحله مدیریت احساس می‌كند كه هزینه‌های استفاده از كامپیوتر افزایش پیدا كرده است و سعی در كنترل آن می‌كند كه شروع به استفاده از سیستمی با عنوان DSS(Decision Support System)می كند.

[‌‌‌DSS(سیستم پشتیبانی تصمیم): موقعی عمل می كند كه مسیله بروز كرده باشد . این نوع سیستم ادامه یا مكمل سیستم گزارشهای مدیریت است كه از مدلهای تصمیم گیری و پایگاه داده هایی خاص در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخت یافته یا ساخت نیافته استفاده می كند.]

۴ جامعیت سیستم‌هایی كه در دومین مرحله بطور مجزا پیاده شده بودند با هم جمع شده به این نحو كه داده ها از یك محدوده به محدوده‌ی دیگر جریان می یابند. سیستم‌های فرعی پردازش داده با هم جمع شده و بین سیستم‌های فرعی اطلاعات ارتباط برقرار می گردد.

۵. اداره داده: مدیریت داده از اهمیت پایگاه داده برای پردازش داده آگاه می شود و نرم افزاری با وظیفه اداره داده مطرح می گردد.

۶.بلوغ: تمام اجزای سیستم‌های اطلاعات مدیریت در جای خود قرار

در مرحله بعد متخصصان تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم اطلاعاتی را انجام می‌دهند و مدیریت كنترل روند را بر عهدا دارد.در گام سوم منابع مورد نیاز برای سیستم‌های اطلاعات مدیریت توسط متخصصان جمع آوری شده و پیاده سازی سیستم صورت می پذیرد و مدیریت كنترل كننده آنها است.در گام چهارم ارایه‌ی منابع MIS به شكل عملیاتی و اجرایی صورت می پذیرد و در این مرحله نیز مدیریت روند كار را تحت كنترل خود تا تحقق كامل دارد.

سیستم‌های پردازش:

موضوع پردازش بر دو محور داده(Data) و اطلاعات(Information) استوار است كه میتوان از داده و اطلاعات به شرح زیر یاد كرد:

- داده‌ها عبارتند از سمبل‌ها و نشانه‌ها كه نمایانگر وقایعی هستند كه اتفاق افتاده است. این سمبل‌ها بصورت كلمات و شكل‌ها و ... است.

- اطلاعات عبارت است از دانش درك گیرنده از پیامی كه دریافت می كند. اگر پیامی چنین ویژگی را نداشته باشد از نظر گیرنده داده محسوب می شود ، اطلاعات ممكن است در شكل زبانی ، علایم رفتاری یا علایم و اشكال دیگر باشد و همچنین مفهوم اطلاعات و داده نسبی است.

پردازش داده و اطلاعات شامل ثبت ، مرتب كردن ، تركیب ، محاسبه ، جمع بندی ، ذخیره ، بازیافت ، تولید مجدد و... بوده است.

اطلاعات:

پس از پردازش برروی داده ها نتیجه كار تولید اطلاعات است. اطلاعات تولید شده دارای ارزش مخصوص به خود هستند حال آنكه ارزش اطلاعات بستگی به میزان كمكی است كه به تصمیم گیری می‌كند و در رفتار مدیریت بهبود ایجاد می‌كند.

اطلاعات در هر شرایطی دارای ویژگی‌های خاصی است كه این ویژگی‌ها بصورت زیر است:

۱- صحت اطلاعات :اطلاعات می‌تواند صحیح یا غلط باشد كه در صورت غلط بودن تولید كننده اطلاعات مقصر است.

۲- شكل اطلاعات: اطلاعات می‌تواند به‌صورتهای مختلف مانند اطلاعات عددی ، متنی و ..... باشد.

۳- تناوب یا تكرار: اطلاعات معمولا هر چند وقت یكبار تكرار می شود ، مانند ترازنامه سالیانه ، حقوق و دستمزد ماهیانه و .....

۴- مربوط بودن اطلاعات: اطلاعات وقتی مربوط محسوب می شود كه برای وضعیت خاصی مورد نیاز باشد.

۵- كامل بودن اطلاعات: اطلاعات وقتی كامل است كه تمام نیازهای مصرف كننده را برطرف كند.

۶- بهنگام بودن اطلاعات: اطلاعات باید به اقتضای زمانش باشد.

۷- وسعت اطلاعات: اطلاعات ممكن است حدود وسیعی یا مقدار كمی از حوضه فعالیت را پوشش دهد.

۸- مبدا اطلاعات: اطلاعات می تواند از منابع داخلی سازمان یا خارج سازمان باشد.

۹- افق زمانی اطلاعات: اطلاعات ممكن است مربوط به حال ، آینده یا گذشته باشد.

۱۰- منبع اطلاعات: منبع اطلاعات می تواند به دو دسته زیر تقسیم شود:

اولیه :

- مشاهده

- تجربی

- بررسی های پیمایشی

- برآوردهای ذهنی

ثانویه:

- اطلاعاتی كه از منابع خارجی خریداری می شوند

- تهیه اطلاعات ازانتشارات ،رسانه های مكتوب ،ارگان‌ها ،سازمان‌های دولتی

یكی از مهم‌ترین راههای ارائه اطلاعات ،تهیه گزارش اطلاعات است كه در طبقه بندی زیر تهیه می شود:

۱. گزارش اطلاعات ساده: حاوی اطلاعاتی كه مدیران را از اوضاع جاری یا سطح دستاوردهای سازمان مطلع می كند به‌طور مثال : میزان فروش روزانه.

۲. گزارش اطلاعات وضعیتی(میزان پیشرفت كار): مدیران را در جریان بسیاری از مسائل جاری در بحران‌ها قرار می دهد و در عین حال از پیشرفت‌ها گزارش می دهد.بطور مثال : پیشرفت‌های رقبا.

۳.گزارش اطلاعات هشدار دهنده: مبین وقوع تغییراتی است كه بصورت ظهور فرصت‌ها،پیش بینی مشكلات و... ظاهر می شوند. بطور مثال :نوسانات چشمگیر قیمت مواد اولیه.

۴.گزارش اطلاعات برنامه ریزی : اطلاعات مربوط به برنامه ریزی شامل پیشرفتهای عمده و برنامه هایی است كه باید در آینده آغاز شوند.مانند: برنامه های شركت برای بدست گرفتن سهم بازار.

۵.گزارش اطلاعات عملیات داخلی: شامل شاخص‌های مهم و كلیدی در خصوص عملكرد سازمان است و از موقعیت‌هایی گزارش می‌دهد كه نتایج سلامتی یا بیماری سازمان را نشان می‌دهد مانند:نرخ برگشت سرمایه.

۶. اطلاعات هوشمند خارجی: اطلاعات و اظهار نظرها درباره فعالیت‌ها در محیط یك سازمان شامل دامنه وسیعی از زمینه های مختلف نظیر تغییرات مربوط به صنعت و رقبا ، نوسانات مالی ، شایعات و .....

۷. گزارش اطلاعاتی كه توزیع خارجی دارند: شامل اطلاعاتی است كه مدیران مایلند آنها را قبل از توزیع بین سهام‌داران و یا رسانه‌های خبری مورد بررسی قرار دهند مانند گزارش ترازنامه.

در پایان بدین سخن بسنده می‌شود كه تولید یا كسب اطلاعات صحیح باعث شناسایی سریع‌تر و بهتر عوامل و موقعیت‌هایی كه موفقیت و عدم موفقیت یك سازمان را تعیین می‌كنند می‌شود و سبب تصمیم گیری صحیح مدیریت در رابطه با آنها می‌گردد