بهبود ارزش کاری به کمک زیرساخت آی تی داده محور

داده ها قلب تصمیم گیری شرکت هایی است که به دنبال کارایی بهترند مدیران آی تی تنها افرادی هستند که می توانند این داده ها را به روشی امن مدیریت کنند و اطلاعات را به سرعت به دست تصمیم گیرندگان برسانند با افزایش میزان داده, زیرساخت IT نیز باید رشد کند و اطلاعات الزامی را بسط دهد

داده‌ها قلب تصمیم‌گیری شرکت‌هایی است که به‌دنبال کارایی بهترند. مدیران آی‌تی تنها افرادی هستند که می‌توانند این داده‌ها را به روشی امن مدیریت کنند و اطلاعات را به‌سرعت به دست تصمیم‌گیرندگان برسانند. با افزایش میزان داده، زیرساخت IT نیز باید رشد کند و اطلاعات الزامی را بسط دهد.

ایجاد یک زیرساخت آی‌تی مبتنی بر داده که قابل گسترش باشد و کارایی خود را با نرخ موثری حفظ کند، یکی از چالش‌های بزرگ فعلی این‌گونه شرکت‌هاست.

مادان شینا ـ تحلیلگر ارشد موسسه آماری Ovum ـ معتقد است زیرساخت آی‌تی داده‌محور با مدیریت مهم‌ترین املاک و داده‌های شرکت می‌تواند به کسب و کار ارزش اضافه کند. حالا این ارزش چه در بخش بیرونی شرکت و ارتباط با مشتریان باشد، چه در بخش درونی و بهبود جریان کاری. هر پروژه آی‌تی با این داده‌ها شروع می‌شود، اما گاهی دیده شده است که جریان ورودی و تولید داده نادیده گرفته می‌شود و داده‌ها به‌درستی مدیریت نمی‌شوند.

● پراکندگی

دیل وایل، تحلیلگر شرکت Freeform Dynamics معتقد است معماری آی‌تی باید طوری انجام بگیرد که داده در آن اولویت داشته باشد. زیرساخت داده‌محور آی‌تی یعنی دسترسی افرادی مشخص، به داده‌هایی صحیح در زمان مشخص. البته اکثر مواقع باید عقب بنشینیم و مشکلات موجود در رسیدن به این هدف را بررسی کنیم. بیشتر سازمان‌ها کمبود اطلاعات ندارند؛ شرکت‌ها معمولا آنقدر اطلاعات دارند که معمولا در مورد یک موضوع، حتی اطلاعات مشابه و تکراری یافت می‌شود. مشکلی که با این روش مدیریت اطلاعات به‌وجود می‌آید، پراکندگی است. منابع گوناگون اطلاعاتی باعث می‌شود اگر نیاز به دریافت اطلاعات درباره یک موضوع احساس شد، ایده و دید کلی نسبت به میزان اطلاعات شرکت درباره آن موضوع نامفهوم باشد. هر کسی منبع اطلاعاتی خودش را دارد و نمی‌داند اطلاعات بقیه از او کامل‌تر است یا خیر.

تصمیم‌گیرندگان شرکت یا سازمان، معمولا براساس همین مبنا اقدام می‌کنند و در نتیجه، بهترین تصمیم حاصل نمی‌شود. حتی اگر این اطلاعات جمع‌آوری شده و یک اطلاعات کلی منظم ایجاد شود، کارمندان عادت دارند بخشی از آن اطلاعات را قبول کرده و از آن زیرمجموعه اطلاعاتی، کار خود را راه بیندازند و این چرخه تکرار می‌شود و دوباره اطلاعات چندپاره و پراکنده می‌گردد.

امکان حل این مشکل به صورت کلی وجود ندارد. اگر بخواهیم به این ماجرا به‌عنوان یک مشکل بزرگ یاد کنیم، در این صورت انگار که بخواهیم آب اقیانوس را به‌جوش بیاوریم. کلید حل چنین مشکلی، یافتن مناطقی در جریان کاری است که بتوان داده‌های مرتبط را گرد هم آورد و بسته به اولویت کاری، آنها را با یکدیگر ادغام کرد.

یکی از استراتژی‌های بهبود مدیریت اطلاعات، چسباندن آن به برنامه‌های بهبود جریان کاری است. این برنامه‌ها از آنجا که پشتیبانی مدیریت و بودجه کافی را در اختیار دارند، می‌توانند نقطه خوبی برای آغاز بهبود مدیریت اطلاعات باشند. وقتی بخشی از جریان کاری بهبود پیدا می‌کند، در نتیجه مدیریت اطلاعات آن بخش هم می‌تواند صحیح شود و به همین ترتیب، بخش‌های مختلف با مدیریت صحیح اطلاعات روبه‌رو شده و قابلیت استفاده مجدد از اطلاعات ساده‌تر می‌شود.

مدیریت داده تنها یک مساله فنی نیست و اداره هر پروژه‌ مرتبط با داده نیازمند نگاهی دقیق به محتوای کار، حساسیت موضوع، امنیت و کیفیت است. سیاست‌ها و پروسه‌های کاری باید داده‌ها را به‌عنوان بخشی از املاک شرکت بدانند و انتقال و دسترسی آنها را با نظارت کافی انجام دهند.

دریافت اطلاعات مرتبط و دقیق در هنگام نیاز و نه توفانی از داده‌های درهم، کاری است که باید در بخش‌های مختلف بیرونی، میان‌افزار و پشتیبان انجام شود. داشتن اینترفیسی صحیح که داده‌ها را به‌درستی و دقت نشان می‌دهد، تنها از طریق قوانین و نگاشت‌های بخش میان‌افزار قابل انجام است، هر چند دیتابیس‌ها نیز باید ویژگی‌هایی داشته باشند که بتوان داده موثری از آنها استخراج کرد.

دیتابیس‌ها باید با میان‌افزارها رابطه ساده‌تری داشته باشند، استفاده از قابلیت‌هایی چون XML می‌تواند به‌سادگی هر چه بیشتر این رابطه و در نتیجه بهبود نتایج کمک کند.

● مزیت حافظه موقت

یکی دیگر از قابلیت‌هایی که دیتابیس باید آن را داشته باشد، حافظه موقت (Caching) است. استفاده از کش باعث می‌شود چرخش دیسک‌ها انجام نشود و دسترسی به داده سریع‌تر باشد. استفاده از این قابلیت، برنامه نرم‌افزارهای مخابراتی و تبادل پول که داده‌های آنها مدام در حال دسترسی هستند، بسیار حیاتی است.

تحقیقات Freeform Dynamics نشان داده است کاربرانی که به‌صورت روزانه در محل کار خود تصمیم‌گیری دارند، به‌دنبال مکانیزم‌های هوشمند هشدار نرم‌افزاری هستند. آنها به‌جای استفاده از گزارش‌ها، می‌خواهند خود سیستم به آنها بگوید چه اتفاقی در حال رخ‌دادن است و اگر نیاز به بررسی است، هشدار بدهد.

سیستم‌های هشدار فعال، بخشی از تصمیم‌گیری‌های صحیح در محل کار است و اگر داده‌های درست در حافظه وجود داشته باشد، در این صورت این سیستم‌ها بهتر کار می‌کنند.

دیتابیس‌هایی که داده‌ها را به صورت موثر فشرده می‌کنند نیز، در مدیریت به‌صرفه و سریع اطلاعات نقش موثری دارند. فشرده‌سازی اطلاعات در مقیاس‌های بزرگ می‌تواند به پایین‌آوردن هزینه منابع ذخیره‌سازی و پشتیبان کمک کند.

تمام سیستم‌های دیتابیس معمولا عناصری از امنیت را در خود دارند و از این رو می‌توانند بخوبی طبقه‌بندی شوند، اما تعیین این دسترسی‌ها نیاز به مدیریت فعال دارد. با رشد حجم داده، برخی از کوئری‌ها کندتر می‌شوند و این نشان می‌دهد که طراحی زیرساخت ذخیره‌سازی مشکل داشته است. هزینه اصلی، درایوها و سخت‌افزارهای ذخیره‌سازی نیست، بلکه اطلاعاتی است که از داده‌های ذخیره‌ شده بیرون کشیده می‌شود. ذخیره درست داده‌ها یک چالش است، طبقه‌بندی‌کردن شیوه‌های دسترسی به آنها می‌تواند نقش موثری در بهبود کار داشته باشد. به‌عنوان مثال می‌توان داده‌های روزمره را به Cache فرستاد، در حالی که داده‌های بایگانی شده با سرعت کمتری استخراج شود.

همچنین سیستم می‌تواند بر درخواست‌های کاربر از دیتابیس نظارت داشته باشد و کم‌کم رفتار کاربر را درک کرده و داده‌ها و شیوه ذخیره‌سازی را مطابق عملکرد او تغییر دهد.

حاصل‌شدن توافق با سهامداران درباره شیوه اولویت‌بندی اطلاعات در بهبود بازدهی، درست به اندازه خرید فناوری صحیح اهمیت دارد. افراد غیرفنی تمایل دارند تاثیر فناوری را در کسب و کار مشاهده کنند. به‌همین دلیل داده‌های در دسترس باید اولویت‌بندی درستی داشته باشد. با تصفیه، تحلیل و نگاشت صحیح داده‌ها می‌توان به یک نگاه واحد از داده رسید که در دریافت تائیدیه مدیریتی نقش مهمی دارد.

در ساماندهی جدید سازمان‌ها با مدیریت صحیح اطلاعات، کسب و کار باید در مشاوره با آی‌تی اداره شود. داده‌ها باید به‌روز، کامل، تمیز و پایا باشد.

سرعت دسترسی از اهمیت برخوردار است، اما به‌جای آن‌که تمرکز را روی داده‌های بلادرنگ بگذاریم، بهتر است از روش‌های زمانبر اما صحیح‌تر استفاده کنیم. به جز شتابدهی دریافت اطلاعات، کارهای دیگری است که در اولویت قرار می‌گیرد. تبادل‌های مالی یا بررسی‌های آنلاین شاید به پاسخ‌های بلادرنگ نیاز داشته باشد، اما وقتی داده وارد جریان کاری می‌شود، سرعت پردازش اطلاعات مهم‌ترین اصل نیست، بلکه داشتن داده‌ها در زمان و محل صحیح به ارزش تبدیل می‌شود.

زیرساخت‌های داده‌محور آی‌تی به فناوری صحیح نیاز دارد، اما دانستن محل ذخیره داده‌ها و شیوه مدیریت آنها می‌تواند به یافتن کاستی‌ها و حفره‌های اطلاعات شرکت منجر شود.

به‌دلیل حضور شرکت‌هایی چون گوگل، کاربران هنگام جستجوی اطلاعات سازمانی، انتظارات بیشتری دارند و تنها مساله فناوری صحیح نیست که پایه‌گذار زیرساخت داده‌محور باشد.

منبع:

www.computerweekly.com

آرمان صالحی