بودجه بندی فرآیندی پویا برای تعیین اهداف آتی

استفاده بهینه از منابع محدود یک شرکت, برای دستیابی به اهداف ترسیم شده برای آن شرکت, مستلزم نوعی برنامه ریزی دقیق و همه جانبه است به طور کلی تبدیل برنامه ها به زبان پول را بودجه بندی می نامند و لذا بودجه زبان ریالی برنامه ها است

استفاده بهینه از منابع محدود یک شرکت، برای دستیابی به اهداف ترسیم شده برای آن شرکت، مستلزم نوعی برنامه‌ریزی دقیق و همه‌جانبه است. به‌طور کلی تبدیل برنامه‌ها به زبان پول را بودجه‌بندی می‌نامند و لذا بودجه زبان ریالی برنامه‌ها است.

در واقع بودجه یک کمیت مقداری است که بیانگر جزئیات یک برنامه آتی پیش‌بینی شده در قالب اعداد و ارقام است. به عبارتی بودجه یک برنامه تفصیلی است که برای یک دوره مالی تنظیم می‌شود و در آن کلیه انتظارات و پیش‌بینی‌ها در قالب اعداد و ارقام تعیین می‌شود و معمولا به‌صورت خلاصه در قالب پیش‌بینی ترازنامه و صورت سود و زیان شرکت‌ها ارائه می‌شود. لذا بودجه، برنامه یک شرکت، برحسب مقادیر و برای یک دوره معین از زمان است. مقداری کردن بودجه این امکان را فراهم می‌کند تا هدف معینی برای مقاصد برنامه‌ریزی و مبنای معینی برای مقاصد کنترلی ایجاد شود.

شاید به جرات بتوان اذعان کرد که برنامه‌ریزی اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیران عامل شرکت‌ها است. برنامه‌ریزی یعنی خلق آینده و این امر به آن معنا است که باید بهترین و مناسب‌ترین روش استفاده از امکانات شرکت‌ها با توجه به محدودیت‌های متعدد آنها از پیش تعیین شود. به عبارت دیگر، تصویر فردای شرکت‌ها باید امروز با تصمیم مدیران عامل ترسیم شود.

به همین دلیل است که امروزه برنامه‌ریزی به یک فرآیند پویا و هدفمند برای جهت بخشیدن به کل فعالیت‌های یک شرکت تبدیل شده و اصول و مفاهیم و مراحل بسیار دقیقی دارد و خروجی آن معمولا برنامه‌های بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت برای شرکت‌ها است. باید به خاطر داشت که آنچه به عنوان بودجه‌بندی معروف است معمولا تبدیل برنامه‌های کوتاه‌مدت یک ساله شرکت‌ها به زبان پول است.

برنامه‌ریزی به مفهوم تعیین اهداف آتی و تعیین روش‌های دستیابی به آن است و از طرف دیگر کنترل درخصوص حصول اطمینان از تحقق برنامه انجام می‌پذیرد. یک سیستم بودجه مناسب هر دو مفهوم برنامه‌ریزی و کنترل را مدنظر دارد و به عبارت دیگر بودجه ابزاری جهت برنامه‌ریزی و کنترل است.

یکی از مهم‌ترین فواید بودجه ایجاد هماهنگی سازمانی به منظور یکپارچه‌سازی در جریان دستیابی به اهداف توسط واحدهای مختلف شرکت است. در ابتدای دوره مالی بودجه یک برنامه است و در انتهای دوره به عنوان یک وسیله کنترل در دست مدیران عامل جهت ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف شرکت در مقابل برنامه‌های پیش‌بینی شده خواهد بود که این ارزیابی‌ها، مدیران عامل را در اصلاح مسیر بهبود عملکرد شرکت‌ها یاری خواهد کرد و لذا کنترل برنامه بخش مهمی از فرآیند برنامه‌ریزی است و هر مکانیزم بودجه‌بندی بدون پیش‌بینی مکانیزم‌های کنترلی ناقص است؛ زیرا بودجه در واقع یک برنامه سازمانی است که از طریق همکاری گروهی و سازمانی تحقق آن امکان‌پذیر می‌شود.

برنامه‌ریزی در سازمان این اطمینان را ایجاد می‌کند که شرکت مورد نظر در مسیر درست افتاده و کارکنان هدف‌های معینی دارند که باید به آن دست یابند. اما مراحل بودجه‌بندی نباید با تنظیم برنامه متوقف شود و مسوولیت مدیران عامل این است که برای اطمینان از ادامه درست راه نسبت به کنترل بودجه نیز اقدام کنند.

به‌طور کلی سه نوع برنامه‌ریزی در شرکت‌ها متصور می‌باشد: نخست برنامه‌ریزی استراتژیک، دوم برنامه‌ریزی بودجه‌ای و سوم برنامه‌ریزی عملیاتی یا تاکتیکی. در برنامه‌ریزی استراتژیک به تهیه برنامه‌های عملیاتی بلندمدت برای رسیدن به اهداف سازمانی در شرکت‌ها توجه می‌شود. برنامه‌ریزی بودجه‌ای همان تهیه برنامه‌های کوتاه‌مدت تا میان‌مدت شرکت است که ضمن برنامه استراتژیک اجرا شود و بودجه جامع سالانه شرکت‌ها در این دسته قرار دارد. برنامه‌ریزی عملیاتی مراحل برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا روز به روز را شامل می‌شود و معمولا مربوط است به برنامه‌ریزی استفاده از منابع که در چارچوب برنامه‌ریزی بودجه‌ای اجرا می‌شود.برنامه‌ریزی سالانه در یک شرکت با تهیه بودجه جامع که مجموعه‌ای از بودجه‌های جداگانه و وابسته به یکدیگر است صورت می‌گیرد. بودجه جامع را می‌توان در دو بخش اساسی طبقه‌بندی کرد. اولین بخش بودجه عملیاتی شرکت است که منعکس‌کننده تصمیمات مربوط به عملکرد و فعالیت‌ها است و بخش دوم بودجه مالی است که تصمیمات مالی شرکت را نشان می‌دهد.

مبحث تهیه و کنترل بودجه از مواردی است که هم در حسابداری مدیریت و هم در مدیریت مالی مطرح می‌شود با این تفاوت که در حسابداری مدیریت به روش‌های تهیه بودجه عملیاتی و در مدیریت مالی به روش‌های تهیه بودجه مالی تاکید می‌شود. از سوی دیگر به‌طور کلی بودجه می‌تواند به صورت هدف‌گرا یا روندگرا تهیه شود.

بودجه عملیاتی در یک شرکت تولیدی شامل موارد روبه‌رو است: بودجه فروش؛ بودجه تولید؛ بودجه نیازمندی‌های تولید شامل بودجه مواد مستقیم، بودجه سربار و بودجه کار مستقیم؛ بودجه هزینه‌های اداری و فروش و در نهایت سود و زیان پیش‌بینی شده.بودجه مالی در شرکت‌ها نیز این موارد را در بر می‌گیرد: بودجه هزینه‌های سرمایه‌ای، بودجه نقدی و در نهایت ترازنامه پیش‌بینی شده.

شناسایی زودهنگام عامل اصلی یا کلیدی بودجه برای برنامه‌ریزی و تهیه بودجه از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. زیرا این عامل علت اصلی ایجاد محدودیت در شرکت است؛ بنابراین تعیین می‌کند که کدام بودجه باید اول تهیه شود. مثلا اگر حجم فروش عامل کلیدی باشد ابتدا باید بودجه فروش را براساس پیش‌بینی فروش تهیه کرد و سپس تمام بودجه‌های دیگر به این بودجه وصل می‌شوند. اهمیت فوق‌العاده عامل اصلی بودجه از این واقعیت ناشی می‌شود که بودجه‌ها با هم پیوستگی و ارتباط دارند.

تهیه بودجه فروش معمولا نقطه آغاز تهیه بودجه عملیاتی در شرکت‌ها است، چرا که فروش پیش‌بینی شده تقریبا روی ارقامی که در بودجه حضور دارند، تاثیر می‌گذارد.

منبع: کتاب مدیرعامل چند ساحتی- نوشته مجید باقری انتشارات سازمان مدیریت صنعتی