از ساختارتافرایند چشم اندازی از یك سازمان فرایندگرا

رویكرد این مقاله, فراهم آوردن مباحث و دلایلی برای تاكید بر به كارگیری فرایندهای سازمانی به جای اجزای ساختاری سازمانهاست روشی برای بررسی سازمانها به عنوان مجموعه فرایندهای دیالكتیك استدلالی , سلسله مراتبی و فرایندهای یكپارچه معرفی خواهد شد و نتایج این ایده برای طراحی سازمان با درنظرگرفتن تاثیرشان بر جنبه های مختلف فرایند طراحی سازمانی مورد بحث قرار خواهد گرفت

مدت زمان زیادی است كه موضوع طراحی سازمان، تحت الشعاع نگرش وظیفه ای به سازمان است. براساس این دیدگاه، سازمانها به عنوان سلسلـه مراتبی از اختیار و كنترل در نظر گرفته می شوند. اما مفاهیم متداولی از قبیل كیفیت فراگیر(TQM, TQC) و مهندسی مجدد (BPR) مـــی توانند به عنوان كوششی برای فائق آمدن بر نگرش وظیفه ای سنتی و تمركز بر فرایندهای كسب و كار به جای ساختار سازمان، مورد توجه قرار گیــــــرند. با وجود این، نتایج حاصل از به كارگیری برنامه های كیفیت فراگیر و مهندسی مجدد نشان می دهد این ایده اساسی كه سازمانها یك ساختار باشند نه مجموعه ای از فرایندها، واقعاً تغییری نكرده است. هرچند تیم های كاری جایگزین بخشهای وظیفه ای شده و سطوح سلسله مراتب سازمانی حذف می شوند،‌اما باوجود این به نظر می رسد، هنوز هم در طراحی سازمان بر روی طراحی ساختار تاكید می شود.

● مقدمه

بینش و شناخت روبه رشدی در بین رهبران شركتها وجود دارد كه در بازارهای جهانی و با توجه به تغییر نیازهای مشتریان و ارتباطات سریع دیگر مفاهیم سنتی سازماندهی، تقسیم كار و مدیریت قابل استفاده نیست.

استقبال از تغییر و دگرگونی، با به كارگیری رویكردهای شناخته شده ای چون: مهندسی مجدد، كایزن (بهبود مستمر ژاپنی) و كیفیت فراگیر بر این فرض اولیه مبتنی هستند كه سازمانها باید مجدداً بر وظیفه اصلی خود، یعنی تامین نیازهای مشتریان تمركز كنند. (همروشامپی ۱۹۹۳، داونپورت ۱۹۹۳ و كریچ ۱۹۹۴).

هرچند كه، ابزارهای دستیابی به این فرض، بین رویكردهای فوق متفاوت است، لیكن همه آنها در تمركز بر فرایندها به جای وظایف، اشتراك دارند. باوجود این، در طراحی مجدد سازمانی، سازمان جدید هنوز مجموعه ای از روابط ساختاری است تا شبكه ای از فرایندها، حذف سطوح سلسله مراتب سازمانی، ایجاد تیم ها و توانمندسازی كاركنان به خودی خود موجب تغییر تمركز از ساختار به فرایند نخواهد شد.

رویكرد این مقاله، فراهم آوردن مباحث و دلایلی برای تاكید بر به كارگیری فرایندهای سازمانی به جای اجزای ساختاری سازمانهاست. روشی برای بررسی سازمانها به عنوان مجموعه فرایندهای دیالكتیك (استدلالی)، سلسله مراتبی و فرایندهای یكپارچه معرفی خواهد شد و نتایج این ایده برای طراحی سازمان با درنظرگرفتن تاثیرشان بر جنبه های مختلف فرایند طراحی سازمانی مورد بحث قرار خواهد گرفت. باوجود این، لازم به ذكر است كه این مقاله، یافته هایی را كه هنوز به وسیله استانداردهای جامعه علمی اثبات نشده اند، ارائه نمی كند. بلكه یافته های آن باید به عنوان یك ایده دوراندیشانه در مورد چگونگی طراحی سازمانها بر مبنای فرایند و تلاش برای گرفتن بازخورد تجربی و نظری كه عملی بودن ایده های ارائه شده را مدنظر قرار می دهد، مورد توجه قرار گیرد.

در ادبیات (مبانی تئوریك) تفاوت بزرگی بین فرضیه و شواهد وجود دارد. بیشتر آنچه ما درباره سازمانها می دانیم یااعتقاد داریم، برگزیده و منتخبی از اجماع و تجربه عملی مدیران است. بخش بزرگی از این آگاهی و دانش، مورد بررسی دقیق و موشكافانه علمی قرار نگرفته است. باوجود اظهار نظرهای زیاد در مبانی تئوریك، شواهد و مدارك كمی از طریق استانداردهای متداول علمی، برای تایید اینكه این اظهارات، واقعا در دنیای واقعیت موجود است، وجود دارد.

● زمینه

از زمان به كارگیری اصول تقسیم كار (آدام اسمیت، ۱۷۷۶) در علم اداره، فرضیه های منطقی مشابهی درباره اینكه چگونه سازمانها باید بدون توجه به محیط رقابتی و صنعتی سازماندهی شوند، ارائه شده است. براساس نگـــرش وظیفه ای به سازمان، فعالیتهای وظیفه ای به جای فعالیتهای منطقی مرتبط، به صورت بخشهای سازمانی وظیفه ای، تجمیع و گروه بندی شده اند. این ایده به ایجاد گروهی از متخصصان منجر شده است كه هركدام از آنها بر وظایف عملكردی محدود خود تــــاكید می كنند. نتیجه این رویكرد وظیفه ای (تخصصی شدن وظایف) موجب طولانی شدن زمان ارائه محصول به بازار، افزایش هزینه های مبادله، تاخیر و كندی جریان كار و مسائل و مشكلاتی در تضمین كیفیت شده است.

طی سالهای اخیر، مفاهیم متعددی برای تغییر سازمانی ارائه شده است كه فرایندهای كسب و كار را به عنوان مبنای مفهومی برای طراحی سازمان مورد توجه قرار می دهند. مثال متداول در این زمینه ، مهندسی مجدد فرایندهای كسب و كار است كه در آن آسیبهای سازمانی از طریق تاكید بر فرایندهای اصلی سازمانی، یعنی فرایندهایی كه برای مشتریان داخلی و خارجی ارزش افزوده ایجاد می كنند، تشخیص و رفع مــــی شود. با نگاهی به جهت گیریهای اخیر در فنـــاوری اطلاعات، می توان فناوریهایی را كه به منظور پشتیبانی از جریان كار و بهبود مشاركت و همكاری در داخل گروههای كاری ایجاد شده اند، مشاهده كرد. در بررسی فــــرایند تولید كالا مشاهده می شود كه طی سالهای متمادی رویكرد فرایندگرا به كار رفته و به طور مستمر از زمان دوران هنری فورد، جریانهای كاری در طول خط مونتاژ روش غالب تولید كالا بوده است. بنابراین، مهم است خاطرنشان شود كه رویكرد فرایندی در طراحی سازمان، به كارگیــری رویه های تولید در عمل و اجرا نیست. باوجود این، تعداد زیادی از محققان و دانشمندان این رویكرد را پذیرفته اند. وقتی كه به نحوه سازماندهی تولید كالا نگریسته می شـــود، علی رغم رویكرد فرایندی، فرایندها به منظور كنار هم قراردادن قابلیتهای وظیفه ای متعدد، طراحی شده است. به منظور اداره كردن جنبـــه های تعامل بین عناصر فرایند، تمركز بر عدم وابستگی بوده كه این امر از طریق یكپارچه كردن، نهادینه شده است.

از اواسط دهه ۱۹۸۰ ایده جدیدی در مورد فرایندهای تولید به وجود آمده كه بخشی از آن از افزایش انطباق با مدیریت كیفیت فراگیر و بخشــی از آن از طریق تلاش برای كاهش هزینه ها ناشی شده است. در اواسط دهه ۱۹۸۰و ۱۹۹۰ تغییرات روزافزون و پرشتاب محیطی، تاثیر قابل ملاحظه ای بر شیوه های اداره و مدیریت سازمانهای بازرگانی داشته است.

به منظور فائق آمدن بر محدودیتهای اشكال موجود سازمانی، نگرشهای جدید معتددی به منظور سازماندهی سازمانها ارائه شده است. راكارت و شورت (۱۹۹۱) سازمانهای شبكه ای را به عنوان یك راه حل ممكن برای این مسئله مطرح كرده اند. نظر مشابهی توسط بوش و فرومن در سال ۱۹۹۱ ارائه شده است. آنها مدل سنتی ارتباط از بالا به پایین را همانند جریان توالی فعالیتهای وظیفه ای، مورد انتقاد قرار داده و در مقابل، مدلی برای یك سازمان شبكه ای سازگار ارائه كرده اند. باوجود این، هیچ كدام از پیشنهادها به اشكال سازمانی خاصی كه برای تحقق سازمانهای شبكه ای لازم است، اشاره نمی كنند. هدف این مقاله ارائه یك مدل مفهومی برای طراحی سازمان براساس فرایندها به عنوان واحدهای اساسی سازمانی است.

منابع

- BUSH AND FROHMAN (۱۹۹۱), JOHN B.BUSHJR. AND ALAN L. FROHMAN, COMMUNICATIONS IN A “NETWORK” ORGANIZATION, IN: ORGANIZATIONAL DYNAMICS, AUTUMAN ۱۹۹۱.

- CREECH (۱۹۹۴), BILL CREECH, THE FIVE PILLARS OF TQM: HOW TO MAKE TOTAL QUALITY MANAGEMENT WORKING FOR YOU, TRUMAN TALLEY BOOKS/DUTTON, PENGUIN GROUP.

- DAVENPORT (۱۹۹۳), T.H. DAVENPORT, PROCESS INNOVATION: REENGINEERING WORK THROUGH INFORMATION TECHNOLOGY, HARVARD BUSINESS SCHOOL PRESS, BOSTON.

- EMERY (۱۹۶۹), JAMES C. EMERY, ORGANISATION PLANNING AND CONTROL SYSTEMS, MACMILLAN , NEW YORK. - GARTNER GROUP (۱۹۹۳), GARTNER GROUP HANDOUTS, BPR SEMINAR STOCKHOLM.

- HAMMER & CHAMPY (۱۹۹۳), M. HAMMER & J. CHAMPY, REENGINEERING THE CORPORATION, HARPER BUSINESS. - KOSIOL (۱۹۶۲), ERICH KOSIOL, ORGANISATION DER UNTERNEHMUNG, IESBADEN.

- LAWRENCE & LORSCH (۱۹۶۷), P.R. LAWRENCE AND J.W: LORSCH, ORGANIZATION AND ENVIRONMENT: MANAGING DIFFERENTIATION AND INTEGRATION, HOMEWOOD.

- MARCH & SIMON (۱۹۵۸), J. MARCH AND H. SIMON, ORGANIZATIONS, WILEY, NEW YORK.

- NADLER & GERSTEIN (۱۹۹۲), DAVID A. NADLER AND MARC S. GERSTEIN, STRATEGIC SELECTION: STAFFING THE EXECUTIVE TEAM, IN: ORGANIZATIONAL ARCHITECTURE, DAVID A. NADLER ET.AL., JOSSEY-BASS.

- ROCKART & SHORT (۱۹۹۱), JOHN F. ROCKART AND JAMES E. SHORT, THE NETWORKED ORGANIZATION AND THE MANAGEMENT OF INTERDEPENDENCE, IN: THE CORPORATION OF THE ۱۹۹۰’S, EDITED BY MICHAEL S. SCOTT-MORTON, OXFORD UNIVERSITY PRESS.

SCHUBERT (۱۹۷۲), SCHUBERT, U., DER MANAGEMENT-KREIS. IN: MANAGEMENT FUR ALLE FUHRUNGSKRAFTE IN WIRTSCHAFT UND VERWALTUNG, STUTTGART.

- TAYLOR (۱۹۱۱), FREDERICK TAYLOR, THE PRINCIPLES OF SCIENTIFIC MANAGEMENT, NEW YORK.

- WHITE (۱۹۹۴); TOM WHITE AND LAYNA FISCHER (EDS.), NEW TOOLS FOR NEW TIMES: THE WORKFLOW PARADIGM, FUTURE STRATEGIES INC.

این مقاله از سایت ذیل تهیه و ترجمه شده است:

WWW.INFORMATIK.GU.SE/KAI/PUB/STRACTURE.PDF

---