نظام اداری و فناوری اطلاعات و ارتباطات

”دهکده جهانی” نامی است که حتما بارها شنیده و شاید به آن فکر کرده اید آیا می توان جهان به این بزرگی را به یک دهکده مثال زد و با مجموعه ای این چنینی مقایسه کرد

‌”دهکده جهانی” نامی است که حتما بارها شنیده و‌ ‌شاید به آن فکر کرده‌اید. آیا می‌توان جهان به این بزرگی را‌ ‌به یک دهکده مثال زد و با مجموعه‌ای این چنینی مقایسه‌ ‌کرد؟

آری در دنیایی که زمان و بازده زمانی به وسیله‌ ‌ابزارهای ارتباطی وICT ‌ ‌به حداقل ممکن رسیده و‌ ‌ارتباطات به سهولت انجام می‌گیرد و فاصله‌ها از بین رفته‌ ‌است، می‌توان آن را به نام دهکده جهانی نامید. در حال‌ ‌حاضر، تمامی ساختارهای اداری، اقتصادی، صنعتی و‌ ‌حتی هنری بهICT ‌ ‌گرایش پیدا کرده‌اند فناوری اطلاعات‌ ‌و نقش بسیاری در عرصه‌های گوناگون خاصه، در نظام‌ ‌اداری سازمان‌ها دارد. در نگاهی گذرا و سریع به نقشICT ‌ ‌در نظامهای اداری می‌توان گفت کهICT ‌ ‌در مواردی‌ ‌همچون: بالا رفتن ضریب بهره‌وری، پایین آمدن‌ ‌هزینه‌ها، کنترل اطلاعات درون سازمانی، هدایت‌ ‌اطلاعات برون سازمانی، تقلیل نیاز به نیروی انسانی،‌ ‌افزایش سرعت عملکرد سازمانی، نقش حیاتی و اساسی‌ ‌دارد. علاوه بر اینکه توسطICT ‌‌می‌توان برای هر‌ ‌کارشناسی وظیفه مشخصی را تعریف نمود و از گردش‌ ‌نابجای اطلاعات جلوگیری کرد. در اطلاع‌رسانی باید‌ ‌اطلاعات به افراد صلاحیت‌دار بدون واسطه با ضریب‌ ‌بالای امنیتی ارائه شود و با جایگزینیICT ‌ ‌به جای‌ ‌رایانه‌ها می‌توان از نتایج مدیریت اطلاعاتی و منابع آن‌ ‌بهره‌مند شد.‌

‌از آنجایی که هر نظام اداری همچون نهادهای حوزه‌ ‌دین دارای دو بخش درون و برون سازمانی است، بنابراین،‌ ‌باید در پیاده‌سازیICT ‌ ‌به دو رکن اساسی اطلاعات‌ )information( ‌و ارتباطات‌ )communication( ‌توجه‌ ‌بیشتر نمود؛ چرا که توسعه فناوری در راستای تحقق‌ ‌خدمات اطلاعاتی و اطلاع‌رسانی باعث می‌شود که مدیران‌ ‌سازمانی توانایی به مدیریت صحیح و کامل را بر مجموعه‌ ‌خود بیابند. جهت نیل به این مرحله هر مدیری نیازمند‌ ‌برنامه و نظامی منسجم و مبتنی بر رعایت اصول و اهدافICT ‌ ‌است که به اصطلاح کارشناسان این فن “پایانهICT ‌” ‌نامیده می‌شود.‌

● ‌بخش برون‌سازمانی

برای موسسات و مراکز علمی، فرهنگی و تبلیغی‌ ‌بخش برون‌سازمانی دارای اهمیت فراوان است. دسترسی‌ ‌آسان به اخبار و اطلاعات مورد نیاز و عرضه ارتباطات بر‌ ‌اساس مخاطب‌محوری باعث ایجاد رضایت کاربران‌ ‌می‌شود که این خود اصل مهمی در ارتباطات به شمار‌ ‌می‌رود و در نهایت، بازده کاری را بالا برده، حوزه دین را در‌ ‌نیل به اهداف خود موفق می‌سازد.‌

‌بخش برون سازمانی باید همچون یک پایگاه پویا و‌ ‌به‌روز باشد که جهت توفیق در اطلاع‌رسانی بهینه از‌ ‌راهکارهای ارتباطی بر اساس اهداف کاربردیICT ‌ ‌بهره‌مند شود و اطلاعات را به سهولت در دسترس عموم‌ ‌قرار دهد و با پرهیز از: ساختار نادرست، چینش غلط اجزای ‌محتوایی، ترکیب رنگ‌های نامانوس، سرعت پایین‌ ‌بارگذاری صفحات و غیر جذاب بودن طراحی پایگاه‌‌ ‌مخاطب را دچار خستگی و سردرگمی نسازد. بنابراین، با‌ ‌اطلاع‌رسانی درست به وسیلهICT ‌‌و ابزار مختلف آن،‌ ‌می‌توان هر سازمانی را به توفیق رساند.‌

● ‌بخش درون سازمانی

سازمانی که ارتباطات بین بخش‌های مختلفش توسط‌ ‌ابزار و روش‌های سنتی برقرار می‌باشد و اطلاعاتش را از‌ ‌طریق کاغذ نگهداری ارائه میدهد، نمی‌تواند در عرصهICT ‌ ‌حضوری جدی و موفق داشته باشد.‌

‌سازمانی موفق است که سیاست کاری خود را بر محور‌ ‌کاهش نیاز حضور فیزیکی و سرعت و سهولت در دسترسی‌ ‌به اطلاعات درون سازمانی قرار دهد تا علاوه بر کاهش نیاز‌ ‌به نیروی اضافی و کاستن مکاتبات اضافی درون سازمانی‌ ‌به ایجاد آرامش و تمرکز کاری نایل آید و مدیران نظارت و‌ ‌کنترل بیشتری بر حیطه امور داشته باشند و با مدیریت‌ ‌قوت‌ها و ضعف‌ها به توافق بیشتری دست یابند.‌

▪ ‌اهداف کاربردیICT ‌ ‌در سازمان

۱) ‌تقلیل هزینه‌ها

هزینه‌های استفاده ازICT ‌ ‌باید کمتر از هزینه‌های‌ ‌استفاده از روش‌های سنتی باشد. در غیر این‌صورت،‌ ‌مخاطبان تمایل بیشتری به روشهای سنتی پیدا می‌کنند و‌ ‌اعتبار سازمان مربوطه خدشه‌دار می‌شود و به مرور زمان‌ ‌نیز انگیزه بهره‌وری ازICT ‌ ‌توسط سازمان‌ها کمتر‌ ‌می‌شود.‌

۲) ‌تسهیل و تسریع در ارتباطات

عامل زمان در نظامهای اداری، حرف اول را می‌زند. از‌ ‌این‌رو، دسترسی راحت به اطلاعات و پاسخگویی سریع و‌ ‌کامل، در پیشبرد اهداف هر سازمانی عامل اساسی‌ ‌می‌باشد. پس نمی‌توان مراکزی را که تمایلی به تسریع در‌ ‌امر اطلاع‌رسانی ندارند -با وجود اینکه در گزارش‌ها و آمار‌ ‌سالانه‌شان اعداد و ارقام زیادی را در عرصهICT ‌ ‌به خود‌ ‌نسبت می‌دهند- مراکزی موفق در عرصهICT ‌ ‌نامید.‌ ‌مواردی همچون دیر پاسخ دادن به پیام‌نگارها‌ )E-mail( ‌نشانه عدم شناختICT ‌ ‌است. این‌گونه مراکز و به جای‌ ‌مخاطب محوری، به نقیصه خود محوری در ارتباط، دچار‌ ‌می‌باشند و به همین جهت، مخاطبان بسیاری از مراکز‌ ‌مرتبط با حوزه دین دفع شده به سایر حوزه‌های اجتماعی‌ ‌جذب می‌شوند.‌

▪ ارکانICT ‌ ‌در نظام‌های اداری

۱)‌اطلاعات

ICT ‌بدون اطلاعات، امکان بهره‌وری ندارد. بنابراین،‌ ‌اطلاعات سازمانی و نحوه بایگانی و طبقه‌بندی دسترسی‌ ‌به آنها، از نکات مهم و اساسی به شمار می‌رود. اطلاعات‌ ‌باید به گونه‌ای ذخیره شود که در هر زمانی قابل دسترسی‌ ‌باشد. از این‌رو، هر چه فرمت‌های آن متنوع باشد، قابلیت‌ ‌بهره‌وری نیز بیشتر خواهد بود. با طراحی برنامه‌ای کامل‌ ‌تحت پایانهICT ‌ ‌چون نظامDFD ‌ ‌که یک نمونه آن در‌ ‌شکل ذیل نمایان است، می‌توان اطلاعات را دسته‌بندی‌ ‌نمود و اطلاعات درون سازمانی را از برون سازمانی جدا‌ ‌ساخت و اطلاعات هر بخش از سازمان را تحت مدیریت‌ ‌واحد جدا کرد و به حسب نیاز، اطلاعات را با فرمت خاصی‌ ‌همچون: متن، صوت، تصویر و فیلم ضبط نمود.‌

ـ ‌محل قرار گرفتن تصویر‌

‌هرچه نظام اطلاعات اداری دقیق‌تر و متناسب نیازها‌‌ ‌باشد، ICT‌ ‌بیشتر می‌تواند خدمت‌رسانی کند و از گردش‌ ‌نابجای اطلاعات بیشتر جلوگیری می‌شود.‌

۲) ‌ارتباطات

مفهوم اطلاع‌رسانی اطلاعات توسط ارتباطات تحقق‌ ‌می یابد و نظام‌های اداری به ارتباطات و شبکه‌های‌ ‌رایانه‌ای وابسته هستند. در نظام اداری موفق جهت کسب‌ ‌نظر مسئول مربوطه لازم نیست که منتظر برگشتن آن‌ ‌مسئول از سفر یا منتظر پایان جلسه شد؛ بلکه ارتباطات به‌ ‌گونه‌ای است که نیازمندان صلاحیت‌دار در هر زمان و‌ ‌مکانی اطلاعات مورد نظرشان دسترسی دارند. هر‌ ‌سازمانی با احیای ارتباطات در حد استانداردICT ‌ ‌می‌تواند‌ ‌چهره‌ای کارآمد ارائه دهد و در حوزه دین بستر مناسبی‌ ‌جهت تبادل اطلاعات علمی و مدیریت بهتر و به روز را در‌ ‌بخشهای مختلف فراهم نماید. با اطلاع یافتن از‌ ‌موقعیت‌ها و طرح‌های در دست اجرای یکدیگر می‌توان به‌ ‌خواسته مقام معظم رهبری در این باره جامه عمل پوشاند و‌ ‌از موازی کاری پرهیز کرد.‌

۳) ‌امنیت‌

‌اینکه چه اطلاعاتی و به چه کسی داده شود، یکی از‌ ‌اصول مهم و قابل توجه در هر سازمانی است. در دسترس‌ ‌قرار دادن تمامی اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان به‌ ‌یکدیگر همچون اطلاعات بخش مالی، باعث ازدیاد‌ ‌توقعات شده، اختلال در روند کاری را به وجود می‌آورد.‌ ‌همچنین ارائه کل اطلاعات به مخاطبان در خارج از‌ ‌سازمان باعث می‌شود که طرح‌های در دست اجرا و در حد‌ ‌ایده و نظر فاش گردد و اطلاعات اختصاصی از انحصار‌ ‌خارج شود. بدیهی است که این امر برای مراکز پژوهشی‌ ‌بسیار مهم است و غفلت در خصوص تامین امنیت،‌ ‌چالش‌ها و ضعف‌های سازمان را آشکارا نمایان می‌سازد و‌ ‌زمینه سوء استفاده بدخواهان از ضعف‌های سازمان را‌ ‌فراهم می‌کند. در هر مجموعه و سازمانی باید اطلاعات و‌ ‌اخبار طبقه‌بندی شده و موقعیت دریافت‌کننده اطلاعات‌ ‌تعریف شود تا بتوان علاوه بر صحیح بودن اطلاع‌رسانی،‌ ‌اطلاعاتی بجا و مناسب را در اختیار گذاشت.‌

جواد مقدم